I diagrammi di Gantt sembrano un codice segreto di gestione del progetto che solo i professionisti capiscono.
Ma non temere: in realtà sono piuttosto semplici una volta che hai decodificato come funzionano.
Spiegheremo tutto, rispondendo alle tue domande da cos'è un diagramma di Gantt a come utilizzarlo in modo efficace nel tuo progetto.
| Che cos'è un diagramma di Gantt su Excel? | Un diagramma di Gantt su Excel è un tipo di grafico a barre che ti aiuta a visualizzare la sequenza temporale del tuo progetto. |
| Perché lo chiamano diagramma di Gantt? | Il diagramma di Gantt prende il nome da Henry Gantt, che lo rese popolare negli anni 1910-1915. |
| Perché usare un diagramma di Gantt è buono? | Il diagramma di Gantt ti aiuta a guardare nel quadro generale, organizzare le attività in modo efficace e tenere tutti sotto controllo. |
Sommario
Cos'è un diagramma di Gantt
Un diagramma di Gantt è fondamentalmente un diagramma che delinea la sequenza temporale del tuo progetto.
Mostra le date di inizio e di fine per ogni attività, insieme alle dipendenze tra le attività per assicurarsi che tutto venga svolto nell'ordine corretto. Chiaro e semplice.
I diagrammi di Gantt hanno alcune parti chiave:
- L'elenco delle attività: ogni attività nel tuo progetto ha la propria riga sul grafico.
- La sequenza temporale: il grafico contiene un asse orizzontale che segna i periodi di tempo, solitamente giorni, settimane o mesi.
- Date di inizio e fine: ogni attività riceve una barra che mostra quando inizia e finisce lungo la sequenza temporale.
- Dipendenze: le connessioni mostrano se un'attività deve essere completata prima che un'altra possa iniziare.
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A cosa serve un diagramma di Gantt?
Ci sono alcuni motivi per cui l'utilizzo di un diagramma di Gantt è utile per la gestione dei progetti:
· XNUMX€ Fornisce una chiara rappresentazione visiva della sequenza temporale del progetto. Essere in grado di vedere le attività, le durate, le dipendenze e le pietre miliari disposte visivamente semplifica la comprensione dell'intero programma a colpo d'occhio.
· XNUMX€ Aiuta a identificare tempestivamente i problemi di pianificazione. Osservando il diagramma di Gantt, puoi individuare potenziali colli di bottiglia, sovrapposizioni di attività critiche o lacune nella sequenza temporale che potrebbero causare ritardi. È quindi possibile apportare modifiche per evitare problemi.
· XNUMX€ Aiuta a comunicare il programma alle parti interessate. Condividendo il diagramma di Gantt, offri ai colleghi e ai clienti un modo semplice per vedere la sequenza temporale, i titolari delle attività, le dipendenze e le pietre miliari pianificate. Ciò favorisce la trasparenza e la responsabilità.
· XNUMX€ Rende chiaro il monitoraggio dei progressi. Man mano che aggiorni il diagramma di Gantt per mostrare le attività completate, le attività in corso e qualsiasi modifica, il diagramma fornisce una vista "a colpo d'occhio" dello stato del progetto per te e gli altri membri del team.
· XNUMX€ Aiuta a gestire le risorse in modo efficace. Quando le attività con dipendenze dalle risorse sono disposte visivamente, puoi ottimizzare l'utilizzo di persone, attrezzature e altre risorse nell'intera sequenza temporale.
· XNUMX€ Consente la pianificazione di scenari ipotetici. Apportando modifiche alle durate, alle dipendenze e alle sequenze delle attività nel diagramma di Gantt, puoi modellare diversi scenari per determinare il miglior piano di progetto prima di implementarlo realmente.
Che aspetto ha un diagramma di Gantt?
Un diagramma di Gantt traccia visivamente le attività su una sequenza temporale. Tipicamente include:
• Un elenco di attività lungo l'asse verticale sinistro. Ogni attività ottiene la propria riga.
• Una scala temporale orizzontale nella parte inferiore, che in genere mostra incrementi come giorni, settimane o mesi.
