Immagina questa situazione: hai passato ore a preparare la tua presentazione. Le diapositive sono perfette. Il contenuto è solido. Ma nel momento in cui ti trovi di fronte al pubblico, la tua mente si svuota. Saltate un punto nella diapositiva tre. Perdete il filo del discorso nella diapositiva sette. Finite e all'improvviso vi ricordate le tre cose che avevate dimenticato di dire.
Le note per il relatore risolvono questo problema. Non trasformandoti in qualcuno che legge un copione, ma fornendoti una discreta rete di sicurezza che ti mantiene concentrato senza che il pubblico se ne accorga.
La maggior parte dei relatori o non le usa affatto, oppure le usa in modo errato. Questa guida illustra entrambi gli aspetti: come aggiungere note in PowerPoint velocemente e come utilizzarle in modo da migliorare effettivamente la presentazione.
Perché vale la pena dedicare tempo alle note del relatore
Il vantaggio più evidente è la sicurezza. Quando i punti chiave, le transizioni e le statistiche principali si trovano proprio sotto la diapositiva, si impiega meno energia mentale a cercare di ricordare cosa viene dopo e ci si concentra di più sulla creazione di un legame con il pubblico.
Ma gli appunti non servono solo a calmare i nervi. Mantengono le diapositive ordinate. Tutto ciò che altrimenti finirebbe per diventare un terzo punto elenco o un blocco di testo sullo schermo può essere inserito negli appunti, dove solo tu puoi vederlo. Il pubblico vede le immagini, tu i dettagli.
Inoltre, rendono la presentazione ripetibile. Se si presenta la stessa sessione a gruppi diversi, gli appunti dettagliati permettono di trattare gli stessi argomenti ogni volta, senza dover riorganizzare tutto da zero prima di ogni incontro.
E una volta terminata la presentazione, i tuoi appunti diventano un documento di riferimento pronto all'uso. Stampali, condividili o usali come base per un'email di follow-up. La preparazione che hai dedicato non deve svanire nel momento in cui chiudi il computer.
Come aggiungere note in PowerPoint: procedura passo passo
Esistono tre modi per aggiungere note al relatore in PowerPoint. Funzionano tutti. La differenza sta nel quando e perché si dovrebbe ricorrere a ciascuno di essi.
Metodo 1: Utilizzo del riquadro Note nella visualizzazione Normale
Ideale per modifiche rapide e per l'uso quotidiano.
Questo è il metodo più rapido e quello che la maggior parte delle persone usa quotidianamente. Se la presentazione è già aperta, bastano circa 10 secondi per aggiungere la prima nota.
Apri la presentazione e assicurati di essere in visualizzazione Normale. Troverai questa opzione nella scheda Visualizza nella parte superiore dello schermo. La visualizzazione Normale è solitamente quella predefinita, quindi è probabile che tu sia già in questa modalità.
Guarda in fondo allo schermo, appena sotto la diapositiva. Vedrai una sezione con la scritta "Fai clic per aggiungere note". Quello è il riquadro delle note. Fai clic su di esso e inizia a digitare.
Puoi formattare i tuoi appunti come qualsiasi altro testo: grassetto, corsivo, elenchi puntati. Tuttavia, mantieni la semplicità. Gli appunti sono solo per i tuoi occhi, e più sono chiari, più velocemente potrai leggerli durante una presentazione.
Un consiglio pratico: il riquadro delle note, di default, occupa una striscia piuttosto piccola nella parte inferiore dello schermo. Se devi aggiungere più di una o due righe, trascina il divisore verso l'alto per avere più spazio. In questo modo sarà tutto più semplice.
Quando hai finito con una diapositiva, fai clic sulla miniatura successiva nel pannello di sinistra e ripeti l'operazione. Tutto qui.
Metodo 2: Utilizzo della visualizzazione della pagina Note
Ideale per prendere appunti dettagliati e approfonditi o per preparare qualcun altro a presentare.
Se il Metodo 1 vi sembra troppo limitato, questa è l'alternativa. La visualizzazione Pagina Note vi offre una pagina intera per ogni diapositiva: la diapositiva stessa in alto e un ampio spazio vuoto sotto di essa per le vostre note.
