Көптеген қалалық әкімшіліктер дәл осылай сәтсіздікке ұшырайды: бөлімдердегі жаңалықтар шеруі, үш адам сұрақ қоятын қысқа сұрақ-жауап кездесуі, ал барлығы бұл шараның неліктен компания деңгейінде өтуі керек екенін ойлап кетеді.
Бұл өкінішті, себебі дұрыс жасалған жағдайда, қалалық әкімдік басшылық барлығымен тікелей сөйлесе алатын, адамдардың шын мәнінде не ойлап тұрғанын ести алатын және бүкіл ұйымға жағдайдың қайда бара жатқаны туралы айқын түсінік қалдыра алатын бірнеше форматтың бірі. 2024 жылы АҚШ қызметкерлерінің тек 31%-ы ғана жұмыста болды, бұл онжылдықтағы ең төменгі көрсеткіш [1]. Басшылықтың компания бағыты туралы не білетіні мен қызметкерлердің түсінетіні арасындағы алшақтық - мұның ең үлкен себептерінің бірі.
Бұл нұсқаулықта қалалық жиналыс деген не, оны неге жақсы өткізуге тұрарлық және адамдар уақыттарын жұмсауға тұрарлық деп санайтын кездесуді қалай өткізу керектігі қарастырылады.
Қалалық жиналыс дегеніміз не?
Қалалық жиналыс – басшылық жаңалықтарды жеткізетін, ал қызметкерлер тікелей сұрақтар қоятын жоспарланған, компания көлемінде өтетін жиын. Сұрақ-жауап – бұл форматтың негізгі бөлігі, кейіннен ойластырылған емес. Оны әдеттегідей тікелей эфирде өтетін және аз әңгімелесушілік сипатта өтетін стандартты кездесуден ерекшелендіретін нәрсе осы.
Бұл термин алғашқы американдық басқарудың тура мағынасындағы қалалық кеңестерден шыққан, онда қоғам мүшелері сайланған шенеуніктермен жергілікті шешімдерді талқылау үшін кездескен. Алғашқы тіркелген қалалық кеңес 1633 жылы Массачусетс штатының Дорчестер қаласында жиналған. Бұл формат корпоративтік ортаға да таралды, себебі ол бірдей мағынаны білдіреді: басшылық тек хабар тарату ғана емес, қолжетімді және есеп беруші.
Неліктен қалалық әкімдіктерді басқарады?
Қалай екеніне кіріспес бұрын, қалалық әкімшіліктердің не үшін қажет екенін анықтап алған жөн.
Ең тікелей функция - ақпараттық алшақтықты жабу. Line of Sight жүргізген зерттеу қызметкерлердің 95%-ы өз компанияларының стратегиясын түсінбейтінін немесе білмейтінін көрсетті [2]. Ақпарат басқарудың әрбір деңгейінде сүзіледі және ол алдыңғы қатардағы қызметкерлерге жеткен кезде көбінесе толық емес немесе бұрмаланған болады. Қала әкімдіктері басшылыққа сүзілмеген, бүкіл ұйымға тікелей арна береді.
Олар сондай-ақ сұрақтардың қабылданатынына белгі береді. Жұмыста өз дауыстарының естілетінін сезінетін қызметкерлердің ең жақсы нәтиже көрсету ықтималдығы 4.6 есе жоғары [3]. Тіпті сұрақ қоймайтын қызметкерлер де басқалардың сұрақтарына шынайы жауап алудан пайда көреді. Сұрақ-жауап форматы мұны компанияның ақпараттық бюллетені ешқашан жасай алмайтындай етіп жасайды.
Сенім – ұзақ мерзімді кіріс. Қызметкерлердің үштен бірі ғана өз ұйымының басшылығына сенетініне толықтай келіседі [1]. Басшылық үнемі келіп, күрделі сұрақтарға тікелей жауап беріп, айтқанын орындаған кезде бұл сан өзгереді.
Соңында, үйлестіру бар. Маркетинг, инженерия және операциялар бір уақытта бір көзден бірдей хабарламаны естігенде, ұйымдардың жұмысын баяулататын сәйкес келмейтін басымдықтарға орын аз болады.
3 Нақты мысалдар
Үй қоймасы. Бөлшек саудагердің тұрақты түрде дүкен қызметкерлерімен кездесулері болады, онда алдыңғы қатардағы қызметкерлер мәселелерді жоғары басшыларға тікелей жеткізе алады. Бұл кездесулер деректерге жақын менеджерлер белгілемеген операциялық мәселелерді шешуге көмектесті деп есептеледі.