• Per ogni attività, una barra che va dalla data di inizio pianificata alla data di fine. La lunghezza della barra indica la durata pianificata dell'attività.
• Le dipendenze tra le attività vengono visualizzate con linee o frecce che collegano le attività. Questo mostra quali attività devono essere completate prima che altre possano iniziare.
• Le pietre miliari sono indicate con linee verticali o icone in date specifiche. Segnano punti di controllo importanti o date di scadenza.
• Le risorse assegnate a ciascuna attività possono essere visualizzate nelle barre delle applicazioni o in una colonna separata.
• Lo stato di avanzamento effettivo è talvolta indicato da porzioni di hashing, ombreggiatura o codice colore delle barre delle attività che rappresentano il lavoro svolto.
Cosa hanno in comune i diagrammi di Gantt e i diagrammi Pert?
Sia i diagrammi di Gantt che i diagrammi PERT:
• Sono strumenti di pianificazione e gestione dei progetti.
• Rappresentare visivamente una sequenza temporale del progetto con attività, pietre miliari e durate.
• Aiutare a identificare rischi, dipendenze e potenziali problemi nel piano del progetto.
• Può essere aggiornato per riflettere l'avanzamento delle attività e le modifiche alla pianificazione.
• Assistere con l'allocazione e il monitoraggio dell'utilizzo delle risorse.
• Facilitare il monitoraggio dello stato e delle prestazioni del progetto.
• Migliorare la comunicazione fornendo una chiara rappresentazione visiva della tempistica e dello stato del progetto.
Le principali differenze tra diagrammi di Gantt e diagrammi PERT sono:
Diagrammi di Gantt:
• Mostra le date di inizio e fine pianificate di ogni attività.
• Concentrarsi maggiormente sulla programmazione e la tempistica delle attività.
• Utilizzare un semplice formato di grafico a barre.
Grafici PERT:
• Calcolare la durata prevista di un'attività sulla base di stime ottimistiche, pessimistiche e molto probabili.
• Concentrarsi maggiormente sulla rete logica che determina la sequenza delle attività.
• Utilizzare un formato di diagramma a nodi e frecce che mostri le dipendenze e la logica tra le attività.
In sintesi, sia i diagrammi di Gantt che i diagrammi PERT mirano a modellare e visualizzare una pianificazione del progetto. Aiutano con la pianificazione, il monitoraggio dei progressi e la comunicazione. Ma i diagrammi di Gantt si concentrano maggiormente sulla sequenza temporale e sui tempi delle attività, mentre i diagrammi PERT si concentrano maggiormente sulla logica e sulle dipendenze tra le attività per determinare le durate previste.
Come creare un diagramma di Gantt
La creazione del diagramma di Gantt in un foglio di calcolo consente un facile monitoraggio, aggiornamento e pianificazione dello scenario "what if" man mano che il progetto avanza.
Ecco i passaggi per creare un diagramma di Gantt di base nella gestione dei progetti:
#1 – Elenca tutte le attività necessarie per completare il tuo progetto. Suddividi le attività più grandi in attività secondarie più piccole e più gestibili.
#2 – Stimare la durata di ogni attività in unità di tempo adeguate al progetto (giorni, settimane, mesi, ecc.). Considera le dipendenze tra le attività.
#3 – Assegna proprietari e/o risorse a ciascuna attività. Identifica eventuali risorse condivise con dipendenze di attività in conflitto.
#4 – Determina la data di inizio e la data di scadenza del tuo progetto. Calcola le date di inizio delle attività in base alle dipendenze.
#5 – Crea un tavolo o foglio elettronico con colonne per:
- Nome dell'attività
- Durata dell'attività
- Data d'inizio
- Data di fine
- Risorsa/e assegnata/e
- % Completato (facoltativo)
- Dipendenze delle attività (facoltativo)
#6 – Traccia le attività sulla tua sequenza temporale con barre che vanno dalle date di inizio a quelle di fine.
#7 – Aggiungi rappresentazioni visive delle dipendenze tra le attività utilizzando frecce o linee.
#8 – Segna pietre miliari importanti sulla tua sequenza temporale utilizzando icone, ombreggiature o linee verticali.
