Қызметкерлерге жүргізілген сауалнамалардың көпшілігі өтірік айтады. Адамдар өз басшыларына 4 дегенді білдірген кезде 10-нан 7 балл береді, ашық сұрақтарды мүлдем өткізіп жібереді немесе ештеңе айтпай-ақ қызығушылық танытатындай етіп қауіпсіз нәрсе жазады. Сауалнама аяқталады, нәтижелер қорытындыланады, басшылық негізінен бейтарап деректерді көреді және ештеңе өзгермейді.
Мәселені шешудің жолы сұрақтардан гөрі жақсырақ. Бұл адамдарды қорқытатын қорқынышты жою. Анонимді сауалнамалар дұрыс орнатылған кезде осылай болады.
Бұл нұсқаулықта шынайы анонимділіктің техникалық тұрғыдан нені талап ететіні, ең маңыздысы қашан, өз мақсатына кездейсоқ кедергі келтірмейтін сауалнамаларды қалай жасау керектігі және нәтижелермен кейін не істеу керектігі қарастырылады.
Сауалнаманы шынымен анонимді ететін нәрсе
Анонимді сауалнама – сауалнама әкімшілерін қоса алғанда, ешкім жауапты оны жіберген адамға байланыстыра алмайтын сауалнама. Бұл айырмашылық маңызды, себебі «анонимді» деп сипатталатын көптеген сауалнамалар ондай емес.
Сауалнама тек келесі шарттардың барлығы орындалған кезде ғана шынымен анонимді болып табылады: сауалнамада аты аталған адамдарға жіберілген жекелендірілген шақырулардың орнына ортақ сілтеме пайдаланылады; платформа IP мекенжайларын, құрылғы идентификаторларын немесе сессия деректерін тіркемейді; әкімшілер тек жиынтық нәтижелерді көре алады, жеке жауаптарды емес; сауалнамадағы ешқандай демографиялық комбинация нақты адамды анықтау үшін жеткілікті тар емес; және құрал қатысушылардан жауап бермес бұрын жүйеге кіруді немесе тіркелгі жасауды талап етпейді.
Егер осы шарттардың кез келгені орындалмаса, қатысушылардың күмәнмен қарауы дұрыс. Қызметкерлердің бақылау мүмкіндігіне қатысты жақсы түйсігі бар. Мысалы, жасырындықты уәде ететін, бірақ жеке электрондық пошта сілтемелерін жіберетін сауалнама кіріспе мәтінінде не айтылғанына қарамастан, шынайы жауаптар бермейді.
Құпия сауалнамалар әртүрлі. Құпия сауалнама жеке басын анықтайтын ақпаратты жинайды, бірақ оны кім көре алатынын шектейді. HR кімнің не айтқанын білуі мүмкін; респонденттің менеджері білмейді. Бұл кейінгі мақсаттар үшін пайдалы, бірақ ол шынайы анонимділік сияқты ашықтықты тудырмайды, әсіресе басшылыққа қатысты тақырыптарда.
Неліктен маңызды: шынайы кері байланыс психологиясы
Салдардан қорқу - сауалнамалардың сәтсіз болуының басты себебі. Қызметкер теріс жауап оның менеджерімен қарым-қатынасына, жұмысын бағалауға немесе командадағы беделіне әсер етуі мүмкін деп ойлаған кезде, олар өзін-өзі цензуралайды. Бұл ұйымның кек алу ниеті болмаса да болады. Тәуекелді қабылдау жеткілікті.
Америка психологиялық қауымдастығының зерттеуі көрсеткендей, сауалнамалар анонимді болған кезде қызметкерлердің шамамен 87%-ы шынайы пікірлермен бөлісуге өздерін ыңғайлы сезінеді [1]. Бұл жайлылық жоғары аяқтау көрсеткіштеріне, нақты жауаптарға және аталған сауалнамаларда ешқашан пайда болмайтын мәселелерді көтеруге дайын болуға әкеледі: басқару тәжірибесі, жұмыс жүктемесінің теңгерімсіздігі, кемсітушілік, жалақыға қанағаттанбау және мәдени мәселелер.
