შეხვედრები გადამწყვეტ როლს თამაშობს ბიზნესებსა და ორგანიზაციებში, ემსახურება როგორც პლატფორმას საკითხების განხილვისა და განხილვისა და შიდა საქმეების მართვისთვის, რათა ხელი შეუწყოს პროგრესს. ამ შეკრების არსის გასაგებად, ვირტუალური თუ პირადად, შეხვედრის ოქმი or შეხვედრის ოქმი (MoM) გადამწყვეტი მნიშვნელობა აქვს შენიშვნების გაკეთებისას, განხილული ძირითადი თემების შეჯამებას და მიღწეულ გადაწყვეტილებებსა და გადაწყვეტილებებს.
ეს სტატია დაგეხმარებათ დაწეროთ ეფექტური შეხვედრის ოქმები, გამოსაყენებელი მაგალითებითა და შაბლონებით, ასევე საუკეთესო პრაქტიკით.
სარჩევი
- რა არის შეხვედრის ოქმი?
- ვინ არის წუთიერი?
- როგორ დავწეროთ შეხვედრის ოქმი
- შეხვედრის ოქმის მაგალითები (+ შაბლონები)
- რჩევები შეხვედრის კარგი წუთების შესაქმნელად
- ძირითადი Takeaways
შეხვედრის ოქმი | freepik.comრა არის შეხვედრის ოქმი?
შეხვედრის ოქმი არის წერილობითი ჩანაწერი დისკუსიების, გადაწყვეტილებებისა და ქმედებების შესახებ, რომლებიც ხდება შეხვედრის დროს.
- ისინი ემსახურებიან როგორც მინიშნებას და ინფორმაციის წყაროს ყველა დამსწრე და მათთვის, ვისაც არ შეუძლია დასწრება.
- ისინი გვეხმარებიან იმის უზრუნველსაყოფად, რომ მნიშვნელოვანი ინფორმაცია არ დაივიწყოს და ყველა ერთ გვერდზე იყოს იმის შესახებ, თუ რა იყო განხილული და რა ქმედებები უნდა განხორციელდეს.
- ისინი ასევე უზრუნველყოფენ ანგარიშვალდებულებას და გამჭვირვალობას შეხვედრის დროს მიღებული გადაწყვეტილებებისა და ვალდებულებების დოკუმენტირების გზით.
ვინ არის წუთიერი?
სხდომის დროს მიღებული დისკუსიებისა და გადაწყვეტილებების ზუსტი აღრიცხვაზე პასუხისმგებელია წუთების დამდგენი.
ისინი შეიძლება იყვნენ ადმინისტრაციული ოფიცერი, მდივანი, ასისტენტი ან მენეჯერი, ან მოხალისეთა გუნდის წევრი, რომელიც ასრულებს დავალებას. მნიშვნელოვანია, რომ წუთის დამკვეთს ჰქონდეს კარგი ორგანიზება და ჩანაწერების აღება და შეძლოს დისკუსიების ეფექტურად შეჯამება.
შეხვედრა წუთებშისახალისო შეხვედრაზე დასწრება AhaSlides-თან ერთად
შეკრიბეთ ხალხი ერთსა და იმავე დროს
იმის ნაცვლად, რომ მიხვიდეთ თითოეულ მაგიდასთან და „შეამოწმოთ“ ხალხი იმ შემთხვევაში, თუ ისინი არ გამოჩნდებიან, ახლა თქვენ შეგიძლიათ მიიპყროთ ხალხის ყურადღება და შეამოწმოთ დასწრება სახალისო ინტერაქტიული ვიქტორინებით AhaSlides-ით!
