Esempi di codici di condotta per i dipendenti: 12 politiche da cui trarre ispirazione

Un codice di condotta indica alle persone cosa fare e a chi rivolgersi quando qualcosa non va. Se il personale non riesce a trovarlo o non sa interpretarlo un martedì pomeriggio, il codice non assolve a nessuna delle due funzioni. Ecco 12 aree di policy, suddivise in tre gruppi di quattro, ciascuna con un esempio in linguaggio semplice e una motivazione per la sua inclusione, seguita da un piano di sessione di 30 minuti per formare il vostro team.

Il modo in cui le persone si esprimono è importante quanto ciò che dice il codice. Nel rapporto 2026 dell'Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), basato su 2,402 casi provenienti da 143 paesi e territori, la segnalazione via web è stata il modo più comune in cui sono arrivate le segnalazioni, con il 46%, davanti all'e-mail con il 34% e al telefono con il 23% (ACFE, Frode sul lavoro 2026: un rapporto alle nazioniPertanto, un codice che indichi un modo semplice e visibile per effettuare una segnalazione è utile.

Ogni riga di esempio riportata di seguito è stata scritta appositamente per questo articolo. Si tratta di spunti per la vostra formulazione, non di una politica preconfezionata né di una consulenza legale.

Che cosa copre un codice di condotta

Un buon codice di condotta risponde a quattro domande: perché esiste, a chi si applica, come segnalare un problema e cosa succede dopo. Due fonti pubbliche mostrano cosa si intende per "buon codice".

Il test del Dipartimento di Giustizia degli Stati Uniti. Nella sua guida su come i pubblici ministeri valutano il programma di conformità di un'azienda, la Divisione penale afferma che dovrebbero esaminare se l'azienda ha un codice di condotta che stabilisce il suo impegno per la piena conformità alle leggi federali pertinenti e che è "accessibile e applicabile a tutti i dipendenti dell'azienda". Cerca anche un modo affidabile per i dipendenti di segnalare problemi in modo anonimo o riservato e misure proattive per creare un ambiente di lavoro senza timore di ritorsioni.Dipartimento di Giustizia, Valutazione dei programmi di conformità aziendale, aggiornato a settembre 2024Si tratta di linee guida federali per le aziende, non di una norma che impone a ogni datore di lavoro di adottare un codice.

I cinque obiettivi della SEC per le società quotate. Le società pubbliche statunitensi devono divulgare se hanno adottato un codice etico per i loro dirigenti senior e spiegare perché, in caso contrario. La norma definisce un codice etico come standard scritti ragionevolmente progettati per scoraggiare comportamenti scorretti e promuovere cinque cose: condotta onesta ed etica, compresa la gestione etica dei conflitti di interesse; divulgazione completa, equa, accurata, tempestiva e comprensibile; conformità alle leggi, norme e regolamenti applicabili; segnalazione interna tempestiva delle violazioni a una persona designata; e responsabilità per l'adesione al codice (17 CFR 229.406Si applica alle società quotate in borsa. Un'impresa privata è libera di adottare le cinque idee.

Primo round: integrità e denaro (4)

Questi quattro proteggono il denaro e la buona reputazione dell'organizzazione. Ogni frase deve essere abbastanza breve da poter essere pronunciata ad alta voce.

1. Conflitti di interesse. Esempio di riga: "Se una relazione personale o un interesse esterno potrebbero influenzare una decisione lavorativa, informane il tuo responsabile prima di agire." Perché merita un posto: La definizione di codice etico della SEC indica la gestione etica dei conflitti di interesse effettivi o apparenti, quindi è un'area fondamentale (17 CFR 229.406(b)(1)).
2. Regali e intrattenimento. Esempio di riga: "Non accettate né offrite regali che possano sembrare un pagamento per una decisione. In caso di dubbio, chiedete prima e mettete tutto per iscritto." Perché: Una regola vaga sui regali si presta a discussioni, quindi è meglio specificare qual è il proprio limite.
3. Lotta alla corruzione. Esempio di riga: "Non offriamo, paghiamo né accettiamo mai nulla di valore per ottenere o mantenere affari in modo improprio, in nessun luogo in cui operiamo." Perché: Per un'azienda statunitense che opera all'estero, il Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) rende illegale effettuare determinati pagamenti a funzionari governativi stranieri per ottenere o mantenere affari (Dipartimento di Giustizia, Legge sulle pratiche di corruzione all'esteroAltre leggi regolamentano la corruzione in altri ambiti, quindi chiedete a un avvocato come la vostra attività ne risente.
4. Competizione leale. Esempio di riga: "Non concordate prezzi, offerte o territori con un concorrente e non raccogliete informazioni riservate di un rivale." Perché: Il personale presente alle fiere e durante le chiamate ai clienti ha bisogno di una regola da poter applicare sul momento.