Gallup компаниясының жұмыс орны деректерінің ұзақ мерзімді мета-талдауына сәйкес [2], қызметкерлерінің белсенділігі жоғары ұйымдар аз белсенділікке ие ұйымдарға қарағанда 21%-ға жоғары кірістілік және 17%-ға жоғары өнімділік көрсетеді. Анонимді сауалнамалар шынайы белсенділікті өлшенетін және жақсартатын механизмдердің бірі болып табылады.
Тағы бір артықшылығы - әлеуметтік қалаушылыққа қатысты бейімділікті жою. Анонимділік болмаса, респонденттер өздеріне жақсы әсер етеді деп ойлайтын немесе ұйым естігісі келетін нәрсеге сәйкес келетін жолмен жауап береді. Анонимді сауалнамалар бұл әсерді айтарлықтай төмендетеді.
Анонимді сауалнамаларды қашан қолдану керек
Анонимділік әрқашан қажет емес. Қызметкерлерден кеңседегі іс-шарада тамақтандыруды бағалауды сұрайтын сауалнама үшін күшті анонимділік қорғанысы қажет емес. Бірақ келесі жағдайларда онсыз сенімді деректерді алу қиын: қызметкерлердің қатысуы мен қанағаттанушылығы туралы сауалнамалар, оқыту және тәжірибелік-конструкторлық жұмыстарды бағалау, жұмыс орнындағы маңызды тақырыптарды қамтитын сұрақтар және азшылықтың ашық пікірлері ең пайдалы деректер нүктесі болып табылатын іс-шара немесе конференция туралы пікірлер.
Осы контексттердің әрқайсысы бірдей динамиканы бөліседі: қатысушылар анықталған кезде өзін-өзі цензуралауға себеп болады, және өзін-өзі цензуралау сізге пайдалы ештеңе айтпайтын жылтыратылған, бейтарап деректерді шығарады.
Қызметкерлердің қатысуы және қанағаттануы
Бұл ең көп таралған қолдану жағдайы. Басқару сапасын, өтемақыны, мансаптық дамуды, инклюзивтілікті және психологиялық қауіпсіздікті қамтитын жұмысқа орналасу сауалнамаларының барлығы қызметкерлер анықталған кезде өз жауаптарын жасыруға күшті себептері бар тақырыптарды қамтиды. Анонимді сауалнамалар қызметкерлердің бөлісуге қауіпсіз деп санайтын нұсқасын емес, пікірлердің нақты таралуын көрсетеді.
Орташа технологиялық компания екі жыл бойы аттас импульстік сауалнамалар жүргізді және үнемі жоғары қанағаттанушылық көрсеткіштерін көрсетті. AhaSlides арқылы жасырын сауалнамаларға ауысқаннан кейін, бірінші раундта бұрынғы нәтижелерде ешқашан көрсетілмеген белгілі бір команданың басқару тәжірибелеріне қатысты кең таралған алаңдаушылықтар пайда болды. Үш менеджер қосымша коучинг пен қолдау алды.
Оқыту және тәжірибелік-конструкторлық жұмыстарды бағалау
Тренерлер өз сабақтарының жақсы өтуіне кәсіби түрде қызығушылық танытады, бұл қатысушыларға оң пікір білдіруге әлеуметтік қысым жасайды. Өз шеберлік сабағын бағалайтын оқу және тәжірибелік-конструкторлық жұмыс маманы аталған сауалнама бойынша жоғары бағаларды күтуі керек. Тренингтен кейінгі анонимді бағалау қандай мазмұн түскені, адамдарды не шатастырғаны және қатысушылардың үйренгендерін іс жүзінде қолданады деп күтетіні туралы дәлірек деректер береді.
Бұл, әсіресе, міндетті сәйкестік бойынша оқытуға қатысты, мұнда қатысушылар анықталған кезде айтпайтын күшті теріс пікірлерге ие болуы мүмкін.
Сезімтал тақырыптар
Жұмыс орнындағы қудалау, кемсітушілік, психикалық денсаулық, нашақорлық және осыған ұқсас тақырыптар кез келген маңызды деректерді жинау үшін жасырындықты талап етеді. Тіпті жауаптардың қайдан алынғанын анықтауға болады деген түсініктің өзі қатысу көрсеткіштерін төмендетеді және жауап бергендерден қатты сүзілген жауаптар береді.
