פלייר פגישת פרויקט ציפורניים ב-8 שלבים (+תבנית חינם!)

אפילו החברות הממושמעות ביותר שם בחוץ יכולות לפעמים לחוש שהפרויקטים שלה הולכים שולל. לא פעם הבעיה היא אחת מ- הכנה. הפתרון?בנוי היטב ואינטראקטיבי לחלוטין מפגש פתיחה בפרויקט!

יותר מפריחה וטקס בלבד, פגישת פתיחה מבוצעת היטב יכולה באמת להוריד משהו יפה ברגל ימין. להלן 8 צעדים לקיום פגישת התחלה של פרויקט הבונה התרגשות ומקבלת כולם באותו עמוד.

טיפים לפגישה שכדאי לזכור

עליך לקיים סדר יום לפגישת פתיחה מראש. שליחת אימייל מוקדם לתחילת הפרויקט חשובה מאוד! אז, בואו נבדוק את הדגימות הבודדות של סדר היום של הפגישה!

מפגש הפתיחה צריך להיות קצר ותמציתי, עם הרבה משחקים ופעילויות, כי זה מתי AhaSlides בא מאוד שימושי! בדוק איתנו טיפים נוספים כמו להלן:

טקסט אלטרנטיבי

תניע את השיחה.

קבל מידע רב ערך מהצוות ומהלקוחות שלך במהלך פגישת הפתיחה של הפרויקט. השתמש בסקרים חיים, שאלות ותשובות וכלים להחלפת רעיונות עם התבנית החינמית הזו!

🚀 ראה את התבנית

מהי פגישת פרוייקט קיקוף?

כמו שאומר על הפח, פגישת פרוייקט היא פרוייקט פגישה שבה אתה פותח את הפרויקט שלך.

בדרך כלל, פגישת פתיחה של פרויקט היא הפגישה הראשונה בין הלקוח שהזמין פרויקט לבין החברה שתביא אותו לחיים. שני הצדדים ישבו יחדיו וידונו ביסודות הפרויקט, מטרתו, מטרותיו וכיצד יגיע מהרעיון ועד להגשמתו.

באופן כללי, יש סוגי 2 של פגישות פתיחה שכדאי לדעת:

בעיטת פרויקט חיצוני -צוות פיתוח יושב עם מישהו מ בחוץהחברה, כמו לקוח או בעל עניין, ודנה בתוכנית לפרויקט שיתופי.
PKM פנימי - צוות מ בתוך החברה מתיישבת יחד ודנה בתוכנית לפרויקט פנימי חדש.

בעוד שלשני הסוגים הללו עשויות להיות תוצאות שונות, התהליךזהה בערך. יש למעשה אין חלקשל בעיטת פרויקט חיצוני שאינו חלק מהתחלת פרויקט פנימית - ההבדל היחיד יהיה עבור מי אתה מחזיק אותו.

יותר מעורבות במפגשים שלך

מדוע פגישות פרוייקט קיקוף כל כך חשובות?

מטרת פגישות ה-Kickoff צריכה להיות קולנית וברורה! זה אולי נראה פשוט מספיק להתחיל פרויקט רק על ידי הקצאת חבורה של משימות לאנשים הנכונים, במיוחד במקום העבודה האובססיבי של קנבן של היום. עם זאת, זה יכול להוביל לכך שקבוצות יאבדו את דרכן ללא הרף.

זכור, רק בגלל שאתה ב- אותו לוחלא אומר שאתה ב- אותו עמוד.

ביסודו, פגישת הפרויקט היא פתיחה כנה ופתוחה דיאלוג בין לקוח לצוות. שֶׁלָה לֹא סדרת הכרזות כיצד הפרויקט יעבוד, אך א שיחהעל תוכניות, ציפיות ויעדים שהגיעו אליהם בדיון חסר מעצורים.