🚀 მიიღეთ უფასო შაბლონები ☁️როგორ დავწეროთ შეხვედრის ოქმი
ეფექტური შეხვედრის ოქმებისთვის, პირველ რიგში, ისინი უნდა იყოს ობიექტური, იყოს შეხვედრის ფაქტობრივი ჩანაწერიდა მოერიდეთ პირად მოსაზრებებს ან დისკუსიების სუბიექტურ ინტერპრეტაციებს. შემდეგი, ის უნდა იყოს მოკლე, გასაგები და ადვილად გასაგები,ფოკუსირება მხოლოდ მთავარ საკითხებზე და თავიდან აიცილეთ ზედმეტი დეტალების დამატება. ბოლოს და ბოლოს, ის უნდა იყოს ზუსტი და უზრუნველყოს, რომ ყველა ჩაწერილი ინფორმაცია იყოს ახალი და შესაბამისი.
მოდით გადავიდეთ შეხვედრის ოქმის დაწერის დეტალებში შემდეგი ნაბიჯების გამოყენებით!
შეხვედრის ოქმის 8 ძირითადი კომპონენტი
- შეხვედრის თარიღი, დრო და ადგილი
- დამსწრეთა სია და ბოდიში არყოფნის გამო
- შეხვედრის დღის წესრიგი და მიზანი
- დისკუსიებისა და მიღებული გადაწყვეტილებების შეჯამება
- მიღებული ნებისმიერი ხმა და მათი შედეგები
- სამოქმედო პუნქტები, მათ შორის პასუხისმგებელი მხარე და დასრულების ვადა
- ნებისმიერი შემდეგი ნაბიჯი ან შემდგომი ელემენტი
- დასკვნითი სიტყვა ან სხდომის გადადება
როგორ დავწეროთ შეხვედრის ოქმიშეხვედრის ეფექტური ოქმის დაწერის ნაბიჯები
1/ მომზადება
შეხვედრის დაწყებამდე გაეცანით შეხვედრის დღის წესრიგს და ნებისმიერ შესაბამის მასალას. დარწმუნდით, რომ გაქვთ ყველა საჭირო ინსტრუმენტი, როგორიცაა ლეპტოპი, რვეული და კალამი. ასევე კარგი იდეაა, გადახედოთ წინა შეხვედრის ოქმს, რათა გაიგოთ, რა ინფორმაცია უნდა შეიცავდეს და როგორ დაფორმატდეს.
2/ შენიშვნის აღება
შეხვედრის დროს გააკეთეთ მკაფიო და ლაკონური შენიშვნები განხილვებისა და მიღებული გადაწყვეტილებების შესახებ. თქვენ უნდა ფოკუსირდეთ ძირითადი პუნქტების, გადაწყვეტილებებისა და მოქმედებების საკითხებზე, ვიდრე მთელი შეხვედრის სიტყვასიტყვით გადაწერა. დარწმუნდით, რომ შეიტანეთ მომხსენებლების სახელები ან ნებისმიერი ძირითადი ციტატა და ნებისმიერი ქმედება ან გადაწყვეტილება. და მოერიდეთ აბრევიატურების ან სტენოგრამის წერას, რაც სხვებს გაუგებარია.
3/ წუთების ორგანიზება
გადახედეთ და მოაწყვეთ თქვენი ჩანაწერები, რათა შეხვედრის შემდეგ თქვენი წუთების თანმიმდევრული და ლაკონური შეჯამება შექმნათ. თქვენ შეგიძლიათ გამოიყენოთ სათაურები და პუნქტები, რომ წუთები ადვილად წასაკითხი გახადოთ. არ მიიღოთ პირადი მოსაზრებები ან დისკუსიის სუბიექტური ინტერპრეტაციები. ფოკუსირება მოახდინეთ ფაქტებზე და რაზეც შეხვედრის დროს შეთანხმდნენ.
4/ დეტალების ჩაწერა
თქვენი შეხვედრის ოქმი უნდა შეიცავდეს ყველა შესაბამის დეტალს, როგორიცაა თარიღი, დრო, ადგილი და დამსწრეები. და აღნიშნეთ განხილული ნებისმიერი მნიშვნელოვანი თემა, გადაწყვეტილებები და მინიჭებული ქმედებები. დარწმუნდით, რომ ჩაწერეთ ყველა მიღებული ხმა და ნებისმიერი დისკუსიის შედეგი.
