世の中で最も規律のある企業でさえ、プロジェクトが失敗していると感じることがあります。 多くの場合、問題は次のXNUMXつです。 準備. ソリューション？よく構造化され、完全にインタラクティブ プロジェクトキックオフミーティング!
単なる華やかさと儀式以上に、うまく実行されたキックオフミーティングは本当に右足で何か美しいものを手に入れることができます。 興奮を高め、得るプロジェクトキックオフミーティングを開催するための8つのステップは次のとおりです。 誰も 同じページに。
キックオフタイム！
- プロジェクトキックオフミーティングとは何ですか？
- プロジェクトキックオフミーティングが非常に重要なのはなぜですか？
- Kickassプロジェクトキックオフミーティングへの8つのステップ
- プロジェクトキックオフミーティングの議題テンプレート
プロジェクトキックオフミーティングとは何ですか？
缶に書かれているように、プロジェクトのキックオフミーティングは プロジェクトを開始する会議.
通常、プロジェクトのキックオフ ミーティングは、プロジェクトを発注したクライアントと、プロジェクトを実現する会社との間の最初のミーティングです。 双方が一緒に座り、プロジェクトの基礎、目的、目標、アイデアから実現までの方法について話し合います。
一般的に言えば、 2タイプ キックオフ ミーティングの次の点に注意してください。
- 外部プロジェクトキックオフ -開発チームはからの誰かと一緒に座ります 外側クライアントや利害関係者のように、会社は共同プロジェクトの計画について話し合います。
- 内部PKM - からチーム 以内 会社は一緒に座って、新しい内部プロジェクトの計画について話し合います。
これらのタイプは両方とも異なる結果をもたらす可能性がありますが、 手順ほぼ同じです。 本質的にあります パーツなし内部プロジェクト キックオフの一部ではない外部プロジェクト キックオフの場合、唯一の違いは、誰のためにキックオフを開催するかです。
プロジェクトキックオフミーティングが非常に重要なのはなぜですか？
キックオフ ミーティングの目的は、はっきりと明確にする必要があります。特に今日のカンバン ボードにこだわる職場では、適切な人に一連のタスクを割り当てるだけでプロジェクトを開始するのは簡単そうに思えるかもしれません。しかし、これではチームが常に道を見失ってしまう可能性があります。
覚えておいてください、あなたが 同じボードあなたが 同じページ.
その中心にあるのは、プロジェクトのキックオフミーティングは正直でオープンなことです。 対話 クライアントとチームの間の関係です。 プロジェクトがどのように機能するかについての一連の発表ですが、 会話無制限の議論によって到達した計画、期待、目標について。
プロジェクトキックオフミーティングを開催するメリットのいくつかを次に示します。
- それはみんなを取得します 準備 - 「木を切り倒すのに6時間与えられたら、最初の4時間は斧を研ぐことに費やします」。もしエイブラハム・リンカーンが生きていたなら、彼はプロジェクトの4時間のうち最初の6時間をプロジェクトキックオフミーティングに費やしていたに違いありません。なぜなら、これらのミーティングには を プロジェクトを右足で進めるために必要な手順。
- それは含まれます すべての主要プレーヤー- キックオフ ミーティングは、マネージャー、チーム リーダー、クライアント、プロジェクトに関係するその他の関係者全員が出席しなければ開始できません。キックオフ ミーティングですべてを明確に把握しなければ、誰が何を担当しているのかわからなくなってしまうことがよくあります。
- 結論 オープンで協調的 - 先ほども述べたように、プロジェクトのキックオフミーティングは討論です。最高のミーティングは を 参加者とみんなから最高のアイデアを引き出します。
Kickassプロジェクトキックオフミーティングへの8つのステップ
では、プロジェクトキックオフミーティングの議題には具体的に何が含まれるのでしょうか？以下の8つのステップに絞りましたが、次の点に留意してください。 このタイプの会議のセットメニューはありません.
