10 tipi di riunioni nel mondo degli affari con le migliori pratiche

Incontri in azienda sono familiari a coloro che ricoprono posizioni di leadership come project manager o ruoli senior all'interno di un'azienda. Questi incontri sono essenziali per migliorare la comunicazione, incoraggiare la collaborazione e promuovere il successo all'interno dell'organizzazione. 

Tuttavia, non tutti potrebbero essere a conoscenza delle definizioni, dei tipi e degli scopi di questi incontri. Questo articolo funge da guida completa e fornisce suggerimenti per condurre riunioni produttive nel mondo degli affari.

• Cos'è un incontro di lavoro?
• Tipi di riunioni nel mondo degli affari
• Come condurre riunioni nel mondo degli affari
• Punti chiave 

Cos'è l'incontro di lavoro?

Un incontro di lavoro è un incontro di persone che si riuniscono per discutere e prendere decisioni su argomenti specifici legati al business. Gli scopi di questa riunione possono includere l'aggiornamento dei membri del team sui progetti in corso, la pianificazione degli sforzi futuri, la risoluzione dei problemi o l'assunzione di decisioni che hanno un impatto sull'intera azienda. 

Le riunioni di lavoro possono essere condotte di persona, virtuale, o una combinazione di entrambi e può essere formale o informale.

L'obiettivo di una riunione di lavoro è scambiare informazioni, allineare i membri del team e prendere decisioni che aiutino l'azienda a raggiungere i propri obiettivi.

Tipi di riunioni nel mondo degli affari

Esistono diversi tipi di riunioni aziendali, ma gli 10 tipi comuni includono:

1/ Riunioni mensili del team

Le riunioni mensili del team sono riunioni regolari dei membri del team di un'azienda per discutere progetti in corso, assegnare compiti e mantenere le persone informate e allineate. Questi incontri si svolgono generalmente mensilmente, nello stesso giorno, e durano da 30 minuti a diverse ore (a seconda delle dimensioni del gruppo e della quantità di informazioni trattate).

Le riunioni mensili del team offrono un'opportunità e una guida ai membri del team per scambiare informazioni e idee, discutere i progressi del progetto e assicurarsi che tutti stiano lavorando per lo stesso obiettivo. 

Questi incontri possono essere utilizzati anche per affrontare eventuali sfide o problemi che il team deve affrontare, identificare soluzioni e prendere decisioni che influenzano la direzione del progetto o il lavoro del team.

An incontro di tutte le mani è semplicemente un meeting che coinvolge tutto il personale di un'azienda, in altre parole, un team meeting mensile. Si tratta di una riunione regolare, che si svolge forse una volta al mese, e di solito è gestita dai capi dell'azienda.

2/ Riunioni in piedi

Il incontro in piedi, noto anche come daily stand-up o daily scrum meeting, è un tipo di breve riunione, che di solito non dura più di 15 minuti, e si tiene quotidianamente per fornire al team rapidi aggiornamenti sullo stato di avanzamento del progetto o sul carico di lavoro completato, pianificare lavorare oggi.

Allo stesso tempo, aiuta a identificare e risolvere gli ostacoli che i membri del team devono affrontare e il modo in cui influenzano gli obiettivi comuni del team. 

3/ Riunioni di aggiornamento sullo stato

Le riunioni di aggiornamento sullo stato si concentrano sulla fornitura di aggiornamenti da parte dei membri del team sullo stato di avanzamento dei loro progetti e attività. Possono verificarsi più frequentemente delle riunioni mensili, come quelle settimanali. 

Lo scopo delle riunioni di aggiornamento sullo stato, ovviamente, è quello di fornire una visione trasparente dell'avanzamento di ciascun progetto e di identificare eventuali sfide che potrebbero influire sul successo del progetto. Questi incontri non saranno coinvolti in questioni come la discussione o la risoluzione dei problemi.

Per una riunione su scala più ampia, la riunione di aggiornamento dello stato può anche essere denominata "Riunione comunale', Una riunione del municipio è semplicemente una riunione pianificata a livello aziendale in cui l'attenzione è rivolta alla risposta della direzione alle domande dei dipendenti. Pertanto, questo incontro prevedeva una sessione di domande e risposte, rendendolo più aperto e meno stereotipato rispetto a qualsiasi altro tipo di incontro!