להלן כמה מהיתרונות של קיום פגישת הפרויקט:

זה משיג את כולם מוּכָן - "תן לי שש שעות לכרות עץ ואני אבלה את ארבע הראשונות בהשחזת הגרזן".אם אברהם לינקולן היה בחיים היום, אתה יכול להיות סמוך ובטוח שהוא היה מבלה את 4 שעות הפרויקט הראשונות מתוך 6 בפגישת תחילת הפרויקט. זה בגלל שהפגישות האלה מכילות את כל את הצעדים הנחוצים להוצאת כל פרויקט ברגל ימין.
זה כולל כל שחקני המפתח- לא ניתן להתחיל פגישות קיק-off אלא אם כולם נמצאים שם: מנהלים, מובילי צוות, לקוחות וכל מי שיש לו חלק בפרויקט. כל כך קל לאבד את הדעת מי אחראי על מה בלי הבהירות של פגישת פתיחה כדי להבין הכל.
זה פתוח ומשתף פעולה - כפי שאמרנו, פגישות הפתיחה של הפרויקט הן דיונים. הטובים שבהם עוסקים את כל משתתפים ולהביא את הרעיונות הטובים ביותר מכולם.

יותר מעורבות במפגשים שלך

8 צעדים לפגישת קיקוף של פרויקט קיקאס

אז, מה בדיוק כלול בסדר היום של פגישת תחילת פרויקט? צמצמנו את זה ל-8 השלבים למטה, אבל תמיד כדאי לזכור שיש אין תפריט מוגדר לפגישה מסוג זה.

השתמש בשמונה הצעדים הללו כמדריך, אך לעולם אל תשכח שהאג'נדה הסופית טמונה אתה!

שלב מס' 1 - היכרות ופורצי קרח

באופן טבעי, הדרך היחידה להתחיל כל פגישת פתיחה היא על ידי היכרות של המשתתפים זה עם זה. לא משנה אורך או גודל הפרויקט שלך, לקוחות וחברי צוות צריכים להיות בקשר של שם פרטי זה עם זה לפני שהם יכולים לעבוד יחד ביעילות.

בעוד שהקדמה פשוטה מסוג 'ללכת סביב השולחן' מספיקה כדי לגרום לאנשים להכיר שמות, שוברת קרח יכולה להוסיף שכבה נוספת של אישיות ו להבהיר את מצב הרוחלקראת פתיחת הפרויקט.

תנסה את זה:לסובב את ההגה 🎡

פרוס כמה נושאי מבוא פשוטים על א גלגל טווה, ואז בקש מכל אחד מחברי הצוות לסובב אותו ולענות על כל נושא שהגלגל נוחת עליו. מעודדים שאלות מצחיקות, אבל הקפידו לשמור על זה פחות או יותר מקצועי!

רוצים עוד כאלה?💡 יש לנו 10 שוברי קרח לכל מפגשממש כאן.

שלב מס' 2 - רקע הפרויקט

עם הפורמליות והחגיגות שלא יהיו מהדרך, הגיע הזמן להתחיל ולהתחיל בעסק הקרה. על מנת להשיק את המפגש בהצלחה, כדאי שתהיה לכם סדר יום ברור למפגש הפתיחה!

כפי שעושים כל הסיפורים הגדולים, עדיף להתחיל בהתחלה. מתאר את כל ההתכתבויותבינך לבין הלקוחות שלך כדי לגרום לכל המעורבים בפרויקט להתעדכן במלואו על מה שקרה עד כה.

זה יכול להיות צילומי מסך של הודעות דוא"ל, טקסטים, דקות מפגישות קודמות או כל משאבים שמוסיפים כל סוג של הקשר לחברה שלך ולקוח שלך. הפוך לכולם קל לדמיין על ידי יצירת ציר זמן.

שלב מס' 3 - ביקוש לפרויקט

בנוסף לרקע ההתכתבות, תרצו לצלול לעומק לפרטים של למה מלכתחילה הפרויקט הזה יוצא לדרך.

זהו צעד מכריע מכיוון שהוא מספק סקירה ברורה של נקודות הכאב שהפרויקט מעוניין לפתור, וזה דבר שעל צוותים וגם לקוחות לשמור בראש מעייניהם בכל עת.

פרוטיפ Dem

שלבים מסוג זה בשלים לדיון. שאל את הלקוחות שלך ו הצוות שלך להעלות את הרעיונות שלהם מדוע הם חושבים שהפרויקט הזה הושלם.

