何が良いですか ミーティング招待メール 例？
会議は、チームの効率性、調整、団結に不可欠な要素です。多くの企業では、少なくとも週に 1 回は会議を開催しています。これは、従業員とじっくり話し合うための非公式な会議の場合もあれば、会社の将来計画や年次報告について話し合うための取締役会のより正式な会議の場合もあります。管理者またはリーダーは、参加者またはゲストに会議の招待状を送信することが義務付けられています。
会議招集は、公式会議を効果的かつ円滑に運営するために重要です。 会議の招待状を送信する方法はたくさんあります。 この記事では、対処に焦点を当てます ミーティング招待メールは、会議に参加するように人々を招待する最も便利で一般的な方法です。
目次
クイックミーティングテンプレート AhaSlides
ミーティング招待メールとは
ビジネス活動の重要な部分である会議招待メールは、会議の目的のデモンストレーションと、特定の日付と場所に従って人々が会議に参加するように要求するメッセージと、さらに詳細な添付ファイルがある場合は添付ファイルを含む書面によるメッセージです。 会議の特徴に応じて、フォーマルまたはインフォーマルなスタイルで書くことができます。 ビジネスメールのエチケットに合うように、適切な口調とスタイルで書く必要があります。
ただし、会議招待メールと会議リクエストメールを混同しないでください。これらのメールの主な違いは、会議リクエストメールは誰かとのアポイントメントを設定することを目的としているのに対し、会議招待メールは発表された日付と場所での会議に招待することを目的としていることです。
ミーティング招待メールが重要な理由
メール招待状を使用すると、多くの利点がもたらされます。 電子メール招待状の利点は次のとおりです。
- カレンダーに直接接続します。 受信者が招待を受け入れると、招待はビジネス カレンダーに追加され、カレンダーに記載されている他のイベントと同じリマインダーが届きます。
- 便利で速いです。 受信者は、送信ボタンをクリックするとすぐにメールに到達できます。 受信者に直接届くので、メールアドレスが間違っていてもすぐにお知らせが届き、すぐに次の解決策に進むことができます。
- 時間の節約になります。 同時に何千ものメール アドレスを含むグループ メールを送信できます。
- コストを節約できます。郵送に予算をかける必要がありません。
- お好みのウェビナープラットフォームから直接生成できます。対面ミーティングでない限り、最初の選択肢はおそらくZoomでしょう。 Microsoft Teams、またはそれに相当するもの。RSVP が確認されると、すべてのリンクと時間枠が電子メールで同期されるため、参加者は他のイベントとの混乱を避けることができます。
毎日何十億ものメールが送信されており、その多くがスパムであるのは事実です。誰もが仕事、購入、会議などの重要なメッセージを交換するために少なくとも 1 つのメールを使用しています。しかし、1 日に大量のメールを読まなければならないため、「メール疲れ」現象に遭遇することも珍しくありません。したがって、適切な招待メールを送信することで、受信者の不必要な誤解や無知を避けることができます。
ミーティング招待メールを段階的に書く
適切な会議への招待メールは不可欠ですそして、原則として、それは メール配信レート。
ビジネス会議への招待メールを受信者に配慮して作成するには、全員が従わなければならないエチケットと原則があります。 次の手順に従って、標準的な会議の招待メールを作成する方法を学習できます。
ステップ 1: 強力な件名を書く
メール受信者の 47% が、件名が明確で簡潔なメールを読んでいるという事実があります。 第一印象は大事です。 これにより、受信者は切迫感や重要性を感じることができ、開封率の向上につながります。
- 短く、的を絞った。 謎めいたものではなく、事実であること。
- 緊急の印として、件名に出席の確認を求めることができます。
- または、重要性、緊急性などを忘れないでくださいなどの感情的なトーンを追加します...