これらの8つのステップをガイドとして使用しますが、最終的な議題は次のとおりであることを忘れないでください あなた！
ステップ 1 - 自己紹介とアイスブレイク
当然のことながら、キックオフ ミーティングを開始する唯一の方法は、参加者がお互いに慣れ親しむことです。 プロジェクトの長さや規模に関係なく、クライアントとチーム メンバーは、効率的に共同作業を行う前に、お互いにファースト ネームの関係にある必要があります。
簡単な「テーブルを囲んでの」紹介で、名前を知ってもらうのに十分ですが、アイスブレイクでさらにもう1つの層を加えることができます。 人格 と 気分を明るくするプロジェクトのキックオフに先立って。
これを試してみてください：車輪を回転させます 🎡
にいくつかの簡単な紹介トピックをレイアウトします スピナーホイール、次に各チーム メンバーにそれを回してもらい、ホイールが着地したトピックに答えてもらいます。 面白い質問は歓迎されますが、多かれ少なかれプロフェッショナルなものにしてください。
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ステップ2 - プロジェクトの背景
形式的な手続きや祝賀行事が終わったら、いよいよ本格的にビジネスをスタートさせるときです。会議を成功させるには、キックオフ ミーティングの議題を明確にしておく必要があります。
すべての素晴らしい物語がそうであるように、最初から始めるのが最善です。 すべての通信の概要あなたとクライアントの間で、プロジェクトに関わる全員がこれまでに何が起こったかを完全に把握できるようにします。
これは、電子メール、テキスト、以前の会議の議事録、または会社とクライアントにあらゆる種類のコンテキストを追加するリソースのスクリーンショットである可能性があります。 タイムラインを作成して、誰もが簡単に視覚化できるようにします。
ステップ3 - プロジェクトの需要
通信の背景に加えて、深く掘り下げたい の詳細に なぜ このプロジェクトはそもそも開始されています。
これは、プロジェクトが解決しようとしている問題点の明確な概要を提供するため、重要なステップです。これは、チームとクライアントの両方が常に最前線に立っておく必要があることです。
原型 👊
このような段階は議論の余地があります。 クライアントに尋ねる と あなたのチームは、なぜこのプロジェクトが夢見られたと思うのかについて彼らのアイデアを提案します。
該当する場合は、常にチャネル化を試みる必要があります お客様の声このセクションで。 クライアントと協力して、プロジェクトが修正しようとしている問題点に言及している消費者の実例を入手します。 彼らの意見は、チームがプロジェクトに取り組む方法を形作るはずです。
ステップ4 - プロジェクトの目標
それで、あなたは 過去 プロジェクトの 未来.
プロジェクトに明確な目標と明確な成功の定義があれば、チームはその目標に向かって努力しやすくなります。それだけでなく、あなたが仕事に真剣に取り組み、その成果に同様に大きな関心を持っていることをクライアントに示すことができます。
キックオフミーティングの参加者に質問する 「成功とはどのようなものでしょうか？」それはより多くの顧客ですか？ その他のレビュー？ より良い顧客満足率？
目標が何であれ、常にそうあるべきです...
- 達成可能な- 無理をしないでください。自分の限界を知り、目標を立ててください。 実際に 達成するチャンスがあります。
- 測定可能な - データを使用して目標を提案します。特定の数値を目指し、それに向けた進捗状況を追跡します。
- Timed - 自分自身に終了日を設定します。その期限までに目標を達成するために、できる限りのことを行ってください。
ステップ5 - 作業明細書
「キックオフミーティング」の「中身」となる作業明細書（SoW）は、プロジェクトの詳細とその実行方法について詳細に記述するものです。 主な請求キックオフミーティングの議題にあり、あなたの注意のほとんどを受け取る必要があります。
作業範囲記述書に何を含めるかについては、次のインフォグラフィックを確認してください。
作業範囲記述書は、プロジェクトのキックオフミーティングの残りの議題ほど議論に関するものではないことに注意してください。 これは本当にプロジェクトリードが単純に 行動計画を立てる次のプロジェクトのために、次にディスカッションを保存します。 会議の次の項目.