#9 – Aggiorna periodicamente il tuo diagramma di Gantt man mano che le attività vengono completate, le durate cambiano o le dipendenze cambiano. Regola le barre delle attività e le dipendenze secondo necessità.
#10 – Aggiungi una colonna % di completamento o avanzamento e compilala nel tempo per indicare lo stato del progetto a colpo d'occhio.
#11 – Utilizza la sequenza temporale visiva per identificare problemi di pianificazione, conflitti di risorse o rischi che potrebbero causare ritardi. Apporta modifiche per migliorare il tuo piano di progetto in modo proattivo.
Software per diagrammi di Gantt
Con così tante opzioni sul mercato, queste sono quelle che attirano la nostra attenzione per le loro caratteristiche versatili e l'interfaccia semplice. Tutti, dal tuo capo quasi in pensione al nuovo stagista, possono vedere, creare e tracciare facilmente il diagramma di Gantt.
#1 – Progetto Microsoft
• Applicazione completa per la gestione dei progetti.
• Semplifica la creazione e la modifica di tabelle per attività, risorse, incarichi e date del calendario.
• Genera automaticamente il diagramma di Gantt basato sui dati della tabella.
• Consente il percorso critico, le scadenze, il livellamento delle risorse e altre funzionalità avanzate.
• Si integra con Excel, Outlook e SharePoint per la collaborazione sui progetti.
• Richiede l'acquisto di un abbonamento mensile o annuale.
N. 2 – Microsoft Excel
• Software per fogli di calcolo integrato fornito con modelli di diagrammi di Gantt di base.
• Semplice solo inserire i dettagli dell'attività in una tabella e generare un grafico da quello.
• Numerosi componenti aggiuntivi per diagrammi di Gantt gratuiti o poco costosi con più modelli e funzionalità.
• Interfaccia familiare per la maggior parte delle persone.
• Capacità di gestione dei progetti limitate oltre ai diagrammi di Gantt di base.
#3 – Progetto Gantt
• Applicazione open source per la gestione dei progetti progettata specificamente per i diagrammi di Gantt.
• Dispone di funzionalità per la descrizione delle attività, l'assegnazione delle risorse, il monitoraggio dei progressi e la generazione di report.
• Consente di ripetere attività, dipendenze tra attività e calcolare il percorso critico.
• L'interfaccia potrebbe essere meno intuitiva per alcuni.
• Manca l'integrazione con altri software e funzionalità di collaborazione.
• Gratuito da scaricare e utilizzare.
#4 – Disegno intelligente
• Include modelli di diagrammi di Gantt dal design professionale.
• Dispone di funzionalità per la creazione automatica della sequenza temporale, l'editing tramite trascinamento e le dipendenze tra le attività.
• Si integra con Microsoft Office per lo scambio di file e dati.
• Interfaccia relativamente facile da usare.
• Richiede un abbonamento a pagamento, ma offre una prova gratuita di 30 giorni.
#5 – Trillo
• Strumento di gestione dei progetti in stile Kanban.
• Aggiungi attività come "schede" che puoi trascinare e organizzare visivamente su una sequenza temporale.
• Visualizza le attività su più orizzonti temporali da settimane a mesi.
• Assegnare membri e date di scadenza alle carte.
• Di base in termini di gestione delle dipendenze tra le attività, gestione delle risorse e utilizzo delle risorse e tracciamento dei progressi verso i traguardi.
#6 – Team Gantt
• Soluzione all-in-one specifica per la gestione dell'intero ciclo di vita dei progetti.
• Automatizza la pianificazione e l'ottimizzazione della sequenza temporale.
• Consente di definire le dipendenze delle attività, modellare scenari "what if", assegnare e livellare le risorse su più progetti e tenere traccia dei progressi rispetto alle pietre miliari.
• Viene fornito con libreria di modelli e report analitici.
• Richiedere un abbonamento a pagamento.
#7 – Asana
• App per la gestione dei progetti incentrata sulla gestione delle attività.
• Il componente aggiuntivo consente di visualizzare la sequenza temporale con attività, date di scadenza e traguardi, aggiungere dipendenze tra attività, esportare/stampare grafici, filtrare per progetto e funzionalità di Gantt di base.
