La maggior parte dei dati dei sondaggi non viene utilizzata. I team eseguire il sondaggio, si raccolgono i dati e poi si crea una presentazione dei risultati del sondaggio che elenca ogni domanda e la relativa ripartizione percentuale. Gli stakeholder annuiscono durante la riunione, la presentazione viene archiviata e non cambia nulla. Vi suona familiare?
Il problema raramente risiede nei dati. È la presentazione. Questa guida illustra come strutturare, visualizzare e presentare i risultati dei sondaggi in modo che i risultati guidino le decisioni anziché finire in un archivio. Un rapporto del McKinsey Global Institute ha rilevato che le organizzazioni basate sui dati hanno 23 volte più probabilità di acquisire clienti e 19 volte più probabilità di essere redditizie, eppure la maggior parte dei risultati dei sondaggi non si traduce mai in decisioni perché vengono presentati senza una narrazione chiara [5].
Cosa deve effettivamente fare una presentazione dei risultati di un sondaggio
Prima di scegliere un tipo di grafico o di scrivere la diapositiva del titolo, è fondamentale avere ben chiaro lo scopo della presentazione. Una presentazione dei risultati di un sondaggio deve assolvere a tre funzioni:
- Racconta al pubblico cosa hai scoperto
- Spiega perché è importante per loro nello specifico
- Indica cosa dovrebbe succedere dopo
Tutto il resto è decorazione. I dirigenti seduti ad assistere a una presentazione su impegno dei dipendenti I dati non servono per valutare la metodologia. Vogliono sapere cosa dicono i numeri sullo stato dell'organizzazione e cosa dovrebbe cambiare. I professionisti delle risorse umane che esaminano i risultati delle valutazioni della formazione vogliono sapere quali programmi funzionano e quali devono essere riprogettati. La cornice è fondamentale prima ancora di presentare la prima diapositiva.
Passaggio 1: Conosci il tuo pubblico prima di costruire qualsiasi cosa
Gli stessi dati del sondaggio devono essere confezionati in modo diverso a seconda di chi è presente nella stanza. Una ripartizione dettagliata di scala Likert Distribuire i risultati su dieci domande è appropriato per un team di analisti delle risorse umane. Le stesse informazioni presentate a un direttore finanziario devono essere condensate in due o tre risultati principali, direttamente collegati agli esiti aziendali.
Prima di preparare la tua presentazione o la tua relazione, rispondi a queste domande:
- Quale decisione deve prendere questo pubblico?
- Di quante informazioni hanno già sul sondaggio e sui suoi obiettivi?
- Quanto tempo avranno a disposizione per rivedere o seguire la presentazione?
- Quale livello di dettaglio statistico troveranno utile e quale eccessivamente complesso?
Per un pubblico di dirigenti, iniziate con il risultato più importante. Per un pubblico di professionisti, potete aggiungere maggiori dettagli. Per sale miste, strutturate la presentazione in modo che i risultati principali vengano presentati per primi e i dati a supporto in seguito, così che gli stakeholder possano uscire dopo i punti chiave e il team di analisi possa rimanere per il resto.
Passaggio 2: Filtra i dati prima di visualizzarli
Un sondaggio di 30 domande genera 30 punti dati, ma ciò non significa che dobbiate presentarli tutti e 30. La maggior parte dei sondaggi presenta da tre a cinque risultati che sono effettivamente rilevanti per le decisioni da prendere. Il resto è, nella migliore delle ipotesi, contesto, nella peggiore, rumore di fondo.
Esaminate i risultati e chiedetevi: quali scoperte sono sorprendenti, significative o suscettibili di intervento? Una domanda a cui il 94% degli intervistati ha dato la stessa risposta non fornisce quasi nessuna informazione utile: probabilmente può essere eliminata. Una domanda in cui le risposte si dividono nettamente tra i dipartimenti, o in cui la tendenza è cambiata significativamente rispetto all'ultimo ciclo di indagine, di solito è adatta alla presentazione.