אם רלוונטי, כדאי תמיד לנסות לתעל את קול הלקוחבחלק הזה. שתף פעולה עם הלקוח כדי להשיג דוגמאות מהעולם האמיתי של צרכנים המציינים נקודות כאב שהפרויקט שלך מנסה לתקן. דעותיהם צריכות לעצב כיצד הצוות שלך ניגש לפרויקט.

שלב מס' 4 - מטרות הפרויקט

אז בדקתם את ה עבר של הפרויקט, עכשיו הגיע הזמן להסתכל על עתיד.

יעדים ישירים והגדרה ברורה של הצלחה עבור הפרויקט שלך באמת יעזרו לצוות שלך לעבוד לקראתו. לא רק זה, זה יראה ללקוח שלך שאתה רציני לגבי העבודה ושיש לך סיכון גבוה באותה מידה איך היא מתנהלת.

שאל את משתתפי פגישת הבעיטה שלך 'איך תיראה ההצלחה?'האם זה יותר לקוחות? ביקורות נוספות? שיעור שביעות רצון לקוחות טוב יותר?

לא משנה המטרה, זה תמיד צריך להיות...

מעשי- אל תתמתחו יתר על המידה. דע את הגבולות שלך והמצא לך מטרה למעשה יש סיכוי להשיג.
מדיד - הצב את המטרה שלך עם נתונים. כוון למספר מסוים ועקוב אחר ההתקדמות שלך לקראתו.
מתוזמן - תן לעצמך תאריך סיום. עשה כל שביכולתך כדי להגיע ליעדים שלך לפני המועד הזה.

שלב מס' 5 - הצהרת העבודה

לשים את ה'בשר' ב'פגישת בעיטה', הצהרה על עבודה (SoW) היא צלילה נכבדה לפרטי הפרויקט ולאופן שבו הוא הולך להתבצע. זה ה חיוב ראשיעל סדר היום של פגישת הבעיטה וצריך לקבל את מרבית תשומת ליבך.

בדוק את האינפוגרפיקה הזו לגבי מה לכלול בהצהרת העבודה שלך:

אינפוגרפיקה המסבירה את 6 המיני-שלבים הכרוכים בהכרזה על הצהרת עבודה בפגישת הפרויקט.

יש לזכור כי הצהרת העבודה אינה נוגעת לדיון כמו שאר סדר היום של פגישת הבעיטה. זה באמת הזמן להוביל פרויקט בפשטות לפרוש את תוכנית הפעולהלפרויקט הקרוב, ואז שמור את הדיון עבור האייטם הבא של הפגישה.

בדיוק כמו שאר פגישת הבעיטה שלך, הצהרת העבודה שלך היא משתנה סופר. הפרטים של הצהרת העבודה שלך יהיו תלויים תמיד במורכבות הפרויקט, בגודל הצוות, בחלקים המעורבים וכו '.

רוצה לדעת עוד?בדוק זאת מאמר מקיף על יצירת הצהרת עבודה.

שלב מס' 6 - מדור שאלות ותשובות

למרות שאתה עשוי להרגיש נאלץ להשאיר את מדור השאלות והתשובות שלך עד הסוף, אנו ממליצים למעשה להחזיק אותו מיד לאחר הצהרת העבודה שלך.

פלח בשרני שכזה בוודאי יעורר שאלות הן מהלקוח והן מהצוות שלכם. מכיוון שחלק הארי של הפגישה כל כך רענן במוחם של כולם, עדיף להכות כשהברזל חם.

שימוש בתוכנת מצגות אינטראקטיבית כדי לארח את השאלות והתשובות שלך יכול לעזור שהכל יתקתק בצורה חלקה, במיוחד אם לפגישת הפתיחה של הפרויקט שלך יש מספר נוכחות גבוה...

זה מְאוּרגָן- השאלות מסודרות לפי פופולריות (באמצעות הצבעות למעלה) או לפי זמן וניתן לסמן אותן כ'נענו' או להצמיד אותן למעלה.
זה מתון- ניתן לאשר ולבטל שאלות לפני שהן מוצגות על המסך.
זה אנונימי - ניתן להגיש שאלות בעילום שם, כלומר לכל אחד יש קול.