Іс-шара және конференция туралы пікірлер
Қатысушылар пікірлердің анонимді екенін білген кезде спикерлер, сессия сапасы және логистика туралы ашық айтады. Болашақ іс-шараларды жақсартуға тырысатын конференция ұйымдастырушылары үшін азшылықтың шынайы пікірі, адамдарды жалықтырған сессия, ұзаққа созылған негізгі баяндама көбінесе ең құнды деректер көзі болып табылады.
Өздерінің анонимділігіне нұқсан келтірмейтін сауалнамаларды әзірлеу
Техникалық анонимділік сұрақ деңгейінде бұзылуы мүмкін. Бұл ең көп таралған қателіктер.
Бірінші қауіп - шағын топтардағы демографиялық сұрақтар. Егер сіз 12 адамнан тұратын топта бөлім, рөл және лауазымдық өтілі туралы сұрасаңыз, жауапты бір немесе екі адамға дейін қысқартуыңыз мүмкін. Тек талдау үшін шынымен қажет демографиялық мәліметтерді қосыңыз және санаттар жеке тұлғаны анықтамайтындай кең екеніне көз жеткізіңіз.
Екіншісі - жағдайға байланысты сұрақтары бар ашық сұрақтар. «Қолдау көрсетілмегенін сезінген соңғы нақты оқиғаны сипаттаңыз» деген сұрақ жауап берушіні анықтауға жеткілікті егжей-тегжейлі жауаптарды талап етеді. Жақсырақ тәсіл: бағалау ретінде «өз рөліңізде қаншалықты жиі қолдау көрсетілмегенін сезінесіз?» деп сұраңыз, содан кейін нақты күндерді, есімдерді немесе оқиғаларды қоспау үшін ескертпесі бар қосымша ашық өрісті ұсыныңыз.
Тек шағын топқа ғана қатысты сұрақтар бірдей мәселені тудырады. Егер үш адамнан тұратын бір топ жақында басшылық ауысуын бастан кешірсе және сіз барлық қызметкерлерден басшылықтың соңғы ауысулары туралы сұрасаңыз, сол топтың жауаптарын тиімді түрде анықтауға болады.
Соңында, уақытты есептеу және бағыттау. Әртүрлі жауап берушілерді әртүрлі сұрақ тармақтары арқылы жіберетін шартты логика кейде әкімшілерге кімнің қай жолды көргенін анықтауға мүмкіндік береді. Тармақталу логикасын қарапайым етіп сақтаңыз немесе шағын топтық сауалнамаларда оны толығымен алып тастаңыз.
Қадамдық енгізу
1. Дұрыс платформаны таңдаңыз
Платформаларды келесі ерекшеліктер бойынша бағалаңыз: IP мекенжайын бақылауды бұғаттай ма? Кіру үшін жеке кіру қажет пе, әлде тек ортақ сілтеме қажет пе? Әкімшілер жеке жауаптарды көре ала ма? Деректерді сақтау және жоюдың қандай саясаттары қолданылады?
AhaSlides жеке кіруді бақыламайтын ортақ QR кодтары мен сілтемелер арқылы шынайы анонимді қатысуға мүмкіндік береді. Әкімшілер тек жиынтық нәтижелерді көреді, ал қатысушылар тіркелгі жасамайды.
2. Талдау мақсаттарыңызға сәйкес келетін сұрақтар жазыңыз
Нәтижелермен не істейтініңізді алдын ала шешіңіз. Егер сізге бөлімдер арасындағы өзара әрекеттесуді салыстыру қажет болса, сізге бөлім демографиялық топ ретінде қажет. Егер сізге тек жалпы көрініс қажет болса, демографиялық сұрақтарды толығымен алып тастаңыз. Әрбір сұрақтың нақты шешімі болуы керек.
Бағалау шкалаларын және бірнеше жауап нұсқасы бар сұрақтарды әдепкі бойынша пайдаланыңыз. Оларды талдау оңай, кездейсоқ анонимді түрде жою қиын және орындау жылдамырақ.
3. Анонимділік механизмдерін қарапайым тілмен түсіндіріңіз
«Бұл сауалнама анонимді» деген жеткіліксіз. Қызметкерлер мұны бұрын естіген және күмәнмен қарайды. Нақты түсіндіріңіз: «Бұл сауалнама жекелендірілген шақыруларды емес, ортақ сілтемені пайдаланады. Біз кімнің қандай жауапты жібергенін көре алмаймыз. Әкімшілерге тек жиынтық нәтижелер ғана көрінеді.»
