La maggior parte dei corsi di formazione online ha un problema di silenzio: i partecipanti si collegano, ma le telecamere sono spente, i microfoni disattivati e la loro mente è altrove.
Pubblichi i contenuti. Chiedi se tutti ti seguono. Silenzio. Un cortese "sì" in chat. E non hai idea se qualcosa sia stato letto o meno.
Il costo è misurabile: Ricerca AhaSlides È emerso che il 66.1% dei professionisti afferma che la distrazione riduce la memorizzazione delle informazioni e il 63.3% riferisce che produce risultati di apprendimento inferiori.
Questa guida illustra 20 pratiche specifiche che i professionisti della formazione e dello sviluppo e i formatori aziendali possono utilizzare per cambiare questo schema, dalla preparazione pre-sessione alla misurazione dei risultati.
💡Suggerimenti rapidi: usa questi cinque consigli pratici per una formazione virtuale interattiva per il tuo team.
Cos'è effettivamente la formazione virtuale
La formazione virtuale è un apprendimento guidato da un istruttore, erogato in diretta tramite videoconferenza, in cui formatori e partecipanti si connettono da remoto in tempo reale. Non è la stessa cosa dell'e-learning a ritmo personalizzato.
La distinzione è importante. La formazione virtuale conserva l'interazione in tempo reale dell'insegnamento in aula: domande e risposte dal vivo, discussioni di gruppo, esercitazioni pratiche, feedback immediato. Ciò che cambia è il mezzo di erogazione, e questo mezzo introduce sfide specifiche che richiedono risposte specifiche.
Per la maggior parte dei team L&D, la formazione virtuale avviene tramite Zoom, Microsoft Teamsoppure Google Meet, con strumenti aggiuntivi per la gestione di sondaggi, lavagne virtuali e interazioni con il pubblico.
Perché le organizzazioni hanno mantenuto la formazione virtuale anche dopo la fine della pandemia?
La pandemia ha accelerato l'adozione, ma le argomentazioni relative ai costi e alla scalabilità ne hanno limitato l'utilizzo.
Il ragionamento sui costi è semplice. Eliminare le spese di viaggio, l'affitto delle sedi e il materiale stampato riduce significativamente la spesa per la formazione pro capite. Per le organizzazioni che formano centinaia o migliaia di dipendenti ogni anno, questa differenza si moltiplica rapidamente.
La scala è l'altro fattore determinante. Un formatore in grado di raggiungere 30 persone in un'aula può raggiungerne 300 in una sessione virtuale senza un aumento proporzionale dei costi o dello sforzo.Per la formazione sulla conformità, l'inserimento di nuovi dipendenti e l'aggiornamento delle competenze che devono raggiungere una forza lavoro distribuita, la modalità virtuale è semplicemente più pratica rispetto alle alternative.
Anche la flessibilità è importante. I partecipanti che si trovano in fusi orari diversi, in uffici diversi o con orari di lavoro diversi possono tutti accedere alla stessa sessione. La registrazione della sessione ne amplia ulteriormente la portata: chi non ha potuto partecipare in diretta può guardarla in seguito, e il contenuto diventa una risorsa riutilizzabile anziché un evento unico.
Il rovescio della medaglia è che la distribuzione online è più difficile da rendere coinvolgente. È proprio questo il problema che questa guida si propone di affrontare.
Sfide comuni e come affrontarle
L'assenza di presenza fisica e di segnali non verbali è la differenza fondamentale rispetto alla didattica in aula. Video di alta qualità, l'obbligo di tenere la telecamera accesa e frequenti verifiche di comprensione compensano ciò che non si può leggere in classe.
Le distrazioni a casa e sul lavoro sono prevedibili. Definire in anticipo le regole di partecipazione, prevedere pause regolari e utilizzare attività che richiedano una risposta attiva anziché un ascolto passivo, riduce la necessità di distrazioni.
I guasti tecnici possono capitare. Testare tutto 48 ore prima della sessione, avere un piano di riserva per ogni elemento interattivo e predisporre un metodo di contatto alternativo significa che un problema tecnico si trasformerà in un breve ritardo anziché in una sessione compromessa.
