Una guida passo passo per l'inserimento di nuovi dipendenti | 6 buone pratiche

La maggior parte dei nuovi assunti decide entro i primi 90 giorni se resterà. Le aziende con un processo di onboarding strutturato migliorano la fidelizzazione dei nuovi assunti dell'82% e la produttività di oltre il 70% rispetto alle organizzazioni che lasciano tutto al caso [1]. Eppure, le ricerche di Gallup rilevano costantemente che solo il 12% dei dipendenti concorda pienamente sul fatto che la propria organizzazione gestisca bene l'onboarding [2].

Lo spazio tra questi due punti dati è dove si verifica il turnover e dove i team delle risorse umane hanno maggiore potere contrattuale.

Questa guida illustra ogni fase dell'inserimento dei nuovi dipendenti, dalla settimana precedente al primo giorno di lavoro fino ai primi 90 giorni, e include sei pratiche che distinguono i programmi di successo da quelli abbandonati dopo la seconda settimana.

I 7 momenti cruciali in sintesi

1. Prima del primo giorno — Combatti i dubbi con un video di benvenuto e la presentazione di un collega.
2. Prima ora — Concentrati sulle persone piuttosto che sulle scartoffie, con un caloroso benvenuto e una postazione di lavoro pronta all'uso.
3. Giorno uno — Evitate il sovraccarico di informazioni rendendo le sessioni interattive, anziché basate su presentazioni statiche.
4. Prima settimana — Assegna un compagno di classe per creare uno spazio sicuro in cui poter fare "domande stupide".
5. Settimana due-tre — Affrontate l'incertezza verificando se la realtà corrisponde alle aspettative.
6. Primo mese — Organizzate una sessione di feedback bidirezionale per esaminare insieme i traguardi iniziali.
7. Giorno 90 — Consolidare la loro posizione nella squadra con una valutazione formale e un riconoscimento pubblico dei loro successi.

Ognuno di essi si basa sul precedente. Se ne sbagli uno, il successivo sarà più difficile da realizzare.

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La cronologia dell'onboarding: fase per fase

Pre-imbarco (una settimana prima del primo giorno)

Il periodo tra l'accettazione dell'offerta e il primo giorno di lavoro è spesso sprecato. I neoassunti sono disponibili, curiosi e ansiosi: una combinazione che li rende ricettivi a quasi ogni tipo di comunicazione proveniente dall'azienda.

Cosa inviare o completare prima del primo giorno:

Shopify, ad esempio, invia ai nuovi assunti un "kit di pre-onboarding" che include la loro attrezzatura, un messaggio di benvenuto scritto dal team e un programma strutturato prima ancora che mettano piede nell'edificio. Il risultato è che i dipendenti arrivano orientati anziché disorientati, il che riduce i tempi necessari per il primo contributo produttivo.

Giorno uno

Le prime impressioni sul lavoro sono memorabili. Le ricerche sui contratti psicologici suggeriscono che le esperienze iniziali plasmano le aspettative a lungo termine in modi difficili da invertire in seguito.

Priorità del primo giorno:

Prima settimana

La prima settimana è dedicata all'orientamento a livello di ruolo, piuttosto che a livello aziendale. I nuovi assunti dovrebbero concludere la prima settimana sapendo chi sono i loro principali interlocutori, quali sono i risultati attesi per i primi 30 giorni e dove trovare aiuto in caso di difficoltà.

Una struttura utile:

Primo mese (giorni 8-30)

Entro la fine del primo mese, un nuovo assunto dovrebbe aver superato la fase di "apprendimento delle basi" e iniziare a dare il proprio contributo. Il ruolo del manager si trasforma da quello di chi spiega a quello di un mentore.

Attività chiave:

Secondo e terzo mese (giorni 31-90)

Il traguardo dei 90 giorni rappresenta un punto di controllo naturale. Molte organizzazioni lo utilizzano come momento di revisione formale; è anche, all'incirca, il momento in cui l'integrazione sociale si consolida o fallisce.

Attività previste per questa fase:

Oltre 90 giorni

Un programma di onboarding che si conclude dopo 90 giorni non coglie la seconda fase dell'integrazione: lo sviluppo di carriera, il mentoring e quel senso di appartenenza che favorisce la fidelizzazione a lungo termine. È fondamentale definire in modo esplicito un passaggio formale dall'"onboarding" allo "sviluppo continuo", altrimenti tende a non avvenire.