Жалпы алаңдаушылықты тікелей мойындаңыз: жазу стилін анықтау, тапсыру уақытын анықтау, зияткерлік меншікті бақылау. Қандай қорғаныс шаралары бар екенін түсіндіріңіз. Сенімділік кепілдіктерден емес, нақтылықтан туындайды.
4. Нақты жиілікті орнатыңыз
Жыл сайынғы кешенді сауалнамалар (20-30 сұрақ) терең қатысуды бағалау үшін жақсы нәтиже береді. Тоқсан сайынғы импульстік сауалнамалар (5-10 сұрақ) адамдарды шаршатпай, көрінуді қамтамасыз етеді. Іс-шараға қатысты сауалнамалар тәжірибе жаңа болған кезде 24-48 сағат ішінде жариялануы керек.
Негізгі қателік - шамадан тыс сауалнама жүргізу. Егер адамдар бірнеше апта сайын анонимді сауалнамалар алса, олар оларды тез және немқұрайлы толтыра бастайды, бұл мақсатқа кедергі келтіреді. Жауап сапасы көлемнен маңыздырақ.
5. Ілмекті көрінетіндей етіп жабыңыз
Анонимді кері байланыс ешкім әрекет етпейтін есепке айналғанда, жақсару емес, наразылық тудырады. Сауалнама аяқталғаннан кейін екі апта ішінде тақырыптар мен нәтижелердің қысқаша мазмұнын барлық қатысушылармен бөлісіңіз. Нәтижелер негізінде өзгерістер енгізген кезде, мұны ашық айтыңыз және өзгерісті кері байланыспен байланыстырыңыз.
Егер сіз бірдеңе бойынша әрекет ете алмасаңыз, себебін түсіндіріңіз. «Біз жұмысқа бару үшін төленетін жәрдемақы жеткіліксіз деп естідік. Бюджеттің шектеулілігіне байланысты биыл оны көбейте алмаймыз, бірақ біз оны келесі жылдың жоспарлау циклінің басымдығы ретінде көтердік» деген сөз үнсіздіктен гөрі сенімді нығайтады.
Болдырмауға болатын жалпы қателіктер
Тіпті жақсы ниетпен жүргізілген анонимді сауалнамалар да бірнеше қайталанатын мәселелерді ескермеген жағдайда сәтсіздікке ұшырауы мүмкін.
Біріншісі - оны жеткізе алмайтын платформада жасырындықты уәде ету. Анонимді ретінде жарнамаланатын кейбір құралдар IP мекенжайларын тіркейді немесе электрондық поштаға негізделген кіруді талап етеді. Сауалнаманы бастамас бұрын, платформаның деректерді жинау тәжірибесін тек маркетингтік көшірмесінде ғана емес, құпиялылық құжаттамасында да тексеріңіз. Егер құрал әрбір қатысушыға бірегей сілтеме жіберсе, бұл жасырын сауалнама, жасырын емес.
Екіншісі - нәтижелерді қорғау үшін тым кішкентай топтармен бөлісу. Бес адамнан тұратын топ өзінің лауазымдық лауазым деңгейі бойынша бөлінуін көруі міндетті емес. Нәтижелерді кіші топтарға қайтарған кезде, сол сегмент үшін деректерді көрсетпес бұрын он немесе одан да көп респонденттен тұратын ең аз шекті белгілеңіз. Егер кіші топ шекті деңгейден төмен түссе, сол жауаптарды кеңірек санатқа бөліңіз немесе тек жиынтық деңгейде хабарлаңыз.
Нәтижелерді талдауды толығымен өткізіп жіберу - үшінші мәселе. Болашақ қатысуды тоқтатудың ең жылдам жолдарының бірі - кері байланыс жинап, үндемеу. Қызметкерлер ештеңе естімеген кезде өз қорытындыларын шығарады. Егер нәтижелер әлі де талданып жатса, сауалнама аяқталғанын, қанша жауап келгенін және адамдар қашан жауап күте алатынын растайтын қысқаша жаңарту жіберіңіз.