4/ Riunioni per la risoluzione dei problemi

Si tratta di incontri che ruotano attorno all'identificazione e alla risoluzione delle sfide, delle crisi o dei problemi che un'organizzazione sta affrontando. Spesso sono inaspettati e devono portare persone di diversi reparti o team a collaborare e trovare soluzioni a problemi specifici.

A questo incontro, i partecipanti condivideranno le loro opinioni, identificheranno congiuntamente le cause alla radice dei problemi e offriranno potenziali soluzioni. Affinché questo incontro sia efficace, dovrebbero essere incoraggiati a discutere apertamente e onestamente, a evitare la colpa e a concentrarsi sulla ricerca di risposte.

5/ Riunioni decisionali

Questi incontri hanno l'obiettivo di prendere decisioni importanti che influenzano la direzione del progetto, del team o dell'intera organizzazione. I partecipanti sono solitamente persone con la necessaria autorità e competenza decisionale.

Questo incontro dovrà essere fornito in anticipo con tutte le informazioni pertinenti, che necessitano di parti interessate. Quindi, per garantire che le decisioni prese durante la riunione vengano eseguite, le azioni di follow-up sono stabilite con un tempo di completamento. 

6/ Incontri di brainstorming

Le riunioni di brainstorming si concentrano sulla generazione di idee nuove e innovative per la tua azienda. 

La parte migliore di una sessione di brainstorming è il modo in cui promuove il lavoro di squadra e l'invenzione, attingendo all'intelligenza collettiva e all'immaginazione del gruppo. Ognuno può esprimere le proprie opinioni, trarre ispirazione dalle idee degli altri e trovare soluzioni originali e all'avanguardia.

7/ Riunioni di gestione strategica

Riunioni di gestione strategica sono riunioni di alto livello incentrate sulla revisione, analisi e presa di decisioni riguardanti gli obiettivi, la direzione e le prestazioni a lungo termine di un'organizzazione. I dirigenti senior e il gruppo dirigente partecipano a queste riunioni, che si tengono trimestralmente o annualmente.

Durante questi incontri, l'organizzazione viene rivista e valutata, così come la competitività o identificare nuove opportunità di crescita e miglioramento.

8/ Riunioni preliminari del progetto

A riunione di avvio del progetto è un incontro che segna l'inizio ufficiale di un nuovo progetto. Riunisce le persone chiave del team di progetto, inclusi i project manager, i membri del team e le parti interessate di altri dipartimenti, per discutere scopi, obiettivi, tempistiche e budget.

Offre inoltre al project manager l'opportunità di stabilire canali di comunicazione chiari, stabilire aspettative e assicurarsi che i membri del team comprendano i propri ruoli e responsabilità.

Questi sono alcuni dei tipi più comuni di riunioni aziendali e il formato e la struttura possono cambiare a seconda delle dimensioni e del tipo di organizzazione.

9/ Incontri introduttivi

An incontro introduttivo è la prima volta che i membri del team e i loro leader si incontrano ufficialmente, per determinare se le persone coinvolte desiderano costruire un rapporto di lavoro e impegnarsi con il team in futuro.

Questo incontro ha lo scopo di dare ai membri del team il tempo di stare insieme per conoscere il background, gli interessi e gli obiettivi di ogni partecipante. A seconda delle preferenze tue e del tuo team, puoi organizzare incontri introduttivi formali o informali, a seconda dei diversi contesti.

10/ Riunioni del Municipio

Questo concetto ha avuto origine dalle riunioni cittadine locali del New England in cui i politici incontravano gli elettori per discutere questioni e legislazione.

Oggi, a riunione comunale è un incontro pianificato a livello aziendale in cui il management risponde alle domande direttamente dai dipendenti. Consente una comunicazione aperta e trasparenza tra la leadership e il personale. I dipendenti possono porre domande e ottenere un feedback immediato.

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Come condurre riunioni nel mondo degli affari

Per buon incontro, in primo luogo, devi inviare a e-mail di invito alla riunione.