È proprio in questa fase di filtraggio che la maggior parte dei relatori investe meno. Mostrare tutto dà l'impressione di essere esaustivi, ma è come evidenziare ogni riga di un libro di testo: quando tutto viene contrassegnato come importante, in realtà niente lo è.
Passaggio 3: Scegliere i tipi di grafico che corrispondono ai dati
I diversi formati delle domande richiedono diverse visualizzazioni. L'utilizzo di un tipo di grafico errato rende più difficile la comprensione di dati accurati.
Domande a risposta singola e a risposta multipla I grafici a barre orizzontali funzionano bene. I grafici a barre sono facili da scansionare, gestiscono un numero qualsiasi di categorie e consentono di ordinare le risposte per frequenza in modo che i modelli siano immediatamente visibili [1]. I grafici a torta funzionano per domande a scelta singola con quattro o meno opzioni in cui la proporzione rispetto al tutto è il punto principale, ma diventano difficili da leggere con più di cinque spicchi.
Scala di valutazione e domande di Likert sono meglio rappresentati come grafici a barre sovrapposte, in cui ogni barra rappresenta una domanda e i segmenti mostrano la distribuzione delle risposte lungo la scala [2]. Ciò consente di confrontare i modelli di risposta su più domande in un'unica rappresentazione visiva.
Dati di tendenzaQuando si confrontano i risultati di questo ciclo con quelli di un ciclo precedente, un semplice grafico a linee o un confronto a barre affiancate funziona al meglio. L'obiettivo è rendere evidente a colpo d'occhio la direzione del cambiamento.
Risposte testuali aperte Non è necessario presentarle come citazioni dirette (anche se alcune citazioni ben scelte possono essere molto efficaci). Le nuvole di parole possono far emergere rapidamente i termini più frequentemente utilizzati, il che è utile per individuare temi ricorrenti in grandi insiemi di risposte.
Una regola fondamentale per tutti i tipi di grafico: etichettare i dati direttamente sul grafico anziché affidarsi alle legende. Il pubblico non dovrebbe aver bisogno di consultare una legenda a colori per capire cosa sta guardando.
Passaggio 4: Costruisci una narrazione, non un elenco
La differenza tra una presentazione utile e una dimenticabile spesso si riduce al fatto che il relatore abbia cercato di raccontare una storia o si sia limitato a riportare i numeri [3].
La struttura narrativa dei risultati di un sondaggio si presenta in genere così:
Background: Di cosa trattava il sondaggio, chi ha partecipato e quando è stato condotto? Limitatevi a una diapositiva o a poche frasi. Il pubblico ha bisogno di informazioni sufficienti per fidarsi dei dati, non di una relazione completa sulla metodologia.
Risultato chiave: Iniziate con il risultato più importante. Formulatelo come un'affermazione, non come una domanda. "Il 62% dei dipendenti dichiara di non avere informazioni sufficienti sulle decisioni che riguardano il loro lavoro" è un dato di fatto. "Cosa pensano i dipendenti della comunicazione interna?" è una domanda, non un dato di fatto.
Dettagli aggiuntivi: Due o tre dati che approfondiscono il risultato principale. È qui che le diapositive ricche di grafici trovano la loro collocazione ideale.
Confronto o contesto: Come si confronta questo dato con un periodo di indagine precedente, con un parametro di riferimento del settore o con un team o dipartimento diverso? I numeri sono più significativi se considerati in relazione a qualcosa.
Coinvolgimento: Che cosa significa in pratica questa scoperta? È qui che si collegano i dati alle decisioni che il pubblico deve prendere.
Raccomandazione: Cosa dovrebbe succedere dopo? Anche se il relatore non ha una risposta definitiva, la presentazione dovrebbe concludersi con opzioni chiare, anziché lasciare al pubblico il compito di dedurne le implicazioni.