La nostra scelta: regali e intrattenimento. Si tratta di un ambito in cui le persone perbene spesso chiedono "va bene così?", quindi stabilire una soglia chiara e l'abitudine di "mettere tutto per iscritto" risolve i dubbi prima che si trasformino in controversie.

Secondo round: Persone e informazioni (4)

Questi quattro elementi definiscono il modo in cui i colleghi si trattano a vicenda e come utilizzano le proprie conoscenze.

5. Molestie e rispetto. Esempio di riga: "Trattiamo tutti con dignità. Commenti, battute o comportamenti inopportuni che mettano a disagio qualcuno non sono accettabili, a prescindere da chi li pronunci." Perché: Definisce lo standard di comportamento; la vostra politica specifica in materia di molestie e la legislazione locale ne definiscono i dettagli, quindi fate riferimento a queste fonti.
6. Esprimere la propria opinione e non ricorrere a ritorsioni. Esempio di riga: "Se notate qualcosa di sospetto, segnalatelo al vostro responsabile, alle Risorse Umane o tramite la linea confidenziale. Nessuno viene punito per aver sollevato una preoccupazione in buona fede." Perché: la guida del DOJ chiede se l'azienda ha una politica anti-ritorsione e se forma il personale su di essa (Dipartimento di Giustizia, Valutazione dei programmi di conformità aziendale).
7. Riservatezza e dati. Esempio di riga: "Le informazioni relative a clienti, colleghi e azienda vengono condivise solo con chi ne ha bisogno per svolgere il proprio lavoro e solo tramite strumenti approvati." Perché: Il personale deve sapere quali strumenti sono approvati prima che si verifichi il primo errore, non dopo.
8. Utilizzo delle risorse aziendali. Esempio di riga: "Le attrezzature, gli account e il tempo aziendali sono dedicati al lavoro d'azienda. Un uso personale occasionale è consentito, purché sia ​​breve e non comporti costi per l'azienda o violi qualche regolamento." Perché: Una linea che ammette l'uso personale occasionale sarà seguita con maggiore frequenza rispetto a un divieto generalizzato.

La nostra scelta: esprimere la propria opinione e non ricorrere a ritorsioni. La guida del Dipartimento di Giustizia chiede se i dipendenti possono segnalare senza timore e se l'azienda li protegge, e il codice è il primo documento che il personale consulta. La figura dell'ACFE riportata sopra indica che la segnalazione online è il metodo più comune per ricevere segnalazioni, quindi è importante specificare il modulo utilizzato, non solo la persona.

Terzo round: Legge e vita pubblica (4)

Questi quattro aspetti si estendono anche al di fuori dell'edificio. Alcuni dipendono dal tipo di attività svolta, quindi contrassegnateli come "applicabili a tutti" o "applicabili ad alcuni ruoli".

9. Insider trading. Esempio di riga: "Se venite a conoscenza di informazioni su di noi o su un nostro partner che non sono ancora note al pubblico e che potrebbero influenzare il prezzo delle azioni, non effettuate operazioni di trading basandovi su tali informazioni e non divulgatele." Perché: È particolarmente importante per le società quotate in borsa e per i dipendenti che custodiscono i segreti dei propri soci; un'azienda privata senza soci quotati potrebbe non averne bisogno.
10. Sicurezza. Esempio di riga: "Chiunque può interrompere un lavoro che appare pericoloso. Segnalate immediatamente infortuni, incidenti sfiorati e pericoli." Perché: Un codice di condotta è anche una promessa in materia di sicurezza fisica, ed è più facile dire "fermate il lavoro" quando il codice lo specifica per primo.
11. Sociale. Esempio di riga: "Quando pubblichi contenuti relativi al tuo lavoro, specifica chiaramente che parli a titolo personale e non condividere informazioni riservate." Perché: Le persone scrivono i post di fretta. Mantieni la regola breve e verifica la legislazione locale in materia di lavoro prima di limitare ciò che i dipendenti possono dire sulle proprie condizioni.
12. Attività politica. Esempio di riga: "Partecipate alla politica nel vostro tempo libero e a vostro nome. Non utilizzate denaro, tempo o attrezzature aziendali a tale scopo." Perché: Essa separa le opinioni di una persona da quelle dell'organizzazione.

La nostra scelta: i social media. Si tratta di un ambito in cui il personale potrebbe essere un passo avanti rispetto alle direttive, quindi una regola di una sola frase accompagnata da un esempio pratico è più facile da ricordare rispetto a un lungo paragrafo.

Formazione sul codice: una sessione di 30 minuti

Un codice letto una sola volta e archiviato serve a poco. Una sessione breve e ripetuta è più facile da gestire e fornisce una prova della formazione, requisito richiesto dalle linee guida del programma, come quelle del Dipartimento di Giustizia. Ecco un piano che si adatta a mezz'ora.