5/ სამოქმედო ნივთები
დარწმუნდით, რომ ჩამოთვალეთ ნებისმიერი ქმედება, რომელიც იყო დანიშნული, მათ შორის, ვინ არის პასუხისმგებელი და დასრულების ვადა. ეს არის შეხვედრის ოქმების გადამწყვეტი ნაწილი, რადგან ის უზრუნველყოფს, რომ ყველამ იცის თავისი პასუხისმგებლობები და მათი შესრულების ვადები.
6/ განხილვა და განაწილება
თქვენ უნდა გადახედოთ ოქმს სიზუსტისა და სისრულისთვის და განახორციელოთ ნებისმიერი საჭირო გადახედვა. დარწმუნდით, რომ გაითვალისწინეთ ყველა ძირითადი პუნქტი და გადაწყვეტილება. შემდეგ, შეგიძლიათ წუთები გადაანაწილოთ ყველა დამსწრეზე, პირადად ან ელექტრონული ფოსტით. შეინახეთ წუთების ასლი ცენტრალიზებულ ადგილას მარტივი წვდომისთვის, როგორიცაა საზიარო დისკი ან ღრუბელზე დაფუძნებული საცავის პლატფორმა.
7/ შემდგომი დაკვირვება
დარწმუნდით, რომ შეხვედრის სამოქმედო პუნქტები განხორციელდება და დასრულებულია დაუყონებლივ. გამოიყენეთ წუთები, რათა თვალყური ადევნოთ პროგრესს და დარწმუნდეთ, რომ გადაწყვეტილებები შესრულებულია. ის გეხმარებათ ანგარიშვალდებულების შენარჩუნებაში და უზრუნველყოფს, რომ შეხვედრა იყოს პროდუქტიული და ეფექტური.
შეხვედრის ოქმის მაგალითები (+ შაბლონები)
1/ შეხვედრის ოქმი მაგალითი: მარტივი შეხვედრის შაბლონი
მარტივი შეხვედრის ოქმის დეტალების დონე და სირთულე დამოკიდებული იქნება შეხვედრის მიზანსა და თქვენი ორგანიზაციის საჭიროებებზე.
ზოგადად, მარტივი შეხვედრის ოქმები გამოიყენება შიდა მიზნებისთვის და არ არის აუცილებელი იყოს ისეთივე ფორმალური ან ყოვლისმომცველი, როგორც სხვა სახის შეხვედრის ოქმები.
ასე რომ, თუ გადაუდებელი საჭიროება გაქვთ და შეხვედრა მარტივი, არც თუ ისე მნიშვნელოვანი შინაარსის გარშემო ტრიალებს, შეგიძლიათ გამოიყენოთ შემდეგი შაბლონი:
| შეხვედრის დასახელება:[შეხვედრის სათაურის ჩასმა] თარიღი: [თარიღის ჩასმა] დრო:[დროის ჩასმა] ადგილმდებარეობა:[მდებარეობის ჩასმა] დამსწრეები:[ჩადეთ დამსწრეების სახელები] ბოდიში არყოფნის გამო: [სახელების ჩასმა]დღის წესრიგი:[დღის წესრიგის 1-ლი პუნქტის ჩასმა][დღის წესრიგის 2-ლი პუნქტის ჩასმა][დღის წესრიგის 3-ლი პუნქტის ჩასმა]შეხვედრის შეჯამება:[ჩასვით შეხვედრის დროს მიღებული დისკუსიებისა და გადაწყვეტილებების შეჯამება, ნებისმიერი ძირითადი პუნქტის ან სამოქმედო პუნქტის ჩათვლით.]