Ultimo aggiornamento: 30 ottobre 2026, confrontato con le fonti citate in questo post.
Un nuovo assunto consegna la patente di guida e la tessera della previdenza sociale. Il coordinatore dell'inserimento, cercando di essere scrupoloso, chiede anche il passaporto. Questa richiesta aggiuntiva può violare la legge federale se è motivata dalla cittadinanza, dallo status di immigrazione o dall'origine nazionale. Secondo l'attuale tabella delle sanzioni del Dipartimento di Giustizia, una violazione della documentazione del modulo I-9 costa $ 288 a $ 2,861 a personaUna pratica documentale scorretta costa dai 236 ai 2,364 dollari a persona trattata ingiustamente. Anche gli errori nei moduli e le richieste eccessive comportano costi.
La formazione sul modulo I-9, o formazione sulla conformità I-9, deve coprire entrambi gli aspetti. Questo post fornisce 6 corsi già pronti, in 3 gruppi, con ciò che ciascuno corregge e come implementarli. Ogni gruppo termina con un La nostra sceltaI punti legali descrivono le norme federali statunitensi, quindi usate questo testo come un riassunto, non come una sentenza.
Tutti i 6 corsi in sintesi
| Portata | Cosa copre | Lunghezza | C'è di mezzo il governo federale? |
|---|---|---|---|
| Cittadinanza, status di immigrazione e pratiche I-9 eque (USA) | Pratiche eque in materia di documenti e cittadinanza durante la verifica | 45 min | Sì (normativa federale statunitense) |
| Trasparenza legale in materia di assunzioni, colloqui e retribuzioni | Procedure di assunzione legali, inclusi tempistiche e documentazione relative al modulo I-9. | 45 min | Sì (normative federali statunitensi in materia di discriminazione; la trasparenza salariale varia da stato a stato) |
| Discriminazione e pari opportunità di impiego | Leggi federali sull'uguaglianza delle opportunità, caratteristiche protette, individuazione della discriminazione | 45 min | Sì (normativa federale statunitense) |
| Prevenire le ritorsioni | Non punire mai nessuno che sollevi una preoccupazione | 40 min | Sì (normativa federale statunitense) |
| Codice di condotta | Onestà, zone grigie e il coraggio di esprimere la propria opinione | 35 min | Nodo |
| Classificazione e gestione dei dati | Etichettatura, archiviazione, condivisione e smaltimento dei dati per livello | 25 min | Nodo |
Le leggi stabiliscono le regole per la verifica e il trattamento dei lavoratori. Non richiedono un corso specifico.
Compilare il modulo I-9 in modo corretto e accurato.
Cittadinanza, status di immigrazione e pratiche I-9 eque (USA)
Il Dipartimento di Giustizia afferma che i datori di lavoro di qualsiasi dimensione non deve richiedere documenti aggiuntivi o diversi da quelli necessaririchiedere documenti specifici o rifiutare documenti apparentemente autentici a causa della cittadinanza, dello status di immigrazione o dell'origine nazionale di un lavoratore. Il corso è strutturato attorno a queste regole e alle tutele relative allo status di cittadinanza che ne sono alla base. Chi si occupa dell'elaborazione dei moduli I-9 ne ha bisogno più di chiunque altro, perché è la persona che si trova di fronte alla scrivania quando i documenti vengono presentati. Prima e dopo la sessione, proponete un quiz a risposta multipla: un neoassunto presenta un documento dell'Elenco B e un documento dell'Elenco C. Cosa fate?
Trasparenza legale in materia di assunzioni, colloqui e retribuzioni
Questo corso collega le fasi di assunzione alla verifica che segue un'offerta. La sua quinta lezione tratta di offerte, controlli dei precedenti, tempistiche e documentazione del modulo I-9. Le tempistiche contano: l'USCIS elenca non aver completato la Sezione 2 entro il terzo giorno lavorativo Un errore comune da parte dei datori di lavoro è quello di commettere un errore dopo che il dipendente ha iniziato a lavorare. Chi conosce la tempistica di assunzione può pianificare la documentazione prima del primo giorno. Un esempio calzante: l'offerta di lavoro viene inviata giovedì e il nuovo assunto inizia lunedì. Quando è prevista la scadenza della Sezione 2?