La scarsa partecipazione è solitamente un problema strutturale, non di motivazione. Aggiungere un momento interattivo ogni 10 minuti anziché ogni 45 trasforma l'atteggiamento da passivo ad attivo.
Gestire una discussione di gruppo plenaria in modalità virtuale è difficile. Le stanze virtuali con compiti chiari e ruoli assegnati producono risultati migliori rispetto a una conversazione aperta con 20 persone e un solo pulsante per attivare il microfono.
La stanchezza dell'attenzione si manifesta più rapidamente online che di persona. Limitare le sessioni a 90 minuti e suddividere i contenuti più lunghi in più sessioni più brevi non è un compromesso, bensì una migliore progettazione didattica.
Preparazione pre-sessione
1. Acquisire familiarità con la piattaforma prima che i partecipanti effettuino l'accesso.
I problemi con la piattaforma minano rapidamente la credibilità del formatore. Esegui almeno due prove complete sulla piattaforma che utilizzerai effettivamente prima della presentazione. Testa ogni elemento interattivo, ogni video incorporato, ogni transizione. Tieni a portata di mano durante la sessione una guida alla risoluzione dei problemi di una pagina che elenchi i cinque guasti tecnici più probabili.
Uno studio di ResearchGate sulla formazione online ha rilevato che le difficoltà tecniche durante l'istruzione aumentano i tassi di abbandono e riducono il trasferimento delle conoscenze [1].
2. Investi in attrezzature che non ti contrastino
Un audio scadente è il modo più rapido per perdere una stanza virtuale. I partecipanti sopporteranno un video leggermente sgranato molto più a lungo di un audio intermittente.
Configurazione minima per una presentazione professionale: una webcam 1080p posizionata all'altezza degli occhi, una cuffia o un microfono esterno con cancellazione del rumore, una connessione internet cablata stabile con hotspot mobile come backup e uno spazio ben illuminato con la fonte di luce frontale anziché posteriore. Se si effettuano sessioni regolarmente, è consigliabile aggiungere un secondo monitor o dispositivo per monitorare la chat e le reazioni dei partecipanti senza dover cambiare finestra.
L'audio è fondamentale. I partecipanti tollereranno un video leggermente degradato molto più a lungo di un audio frammentato o con eco. Se dovete scegliere dove investire, investite sul microfono.
3. Inviare materiali preparatori alla sessione che predispongano all'apprendimento
Il coinvolgimento può iniziare prima ancora che i partecipanti si colleghino. Un breve sondaggio preliminare, in cui si chiede ai partecipanti di valutare il loro livello di sicurezza sull'argomento, fornisce dati di base e stimola la riflessione dei partecipanti in anticipo.
Altre opzioni: un video esplicativo di due minuti sulla navigazione della piattaforma, una singola domanda di riflessione inviata via e-mail o una breve lettura che fornisca al gruppo un vocabolario comune.
4. Elabora un piano di sessione con piani di emergenza
Un piano di sessione è una mappa minuto per minuto che indica quale segmento seguirà, qual è l'attività prevista e cosa fare se si verifica un ritardo o un problema tecnico.
Un piano di sessione si compone di cinque elementi. Innanzitutto, gli obiettivi di apprendimento: risultati specifici e misurabili che definiscono cosa i partecipanti dovrebbero essere in grado di fare o spiegare al termine della sessione. Obiettivi vaghi come "comprendere l'argomento" non sono utili; lo è invece "spiegare le tre fasi del processo e identificare quale fase è più rilevante per il proprio ruolo".
Successivamente, viene definita la tempistica per ciascun segmento: una durata pianificata per ogni blocco, più un margine di flessibilità che assorbe eventuali sfori senza comprimere tutto ciò che segue. Segue poi la modalità di erogazione: se ciascun segmento consiste in una presentazione, una discussione, un'attività o una valutazione, viene specificato esplicitamente in modo da non lasciare ambiguità su cosa accadrà e quando.
Gli elementi interattivi necessitano di una colonna a parte: lo strumento specifico e il prompt per ogni punto di contatto, non solo "sondaggio qui". Un prompt scritto in anticipo è sempre più efficace di uno improvvisato sotto pressione.