Vai alla scheda Visualizza e seleziona "Pagina delle note". Vedrai esattamente cosa verrà stampato, nel caso in cui dovessi distribuire i tuoi appunti dopo la sessione. Clicca nell'area delle note e digita tutto ciò che ti serve.
Questa visualizzazione è ideale quando si scrivono sceneggiature dettagliate, si aggiungono lunghi cenni di contesto o si preparano appunti per un altro relatore. La navigazione tra le diapositive è più lenta, quindi è più adatta a una sessione dedicata alla stesura di appunti piuttosto che a modifiche rapide al volo.
Metodo 3: Utilizzo della vista Struttura per note in blocco
Ideale per la fase iniziale di pianificazione, quando le diapositive non sono ancora state create.
Questo metodo non si concentra tanto sull'aggiunta di note, quanto sulla creazione simultanea della presentazione e degli appunti. Se sei ancora in fase di pianificazione, è utile conoscerlo.
Vai alla scheda Visualizza e seleziona "Visualizzazione Struttura". Vedrai il contenuto delle diapositive organizzato come un documento di testo continuo. Questo è utile per definire la struttura prima di creare le singole diapositive. Puoi abbozzare i punti chiave della tua presentazione qui, accanto al contenuto delle diapositive, e poi decidere in seguito cosa inserire nelle diapositive e cosa lasciare negli appunti.
Non è l'approccio più comune, ma per chi ragiona meglio per iscritto che per diapositive, può rendere l'intero processo di creazione più naturale.
Utilizzare la Vista relatore per visualizzare le note durante la presentazione
Aggiungere note è solo metà del lavoro. L'altra metà consiste nel poterle visualizzare durante la presentazione, senza che il pubblico le veda. Questo è ciò che fa la Visualizzazione relatore.
Quando sei connesso a un secondo schermo o proiettore, avvia la presentazione dalla scheda Presentazione. Una volta avviata, cerca l'opzione Visualizzazione relatore nei controlli in fondo allo schermo. Fai clic su di essa.
Sul monitor verranno visualizzate quattro informazioni: la diapositiva corrente, le note del relatore, un'anteprima della diapositiva successiva e un timer. Il pubblico visualizzerà solo le diapositive sullo schermo principale.
Questa è la configurazione che rende gli appunti del relatore davvero efficaci. Puoi dare un'occhiata agli appunti, vedere cosa verrà dopo e tenere traccia dei tempi, il tutto senza interrompere il flusso del discorso o mostrare al pubblico la tua preparazione.
Prima di iniziare, è importante verificare che la Visualizzazione relatore richieda che PowerPoint riconosca due schermi separati. Se non si attiva, assicurati che il secondo schermo o proiettore sia correttamente collegato e rilevato nelle impostazioni di visualizzazione. Su Mac, puoi accedervi tramite il menu Presentazione anziché tramite la scheda apposita.
Stampare le note di PowerPoint
Se desideri distribuire i tuoi appunti dopo una sessione, o semplicemente averne una copia cartacea come riferimento, stamparli è semplice.
Vai su File, poi su Stampa. Nelle opzioni di layout di stampa, cerca "Pagine con note". In questo modo ogni diapositiva verrà stampata con le relative note sottostanti, una diapositiva per pagina. Puoi stampare tutte le diapositive o selezionarne di specifiche a seconda delle tue esigenze.
È una cosa semplice, ma gli appunti stampati sono un ottimo ricordo da lasciare dopo sessioni di formazione o workshop. Molti non ci pensano. Chi lo fa, invece, riceve spesso richieste per le proprie slide.
Come scrivere appunti per il relatore che ti siano davvero utili
Aggiungere note è la parte facile. Scrivere note che migliorino davvero la tua presentazione richiede un po' più di riflessione. Ecco cosa distingue le note utili da quelle che ignorerai non appena ti troverai di fronte al pubblico.
Scrivi come parli, non come scrivi
Gli appunti non sono un copione. Sono uno spunto. Se scrivi frasi complete e formali, o le leggerai parola per parola e sembrerai robotico, oppure le troverai troppo lente da scorrere e smetterai di usarle del tutto.
