Ешкім айтпайтын виртуалды кездесу дағдарысы
Командаңыз қоңырау шалуда. Камералар өшірулі. Үнсіздік.
Біреу сұрақ қояды. Ештеңе жоқ. Күте тұр. Әлі ештеңе жоқ.
Содан кейін үш адам бір уақытта жауап жазады, басқа біреу ауызша жауап береді, ал сіз чат хабарламаларын растаған кезде, әңгіме жалғасады.
Бұл Zoom мәселесі емес. Бұл байланыс мәселесі.
Fellow журналының 500-ден астам білім қызметкерлеріне сауалнама жүргізген 2024 жылғы зерттеуіне сәйкес, қызметкерлердің 67%-ы виртуалды кездесулер кезінде бірнеше тапсырманы бір уақытта орындайтынын мойындайды, ал жоғары лауазымды басшылардың тек 17%-ы кездесулердің шынымен тиімді болатынына сенеді. Пандемиядан кейінгі кездесулер жиілігі күрт өсті — My Hours журналының 2025 жылғы есебінде мамандардың 54%-ы қазір COVID-19-ға дейінгі кездесулерге көбірек қатысатыны анықталды — бірақ біз оларды әлі де 2020 жылы өткізген әдіспен өткізіп жатырмыз.
Нәтижесі? Уақытты босқа өткізу, идеяларды жоғалту және күнтізбедегі әрбір шақырудан қорқатын командалар.
Дегенмен, кездесулерді өткізудің жақсы жолы бар.
Виртуалды кездесулерге қатысудағы 4 маңызды мәселе
1. Әңгімедегі хаос жақсы идеяларды өлтіреді Белсенді кездесулерде сіз сөйлемнің ортасында тұрғанда 10-15 хабарлама пайда болады. Біреу керемет ұсыныс жасайды. Сіз оны мойындамас бұрын тағы үш пікір пайда болады. Талқылау үшін кідірте алмайсыз. Ұқсас ойларды топтастыру мүмкін емес. Нұсқаларға дауыс беру мүмкін емес. Чат тиімді болып көрінеді, бірақ ұйымдастырушылық хаос тудырады.
2. Үлестер барлық жерде шашыраңқы Бір адам ауызша сөйлейді. Тағы біреуі чатта ой айтады. Біреу сізге жеке хабарлама жібереді. Тағы біреуі тек смайликтермен жауап береді. Кездесуден кейін: сіз адамдардың шын мәнінде не айтқанын естеліктер мен үзінді жазбалардан қайта жасайсыз. Кіші әзірлеушіңіздің ойынды өзгертетін идеясы ма? Шамамен 12-минутта бір жерде жоғалып кеттіңіз.
3. Тыныш дауыстар жоғалады Voltage Control (2024) ұйымының тыныш қатысушыларды тарту бойынша жүргізген зерттеуі интроверт команда мүшелерінің қатты дауыстарды бөлмейтінін көрсетеді. Олар чатта бірдеңе жазады, бірақ егер ешкім оны бірден түсінбесе, олар әрекетін тоқтатады. Сіз олардың пікірін мүлдем жоғалтасыз.
4. Инклюзивті фасилитация шаршатады Барлығының қатысуын ЖӘНЕ ұйымдастырушылықпен енгізулер мен жазбаларды қалайсыз ба? Үнемі тексерулер. Шабыттанған теру. Жеңілдік беретін гимнастика. Алыпсатарлар үшін бұл тым көп жұмыс.
Интерактивті онлайн кездесулерді өткізудің 6 әдісі
1-әдіс: Шынайы көңіл-күйді көрсететін визуалды тексерулер
Мәселесі: Апта сайынғы синхрондау суық басталады. Команданың жартысы алаңдайды. Сіз «Барлығы қалай?» деп сұрайсыз, сонда ыңғайсыз үнсіздік немесе ештеңе білдірмейтін жалпы «жақсы» жауаптар естисіз.
Оны интерактивті етіп жасаңыз: Барлығы бір уақытта жауап бере алатын көрнекі сұрақтан бастаңыз. Бөлмені ауызша аралап жүрудің орнына, әркімнен өз аптасын сипаттайтын бір сөз айтуын сұраңыз. Барлық жауаптарды барлығы көре алатын жерде визуалды түрде көрсетіңіз — «шамадан тыс толқыған», «зейін қойылған», «шашыраңқы», «жігерленген».
Содан кейін топтық сұрақ қойыңыз: «Бүгінгі ең басты басымдығыңыз не?» Әркім өз кезегін күтпей, бірден жауаптарын берсін.