Виктор орталық мектеп округі (Нью-Йорк). Аудан стратегиялық жоспарлау үшін қалалық кеңестер стиліндегі сессияларды пайдаланады, қызметкерлерді, ата-аналарды және әкімшіліктерді басымдықтарды бірлесіп шешу үшін біріктіреді. Бұл формат барлық мүдделі тараптарды хабардар етеді және шешімдер жабық есік артында қабылданады деген сезімді азайтады.
Буфер. Толығымен қашықтан жұмыс істейтін компания қаржылық ашықтыққа баса назар аудара отырып, тоқсан сайын барлық қалалық жиналыстар өткізеді. Қызметкерлер кірістерді, шығындарды және қызметкерлер саны туралы деректерді көреді, ал басшылық сұрақтарға тікелей эфирде жауап береді. Buffer хабарлағандай, кездесу ұзақтығы 60-90 минутты құрайды, бұл қалалық жиналыстың оңтайлы ұзақтығы үшін практикалық эталонға айналды [4].
Қалалық кеңестің күн тәртібін қалай құруға болады
Стандартты 60-90 минуттық қалалық әкімдік бұл құрылыммен жақсы үйлеседі:
Қала әкімшілігін жақсартуға арналған 11 кеңес
Кездесу алдында
Алдын ала құрылымдалған күн тәртібін жіберіңіз. Қайталанатын кездесулердің 64%-ында ешқандай күн тәртібі болмайды [2]. Біреуін, тіпті қысқасын да жіберу кездесудің мақсаты бар екенін білдіреді және қызметкерлерге сұрақтар дайындауға мүмкіндік береді.
Сұрақтарды алдын ала жинаңыз. Алдын ала берілген сұрақтар басшылыққа сезімтал тақырыптар бойынша импровизация жасаудың орнына шынайы жауаптар дайындауға мүмкіндік береді. Олар сондай-ақ қызметкерлердің нақты не білгісі келетінін көрсетеді, бұл көбінесе басшылықтың олар білгісі келетін нәрседен өзгеше.
Модератор тағайындаңыз. Сұрақтарға жауап беретін адам кезекті басқарып, сағатты бақылап, қашан жалғастыру керектігін шешпеуі керек. Сессияны бөлек модератор жүргізеді.
Кездесу барысында
Интерактивті нәрсемен ашыңыз. «Бүгінгі ең үлкен сұрағыңыз қандай?» деген тікелей эфирдегі сауалнама немесе Word бұлтындағы шақыру адамдарға алғашқы екі минутта бірдеңе істеуге мүмкіндік береді және сессияның қатысушылық сипатта екенін көрсетеді.
Мазмұнын әр 10-15 минут сайын бөліп алыңыз. Тыңдаушылардың назары шамамен 10 минуттан кейін айтарлықтай төмендейді [2]. Қысқа сауалнама, қолды тез көтеру немесе тіпті сөйлеушіні ауыстыру назарды қайта бастайды.
Анонимді сұрақ-жауап пайдаланыңыз. Қызметкерлердің 74%-ы арна анонимді болғанда шынайы пікір білдіруге бейім болатынын айтады [3]. Ашық микрофондағы сұрақ-жауап экстраверттер мен жоғары лауазымды қызметкерлерге қолайлы. Анонимді сұрақ құралдары бөлменің шын мәнінде не ойлап тұрғанын көрсетеді.
Күрделі сұрақтарға тікелей жауап беріңіз. Егер сұраққа әлі жауап беру мүмкін болмаса, оны айтыңыз және оның қашан жауап беруге болатынын көрсетіңіз. Анық емес жауаптар («біз онымен жұмыс істеп жатырмыз») тікелей «Мен оны әлі бөлісе алмаймын» дегеннен гөрі сенімділікке тезірек нұқсан келтіреді.
Уақыт арақатынасын бақылаңыз. Егер жаңартулар аяқталып, сұрақ-жауап бес минутқа дейін қысқартылса, қызметкерлер байқайды. Сұрақ-жауап уақытын сақтаңыз.
Виртуалды қалалық әкімдіктер үшін
Технологияны сессия кезінде емес, оның алдында сынап көріңіз. Аудио және бейне мәселелері жұмысқа бірден әсер етеді. Сандық технологиялар саласындағы жұмысшылардың төрттен үшеуі онлайн кездесулер кезінде техникалық кідірістерге тап болғанын хабарлайды [2].