Scrivi come se stessi spiegando qualcosa a un collega. Usa contrazioni, frammenti di testo e un linguaggio informale. "Tre motivi per cui questo è importante" è più utile a metà presentazione rispetto a "Ci sono tre motivi principali per cui questo è significativo". L'obiettivo è una rapida occhiata, non una lettura attenta.
Mantienili abbastanza corti da poterli scansionare
Se i tuoi appunti occupano tre paragrafi per diapositiva, non sono più appunti. Sono una sceneggiatura che non hai ammesso di aver scritto.
Uno o due brevi punti elenco per diapositiva sono generalmente sufficienti. Se ti accorgi di scriverne di più, chiediti se quei dettagli aggiuntivi siano pertinenti alle tue note o se indichino che la diapositiva sta cercando di contenere troppe informazioni.
Aggiungi le tue transizioni
Questo è l'aspetto che la maggior parte delle persone dimentica. Non basta sapere cosa si sta dicendo in ogni diapositiva. Bisogna sapere come si passa da una diapositiva all'altra.
Una semplice riga in calce alle note di ogni diapositiva è sufficiente: "Collegamento alla diapositiva con i dati" o "Chiedete al pubblico la loro opinione su questo punto prima di passare alla diapositiva successiva". Le transizioni sono il momento in cui i relatori perdono il filo del discorso, e un breve promemoria è tutto ciò che serve per mantenere la connessione.
Prendi nota dei tuoi tempi
Aggiungi indicazioni temporali approssimative alle diapositive in cui il ritmo è importante: "Due minuti qui" o "Lascia cinque minuti per le domande alla fine". Non è necessario cronometrare ogni diapositiva, ma sapere a che punto dovresti essere a metà presentazione evita il leggero panico di rendersi conto di essere in ritardo con ancora dieci diapositive da mostrare.
Segnala i tuoi numeri
Se citate una statistica, una percentuale o una cifra specifica, annotatela. Non perché non ve la ricordiate, ma perché citare un numero in modo errato di fronte a un pubblico è il tipo di errore che mina silenziosamente la vostra credibilità. Una rapida verifica è sempre utile.
Dì a te stesso dove guardare
Per le diapositive con elementi visivi complessi, grafici o molteplici punti dati, una breve nota esplicativa può essere utile: "Iniziate dalla colonna di sinistra" o "Il picco nel terzo trimestre è il punto chiave". In questo modo eviterete di perdervi visivamente sulla vostra diapositiva mentre il pubblico vi osserva.
Andando oltre con presentazioni interattive
Gli appunti per il relatore ti rendono un oratore più sicuro e organizzato. Ma la preparazione da sola non basta. L'altra metà di una presentazione efficace è ciò che accade tra te e il tuo pubblico mentre sei effettivamente in sala.
È qui che entrano in gioco strumenti come AhaSlides.Mentre i tuoi appunti ti aiutano a rimanere concentrato, AhaSlides integra sondaggi, quiz, word cloud e sessioni di domande e risposte direttamente nel flusso della tua presentazione. Il pubblico partecipa in tempo reale dai propri smartphone, i risultati appaiono istantaneamente sullo schermo e l'energia nella sala passa da passiva ad attiva.
I due strumenti funzionano bene insieme. Gli appunti si occupano della presentazione, mentre AhaSlides gestisce il pubblico. Nessuno dei due sostituisce l'altro, e la capacità di utilizzarli entrambi correttamente è ciò che distingue una presentazione a cui le persone assistono passivamente da una che rimane impressa nella memoria.
In conclusione: perfeziona la tua presentazione con le note per il relatore.
Le presentazioni di successo non nascono per caso. Nascono perché qualcuno ha riflettuto attentamente su cosa dire, come dirlo e cosa il pubblico doveva ricavarne.
Le note per il relatore sono il luogo in cui risiede questa capacità di pensare. Iniziate a usarle correttamente e noterete la differenza quasi immediatamente: una presentazione più fluida, meno momenti di distrazione, maggiore sicurezza in sala.
Scegli una tecnica dalla sezione delle migliori pratiche e applicala alla tua prossima presentazione. Osserva i cambiamenti. Poi, parti da lì e sviluppa ulteriormente.