1. Aprire (3 minuti). Spiega a cosa serve il codice, utilizzando il linguaggio semplice e chiaro del primo paragrafo di questo post. Indica l'unico modo per segnalare un problema.
2. Uno scenario per round (15 minuti). Proietta sullo schermo un breve scenario per ogni round e lascia che le persone votino: si tratta di un conflitto di interessi? Questo regalo è accettabile? Cosa faresti tu? Mostra la divisione dei voti, poi discuti la frase "la nostra scelta".
3. Domande anonime (7 minuti). Apri uno spazio per le domande in cui le persone possano chiedere ciò che non oserebbero chiedere ad alta voce. Il dato del 46% relativo alle domande online è un motivo valido per rendere la segnalazione facile e visibile, e uno spazio per le domande anonime mostra come ci si sente.
4. Chiusura (5 minuti). Chiedete a ciascun partecipante di confermare di aver letto il codice e di sapere a chi segnalare eventuali violazioni. Conservate la documentazione, quindi ripetete la sessione ogni anno e ogni volta che il codice subisce delle modifiche.

Modi per ospitare una sessione sul codice di condotta con AhaSlides

Crea ogni diapositiva prendendo spunto dagli esempi di questo post, in modo che la sessione sia in linea con le tue direttive.

1. Scegli la risposta: Proponi uno scenario sullo schermo, ad esempio "Un fornitore invia un cesto regalo prima della revisione di un contratto. Si tratta di un conflitto di interessi?" con quattro opzioni, e mostra la suddivisione.
2. Nuvola di parole: "Che aspetto ha l'integrità nel nostro team?" Le parole più importanti diventano la frase di apertura della discussione.
3. Scala di valutazione: "Quanto ti senti sicuro/a nel sollevare una preoccupazione?" Valuta il livello di sicurezza da 1 a 5 e calcola la media da una sessione all'altra.
4. Domande aperte e sessioni di domande e risposte: Raccogli domande anonime sul codice, quindi rispondi a quelle più votate nella stanza. Per ulteriori informazioni sulla raccolta di risposte sincere, consulta il nostro guida al sondaggio anonimo.

Suggerimenti per un codice che le persone usano

Scrivilo in un linguaggio semplice, perché un linguaggio semplice è più facile da applicare rispetto a un linguaggio legale quando una persona ha dieci secondi per decidere. Mantienilo abbastanza breve da poterlo leggere in una sola volta. Indica a chi dirlo e come, in un modo che non richieda l'intervento del responsabile: dato che la segnalazione basata sul web è il modo più comune in cui sono state segnalate le frodi nel rapporto ACFE (46%, prima dell'e-mail e del telefono), vale la pena aggiungere un link o un codice QR sulla pagina che il personale già utilizza.ACFEInserisci gli esempi direttamente nel codice e rivedilo ogni anno. Per ulteriori idee su cos'altro allenare, leggi argomenti relativi alla formazione dei dipendentie per la sessione stessa, pianificazione di una sessione di formazione.

FAQ

Cosa dovrebbe includere un codice di condotta?

Conflitti di interesse, regali, rispetto, possibilità di esprimere la propria opinione senza subire ritorsioni, riservatezza e utilizzo delle risorse aziendali, tra gli altri. Le 12 aree sopra elencate rappresentano un buon punto di partenza, e potete aggiungerne o eliminarne altre in base alle esigenze della vostra azienda.

È obbligatorio per legge adottare un codice di condotta?

Non per tutti i datori di lavoro. Le società statunitensi quotate devono rivelare se hanno adottato un codice etico per i loro dirigenti senior e spiegare perché, in caso contrario,17 CFR 229.406Altre normative variano a seconda del settore e della località, quindi è consigliabile consultare un avvocato qualificato o l'ente regolatore.

Quanto dovrebbe essere lungo un codice di condotta?

Abbastanza lungo da essere chiaro, abbastanza breve da essere facilmente leggibile. Un linguaggio semplice è più facile da applicare rispetto a un linguaggio giuridico. Se, dopo una sola lettura, il personale non riesce a capire di cosa tratta il documento, è meglio accorciarlo.

Come si forma il personale su un codice di condotta?

Con brevi scenari, uno spazio per gli interventi degli ascoltatori e una fase di chiusura, ripetuta ogni anno. Il piano di 30 minuti descritto sopra è adatto a una singola riunione.

Dove iniziare

Scegliete un'area tematica per ogni round e scrivete un vostro esempio di frase per questa settimana. Poi, fate una sessione con il vostro team e chiedete loro cosa aggiungerebbero.

Questo post fornisce informazioni di carattere generale e non costituisce consulenza legale. Per decisioni relative al vostro specifico ambiente di lavoro, rivolgetevi a un avvocato specializzato in diritto del lavoro o all'autorità di regolamentazione competente.