שלב מס' 7 - בעיות פוטנציאליות

כמו שאמרנו קודם, פגישת התחלה של פרויקט היא להיות כמה שיותר פתוחים וכנים. זהאיך אתה בונה תחושת אמון עם הלקוח שלך מההתחלה.

לשם כך, עדיף לדון בבעיות הפוטנציאליות שהפרויקט עשוי להתמודד עם הדרך. אף אחד לא מבקש ממך לחזות את העתיד כאן, רק כדי להמציא רשימה טנטטיבית של מחסומים שאתה עלול להיתקל בהם.

מכיוון שאתה, הצוות שלך והלקוח שלך ניגשים לפרויקט זה עם הימורים שונים, זה אידיאלי להשגה כולםמעורב בדיון הפוטנציאלי לבעיות.

שלב מס' 8 - צ'ק אין

בדיקה עם הלקוח שלך באופן קבוע היא דרך נוספת לגבש אמון בין שני הצדדים. בפגישת הפתיחה של הפרויקט שלך, יש לך כמה שאלות להתייחס אליהן מה, מתי מי ו אֵיך הצ'ק-אין האלה הולכים לקרות.

הצ'ק-אין הוא פעולה מאזנת די טובה בין שקיפותו מאמץ. אמנם זה נחמד להיות פתוח ושקוף ככל האפשר, אבל אתה צריך לנהל את זה בטווח של מידת הזמינות שאתה באמת beפתוח ושקוף.

וודא שיש לך תשובות לשאלות אלה לפני סיום הפגישה:

מה?- באיזה פירוט בדיוק הלקוח צריך עדכון? האם הם צריכים לדעת על כל פרט זעיר של התקדמות, או שמא זה רק הסימנים הגדולים שחשובים?
מתי?- באיזו תדירות הצוות שלך צריך לעדכן את הלקוח שלך? האם עליהם להעביר את מה שהם עשו כל יום, או פשוט לסכם את מה שהם הצליחו בסוף השבוע?
מי? - איזה חבר צוות יהיה זה שייצור קשר עם הלקוח? האם יהיה חבר בכל צוות, בכל שלב, או רק כתב יחיד אחד לאורך כל הפרויקט?
איך? - באיזו שיטה הלקוח והכתב עומדים לשמור על קשר? שיחת וידאו רגילה, אימייל או מסמך חי המתעדכן כל הזמן?

כפי שקורה ברוב הסעיפים בסדר היום של פגישת תחילת פרויקט, עדיף לדון בשטח פתוח. עבור צוות גדול וקבוצה גדולה של לקוחות, ייתכן שיהיה לך קל יותר לעשות א סקר חיעל מנת להקטין את האפשרויות לקביעת נוסחת הצ'ק-אין הטובה ביותר האפשרית.

רוצה לדעת עוד? בדוק כמה שיטות עבודה מומלצות לביצוע צ'ק-אין עם הלקוחות שלך.

סקר ביעילות עם AhaSlides

תבנית סדר יום לפגישת קיקoff פרויקט

כאשר פגישת הבעיטה המתוכננת שלך במומחיות רק מחכה לפוצץ כמה מוחות בחדר הישיבות, המגע האחרון עשוי להיות קצת אינטראקציהלקרב את הכל.

האם ידעת זאת בלבד 29% מהעסקיםמרגישים מחוברים ללקוחותיהם ( גאלופ)? ההתנתקות היא מגיפה ברמת B2B, והיא עלולה להשאיר את פגישות הפתיחה בתחושה כמו תהליך שטוח וחסר השראה דרך הפורמליות.

ממש יכול לעסוק בלקוחות ובצוותים שלך באמצעות שקופיות אינטראקטיביות להגביר את ההשתתפותו להגביר את טווחי הקשב.

AhaSlides יש ארסנל כליםכולל סקרים חיים, שאלות ותשובות ושקופיות סיעור מוחות, ואפילו חידונים חייםומשחקים כדי להצית את הפרויקט שלך בצורה הנכונה.