• Carenze: gestione delle risorse tra i progetti, analisi del valore realizzato e pianificazione di scenari ipotetici.
• Versione gratuita. Livelli a pagamento per più funzionalità.
Quali sono gli esempi di diagrammi di Gantt?
I diagrammi di Gantt possono essere utilizzati in una varietà di situazioni. Ecco alcuni esempi principali:
• Programmi di progetto: un diagramma di Gantt può disporre visivamente la sequenza temporale per qualsiasi tipo di progetto con compiti, durate, dipendenze e pietre miliari. Questo potrebbe essere per progetti di costruzione, pianificazione di eventi, ingegneria del software, studi di ricerca, ecc.
• Programmi di produzione: i diagrammi di Gantt sono spesso utilizzati nella produzione per pianificare cicli di produzione, mostrando la programmazione di tutti i passaggi dall'acquisizione del materiale all'assemblaggio fino all'imballaggio e alla spedizione.
• Allocazione delle risorse: i diagrammi di Gantt possono aiutare a ottimizzare l'allocazione di risorse come persone, attrezzature e strutture tra più progetti nel tempo. Le attività di codifica a colori in base alle risorse possono renderlo chiaro.
• Monitoraggio dell'avanzamento: i diagrammi di Gantt per i progetti in corso possono essere aggiornati per mostrare le date effettive di inizio/fine delle attività completate, lo slittamento delle attività in corso e qualsiasi modifica o ritardo. Questo fornisce una vista dello stato del progetto.
• Scenari ipotetici: regolando le sequenze di attività, le durate e le dipendenze su un diagramma di Gantt, i project manager possono modellare alternative per determinare la pianificazione più efficiente prima dell'implementazione reale.
• Strumento di comunicazione: la condivisione dei diagrammi di Gantt con le parti interessate fornisce un riepilogo visivo delle pietre miliari del progetto, dei titolari delle attività e delle tempistiche pianificate rispetto a quelle effettive che aumentano l'allineamento e la responsabilità.
In generale, i diagrammi di Gantt possono essere applicati a qualsiasi scenario in cui la visualizzazione di una sequenza di attività, dipendenze e tempistiche può fornire approfondimenti per ottimizzare i piani, allocare risorse, tenere traccia dei progressi e comunicare lo stato. Gli esempi concreti sono infiniti, limitati solo dalla creatività e dalle esigenze di chiarezza ed efficienza delle persone.
Takeaways
I diagrammi di Gantt sono così efficaci perché traducono tempistiche e dipendenze di progetti complessi in un semplice oggetto visivo facile da comprendere, aggiornare e condividere. I vantaggi principali risiedono nel miglioramento della pianificazione, della comunicazione, del monitoraggio dei progressi e della pianificazione, che li rende i preferiti dai project manager.
Domande frequenti
Perché i diagrammi di Gantt sono così buoni?
Perché i diagrammi di Gantt sono efficaci
- Cronologia visiva: visualizza il piano completo a colpo d'occhio
- Rilevamento precoce dei problemi: individua visivamente i potenziali problemi
- Comunicazione: favorire la chiarezza e la responsabilità
- Pianificazione: le dipendenze e le priorità diventano chiare
- Monitoraggio dei progressi: il grafico aggiornato mostra lo stato
- Analisi what-if: modelli alternativi
- Integrazione: lavorare con il software di gestione dei progetti
I diagrammi di Gantt traducono linee temporali e dipendenze complesse in elementi visivi semplici facili da comprendere, aggiornare e condividere.
I vantaggi derivano da una migliore pianificazione, comunicazione, monitoraggio e pianificazione
Quali sono i 4 componenti di un diagramma di Gantt?
Il diagramma di Gantt richiede 4 aspetti: barre, colonne, date e pietre miliari.
Il diagramma di Gantt è una sequenza temporale?
Sì, un diagramma di Gantt è fondamentalmente una rappresentazione visiva della sequenza temporale di un programma di progetto che aiuta con la pianificazione, il coordinamento e la gestione. Il grafico traccia le informazioni sulle attività su un asse xy per tradurre tempi complessi, dipendenze e durate in un formato semplice e scansionabile.