Соңында, әрбір сауалнаманы бір реттік деп санау. Қиын кезеңнен кейін бір ғана анонимді сауалнама жүргізіп, содан кейін аталған кері байланыс циклдеріне оралатын ұйымдар өздеріне артқан сенімді жоғалтады. Анонимді сауалнамалар дағдарысқа жауап ретінде емес, тұрақты тыңдау стратегиясының бөлігі ретінде жақсы жұмыс істейді. Қызметкерлер анонимділіктің ерекшелік емес, стандартты тәсіл екенін көргенде, қатысу деңгейі мен ашықтық уақыт өте келе жақсарады.
Жиі Қойылатын Сұрақтар
Басшылық шынымен жасырын сауалнамада да кімнің не айтқанын анықтай ала ма?
Дұрыс конфигурацияланған платформамен, жоқ. Сауалнама жекелендірілген шақырулардың орнына ортақ сілтемені пайдаланған кезде және құрал IP мекенжайларын немесе сессия деректерін тіркемегенде, жауапты құрылғыға немесе адамға байланыстыратын техникалық жазба болмайды. Жалғыз қауіп - әдеттен тыс нақты жазбаша жауаптар арқылы өзін-өзі анықтау. Сауалнамаға кіріспеде қатысушыларға ашық жауаптарды нақты күндерді, атауларды немесе оқиғаларды келтірмей, жалпылама сақтауды еске салыңыз.
Анонимді сауалнаманың қауіпсіздігі үшін топтың ең аз мөлшері қандай болуы керек?
Көптеген мамандар кез келген сегмент бойынша нәтижелерді хабарлау алдында сегізден онға дейін респонденттен тұратын ең төменгі шекті баллды белгілейді. Осы шектен төмен болса да, тіпті бірнеше таңдау нұсқасы бар деректерді де контекстке байланысты анықтауға болады. Сезімтал тақырыптар үшін кейбір ұйымдар ең төменгі шекті он беске дейін көтереді. Егер сіздің командаңыз шектен аз болса, нәтижелерді басқа ұқсас топпен біріктіруді немесе тек ұйым деңгейінде есеп беруді қарастырыңыз.
Қызметкерлердің сауалнаманың жасырын екеніне қалай сенуіне болады?
Сенім бір реттік кепілдіктер емес, қайталанатын мінез-құлық арқылы қалыптасады. Қысқа мерзімді перспективада сауалнамаға кіріспеде техникалық орнатуды нақты көрсетіңіз. Ұзақ мерзімді перспективада үнемі орындаңыз: нәтижелермен жедел бөлісіңіз, қолыңыздан келетін нәрсе бойынша әрекет етіңіз, өзгерте алмайтын нәрсені түсіндіріңіз және басшылықпен әңгімелесулерде ешқашан жеке пікірлерге сілтеме жасамаңыз. Қызметкерлер анонимді деректер мақсатты жауапқа әсер еткен сияқты көрінген кезде байқайды және болашақ жауаптарын тиісінше түзетеді.
AhaSlides көмегімен анонимді сауалнамаларды жүргізу
Тікелей сессиялар кезінде немесе асинхронды түрде сауалнама жүргізетін HR топтары мен L&D мамандары үшін AhaSlides екі режимді де басқарады. Қатысушылар тіркелгі жасамай ортақ код арқылы қосылады. Бағалау шкалалары, бірнеше жауап нұсқасы бар сұрақтар және ашық өрістердің барлығы қолжетімді. Нәтижелер модераторлар үшін нақты уақыт режимінде көрсетіледі, тек жинақталған, сондықтан сессия әлі жүріп жатқанда сіз нәтижелерді топпен талқылай аласыз.
Әсіресе, тренингтен кейінгі бағалаулар үшін, семинардың соңында анонимді нәтижелерді бірге қарау, барлығы үйлеріне кеткеннен кейін сауалнама сілтемесін жіберуден өзгеше әңгіме тудырады. Қатысушылар топтың шынайы таратылуын көреді, ал адамдардың өз есімдерін жазған нұсқасын емес.
Дереккөздер
[1] DeskAlerts сілтеме жасаған Америка психологиялық қауымдастығының зерттеуі: https://www.alert-software.com/blog/anonymous-employee-survey
[2] Гэллап. «Жұмыстағы белсенділік пен ұйымдастырушылық нәтижелер арасындағы байланыс». 12-тоқсандық зерттеудің мета-талдауы. https://www.gallup.com/workplace/349484/state-of-the-global-workplace.aspx