Fase 5: Collegare i risultati agli obiettivi aziendali
I dati dei sondaggi, se non vincolati alle priorità organizzative, raramente si traducono in azioni concrete. Se il sondaggio riguardava l'efficacia della formazione, è opportuno collegare i risultati alle lacune di competenze che incidono sulle prestazioni o sulla fidelizzazione dei dipendenti. Se invece riguardava il coinvolgimento dei dipendenti, è necessario collegare i risultati al rischio di turnover o agli indicatori di produttività.
Allineare i dati ai risultati che interessano già all'organizzazione non è manipolazione dell'informazione, ma contesto. Un dato come "il 38% dei dipendenti della divisione distribuzione applica raramente le competenze acquisite durante la formazione al lavoro quotidiano" è più utile se abbinato ai dati sul turnover della stessa divisione, piuttosto che se presentato isolatamente.
Passaggio 6: Decidere il formato e la modalità di consegna
Il modo in cui si condividono i risultati dovrebbe essere adeguato al pubblico e all'urgenza dei risultati [4].
Una presentazione dal vivo funziona bene quando i risultati sono significativi, quando si prevedono domande o quando si desidera discutere le implicazioni con il gruppo in tempo reale. La presentazione dal vivo permette di capire l'atmosfera del pubblico e di adattarsi. Se un grafico crea confusione, è possibile chiarirlo immediatamente.
Un report scritto o una presentazione condivisa sono adatti a un pubblico che ha bisogno di assimilare i dati al proprio ritmo o di condividerli con persone che non erano presenti alla riunione originale. I report sono utili anche come documenti di riferimento dopo una presentazione dal vivo.
Per le valutazioni della formazione e i sondaggi periodici, una dashboard che mostri i risultati in tempo reale può sostituire completamente le presentazioni periodiche. I team possono monitorare le tendenze senza dover attendere una revisione programmata.
Utilizzo di AhaSlides per la presentazione in tempo reale dei risultati dei sondaggi.
AhaSlides è una piattaforma completa per il coinvolgimento del pubblico che include sondaggi, scale di valutazione, word cloud, domande aperte e sessioni di domande e risposte in un'unica sessione. Per formatori e facilitatori che conducono sessioni dal vivo, Ah diapositive Consente di presentare i risultati del sondaggio in tempo reale durante la sessione stessa. I risultati del sondaggio, le risposte su scala di valutazione e le nuvole di parole si aggiornano man mano che i partecipanti rispondono, in modo da poter condividere i risultati con i presenti mentre il contenuto è ancora fresco, anziché compilare i risultati in un report che arriva giorni dopo.
Questo è particolarmente utile per le valutazioni post-formazione, dove la visualizzazione dei punteggi di fiducia aggregati del gruppo spesso innesca una discussione più sincera rispetto alla lettura di un rapporto di debriefing una settimana dopo la sessione. Quando il 60% dei partecipanti indica una scarsa fiducia in una competenza chiave e questi dati vengono visualizzati sullo schermo durante la discussione conclusiva, cambia ciò che accade in seguito: i formatori possono affrontare immediatamente la lacuna e i partecipanti possono constatare di non essere soli nell'aver riscontrato difficoltà.
AhaSlides esporta anche le risposte come dati in formato foglio di calcolo per un'analisi più dettagliata al termine della sessione, in modo che presentazioni dal vivo e report post-sessione utilizzino gli stessi dati senza passaggi aggiuntivi. Pensatelo meno come un resoconto di fine sessione e più come un tabellone dei punteggi in tempo reale. Le persone reagiscono in modo diverso quando possono vedere i numeri in tempo reale.
Gli errori più comuni da evitare
Presentazione di ogni domanda. Il pubblico non può assimilare 25 punti dati in un singolo incontro. Selezionate con rigore. Spostate le domande meno rilevanti in un'appendice, in modo che i dati siano disponibili su richiesta, ma mantenete la presentazione principale focalizzata sui tre o cinque risultati che meritano realmente l'attenzione dei presenti.