მოქმედების ელემენტები: [ჩასვით ნებისმიერი ქმედების პუნქტის სია, რომლებიც იყო დანიშნული შეხვედრის დროს, მათ შორის პასუხისმგებელი მხარე და დასრულების ვადა.]შემდეგი ნაბიჯი: [ჩასვით ნებისმიერი შემდეგი ნაბიჯი ან შემდგომი პუნქტი, რომელიც განიხილებოდა შეხვედრის დროს.]დასკვნითი შენიშვნები: [დასვით ნებისმიერი დასკვნითი სიტყვა ან შეხვედრის გადადება.]ხელმოწერილია [დასვით ოქმის დამდგენი პირის ხელმოწერა] |
2/ შეხვედრის ოქმი მაგალითი: საბჭოს სხდომის შაბლონი
გამგეობის სხდომის ოქმი ჩაიწერება და ურიგდება ყველა წევრს, სადაც მოცემულია მიღებული გადაწყვეტილებების ჩანაწერი და ორგანიზაციის მიმართულება. ამიტომ, ის უნდა იყოს ნათელი, სრული, დეტალური და ფორმალური. აქ არის საბჭოს სხდომის ოქმების შაბლონი:
| შეხვედრის დასახელება:დირექტორთა საბჭოს სხდომა თარიღი: [თარიღის ჩასმა]დრო: [დროის ჩასმა]ადგილმდებარეობა:[მდებარეობის ჩასმა] დამსწრეები: [ჩადეთ დამსწრეების სახელები]ბოდიში არყოფნის გამო: [დასვით მათ სახელები, ვინც ბოდიში მოიხადა არყოფნის გამო]დღის წესრიგი:1. წინა სხდომის ოქმის დამტკიცება 2. ფინანსური ანგარიშის განხილვა 3. სტრატეგიული გეგმის განხილვა4. ნებისმიერი სხვა საქმეშეხვედრის შეჯამება:1. წინა შეხვედრის ოქმების დამტკიცება: [ჩასვით წინა შეხვედრის მნიშვნელოვანი პუნქტები განხილული და დამტკიცებულია]2. ფინანსური ანგარიშის მიმოხილვა: [ჩასვით მიმდინარე ფინანსური სიტუაციის ძირითადი პუნქტები და რეკომენდაციები მომავალი ფინანსური დაგეგმვისთვის]3. სტრატეგიული გეგმის განხილვა: [ჩასვით, რომელიც საბჭომ განიხილა და განახლდა ორგანიზაციის სტრატეგიული გეგმა]4. ნებისმიერი სხვა საქმე: [ჩასვით ნებისმიერი სხვა მნიშვნელოვანი საკითხი, რომელიც არ იყო შეტანილი დღის წესრიგში]მოქმედების ელემენტები:[ჩასვით ნებისმიერი ქმედების პუნქტის სია, რომელიც იყო დანიშნული შეხვედრის დროს, მათ შორის პასუხისმგებელი მხარე და დასრულების ვადა]შემდეგი ნაბიჯი:საბჭო გამართავს შემდგომ შეხვედრას [ჩასვით თარიღი].დასკვნითი შენიშვნები:სხდომა გადაიდო [ჩადეთ დრო].ხელმოწერილია [დასვით ოქმის დამდგენი პირის ხელმოწერა] |
ეს არის მხოლოდ გამგეობის შეხვედრის ძირითადი შაბლონი და შეიძლება დაგჭირდეთ ელემენტების დამატება ან წაშლა თქვენი შეხვედრისა და ორგანიზაციის საჭიროებიდან გამომდინარე.
