La maggior parte dei processi di implementazione delle cartelle cliniche elettroniche (EHR) è strutturata attorno al sistema stesso: ecco la schermata di accesso, ecco il menu, ecco il modello per ogni tipo di nota. Il nuovo assunto se ne va con un certificato. I problemi di documentazione iniziano in reparto la settimana successiva.
Questa guida è pensata per i responsabili della formazione e dello sviluppo (L&D) in ambito ospedaliero e per i responsabili dell'informatica o della conformità che desiderano un punto di partenza diverso: il flusso di lavoro che la persona deve completare e le difficoltà che incontrerà durante il suo svolgimento. Illustra come diagnosticare se un problema è dovuto a una lacuna formativa o a un difetto di sistema, come progettare la preparazione e la pratica attorno a un compito reale e come valutare se il nuovo assunto è in grado di completarlo, con una documentazione completa e conforme.
Una situazione per cui vale la pena progettare
Lo scenario descritto di seguito è a scopo illustrativo e non rappresenta un caso documentato.
Un nuovo impiegato di reparto inizia il suo incarico il lunedì. Entro giovedì gli viene chiesto di completare un aggiornamento di routine della cartella clinica di un paziente dopo un ricovero. Il compito è semplice sulla carta: confermare i dati anagrafici, registrare la fonte di riferimento, allegare un modulo di consenso e finalizzare l'inserimento. In pratica, però, si imbatte in quattro ostacoli. Il modulo di consenso è allegato in una schermata diversa da quella mostrata durante la formazione in aula. Due campi sembrano identici ma generano report diversi. Un campo obbligatorio rifiuta un inserimento valido con un messaggio poco utile. E la procedura locale per la mancanza della fonte di riferimento è descritta in un documento di cui nessuno ha mai parlato.
L'impiegato completa l'inserimento, ma lascia un campo vuoto e utilizza un testo libero per un altro. Il record è incompleto e la persona successiva che lo utilizzerà erediterà questa lacuna.
Si tratta di un problema di formazione? In parte. Solo un problema di formazione? Quasi certamente no. Questa distinzione è il fulcro del lavoro di progettazione.
Inizia dal compito, non dal sistema.
Prima di accedere a qualsiasi materiale formativo, scrivi in una sola frase cosa deve essere in grado di fare il ruolo. Ad esempio: Completare l'intero flusso di lavoro relativo alla cartella clinica del paziente e identificare i punti critici del processo di documentazione. In questo caso, contano due verbi, e sono diversi.
Il completamento del flusso di lavoro è un applica compito. Lo studente utilizza una procedura nota in una situazione che non ha provato parola per parola. Identificare l'attrito è un analizzare or valutare Compito: chi apprende deve accorgersi che qualcosa non va, valutare se si tratta di un proprio errore o di un problema del sistema e decidere come risolverlo. Queste esigenze cognitive derivano dalla tassonomia rivista di Bloom e descrivono ciò che il compito richiede alla persona, non come deve essere svolto.
Questo è importante a causa dell'allineamento. L'Eberly Center della Carnegie Mellon lo spiega chiaramente: se l'obiettivo è applicare le competenze ma la valutazione misura solo il ricordo, gli studenti praticano una cosa e vengono giudicati su un'altra, il che mina sia la motivazione che l'apprendimento.Centro Eberly, allineamento di obiettivi, valutazioni e strategie didatticheUn test a risposta multipla sui nomi dei menu dice ben poco sulla capacità di qualcuno di completare l'aggiornamento di ammissione di cui sopra.
Diagnosticare prima di prescrivere
Prima di iniziare qualsiasi attività, confrontate il compito così come viene effettivamente svolto con ciò che l'attuale programma di onboarding insegna e valuta. Quattro verifiche tendono a distinguere le lacune formative da altre cause:
- Osserva il compito. Osserva diversi principianti o personale esperto completare il flusso di lavoro e annota errori, soluzioni alternative ed esitazioni.
- Confronta con l'addestramento. Il programma attuale prevede esattamente questa sequenza, o il sistema in generale? È previsto che lo studente completi una qualche valutazione?
- Controlla l'ambiente. Gli strumenti, i permessi di accesso, il personale e le procedure locali corrispondono a quanto previsto dalla formazione? Un nuovo assunto senza il livello di accesso adeguato non può esercitarsi, indipendentemente da quanto trattato in aula.
- Cerca eventuali difetti di sistema. Se anche il personale esperto riscontra difficoltà o ricorre alla stessa soluzione alternativa, la causa è probabilmente da ricercare nella progettazione dello schermo, del campo o della regola. Un ulteriore addestramento non risolverà il problema. Segnalatelo al reparto informatico come richiesta di modifica.
Questo è l'errore da evitare quando si parla apertamente con gli stakeholder: i difetti di usabilità potrebbero richiedere modifiche al sistema, non ulteriore formazione. Se la formazione viene utilizzata per mascherare un difetto, il costo si ripercuote su ogni gruppo di partecipanti. Considerate il vostro metodo attuale e i limiti della vostra valutazione attuale come ipotesi da verificare, non come fatti accertati.