- 時間に敏感な問題を強調したい場合は、時間を追加してください
例えば、: 「会議 4/12: プロジェクト ブレーンストーミング セッション」または「重要。返信をお願いします: 新製品戦略会議 10/6」
ステップ 2: 簡単な紹介から始める
最初の行では、自分が誰なのか、組織内での自分の役職は何か、なぜ連絡を取ろうとしているのかを簡単に説明するのがよいでしょう。そうすれば、会議の目的を直接示すことができます。多くの人は、参加者が会議の目的を知っているはずだと思い込み、会議の目的を漠然と伝えるという間違いを犯します。
- あなたの紹介を快く、または仕事に関連させてください
- タスクを完了する必要がある場合や、会議に何かを持参する必要がある場合は、参加者に注意してください。
例えば、こんにちは、チーム メンバーです。来週の月曜日の新製品発表会でお会いできるのを楽しみにしています。
ステップ 3: 時間と場所を共有する
会議の正確な時間を含める必要があります。 また、直接またはオンラインで会議がどのように、どこで行われるかを伝え、必要な場合に備えてガイドラインまたはプラットフォームへのリンクを提供する必要があります。
- 従業員が世界のさまざまな地域で働いている場合は、タイム ゾーンを追加します
- 会議の推定所要時間に言及する
- 道順を指示するときは、できるだけ詳細にするか、マッピングガイドラインを添付してください
例えば、: 6 月 1 日（金）午後 00 時から、管理棟 2 階会議室 XNUMX に集合してください。
チームに会議招待メールを送信する - 出典: Alamyステップ 4: 会議の議題の概要を説明する
主な目的や提案された会議の議題を取り上げます。詳細については触れないでください。トピックとタイムラインのみを述べてください。正式な会議の場合は、詳細なドキュメントを添付できます。これは、出席者が事前に準備するのに特に役立ちます。
例えば、次のような書き方で始めることができます: 「…について話し合う予定です。/ いくつかの問題に対処したいと考えています。」 または、次のようなタイムラインとして始めることもできます:
- 8:00～9:30：プロジェクト紹介
- 9:30-11:30: Howard (IT)、Nour (マーケティング)、Charlotte (セールス) によるプレゼンテーション
ステップ 5: RSVP を求める
RSVP を要求すると、受信者からの応答を確認するのに役立ちます。あいまいな回答にならないように、出席者が出席または欠席を通知するための望ましい応答と期限をメールに含める必要があります。これにより、設定した時点で RSVP を受け取っていない場合は、すぐにフォローアップ アクションを実行できます。
例えば、: [日付] までに [電子メール アドレスまたは電話番号] に返信してください
ステップ 6: プロフェッショナルな電子メール署名とブランドを追加する
ビジネスメールの署名には、氏名、役職、会社名、連絡先情報、 個人のウェブサイトおよびその他のハイパーリンクされたアドレス。
署名を簡単にカスタマイズできます Gmailの.
例えば、:
ジェシカ・マディソン
リージョナル チーフ マーケティング オフィサー、インコ インダストリー
555-9577-990
時間と労力を節約できる無料の電子メール署名作成ツールがたくさんあります。 私の署名.
会議招待メールの種類と例
会議の種類によって、従うべき基準や文体も異なることを覚えておいてください。一般的に、会議の招待メールは、仮想会議や純粋なオンライン会議を含むか含まないか、形式的か非形式的かによって分類されます。このセクションでは、ビジネス会議の招待メールでよく使用される会議の招待の一般的な種類と、各種類のテンプレートを集めて紹介します。
完璧な会議招待メール - 出典: freepik#1. 正式な会議出席依頼メール
正式な会議出席依頼メールは、通常年に XNUMX ～ XNUMX 回開催される大規模な会議に使用されます。 大規模な正式な会議であるため、メールはフォーマルな文体で書く必要があります。 添付の付録は、会議への参加方法、場所の見つけ方、議題の詳細を参加者にわかりやすくするために必要です。
正式な会議には次のものが含まれます。
- 経営会議
- 委員会
- 取締役会
- 株主総会
- 戦略会議
例1： 株主の 招待メール テンプレート
件名: 重要です。 年次総会に招待されました。 [時間]
【受取人名】
[会社名]
[職名]
【会社の住所】
[日付]
株主の皆様、
に開催される年次総会にご招待いたします。 [時間]、[住所]
年次株主総会は、情報、交換、議論のための特別な機会です。 [会社名]そして株主の皆様。
また、重要な決定を行う際に積極的な役割を果たすために、自分自身を表現し、投票する機会でもあります。 [会社名]、保有株数は問いません。 会議では、次の主要な議題が取り上げられます。
アジェンダ1：
アジェンダ2：
アジェンダ3：
アジェンダ4：
この会議への参加方法、議題、および承認のために提出する決議文の説明については、以下の添付文書をご覧ください。
理事会を代表して、皆様の貢献と忠誠心に感謝いたします。 [会社名] そして、私はあなたを次の会議に歓迎することを楽しみにしています [日付]
ベストに関しては、
[名前]
【役職名】
[会社名]
【会社住所・ホームページ】
例2： 戦略会議 招待メール テンプレート
【受取人名】
[会社名]
[職名]
【会社の住所】
[日付]
件名： プロジェクト立ち上げ マーケティング キャンペーン ミーティング: 2/28
代表して [会社名]、で開催されるビジネスミーティングにご招待いたします。 【会議場名、建物名】 【日時】. 会議は次の時間まで続きます [間隔].