Сеансты жазып алыңыз. Кейбір қызметкерлер әртүрлі уақыт белдеулерінде болады немесе қолжетімді болмайды. Ақпаратқа тек тікелей эфирге қатыса алатындар ғана емес, барлығының қол жеткізуін қалайтыныңыз туралы сигналдарды жазып алу.
Үлкен топтар үшін демалыс бөлмелерін пайдаланыңыз. 200-ден астам қатысушысы бар қалалық әкімшіліктерде шағын секциялық талқылаулар бір үлкен сұрақ-жауап кезегіне қарағанда сапалы сұрақтар тудыруы мүмкін.
Кездесуден кейін
24 сағат ішінде жазбаша қорытынды жіберіңіз. Негізгі жаңартулардың, қойылған сұрақтар мен жауаптардың, қабылданған шешімдердің және иелері мен мерзімдері көрсетілген кез келген ашық мәселелердің қысқаша мазмұнын қосыңыз. Бұл қорытынды көбінесе нақты шешімдерге кейінірек сілтеме жасауы қажет адамдар үшін кездесудің өзінен гөрі пайдалырақ.
Қала әкімшілігін басқаруға арналған құралдар
Кездесу платформасы бейнені өңдейді. Көптеген платформалар нақты уақыт режимінде қатысуды жақсы өңдей алмайды: тікелей эфирдегі сұрақтарды жинау, сессия ортасында сауалнамалар өткізу және үнсіз қатысушыларға үлес қосуға мүмкіндік беру.
AhaSlides интерактивті қабат ретінде кездесулермен біріктіріледі. Сіз тікелей сауалнамаларды, сөз бұлттарын, анонимді сұрақ-жауаптарды және рейтинг сұрақтарын қойындыларды ауыстырмай немесе қызметкерлерден ештеңені жүктеп алуды сұрамай жүргізе аласыз. Нәтижелер нақты уақыт режимінде көрсетіледі, сондықтан «Осы тақырыптардың қайсысы сіз үшін ең маңызды?» сияқты сұрақ ешкім әрекет етпейтін оқиғадан кейінгі сауалнамада көрінудің орнына кездесу күн тәртібін сол жерде қалыптастыра алады.
Бұл жеделдік маңызды. Қызметкерлер өз жауаптарының сессия барысында көрсетілгенін көргенде, кейінгі талқылау әдетте дайындалған көшбасшылық презентациясынан гөрі ашық болады.
Виртуалды және тікелей: не өзгереді
Пішім көпшілік жоспарлағаннан да көп өзгереді.
Бетпе-бет кездесудің бір үлкен артықшылығы бар: қатысу. Көшбасшылық бөлмеде физикалық түрде болады, бұл экран толықтай қайталай алмайтындай міндеттемені білдіреді. Тәуекелдер көбінесе логистикалық болып табылады. Микрофонның дұрыс орналаспауы артқы қатардағылардың әңгіменің жартысын өткізіп жіберуіне әкеледі. Театр стиліндегі бөлменің алдыңғы жағына көшбасшылықты қоятын орындықтар ашықтықты емес, иерархияны күшейтеді. Шағын түзетулер, бірақ ойлануға тұрарлық.
Виртуалды мүмкіндік географиялық кедергіні жояды, бұл таратылған топтар үшін өте маңызды. Сондай-ақ, қызметкерлер экранның артында болғандықтан, бұл жасырын қатысуды жеңілдетеді. Негізгі қауіп - ауытқу. Адамдар электрондық поштаны тексереді, дыбысын өшіреді және баяндамашыға көрінбейтін жолдармен байланысын үзеді. Сессия барысында, тек соңында ғана емес, құрылымдалған өзара әрекеттесу - адамдарды қатысуда ұстаудың ең тиімді жолы.
Гибридті форматты дұрыс таңдау ең қиын. Бетпе-бет кездесу әрқашан басым болады, ал қашықтан қатысушылар нақты кездесуді басқа жерде көріп отырған аудитория сияқты сезінеді. Егер сіз гибридті форматты қолдансаңыз, шешім әдейі жасалады: қашықтан басқару арнасына арнайы модератор тағайындаңыз, қашықтан басқару сұрақтарын бетпе-бет кездесулермен бірдей сұрақ-жауап пулына бағыттаңыз және сессия кезінде қашықтан басқару тобымен кем дегенде екі рет тікелей байланысыңыз.