Utilizzo del tipo di grafico errato. Un grafico a torta con otto spicchi non dice nulla. Un grafico a barre sovrapposte che confronta le distribuzioni di Likert su cinque domande dice molto di più. Prima di finalizzare qualsiasi elemento visivo, chiediti se un collega che non ha familiarità con il sondaggio sarebbe in grado di interpretarlo correttamente in meno di dieci secondi. In caso contrario, semplifica o cambia formato.
Saltando il "e allora?". I dati senza interpretazione costringono il pubblico a trarre le proprie conclusioni, il che spesso significa che non ne trarranno alcuna. Ogni risultato dovrebbe essere seguito da una frase che ne spieghi la rilevanza pratica. Se non si è in grado di scrivere quella frase, il risultato potrebbe non essere pertinente alla presentazione.
Nascondere il titolo principale. Iniziare una presentazione di 20 minuti con cinque minuti dedicati alla metodologia prima di arrivare al risultato principale è un modo infallibile per perdere l'attenzione del pubblico. È meglio presentare il risultato più importante nella seconda o terza diapositiva, per poi fornire contesto e dettagli in seguito, a chi lo desidera.
Presentazione con un livello di dettaglio inadeguato. Il team dirigenziale necessita di una versione diversa degli stessi dati rispetto al team che ha progettato il sondaggio. In caso di dubbio, è consigliabile preparare una versione riassuntiva e tenere a disposizione una versione di backup più dettagliata da utilizzare qualora la discussione si approfondisca.
Domande frequenti
Quanto dovrebbe essere lunga la presentazione dei risultati di un sondaggio?
Per la maggior parte dei leader o degli stakeholder, la durata ideale è di 15-20 minuti. Questo tempo è solitamente sufficiente per illustrare da tre a cinque risultati chiave, fornire il contesto di supporto per ciascuno e concludere con le raccomandazioni. Se i risultati sono complessi o il pubblico si aspetta un'analisi dettagliata, 30 minuti rappresentano un limite ragionevole. Qualsiasi intervento più lungo dovrebbe essere strutturato come un workshop o una sessione di lavoro, non come una presentazione.
Cosa va inserito nell'appendice?
Includete tutto ciò che avete rimosso dalla presentazione principale ma che potrebbe essere utile a un potenziale interlocutore curioso: la ripartizione completa domanda per domanda, i dati demografici, le risposte testuali alle domande aperte e qualsiasi nota metodologica. L'appendice rende la presentazione principale più concisa senza rendere inaccessibili i dati sottostanti.
Come si presentano i risultati quando questi sono poco lusinghieri?
Riporta i dati in modo accurato e contestualizzali. Se i punteggi di coinvolgimento sono calati significativamente, dichiaralo chiaramente, indica i fattori che potrebbero aver contribuito e preparati con una proposta di risposta. Il pubblico in genere reagisce meglio a risultati onesti accompagnati da un piano chiaro, piuttosto che a risultati edulcorati che non mettono in luce il vero problema.
fonti
[1] Alchimista. Grafico a torta o grafico a barre? Presentazione dei risultati di un sondaggio. https://www.alchemer.com/resources/blog/pie-chart-or-bar-graph/
[2] Prosperare. 5 modi per visualizzare efficacemente le risposte ai sondaggi. https://flourish.studio/blog/visualizing-survey-data/
[3] Vendetta. Come presentare efficacemente i risultati di un sondaggio. https://venngage.com/blog/survey-results/
[4] Insight7. Metodi efficaci per presentare i dati dei sondaggi alle parti interessate. https://insight7.io/top-methods-for-presenting-survey-data-to-stakeholders/
[5] McKinsey Global Institute. L'era dell'analisi dei dati: competere in un mondo basato sui dati. https://www.mckinsey.com/capabilities/quantumblack/our-insights/the-age-of-analytics-competing-in-a-data-driven-world