La nostra scelta: Cittadinanza, status di immigrazione e pratiche I-9 eque (USA). Si concentra sull'errore che i responsabili del trattamento dei dati, pur animati da buone intenzioni, commettono più facilmente: chiedere più di quanto consentito dalla legge.
Parità di trattamento e ritorsioni
Discriminazione e pari opportunità di impiego
Anche la richiesta di troppi documenti è spesso un problema di discriminazione. Il Dipartimento di Giustizia afferma che i datori di lavoro con un numero di dipendenti compreso tra quattro e quattordici Non si devono trattare le persone in modo diverso a causa della loro origine nazionale. in materia di assunzioni, licenziamenti o reclutamento, e che l'EEOC ha giurisdizione sui datori di lavoro con 15 o più dipendenti. Questo corso elenca le leggi federali sull'EEO, le caratteristiche che proteggono e come individuare trattamenti discriminatori nelle decisioni quotidiane. I responsabili delle assunzioni ne hanno bisogno perché l'abitudine di controllare alcuni nuovi assunti più attentamente di altri è proprio questo: un controllo discriminatorio. In un round di Word Cloud, chiedete: "Cosa vi fa guardare due volte un documento?"
Prevenire le ritorsioni
Il Dipartimento di Giustizia afferma che i datori di lavoro di qualsiasi dimensione Non bisogna intimidire, minacciare, costringere o vendicarsi. contro le persone che presentano reclami alla Sezione per i Diritti degli Immigrati e dei Lavoratori, collaborano a un'indagine o si oppongono a pratiche documentali scorrette. Questo corso tratta le attività protette, cosa si intende per ritorsione e come i manager distinguono le decisioni eque dalle punizioni. I dipendenti che contestano il modo in cui sono stati gestiti i loro documenti non devono pagarne le conseguenze. Scenario: un neoassunto si oppone alla richiesta di un passaporto. Cosa dovrebbero fare l'addetto all'elaborazione e il manager?
La nostra scelta: Discriminazione e pari opportunità di impiego. Ciò dimostra ai produttori che "essere cauti" con alcune persone e non con altre rappresenta di per sé un rischio.
Condotta e registri sicuri
Codice di condotta
Questo corso stabilisce uno standard chiaro per l'onestà, le zone grigie e il farsi sentire. I documenti I-9 sono una prova di questo standard. L'USCIS afferma che le correzioni devono essere barrate, siglate e datate e che i datori di lavoro devono non nascondere alcuna modifica apportata al modulo, poiché farlo potrebbe comportare una maggiore responsabilità. Un addetto all'elaborazione dei dati, tentato di sistemare un modulo in ritardo, deve conoscere la soluzione corretta. Scenario: un responsabile ti chiede di retrodatare una firma della Sezione 2. Gli studenti votano su cosa fare, quindi visualizzano la risposta prevista dalla procedura.
Classificazione e gestione dei dati
I fascicoli del modulo I-9 contengono nomi, date di nascita, numeri di documento e spesso copie di documenti di identità. L'USCIS afferma che i datori di lavoro dovrebbero conservare i moduli compilati e tutte le relative copie. affinché le informazioni personali non finiscano nelle mani sbagliate., mantenendoli al contempo disponibili per l'ispezione. Questo corso tratta l'etichettatura, l'archiviazione, la condivisione e lo smaltimento dei dati per livello e le modalità di segnalazione di un uso improprio. In un round "Scegli la risposta", i partecipanti devono scegliere, tra quattro opzioni, il luogo sicuro in cui conservare le copie scansionate del modulo I-9.
La nostra scelta: Classificazione e gestione dei dati. Con una durata di 25 minuti, è il corso più breve disponibile e protegge uno dei file più sensibili gestiti dalle Risorse Umane.