Infine, piani di riserva per ogni fase in cui la tecnologia potrebbe fallire. Cosa succede se il sondaggio non si carica? Cosa succede se un partecipante non riesce ad accedere alla stanza virtuale? Un piano scritto prima della sessione richiede due minuti. Una risposta improvvisata durante la sessione ne richiede dieci e distoglie l'attenzione di tutti i partecipanti.
Se avete a disposizione 90 minuti, prevedete 75 minuti di contenuti. I 15 minuti di margine servono per gestire domande, eventuali problemi tecnici e conversazioni che meritano di essere approfondite.
5. Effettua il login 15 minuti prima
Arrivate prima dei partecipanti. Quei primi minuti vi permettono di testare audio e video, aiutare i partecipanti a risolvere eventuali problemi di connessione prima dell'inizio della sessione e creare un rapporto informale. I partecipanti che si sentono considerati prima dell'inizio della formazione sono più propensi a contribuire una volta iniziata.
Struttura della sessione
6. Stabilisci le aspettative nei primi cinque minuti
I primi minuti determinano le modalità di partecipazione per tutto ciò che seguirà. Se li trascorrete parlando ad alta voce, creerete un'esperienza passiva. Se invece proponete un'attività interattiva, otterrete l'effetto opposto.
Iniziate con l'ordine del giorno della sessione, le modalità di partecipazione, gli strumenti che i partecipanti dovranno utilizzare e le regole di base per la discussione. Le sessioni che iniziano con norme di partecipazione chiare registrano un coinvolgimento significativamente maggiore per tutta la loro durata [2].
7. Mantieni le sessioni a 90 minuti o meno.
I partecipanti gestiscono l'ambiente domestico, le notifiche e il carico cognitivo derivante da un tempo prolungato trascorso davanti allo schermo. Per i contenuti che richiedono più di 90 minuti, è consigliabile suddividerli in più sessioni più brevi distribuite su giorni consecutivi. Quattro sessioni da 60 minuti producono costantemente una migliore memorizzazione rispetto a un singolo blocco di quattro ore, perché l'apprendimento distanziato dà al cervello il tempo di consolidare le informazioni tra le esposizioni [3].
8. Inserite delle pause ogni 30-40 minuti
Le pause sono una necessità cognitiva, non un riempitivo. Il cervello consolida le informazioni durante il riposo e la concentrazione prolungata senza interruzioni produce rendimenti decrescenti sulla memorizzazione [3]. Cinque minuti ogni 30-40 minuti sono il minimo. Comunica ai partecipanti il programma delle pause in anticipo in modo che possano organizzarsi di conseguenza e terminare in orario.
9. Gestire i tempi con precisione
Quando un formatore prolunga costantemente le sessioni, i partecipanti iniziano a disinteressarsi prima della fine, perché sanno di essere in ritardo per il loro prossimo impegno. Assegna stime di tempo realistiche a ciascun segmento. Utilizza un timer silenzioso. Individua due o tre sezioni flessibili che possono essere accorciate se necessario e comunica esplicitamente ai partecipanti quando prolunghi una discussione e cosa stai tagliando per compensare.
10. Applica la regola 10/20/30 alle presentazioni
Non più di 10 diapositive, non più lungo di 20 minuti, nessun carattere più piccolo di 30 punti [4]. Il vincolo del carattere limita naturalmente la densità delle diapositive: se il carattere è abbastanza grande da essere letto su un piccolo schermo di laptop, non è possibile inserire paragrafi di testo, il che costringe a presentare le idee piuttosto che trascriverle. Utilizzare le diapositive per inquadrare i concetti; passare alle attività per l'applicazione.
Promuovere la partecipazione
11. Crea un momento interattivo nei primi cinque minuti
Un sondaggio rapido, un attività della nuvola di parole, oppure un singolo prompt di chat fa sì che i partecipanti rispondano immediatamente. I partecipanti che contribuiscono una volta all'inizio hanno molte più probabilità di continuare a partecipare per tutta la durata del progetto.