私たちのプロジェクトの第一段階にお越しいただき、今後の提案 [詳細] について話し合うことができてうれしく思います。また、それに関する貴重なご意見をいただければ幸いです。本日の議題の概要は次のとおりです。
アジェンダ1：
アジェンダ2：
アジェンダ3：
アジェンダ4：
この提案は、チーム全体で最も重要なものの XNUMX つと見なされています。 ご参考までに、事前に会議の準備をしておくと便利なように、より詳細な情報を記載した文書をこの手紙に添付しました。
この提案を成功させるためにさらに何ができるかを話し合うために、皆様との会話を楽しみにしています。 会議の前に質問や提案を提出してください [締め切り]このメールに返信して直接私に連絡してください。
先に素晴らしい一日を過ごします。
よろしくお願いします、
暖かいよろしく、
[名前]
【役職名】
[会社名]
【会社住所・ホームページ】
#2. 非公式会議への招待メール
チーム内の管理職レベルのスタッフまたはメンバーとの会議の場合は、正式な会議招待メールを使用します。 適切に書く方法を考える方がはるかに簡単です。 親しみやすく楽しい口調でカジュアルなスタイルで書くことができます。
非公式の会議には以下が含まれます。
- ブレインストーミングミーティング
- 問題解決会議
- トレーニング
- チェックインミーティング
- チームビルディングミーティング
- コーヒーチャット
例 3: チェックイン ミーティングの招待メール テンプレート
件名: 緊急です。 【プロジェクト名】アップデート。 [日付]
親愛なるチーム、
ご挨拶！
あなたと一緒に仕事をするのは楽しくて楽しい時間でした. 【プロジェクト名】. しかし、私たちの計画を効果的に進められるように、これまでの進捗状況を報告するのに適切な時期であると信じています。 [位置]で問題をさらに議論する [日時].
話し合う必要があるすべての議題のリストも添付しました。タスク完了レポートの準備を忘れないでください。これを使用してください。 [リンク]あなたがそれを成し遂げることができるかどうか私に知らせてください。
確認のメールをできるだけ早く私に送ってください。
暖かいよろしく、
[名前]
[職名]
[会社名]
例4： チーム部イルディング招待メールテンプレート
チームメンバー各位
これは、 [部署名]を組織している 全スタッフのチームビルディングミーティング上のメンバー [日時]
さらなる専門能力開発のために、私たちが共に成長することは非常に重要であり、それは私たちがチームとして働き、私たちのスキルと才能を活用してより良いパフォーマンスをもたらすことができる場合にのみ可能です. そのため、当部署では毎月さまざまなチームビルディング活動を推進しています。
より良いサポートを提供するためにどのように改善できるかについてのあなたの声を聞くことができるように、イベントに参加してください. もいくつかあるでしょう チームビルディングゲーム 飲み物と軽食とともに、会社から提供されます。
一人一人が成長できるように企画されたチームビルディングイベントで、楽しいひとときを過ごせることを楽しみにしています。 この会議に参加できないと思われる場合は、その旨お知らせください。 【コーディネーター名】 at [電話番号]
引き続きよろしくお願いいたします。
[名前]
[職名]
[会社名]
会議への招待メールの書き方#3. ゲストスピーカー招待メール
ゲスト スピーカーの招待メールには、会議や講演の機会に関してスピーカーに関連する情報を含める必要があります。 講演者がイベントに貢献できる方法と、イベントに参加することで得られるメリットを知っていることが重要です。
例 5: ゲスト スピーカーの招待メール テンプレート
親愛な [スピーカー]、
このメッセージがあなたを元気にしてくれることを願っています！ 本日は、皆様の熟考のための素晴らしい講演の機会をご用意しております。 どうぞよろしくお願いいたします。 【会議名】、に焦点を当てたイベント [イベントの目的と対象者の説明]。 全体 【会議名】チームはあなたの業績に刺激を受け、志を同じくする専門家の聴衆に向けてあなたが完璧な専門家であると感じています.