6 migliori pratiche per l'onboarding

1. Assegna un collega, non solo un responsabile.

I manager sono responsabili delle prestazioni. I "buddy" sono colleghi che possono rispondere alle domande che i neoassunti sono troppo imbarazzati per porre al proprio manager. Microsoft ha studiato il proprio programma di "buddy" e ha scoperto che i neoassunti con un "buddy" erano il 23% più soddisfatti del loro onboarding a 90 giorni [4]. Il ruolo del "buddy" funziona meglio quando è volontario, a tempo determinato (di solito 90 giorni) e supportato da una breve guida su come dovrebbe essere un buon comportamento da parte del "buddy".

2. Automatizzare il livello amministrativo

L'invio della documentazione pre-assunzione, la programmazione delle riunioni della prima settimana, la distribuzione dei promemoria delle checklist: tutto questo può essere automatizzato tramite un sistema HRIS o una piattaforma di onboarding. L'automazione è importante non tanto perché è più veloce (anche se lo è), ma perché garantisce che nulla venga trascurato quando un manager è impegnato o un nuovo assunto inizia a lavorare durante una settimana frenetica.

3. Organizza sessioni interattive, non solo presentazioni.

L'orientamento per i nuovi assunti è spesso unidirezionale. Le Risorse Umane presentano. I nuovi assunti guardano. Nessuno ricorda granché entro il terzo giorno. L'utilizzo di brevi sondaggi in tempo reale, verifiche delle conoscenze o sessioni di domande e risposte durante le sessioni di orientamento migliora notevolmente la memorizzazione delle informazioni e fornisce ai formatori un segnale in tempo reale sui punti deboli della comprensione. AhaSlides consente ai team di Formazione e Sviluppo di integrare sondaggi, quiz e sessioni di domande e risposte in qualsiasi sessione, sia dal vivo che virtuale, trasformando la domanda "Quali domande avete?" in un dato concreto anziché in una mera domanda retorica.

4. Rendere esplicita la cultura, non darla per scontata

La cultura aziendale viene spesso descritta come "il modo in cui le cose funzionano qui", ma i nuovi assunti non possono osservarla direttamente; vivono solo episodi isolati e ne traggono delle conclusioni. I team che gestiscono bene l'onboarding rendono la cultura aziendale comprensibile: la documentano per iscritto, i dirigenti senior parlano di decisioni concrete che riflettono i valori aziendali e mettono in luce norme che non troverebbero spazio in nessun documento di policy (come si svolgono effettivamente le riunioni, come vengono gestite le decisioni, come vengono affrontati i disaccordi).

5. Definisci per iscritto gli obiettivi a 30, 60 e 90 giorni.

Un piano a 30-60-90 giorni, redatto in collaborazione tra manager e neoassunto, ha due scopi: definisce chiaramente le aspettative e fornisce a entrambe le parti un documento condiviso da rivedere e aggiornare. Il piano dovrebbe specificare i risultati attesi, non solo le attività. "Partecipare a tutte le riunioni del team" è un'attività. "Completare la formazione sulla conformità e presentare al team un riepilogo della roadmap del prodotto entro il 30° giorno" è un risultato atteso.

6. Raccogli feedback e agisci di conseguenza

La maggior parte delle organizzazioni sottopone i nuovi assunti a un sondaggio dopo l'onboarding. Poche, però, utilizzano i risultati in modo tangibile. Il modo più rapido per migliorare un programma di onboarding è chiudere il cerchio: condividere il feedback aggregato con il team che ha gestito il programma, apportare modifiche per il gruppo successivo e comunicare ai nuovi assunti quali cambiamenti sono stati introdotti grazie al loro contributo. Questo ciclo, quando funziona, comunica anche ai nuovi assunti che l'organizzazione li ascolta, il che rappresenta di per sé un risultato positivo dell'onboarding.

Gestione dell'inserimento del personale che lavora da remoto e in modalità ibrida.

I dipendenti assunti da remoto o con contratti ibridi si trovano ad affrontare una versione del problema della connessione che l'onboarding di persona risolve, almeno in parte, in modo del tutto casuale. Presentazioni informali in corridoio, origliare lo svolgimento di una riunione, capire l'atmosfera durante un disaccordo: niente di tutto ciò accade durante una videochiamata. I team delle risorse umane devono sostituire questi momenti fortuiti con interazioni mirate.

Alcuni accorgimenti che fanno una differenza tangibile:

Attrezzature per navi con un tocco personale. Un laptop accompagnato da un biglietto scritto a mano dal team, o da un piccolo gadget aziendale, contribuisce a creare un'atmosfera positiva il primo giorno di lavoro, molto più di qualsiasi messaggio di benvenuto formale. Assicurati che il dispositivo sia completamente configurato prima della spedizione, in modo che il nuovo assunto non debba passare la prima mattinata al telefono con l'assistenza tecnica.