12. Aggiungi un punto di interazione ogni 10 minuti
Il coinvolgimento cala drasticamente dopo 10 minuti di contenuti passivi. Il problema si aggrava negli ambienti virtuali: Ricerca AhaSlides È emerso che il 41.9% dei partecipanti cita l'affaticamento da schermo come una delle principali cause di distrazione, rendendo la formazione a distanza particolarmente a rischio di perdita di attenzione. Un ritmo ragionevole: un momento interattivo nei primi cinque minuti per favorire la partecipazione, seguito da un punto di interazione ogni 10 minuti per tutta la durata della sessione. Ciò significa che una sessione di 60 minuti prevede circa cinque o sei punti di contatto, non un unico sondaggio finale.
Il formato può variare: un sondaggio rapido, una nuvola di parole, una domanda in chat, un'attività in una stanza di lavoro separata o una sessione anonima di domande e risposte. La rotazione del formato impedisce che le interazioni diventino prevedibili, il che è ciò che ne riduce l'efficacia nel tempo.
13. Utilizzate le stanze di lavoro separate per l'applicazione pratica, non solo per la discussione.
I piccoli gruppi di tre-cinque persone creano un ambiente psicologicamente sicuro per i partecipanti che non si sentono a proprio agio a parlare in contesti di gruppo ristretto. L'errore che commettono molti formatori è quello di mandare le persone in stanze virtuali separate con una vaga traccia di discussione. Assegnate loro un compito con un risultato concreto: un caso di studio da risolvere, un problema da diagnosticare, una bozza da produrre. Assegnate i ruoli, concedete almeno 10 minuti e poi discutete i risultati con l'intero gruppo.
14. Chiedete che le telecamere vengano accese, senza però pretenderlo.
La presenza video aumenta la responsabilità, ma l'obbligo di usare la telecamera crea risentimento quando i partecipanti hanno motivi legittimi per rifiutare: spazi domestici condivisi, limiti di banda o videochiamate consecutive. Spiegate perché le telecamere sono utili, chiedete invece di imporre e offrite pause durante le sessioni più lunghe. Le sessioni in cui il 70% o più dei partecipanti ha la telecamera accesa tendono a generare più discussione e punteggi di soddisfazione post-sessione più elevati [2].
15. Usa i nomi
Rivolgersi a un partecipante chiamandolo per nome trasforma una trasmissione in una conversazione. "Ottimo spunto, Sarah, a chi altro è capitato questo?" indica che si sta prestando attenzione all'atmosfera del gruppo. I partecipanti che si sentono riconosciuti individualmente sono più propensi a contribuire in futuro.
Strumenti e attività
16. Utilizzare attività rompighiaccio con finalità professionali
Le attività rompighiaccio suscitano scetticismo perché molte sono frivole. Quelle che funzionano, invece, si collegano direttamente all'argomento della formazione.
Per una sessione sulle capacità comunicative: "Descrivi il tuo stile comunicativo in una sola parola". Rappresenta le risposte sotto forma di nuvola di parole. La varietà delle risposte mostra immediatamente al gruppo che le persone hanno approcci diversi alla comunicazione, che è il presupposto dell'intera sessione.
Per una sessione sulla gestione del cambiamento: "Qual è un cambiamento sul lavoro che si è rivelato migliore del previsto?" Raccogli le risposte in forma anonima. Le risposte predispongono le persone a pensare al cambiamento in modo positivo prima di introdurre i modelli.
Per una sessione di formazione sulla conformità: "Su una scala da uno a cinque, quanto sei sicuro di poter spiegare questa politica a un nuovo collega?" I dati iniziali determinano il ritmo della sessione e i partecipanti che si autovalutano negativamente sono già predisposti a prestare attenzione.
Il principio è lo stesso in ogni caso: chi rompighiaccio svolge un lavoro vero e proprio, non un semplice riscaldamento.
17. Esegui sondaggi in tempo reale per adattarti in tempo reale
I sondaggi sono più utili quando si agisce in base ai risultati. sondaggio interattivo Il fatto che il 60% dei partecipanti valuti la propria fiducia a 3 su 10 è un segnale per rallentare prima di procedere. Momenti efficaci per la raccolta di informazioni: valutazione iniziale prima della formazione, verifiche di comprensione a metà sessione, domande applicative basate su scenari e verifica finale della fiducia e dei concetti appresi.