Қалалық жиналыстарды қаншалықты жиі өткізу керек?
Әмбебап жауап жоқ, бірақ зерттеулер компанияның өсу кезеңімен жиілікті бақылауды ұсынады [4]. Жылдам дамып келе жатқан ұйымдар ай сайынғы қалалық жиналыстардан пайда көреді, мұнда жылдам өзгерістер қызметкерлердің бағдарлануын сақтау үшін үнемі жаңартуларды қажет ететінін білдіреді. Тұрақты ұйымдар көбінесе тоқсан сайынғы кездесулер жеткілікті деп санайды. Жыл сайынғы компания жиналыстары сәйкестік пен дәстүр үшін жұмыс істейді, бірақ олар сирек жағдайда үйлесімділікті сақтау үшін өздігінен жеткілікті болады.
Іс жүзіндегі әдепкі жағдай: компанияның барлық мүшелері үшін тоқсан сайынғы қалалық жиналыстар, ай сайын бөлім деңгейіндегі сессиялар (10-30 адам) өткізіледі. Шағын сессиялар ең пайдалы сұрақ-жауаптар өтетін орын болып табылады, себебі қызметкерлер шағын топта нақты сұрақтар қоюға көбірек дайын.
Болдырмауға болатын жалпы қателіктер
Ең көп таралған қателік - қалалық әкімдікті презентацияға айналдыру. Егер басшылық уақыттың 80%-ында сөйлеп, соңында үш сұраққа жауап берсе, қызметкерлер олардың пікірі шын мәнінде маңызды емес екенін тез түсінеді. Сұрақ-жауап жаңартулар ұзаққа созылған кезде қысқартылатын нәрсе емес, негізгі оқиға сияқты сезілуі керек.
Сұрақтарды сүзгіден өткізу - сенімділікті жоғалтудың ең жылдам жолы. Егер алдын ала берілген сұрақтар басшылық оларды көрмес бұрын тексерілсе немесе модераторлар қиын сұрақтарды үнемі өткізіп жіберсе, бұл туралы хабар тарайды. Қызметкерлер нақты сұрақтарды жіберуді тоқтатып, форматты театр ретінде қарастыра бастайды.
Ешқандай қосымша жауап бермеу соншалықты зиянды емес. Сұрақтарына жауап берілетін, бірақ ештеңе өзгермейтін қалалық әкімшілік мүлдем болмағаннан да жаман. Адамдар міндеттемелер орындалмаған кезде есінде сақтайды. Анық иелері мен мерзімдері бар қысқаша электрондық пошта бұл циклды аяқтайды.
Соңында, тұрақсыз жиілік қызметкерлерді қалалық әкімдіктерді жаман жаңалықтармен байланыстыруға үйретеді. Егер формат тек жұмыстан босатылғаннан кейін немесе қиын тоқсаннан кейін пайда болса, онда ол осындай байланыс орнатады. Тұрақты ырғақ оны дағдарысты басқару құралы емес, коммуникация құралы етеді.
Дереккөздер
[1] Гэллап. Әлемдік жұмыс орнының жағдайы туралы 2024 жылғы есеп. https://www.gallup.com/workplace/349484/state-of-the-global-workplace.aspx
[2] Pigeonhole Live. 2025 жылы компанияңыздың қалалық әкімдіктерінің беделін көтеруге арналған 25+ статистика мен үрдістер. https://blog.pigeonholelive.com/company-town-hall-statisticsLine of Sight, Flowtrace, The Gathering Effect, Owl Labs және Event Tech Live қызметтерінен алынған деректерді біріктіреді.
[3] Forbes / Salesforce зерттеуі, сілтеме жасалған: Pigeonhole Live. 2025 жылы компанияңыздың қалалық әкімдіктерінің беделін көтеруге арналған 25+ статистика мен үрдістер. https://blog.pigeonholelive.com/company-town-hall-statistics
[4] Pigeonhole Live. 2025 жылы компанияңыздың қалалық әкімдіктерінің беделін көтеруге арналған 25+ статистика мен үрдістер. Ұзақтық және жиілік эталондары бойынша Buffer, ClickUp және Hoppier деректерін келтіреді. https://blog.pigeonholelive.com/company-town-hall-statistics