Progettazione, preparazione e pratica relative al flusso di lavoro
Una volta individuate le lacune che la formazione può colmare, adattate ogni fase del programma al compito da svolgere.
Preparazione. Prima che una persona inizi a lavorare, è opportuno verificare i prerequisiti con un breve test diagnostico. Bisogna accertarsi che conosca la terminologia necessaria, come la differenza tra un campo di registrazione e un campo clinico, e le normative che regolano l'attività, ad esempio cosa deve essere registrato e chi può farlo. Lo studio autonomo è adatto a questa fase. Un controllo di memoria in questa fase conferma solo i prerequisiti, non la capacità della persona di svolgere il lavoro.
Mappatura del flusso di lavoro. Mappa il flusso di lavoro reale, schermata per schermata, includendo i passaggi che gli utenti saltano e i punti in cui il sistema e la procedura locale non concordano. Utilizza la mappa per creare il caso pratico e la relativa soluzione, e consegnala al responsabile informatico o alla responsabile della conformità per la convalida. La stessa mappa diventa un'analisi dei punti critici: ogni punto in cui gli osservatori hanno riscontrato errori o soluzioni alternative è un potenziale candidato per una correzione del sistema, una guida operativa più chiara o un caso pratico.
Pratica. Fornite agli studenti l'intero compito, con un caso realistico, e chiedete loro di spiegare le proprie decisioni oltre che di metterle in pratica. Il feedback dovrebbe essere collegato alla decisione, ad esempio: "Hai allegato il modulo di consenso al tipo di documento sbagliato. Ecco le prove che avresti potuto verificare ed ecco cosa fare quando il tipo di modulo non è chiaro". Il feedback sulla velocità e la completezza è più efficace quando è specifico per la fase in questione.
In diretta o asincrono? L'intervento in tempo reale di un istruttore è particolarmente utile quando una scelta è ambigua: quando esistono due azioni difendibili o quando la procedura e il sistema sono in disaccordo. Una discussione guidata da qualcuno che conosce la prassi locale risolve ciò che una semplice chiave di risposta scritta non può fare. La revisione asincrona è sufficiente per confermare le regole, verificare la memoria e fornire feedback su casi chiari.
Un esempio pratico: l'aggiornamento sull'ammissione
A scopo illustrativo. Prima dell'uso, il professionista dovrebbe verificare il caso e i criteri di risposta.
Il caso. Il discente riceve una cartella clinica simulata relativa a un paziente fittizio. Gli viene chiesto di completare l'aggiornamento del ricovero. Il caso include un modulo di consenso scansionato, una lettera di referto con un numero di riferimento mancante e un campo che rifiuta il formato di inserimento mostrato nel manuale di formazione.
Le scelte dello studente. In corrispondenza del numero di riferimento mancante, lo studente può (a) lasciare il campo vuoto e finalizzare, (b) digitare un segnaposto, oppure (c) registrare la lacuna utilizzando la procedura approvata e richiedere le informazioni mancanti. In corrispondenza del campo rifiutato, può (a) riprovare con un formato diverso finché non viene accettato, (b) inserire il valore in una nota di testo libero, oppure (c) registrare il problema come sospetto guasto del sistema e continuare con la fase intermedia approvata.
Feedback. Per ogni scelta, il feedback spiega perché è giustificabile o incompleta rispetto ai criteri concordati. Un campo vuoto è incompleto perché gli utenti successivi non possono capire se i dati mancano o se non erano necessari. Un segnaposto non è giustificabile perché registra informazioni non veritiere. Registrare la lacuna secondo la procedura approvata è invece completo. Nella seconda decisione, provare diversi formati fino a trovarne uno accettabile può produrre una voce valida, ma nasconde un difetto che il team informatico deve individuare. Registrare l'errore è la soluzione che protegge sia il record che la successiva generazione di dati.
Il secondo tentativo. Lo studente affronta un secondo caso con una lacuna diversa, ad esempio un modulo di consenso allegato ma non firmato, e applica lo stesso ragionamento.
Nell'ambito di un gruppo di studenti, le segnalazioni di difficoltà riscontrate diventano anche un elenco strutturato di presunti difetti per il team informatico.
Valutare le capacità e pianificare il trasferimento
Scegliete misure che riflettano il compito. Due misure pratiche sono: tempo di esecuzione dell'attività and completezza della documentazioneDefinisci entrambi gli aspetti prima di iniziare: cosa si intende per completo, chi lo valuta, quali dati sono inclusi nel denominatore e quando si effettua la misurazione.