18. Utilizzare domande aperte per far emergere il pensiero reale
I sondaggi raccolgono dati in modo efficiente. Le domande aperte rivelano come le persone pensano realmente a un problema. "Quali difficoltà prevedi di incontrare nell'applicazione di questo?" fa emergere ostacoli reali che un test di comprensione standardizzato non riuscirebbe a individuare. Le domande aperte funzionano bene nelle chat, sulle lavagne collaborative o come spunti per discussioni di gruppo.
19. Integrare la sessione di domande e risposte anonime nella struttura della sessione.
"Avete domande?" alla fine di una frase invariabilmente produce silenzio. La paura di sembrare impreparati è reale, ed è ancora più forte online perché le domande sembrano più evidenti. Funzione Q&A di AhaSlides Consente ai partecipanti di inviare domande in forma anonima e di votare quelle più pertinenti. L'invio anonimo genera costantemente più domande rispetto ai formati esclusivamente verbali, e la creazione di punti di controllo per domande e risposte durante la sessione fa sì che i dubbi vengano affrontati mentre l'argomento è ancora in discussione.
20. Utilizza i quiz come strumento di apprendimento, non come test.
L'effetto del test, uno dei risultati più replicati nella psicologia cognitiva, mostra che il recupero delle informazioni dalla memoria le rafforza più che la revisione dello stesso materiale [5]. Un quiz di due domande dopo ogni concetto principale fa di più per la memorizzazione che riassumere il concetto una seconda volta.
Formati pratici per i quiz di verifica delle conoscenze: un quiz a risposta multipla di due o tre domande dopo ogni concetto principale, una domanda in cui i partecipanti devono digitare la risposta e ricordare un termine o un modello specifico senza suggerimenti, una domanda basata su uno scenario che chiede ai partecipanti di applicare quanto appena appreso a una situazione realistica, oppure un'attività di abbinamento in cui i partecipanti collegano i concetti a definizioni o esempi.
Ogni quiz deve essere breve. Due domande dopo un blocco di concetti sono sufficienti per attivare il recupero delle informazioni senza trasformare la sessione in un esame. L'obiettivo è rafforzare la memoria, non valutare le prestazioni, quindi è importante impostare la domanda in modo da ridurre al minimo la pressione. "Vediamo come va prima di passare all'argomento successivo" funziona meglio di "è ora di un quiz".
Misurare l'efficacia dell'addestramento
Raccogliere feedback immediatamente dopo una sessione permette di ottenere dati sulla soddisfazione, ma non indica se quanto appreso si è poi rivelato utile sul lavoro.
Un approccio di misurazione completo si articola su quattro livelli, derivati dal modello di Kirkpatrick, che rimane il quadro di riferimento più utilizzato per la valutazione della formazione.
Il primo aspetto riguarda la reazione: i partecipanti hanno trovato la sessione utile? Un breve sondaggio post-sessione, che indaga la pertinenza dei contenuti, l'efficacia del formatore e la soddisfazione generale, permette di cogliere questo aspetto. È il livello più facile da misurare e il meno predittivo dell'apprendimento effettivo.
Il secondo aspetto riguarda l'apprendimento: sono cambiate le conoscenze o la fiducia? Un punteggio di fiducia sull'argomento principale, calcolato prima e dopo la sessione, combinato con un breve test di verifica delle conoscenze, permette di confrontare i risultati prima e dopo. AhaSlides semplifica questo processo: basta eseguire lo stesso sondaggio all'inizio e alla fine della sessione e confrontare le distribuzioni.
Il terzo aspetto riguarda il comportamento: i partecipanti mettono in pratica ciò che hanno imparato? Un sondaggio di follow-up a 30 giorni, con una o due domande specifiche sull'applicazione sul posto di lavoro, è il minimo indispensabile. L'osservazione da parte del responsabile o il feedback dei colleghi forniscono ulteriori informazioni.