Condurre riunioni efficaci nel mondo degli affari richiede un'attenta pianificazione e preparazione per garantire che la riunione sia produttiva e raggiunga gli obiettivi prefissati. I seguenti consigli possono aiutarti a organizzare riunioni di lavoro produttive:

1/ Definire lo scopo e gli obiettivi

Definire lo scopo e gli obiettivi di un incontro di lavoro è fondamentale per garantire che l'incontro sia produttivo e produca il risultato desiderato. Devono garantire quanto segue:

• La proposta. Assicurati che la riunione abbia lo scopo di discutere argomenti specifici, prendere decisioni o fornire aggiornamenti. È necessario definire perché l'incontro è necessario e il risultato previsto.
• Obiettivi. Gli obiettivi di un incontro di lavoro sono risultati specifici e misurabili che si desidera ottenere entro la fine dell'incontro. Dovrebbero essere in linea con lo scopo generale della riunione con la sequenza temporale, KPI, ecc.

Ad esempio, una riunione per discutere il lancio di un nuovo prodotto dovrebbe avere obiettivi in ​​linea con l'obiettivo generale di aumentare le vendite o migliorare la quota di mercato.

2/ Preparare un ordine del giorno della riunione

A agenda delle riunioni funge da tabella di marcia per la riunione e aiuta a mantenere la discussione focalizzata e in pista.

Pertanto, preparando un'agenda efficace, puoi assicurarti che le riunioni di lavoro siano produttive e mirate e che tutti siano consapevoli di cosa discutere, cosa aspettarsi e cosa deve essere raggiunto. 

3/ Invita i partecipanti giusti

Considerare chi dovrebbe partecipare alla riunione in base al proprio ruolo e agli argomenti da discutere. Invita solo coloro che devono essere presenti per garantire che la riunione si svolga senza intoppi. Alcuni fattori da considerare per aiutare a selezionare i partecipanti giusti includono l'idoneità, il livello di competenza e l'autorità.

4/ Allocare il tempo in modo efficace

Assicurati di dedicare tempo sufficiente a ciascun argomento della tua agenda, tenendo conto dell'importanza e della complessità di ciascuna questione. Ciò contribuirà a garantire che tutti gli argomenti ricevano la massima attenzione e che la riunione non vada oltre i tempi previsti.

Inoltre, dovresti rispettare il programma il più possibile, ma essere anche abbastanza flessibile da apportare modifiche se necessario. Potresti anche prendere in considerazione l'idea di fare brevi pause per aiutare i partecipanti a ricaricarsi e ritrovare la concentrazione. Ciò può mantenere l'energia e l'interesse della riunione.

5/ Rendere gli incontri più interattivi e coinvolgenti

Rendi le riunioni di lavoro più interattive e coinvolgenti incoraggiando tutti i partecipanti a parlare e condividere i propri pensieri e idee. Oltre a utilizzare attività interattive, come sondaggi dal vivo or sessioni di brainstorming e le ruote girevoli aiutano a mantenere i partecipanti coinvolti e concentrati sulla discussione.

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6/ Verbale di riunione

Presa verbale della riunione durante una riunione di lavoro è un compito importante che aiuta a documentare le principali discussioni e decisioni prese durante la riunione. Aiuta anche a migliorare la trasparenza e garantisce che tutti siano sulla stessa pagina prima di partecipare alla riunione successiva.

7/ Follow-up sugli elementi di azione

Seguendo gli elementi di azione, puoi assicurarti che le decisioni prese durante la riunione vengano messe in atto e che tutti siano chiari sulle proprie responsabilità.

E raccogli SEMPRE feedback dai partecipanti per rendere ancora migliori i prossimi incontri di lavoro: puoi condividere il feedback dopo aver concluso, tramite e-mail o diapositive di presentazione. Rende le riunioni non noiose e tutti si divertono💪

Punti chiave 

Speriamo che, con questo articolo di AhaSlides, puoi distinguere i tipi di riunioni aziendali e i loro scopi. Inoltre, seguendo questi passaggi e le migliori pratiche, puoi contribuire a garantire che le tue riunioni di lavoro siano efficienti, mirate e producano i risultati desiderati.

Condurre riunioni di lavoro in modo efficace può aiutare a migliorare la comunicazione, la collaborazione e il successo all'interno di un'organizzazione ed è una componente chiave della gestione aziendale di successo.

Domande frequenti