【会議名】で行われます 【都道府県を含む会場】 on [日付]. 私たちのイベントは約 【参加予定人数#】. 私たちの目標は【会議の目的】 .
私たちはあなたが素晴らしいスピーカーであり、あなたの幅広い仕事を考えると、あなたの声はその会話に重要な追加になると信じています. [専門分野]。の分野に関連する [Duration] 分まで、あなたのアイデアを発表することを検討できます。 【議題】. 私たちのチームがあなたのアイデアを聞き、あなたのスピーチの詳細を事前に決定できるように、[締め切り] までに [リンク] に従って提案を送信してください。
いずれにせよ、出席できない場合は、[リンク] からご連絡ください。 お時間を割いてご検討いただきありがとうございます。お客様からの前向きな回答をお待ちしております。
ベスト、[名前][職名][連絡先]【会社ホームページアドレス】
#4. ウェビナー招待メール
今日のトレンドでは、特にリモート ワーク チームにとって時間とコストを節約できるため、オンライン ミーティングを主催する人が増えています。会議プラットフォームを使用する場合は、Zoom 招待メール テンプレートなど、ミーティング開始前に出席者に直接送信される、カスタマイズされた招待メッセージがあります。仮想ウェビナーの場合は、次のサンプルを参照してください。
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例6： ウェビナー招待メール テンプレート
件名: おめでとうございます！ 招待されています 【ウェビナー名】
親愛な [候補者名],
[会社名][ のウェビナーを開催できることをとても嬉しく思います ウェビナーのトピック] の上 [日付] で [Time]、 に照準 [【ウェビナーの目的】
[ウェビナー トピックス] の分野で招待された専門家から大きな利益を得て、無料のギフトを受け取る良い機会です。 私たちのチームはあなたの存在にとても熱心です。
注: このウェビナーは、 [人々の数]. 座席を確保するには、登録してください [リンク]、お友達と気軽に共有してください。
そこであなたに会えたらいいですね！
すてきな一日を、
[あなたの名前]
[署名]
ボトムライン
幸いなことに、インターネット上にはビジネス ミーティングの招待状のテンプレートが多数用意されており、カスタマイズして数秒で出席者に送信できます。特に緊急の場合に備えて、完璧な文章でメールを準備できるように、クラウドにいくつか保存しておくことを忘れないでください。
ビジネス向けの他のソリューションも探している場合は、 AhaSlidesは、ウェビナー イベント、チーム構築活動、会議などをサポートする多くの素晴らしい機能を備えた優れたプレゼンテーション ツールです。
よくある質問
会議の約束のメールをどのように書きますか?
会議の予約メールに含める重要なポイント:- 件名を明確にする- 挨拶と紹介- リクエストされた会議の詳細 - 日付、時間範囲、目的- 議題/議論のトピック- 主要な日程が合わない場合の代替案- 次のステップの詳細- 締めくくりと署名
チームミーティングへの招待を電子メールで送信するにはどうすればよいですか?
- 電子メール クライアントまたは Web メール サービス (Gmail、Outlook、Yahoo メールなど) を開きます。- 「作成」または「新しいメール」ボタンをクリックして、新しいメールの下書きを開始します。- 「宛先」フィールドに、会議に招待するチーム メンバーのメール アドレスを入力します。複数のメール アドレスをコンマで区切るか、メール クライアントのアドレス帳を使用して受信者を選択できます。- 電子メール クライアントにカレンダー アプリケーションが統合されている場合は、電子メールから直接カレンダーの招待に会議の詳細を追加できます。「カレンダーに追加」や「イベントを挿入」などのオプションを探して、必要な情報を入力します。
招待メールを作成するにはどうすればよいですか?
短い招待状メールに含める重要な事項は次のとおりです。- 挨拶（受信者の名前で呼びかける）- イベント名と日時- 場所の詳細- 短い招待メッセージ- 返信の詳細（締め切り、連絡方法）- 終了（あなたの名前、イベント主催者）
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