Il quarto aspetto riguarda i risultati: la formazione ha influenzato un indicatore aziendale? Questo è il livello più difficile da misurare con precisione, poiché molte variabili incidono sui risultati. Ove possibile, individuate un indicatore che la formazione intende influenzare, stabilite un valore di riferimento prima del programma e verificatelo 90 giorni dopo.
La maggior parte dei programmi di formazione misura solo il livello uno. Aggiungere il livello due richiede 10 minuti. Aggiungere il livello tre richiede una sola email di follow-up. Il divario tra ciò che le organizzazioni misurano e ciò che effettivamente permetterebbe loro di valutare l'efficacia della formazione è quasi interamente una questione di abitudine, non di impegno.
I follow-up a 30 e 90 giorni sono il punto debole della maggior parte dei programmi di misurazione dell'efficacia della formazione. Un singolo questionario di follow-up richiede poco sforzo e permette di capire se la sessione ha avuto un effetto duraturo.
Utilizzo di AhaSlides per l'erogazione di formazione virtuale.
Le pratiche di coinvolgimento descritte sopra funzionano al meglio se integrate nella sessione, anziché richiedere ai partecipanti di passare da una piattaforma all'altra. Gestire contemporaneamente più strumenti crea attrito e compromette l'interazione che dovrebbe invece favorire.
AhaSlides gestisce sondaggi, word cloud, domande e risposte e quiz di verifica delle conoscenze in un'unica piattaforma. I formatori possono creare elementi interattivi a complemento dei contenuti della presentazione, i partecipanti possono rispondere da qualsiasi dispositivo in tempo reale e la dashboard di analisi mostra la distribuzione delle risposte man mano che arrivano. Quando i risultati del sondaggio mostrano che la maggior parte dei partecipanti ha un livello di fiducia pari a 4 su 10, è possibile visualizzarlo e rispondere immediatamente, anziché scoprirlo in un report di feedback tre giorni dopo.
Domande frequenti
Qual è la durata ideale per una sessione di formazione virtuale?
Da 60 a 90 minuti. Per i contenuti che richiedono più tempo, suddivideteli in più sessioni più brevi distribuite su giorni consecutivi. La distribuzione distanziata migliora la memorizzazione rispetto a blocchi lunghi unici [3].
Come posso incoraggiare i partecipanti più riservati a contribuire?
Offrire diversi canali di partecipazione oltre a quelli verbali: chat, sondaggi anonimi, reazioni con emoji, lavagne collaborative. Le stanze virtuali per gruppi di tre o quattro persone incoraggiano inoltre la partecipazione anche di chi tende a rimanere in silenzio nei gruppi numerosi.
Devo imporre l'attivazione delle telecamere?
Chiedete piuttosto che imporre. Spiegate i vantaggi, riconoscete le ragioni legittime per rifiutare e offrite delle pause durante le sessioni più lunghe. Dare il buon esempio, tenendo la propria videocamera sempre accesa, è più efficace di qualsiasi regolamento.
Di quale attrezzatura ho effettivamente bisogno?
Una webcam 1080p, una cuffia con microfono o un microfono esterno con cancellazione del rumore, una connessione internet stabile con backup mobile, un'illuminazione adeguata e un secondo dispositivo per monitorare la chat.
fonti
[1] Sitzmann, T., Ely, K., Brown, KG, & Bauer, KN (2010). Gli effetti delle difficoltà tecniche sull'apprendimento e sull'abbandono durante la formazione online. Psicologia del personale. ResearchGate
[2] Settore della formazione. Ricerca sulle migliori pratiche di facilitazione virtuale e sui tassi di partecipazione tramite telecamera. trainingindustry.com
[3] Cepeda, NJ, Pashler, H., Vul, E., Wixted, JT, & Rohrer, D. (2006). Pratica distribuita nei compiti di richiamo verbale: una revisione e una sintesi quantitativa. Bollettino psicologico, 132 (3), 354-380. Rete APA Psico
[4] Kawasaki, G. La regola 10/20/30 di PowerPoint. guykawasaki.com
[5] Roediger, HL, & Karpicke, JD (2006). Apprendimento potenziato dai test: sostenere test di memoria migliora la ritenzione a lungo termine. Scienza Psicologica, 17 (3), 249-255. PubMed