3/ შეხვედრის ოქმი მაგალითი: პროექტის მართვის შაბლონი
აქ არის შეხვედრის ოქმის მაგალითი პროექტის მართვის შაბლონისთვის:
| შეხვედრის დასახელება: პროექტის მენეჯმენტის გუნდის შეხვედრა თარიღი: [თარიღის ჩასმა]დრო: [დროის ჩასმა]ადგილმდებარეობა:[მდებარეობის ჩასმა] დამსწრეები: [ჩადეთ დამსწრეების სახელები]ბოდიში არყოფნის გამო: [დასვით მათ სახელები, ვინც ბოდიში მოიხადა არყოფნის გამო]დღის წესრიგი:1. პროექტის სტატუსის განხილვა2. პროექტის რისკების განხილვა3. გუნდის პროგრესის მიმოხილვა4. ნებისმიერი სხვა საქმეშეხვედრის შეჯამება:1. პროექტის სტატუსის მიმოხილვა: [ჩადეთ ნებისმიერი განახლება პროგრესის შესახებ და მონიშნეთ ნებისმიერი საკითხი, რომელიც უნდა გადაიჭრას]2. პროექტის რისკების განხილვა: [დაიტანეთ პოტენციური რისკები პროექტში და გეგმა ამ რისკების შესამცირებლად]3. გუნდის პროგრესის მიმოხილვა: [ჩასვით განხილული პროგრესი და განიხილეს ნებისმიერი წარმოშობილი საკითხი]4 ნებისმიერი სხვა საქმე: [ჩასვით ნებისმიერი სხვა მნიშვნელოვანი საკითხი, რომელიც არ იყო შეტანილი დღის წესრიგში]მოქმედების ელემენტები:[ჩასვით ნებისმიერი ქმედების პუნქტის სია, რომელიც იყო დანიშნული შეხვედრის დროს, მათ შორის პასუხისმგებელი მხარე და დასრულების ვადა]შემდეგი ნაბიჯი:გუნდს ექნება შემდგომი შეხვედრა [ჩადეთ თარიღი].დასკვნითი შენიშვნები:სხდომა გადაიდო [ჩადეთ დრო].ხელმოწერილია [დასვით ოქმის დამდგენი პირის ხელმოწერა] |
რჩევები შეხვედრის კარგი წუთების შესაქმნელად
ნუ იდარდებთ ყოველი სიტყვის აღქმაზე, ფოკუსირდით ძირითადი თემების, შედეგების, გადაწყვეტილებებისა და მოქმედებების საგნების აღრიცხვაზე. განათავსეთ დისკუსიები პირდაპირ პლატფორმაზე, ასე რომ თქვენ შეგიძლიათ დაიჭიროთ ყველა სიტყვა დიდ ქსელში 🎣 -AhaSlides-ის იდეების დაფა არის ინტუიციური და მარტივი ინსტრუმენტი ყველამ სწრაფად წარმოადგინოს თავისი იდეები. აი, როგორ აკეთებ ამას:
შექმენით ახალი პრეზენტაცია თქვენით AhaSlides ანგარიში, შემდეგ დაამატეთ Brainstorm სლაიდი "გამოკითხვა" განყოფილებაში.
დაწერე შენი განხილვის თემა, შემდეგ დააწკაპუნეთ "პრეზენტაციაზე", რათა შეხვედრაზე ყველამ შეძლოს შეუერთდეს და წარმოადგინოს თავისი იდეები.
AhaSlides-ის იდეების დაფის საშუალებით ყველას აქვს ხმა და ასევე შეგიძლიათ მარტივად თვალყური ადევნოთ შეხვედრის წუთებსიოლად ჟღერს, არა? სცადეთ ეს ფუნქცია ახლავე, ეს მხოლოდ ერთ-ერთი სასარგებლო ფუნქციაა, რომელიც დაგეხმარებათ გაამარტივოთ თქვენი შეხვედრები ცოცხალი, ძლიერი დისკუსიებით.
ძირითადი Takeaways
შეხვედრის ოქმის მიზანია შეხვედრის მაღალი დონის მიმოხილვა მათთვის, ვინც ვერ შეძლო დასწრება, ასევე შეხვედრის შედეგების ჩანაწერი. ამიტომ, ოქმები უნდა იყოს ორგანიზებული და ადვილად გასაგები, ხაზგასმული იყოს ყველაზე მნიშვნელოვანი ინფორმაცია ნათლად და ლაკონურად.
Tags: Საქმიანი შეხვედრა