Una semplice griglia di valutazione garantisce uniformità nel giudizio. Quella riportata di seguito è una proposta da adattare in collaborazione con il vostro specialista clinico o addetto alla conformità. Non si tratta di uno standard di conformità validato.
| Criterio | Cosa cerca un osservatore | Punti |
|---|---|---|
| Esecuzione dell'attività | Completa il flusso di lavoro e identifica le criticità nella documentazione, registrando l'azione e le prove a supporto. | 0 a 2 |
| Ragionamento | Spiega i vincoli, le alternative e le incertezze rilevanti; verifica i tempi di esecuzione e la completezza della documentazione. | 0 a 2 |
| Confini | Utilizza procedure approvate e chiede aiuto quando mancano informazioni o l'autorità necessaria. | 0 a 2 |
Ancore: 0 significa assente o non supportato; 1 significa parziale, con omissioni rilevanti; 2 significa completo e giustificato in base ai criteri concordati. Definire separatamente gli errori critici, ad esempio la registrazione di informazioni false o l'elusione di una verifica del consenso obbligatoria. Un punteggio complessivo non deve mai nascondere un errore critico.
Per il trasferimento, valutare un caso nuovo e inedito piuttosto che quello utilizzato nella pratica e fare un follow-up sul posto di lavoro dopo che il discente ha avuto sufficiente esposizione al lavoro reale. I Centri per il controllo e la prevenzione delle malattie (CDC) raccomandano di valutare sia l'apprendimento che il trasferimento dell'apprendimento ove possibile, perché una persona che supera la formazione potrebbe comunque avere difficoltà ad applicarlo sul lavoro.CDC, Valutare la formazione: misurare l'efficaciaUn compito di lavoro supervisionato o la revisione di un campione di elaborati reali dello studente da parte di un tutor possono fungere da follow-up.
Se il tuo processo di onboarding prevede passaggi di consegne interprofessionali, come ad esempio un team di registrazione che passa i registri al personale clinico, l'Agenzia per la ricerca e la qualità dell'assistenza sanitaria Programma TeamSTEPPS È un punto di partenza per le risorse di lavoro di squadra e comunicazione in ambito sanitario. Un formatore clinico sceglie e adatta gli strumenti più appropriati.
Cosa le prove possono e non possono dimostrare
Chiarisci cosa puoi richiedere. Queste sono le domande a cui la tua verifica contabile dovrebbe rispondere.
Cosa dimostrerebbe che gli studenti sono in grado di completare il flusso di lavoro e identificare gli ostacoli? Il punteggio della rubrica si basa su un caso non ancora esaminato, sul tempo impiegato per completare l'attività e sulla completezza della documentazione rispetto a un valore di riferimento, nonché sulla qualità dei report di attrito presentati. Confrontare elementi omogenei: stessa popolazione, stesso denominatore e stesse tempistiche.
Quali vincoli potrebbero persistere anche dopo un miglioramento delle prestazioni? Diversi fattori. Schermate e regole difettose rimangono in vigore finché qualcuno non modifica il sistema. Il personale, il carico di lavoro e le autorizzazioni di accesso determinano il tempo a disposizione di una persona per documentare correttamente. Le procedure locali in conflitto con il sistema rimangono tali. Inoltre, modifiche operative simultanee, come un nuovo modello o un aggiornamento del software, possono influenzare le vostre misure indipendentemente dalla formazione. Esaminatele attentamente prima di attribuire qualsiasi modifica al programma.
Le fonti sopra citate supportano i principi di progettazione che prevedono l'allineamento di obiettivi, pratica e valutazione, nonché la misurazione dell'apprendimento e del suo trasferimento. Non costituiscono tuttavia una prova che un particolare programma o una particolare piattaforma riducano il carico di documentazione. Questo articolo non promette risultati specifici, e la vostra valutazione non dovrebbe farlo.
Dove AhaSlides può essere inserito
AhaSlides supporta l'apprendimento adattivo e interattivo e consente di passare da lezioni dal vivo a sessioni autogestite. In un programma di onboarding come quello descritto sopra, ciò potrebbe significare una verifica dei prerequisiti in modalità autogestita prima della pratica, una sessione interattiva guidata per le decisioni ambigue e una revisione in modalità autogestita di un nuovo caso in seguito. Le specifiche funzioni di authoring, feedback e reporting dovrebbero essere verificate rispetto al proprio flusso di lavoro tramite una dimostrazione prima di essere integrate nella pianificazione. Qualsiasi integrazione con IA, simulazione o cartella clinica elettronica (EHR) dovrebbe essere considerata esterna o non confermata fino a quando non viene dimostrata.
Il tuo prossimo passo
Iniziate con la griglia di valutazione delle attività: prendete un flusso di lavoro ad alto volume nel vostro ospedale, elaborate i tre criteri sopra indicati con il responsabile informatico o della conformità e osservate due o tre tentativi reali. Gli attriti che registrerete costituiranno il vostro elenco di lacune formative e difetti di sistema, in quest'ordine di importanza.
Quando il tuo progetto sarà pronto, potremo mostrarti come funzionerebbe una versione interattiva e fruibile in autonomia delle fasi di pratica e revisione. Richiedi una demo di AhaSlides e porta con te il tuo flusso di lavoro.