キックオフミーティングの他の部分と同様に、作業範囲記述書は次のとおりです。 スーパー変数。 作業範囲記述書の詳細は、プロジェクトの複雑さ、チームの規模、関係する部分などによって常に異なります。
詳細をお知りになりたいですか？💡これをチェックしてください 作業範囲記述書の作成に関する包括的な記事.
ステップ6 - Q&Aセクション
Q&Aセクションを最後まで残しておきたいと思うかもしれませんが、実際には 作業範囲記述書の直後.
このような内容の濃いセグメントでは、クライアントとチームの両方から必ず質問が寄せられます。会議の大部分は全員の記憶に新しいため、鉄は熱いうちに打つことが最善です。
使い方 インタラクティブなプレゼンテーションソフトウェアQ&A を主催することで、特にプロジェクト キックオフ ミーティングの出席者数が多い場合は、すべてがスムーズに進むようになります。
- 結論 組織された- 質問は人気順（賛成票による）または時間順に並べられ、「回答済み」としてマークしたり、一番上に固定したりできます。
- 結論 モデレート- 質問は画面に表示される前に承認したり却下したりできます。
- 結論 匿名の - 質問は匿名で送信できるため、誰もが発言することができます。
ステップ7 - 潜在的な問題
前に言ったように、プロジェクトのキックオフミーティングは、可能な限りオープンで正直であることです。 それですどのように構築するか 信頼感 最初からクライアントと一緒に。
そのためには、プロジェクトが途中で直面する可能性のある潜在的な問題について話し合うのが最善です。ここでは、将来を予測することを求めているのではなく、遭遇する可能性のある障害の暫定的なリストを作成することを求めているだけです。
あなた、あなたのチーム、そしてあなたのクライアントは、それぞれ異なる利害関係を持ってこのプロジェクトに取り組んでいるため、 誰も潜在的な問題の議論に関与します。
プロジェクトキックオフミーティングステップ8 - チェックイン
定期的にクライアントと連絡を取ることは、両者の信頼関係を強固にするもう1つの方法です。プロジェクトのキックオフミーティングでは、次のようないくつかの質問をします。 何、 いつ誰 と の これらのチェックインが行われます。
チェックインは、 透明と 努力可能な限りオープンで透明性を保つことは良いことですが、実際にどれだけ対応できるかという範囲内でこれを管理する必要があります。 beオープンで透明。
会議が終了する前に、次の質問に回答してください。
- 何？- クライアントは具体的にどのような詳細を更新する必要がありますか? 進捗状況のあらゆる細かい詳細を知る必要がありますか、それとも重要なことは大きな承認だけですか?
- いつ？- チームはどのくらいの頻度でクライアントに最新情報を伝えるべきでしょうか? 毎日何をしたかを伝えるべきでしょうか、それとも週末に何を管理したかをまとめるだけでよいでしょうか?
- 誰ですか？ - クライアントとの連絡役はどのチーム メンバーになりますか? 各チーム、各段階にメンバーが 1 人ずついるのでしょうか、それともプロジェクト全体を通じて 1 人の担当者だけでしょうか?
- 方法は？ - 顧客と担当者はどのような方法で連絡を取り合う予定ですか? 定期的なビデオ通話、電子メール、または継続的に更新されるライブ ドキュメントですか?
プロジェクトキックオフミーティングの議題のほとんどと同様に、オープンに議論するのが最善です。大規模なチームや大規模なクライアントグループの場合は、 ライブ投票オプションを絞り込んで、可能な限り最良のチェックイン方式を確立するため。
詳細をお知りになりたいですか？ 💡いくつかチェックしてください クライアントにチェックインするためのベスト プラクティス.
プロジェクトキックオフミーティングの議題テンプレート
専門的に計画されたキックオフミーティングが会議室で頭を悩ませるのを待っているので、最後の仕上げは少しかもしれません 相互作用それをすべてまとめる。
あなたはそれだけを知っていましたか 企業の29％クライアントとのつながりを感じる（ ギャラップ）？ B2B レベルではエンゲージメントの低下が蔓延しており、キックオフ ミーティングが単調で退屈な手続きのように感じられることがあります。
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タグ： ビジネスミーティング