Inserire i collegamenti nella pianificazione. I nuovi assunti che lavorano da remoto dovrebbero avere più momenti di interazione sociale strutturati durante la prima settimana, non meno. Un breve caffè virtuale con un collega esperto, un pranzo di squadra in videochiamata o una breve domanda per conoscersi all'inizio di una riunione di team sono tutti elementi utili. Non devono essere lunghi, ma devono essere costanti.

Fornire troppi dettagli sul contesto. In ufficio, i nuovi assunti assorbono le informazioni dall'ambiente circostante. Lavorando da remoto, ricevono solo ciò che viene condiviso esplicitamente. I manager che collaborano con dipendenti assunti da remoto dovrebbero privilegiare la spiegazione delle motivazioni alla base delle decisioni, la condivisione dei verbali delle riunioni a cui potrebbero non essere stati invitati e la descrizione del lavoro in corso nei canali di comunicazione del team.

Utilizzate in modo strategico i materiali di onboarding asincroni. Video dimostrativi preregistrati, guide di onboarding scritte e moduli interattivi fruibili in autonomia permettono ai dipendenti che lavorano da remoto di procedere al proprio ritmo e di rivedere i materiali secondo necessità. Le sessioni dal vivo possono quindi concentrarsi sulla discussione, sulle domande e sulla costruzione di relazioni, piuttosto che sul mero trasferimento di informazioni.

Errori comuni durante il processo di onboarding

Cominciare troppo tardi. Se la prima comunicazione che un nuovo assunto riceve è un invito sul calendario per l'orientamento del primo giorno, la finestra temporale per il pre-inserimento è persa.

Prima settimana di sovraccarico. Concentrare in cinque giorni formazione sulla conformità, dimostrazioni sull'utilizzo degli strumenti, presentazioni dei reparti e iscrizione ai benefit produce dipendenti esausti che ricordano ben poco.

Nessuna preparazione da parte del manager. L'esperienza di un neoassunto durante la prima settimana dipende in larga misura dalla disponibilità e dall'impegno del suo responsabile. I responsabili hanno bisogno di una breve lista di controllo personalizzata, non solo dell'accesso al programma di onboarding aziendale.

Nessun seguito dopo 30 giorni. Il primo mese non segna la fine del processo di onboarding. Le organizzazioni che considerano concluso il periodo di 30 giorni registrano un prevedibile aumento del tasso di abbandono iniziale intorno al terzo e quarto mese, quando la novità si è affievolita ma il senso di appartenenza non si è ancora pienamente consolidato.

Utilizzo di AhaSlides per le sessioni di onboarding

Le sessioni di onboarding dal vivo, siano esse in presenza, virtuali o ibride, tendono a fallire allo stesso modo: i nuovi assunti rimangono passivi per la maggior parte del tempo. AhaSlides aggiunge un livello di interazione in tempo reale a qualsiasi sessione: sondaggi in diretta per consentire ai facilitatori di valutare la comprensione, domande e risposte anonime per permettere ai partecipanti di porre domande che esiterebbero a fare ad alta voce e word cloud per catturare le prime impressioni o le norme del team in un formato visivo memorabile.

Per i team delle risorse umane che gestiscono l'onboarding di gruppo su più sedi o fusi orari, le funzionalità asincrone consentono ai nuovi assunti di completare gli elementi interattivi al proprio ritmo, con i risultati visibili al facilitatore prima della successiva sessione dal vivo. Ciò significa che il tempo in diretta può essere dedicato alla discussione e alla creazione di legami, anziché alla presentazione di informazioni che avrebbero potuto essere fruite in precedenza.

fonti

[1] Brandon Hall Group (intervista condotta per Glassdoor). Il vero costo di una cattiva assunzione. Un dato spesso citato: le organizzazioni con un solido processo di onboarding migliorano la fidelizzazione dei nuovi assunti dell'82% e la produttività di oltre il 70%. Ricerca sull'inserimento lavorativo del Brandon Hall Group

[2] Gallup. Stato del mondo del lavoro americano. Solo il 12% dei dipendenti concorda pienamente sul fatto che la propria organizzazione gestisca bene il processo di inserimento dei nuovi assunti. Ricerca Gallup sul mondo del lavoro

[3] Bauer, TN (2010). Onboarding dei nuovi dipendenti: massimizzare il successo. Serie di linee guida per le buone pratiche della SHRM Foundation. Il modello delle 4 C (Conformità, Chiarimento, Cultura, Connessione) trae origine dalla ricerca sulla socializzazione di Bauer. Fondazione SHRM

[4] Microsoft. Perché dovresti dare priorità al programma di affiancamento per i nuovi assunti. Uno studio interno ha rilevato un aumento del 23% della soddisfazione a 90 giorni per i neoassunti che hanno un collega di riferimento. Microsoft WorkLab