Come implementare il piano
Iniziate con i quattro corsi contrassegnati con Sì nella tabella, perché comportano il rischio legale. Una violazione burocratica costa $ 288 a $ 2,861 a personae una pratica documentaristica scorretta da 236 a 2,364 dollari a persona, quindi una sessione breve è economica in confronto.
- Prima di elaborare un modulo I-9: Procedure I-9 corrette e assunzioni legali. Insieme richiedono circa 90 minuti.
- Nel primo trimestre: discriminazione e pari opportunità, prevenzione delle ritorsioni e gestione dei dati.
- Ogni anno: Un quiz di ripasso sui corsi Yes, sul codice di condotta e un'autovalutazione basata sull'elenco degli errori più comuni fornito dall'USCIS.
- Livello di approfondimento specifico per ruolo: Gli utenti di E-Verify devono inoltre completare Formazione su E-VerifyIl sito web di E-Verify elenca le sessioni gratuite di E-Verify e del modulo I-9.
Aggiungi le normative statali del luogo in cui assumi personale. Chiedi al reparto Risorse Umane o a un avvocato quali si applicano.
Modi per gestire questi corsi su AhaSlides
Puoi costruire uno qualsiasi di questi come un corso a ritmo personalizzato con il AhaSlides creatore di corsi, eseguirli come presentazioni di domande e risposte dal vivo, o entrambi, con un sondaggio pre e post per misurare i cambiamenti.
- Scegli la risposta: Mostra i documenti del nuovo assunto e chiedi se l'addetto alle procedure può richiedere altro.
- Nuvola di parole: Chiediti: "Cosa ti spinge a guardare due volte un documento?" Le parole più grandi rivelano dove si insinua il pregiudizio.
- Scala di valutazione: Prima e dopo il corso I-9, chiedete al partecipante da 1 a 5: "Quanto vi sentite sicuri di completare la Sezione 2 senza aiuto?".
- Domanda a risposta aperta: Raccogli domande anonime su casi complessi, come ricevute o documenti scaduti, a cui le Risorse Umane potranno rispondere durante la prossima sessione.
Se formate anche i manager che fanno le offerte, il nostro post su formazione per i responsabili delle assunzioni sui colloqui di lavoro copre le fasi precedenti alla I-9.
FAQ
Quale formazione è necessaria per chi si occupa dell'elaborazione dei moduli I-9?
Hanno bisogno delle regole del modulo I-9, di pratiche di documentazione corrette e di una gestione sicura dei dati. I sei corsi sopra menzionati trattano tutti e tre questi aspetti, oltre alla parità di trattamento e alle ritorsioni.
La formazione per la compilazione del modulo I-9 è obbligatoria per legge?
Nessuna fonte federale citata in questo articolo richiede un corso. Le norme richiedono la compilazione accurata, tempestiva ed equa del modulo I-9 e molti datori di lavoro si avvalgono di corsi di formazione per adempiere a tali requisiti.
Quali sono gli errori più comuni nel modulo I-9?
Tra le voci mancanti, le firme e le date mancanti e il completamento in ritardo figurano i nomi che l'USCIS menziona. L'USCIS elenca errori comuni Ad esempio, un dipendente che non firma o non data la Sezione 1, un datore di lavoro che non inserisce i dettagli del documento e la Sezione 2 che non viene completata entro il terzo giorno lavorativo. Richiedere documenti specifici costituisce un rischio di discriminazione distinto.
Cos'è E-Verify?
E-Verify è un sistema basato su Internet gestito dal governo degli Stati Uniti. confronta le informazioni del modulo I-9 di un dipendente con i registri del Dipartimento per la Sicurezza Interna e dell'Amministrazione della Previdenza Sociale per confermare l'idoneità all'impiego.
Questo post fornisce informazioni di carattere generale e non costituisce consulenza legale. Per decisioni relative al vostro specifico ambiente di lavoro, rivolgetevi a un avvocato specializzato in diritto del lavoro o all'autorità di regolamentazione competente.