Неліктен жұмыс істейді: Төмен деңгейлі сұрақтар тыныш қатысушылардың бірден үлес қосуына мүмкіндік береді. Барлығы бір уақытта тапсырма бергенде, интроверттер қатты дауыспен бәсекелесудің қажеті жоқ. Көрнекі жауаптар ортақ контекст жасайды.
2-әдіс: Әрбір дауысты қамтитын құрылымдық ми шабуылы
Мәселесі: Сіз «1-тоқсанда қандай мүмкіндіктерге басымдық беруіміз керек?» деп сұрайсыз. Үш адам басымдыққа ие. Әңгіме бір-біріне сәйкес келетін ұсыныстарға толы. Кіші топ мүшелері үнсіз қалады. 30 минуттан кейін сізде шашыраңқы идеялар болады және нақты бағыт болмайды.
Оны интерактивті етіп жасаңыз: Әркім идеяларды бір уақытта жазбаша түрде ұсынатын құрылымдық тәсілді қолданыңыз — барлығы бір ұйымдастырылған кеңістікте көрінеді. Ешкім талқыланбайды. Идеялар бастапқыда атаусыз пайда болады, сондықтан жас әзірлеушілер батыл тұжырымдамаларды ұсынуға сенімді.
Ұсыныстар баяулағаннан кейін, командаға ең жақсы таңдауларына дауыс беруге мүмкіндік беріңіз. Бұл дауыстардың басым болуынсыз шынайы келісімді көрсетеді.
Неліктен жұмыс істейді: Анонимді түрде жіберу иерархиялық кедергілерді жояды. Бір мезгілде енгізу интроверттердің ешкімді бөлмеуі керек дегенді білдіреді. Дауыс беру топтың шын мәнінде не нәрсеге басымдық беретінін көрсетеді. Сіз әрбір идеяны чаттағы хаоссыз 40 минуттың орнына 15 минут ішінде жазып аласыз.
3-әдіс: Зейінді сақтайтын виртуалды оқыту
Мәселесі: Сіздің бейімделу презентацияңыз 15-слайдқа сәйкес келеді. Адамдар алаңдап жатыр. Сіз «Сұрақтарыңыз бар ма?» деп сұрайсыз да, үнсіздік орнайды — бірақ сіз олардың шатасқанын білесіз, себебі жаттығудан кейін қателіктер қайталана береді.
Оны интерактивті етіп жасаңыз: Білім тексерулерін толықтай толтырыңыз. Қайтару саясатын түсіндіргеннен кейін, жылдам сценарийді іске қосыңыз: «Сатып алушы 35 күн бұрын өнімді сатып алды және ақшасын қайтарып алғысы келеді. Сіз не істейсіз?» Лезде нәтижелер кімнің сенімді, кімнің болжам жасайтынын көрсетеді.
Әр бөлімнен кейін ашық сұрақ қойыңыз: «Сіз әлі де қандай нәрсені түсінбейсіз?» Анонимді режим шынайы мойындауларды алады — «Мен эскалация процесінен мүлдем адасып қалдым».
Неліктен жұмыс істейді: Білім назар аудара алмаған кезде кері байланыс береді. Жедел кері байланыс сізге қателіктер жіберілгенде бірнеше аптадан кейін емес, жаттығу кезіндегі шатасуды анықтауға мүмкіндік береді.
4-әдіс: Шын мәнінде алға жылжитын шешім қабылдау
Мәселесі: Басшылық тобы 40 минут бойы үш тәсілді талқылайды. Әркімнің өз пікірі бар. Сіз адамдардан «чатта дауыс беруді» сұрайсыз және 10 минут ішінде есептелетін 12 түрлі жауап форматын аласыз.
Оны интерактивті етіп жасаңыз: Үш нұсқаны анық көрсетіңіз. Тікелей эфирде сауалнама өткізіңіз: «Қай тәсілді таңдауымыз керек?» Нәтижелер пайызбен бірден көрсетіледі. Алғашқы екеуі туралы қысқаша талқылау. Таңдау жасаңыз. Алға жылжыңыз.
Жалпы уақыт: 40 минуттың орнына 8 минут.
Неліктен жұмыс істейді: Көрнекі нәтижелер консенсусты бірден анықтайды. Ешқандай екіұшты «көпшілік B нұсқасын қалайтын сияқты» деген болжам жоқ. Таза деректер шешімдерді жылдамырақ қабылдауға ықпал етеді.
5-әдіс: Шынайы пікір алатын ретроспективалар
Мәселесі: Спринт процесінде не бұзылатынын білуіңіз керек. Бірақ синхронды талқылауда адамдар артта қалады. Жас әзірлеушілер жоғары деңгейлі әзірлеушілердің кодты қарау жылдамдығын сынамайды. Ешкім «сол адам» болғысы келмейді.
Оны интерактивті етіп жасаңыз: Анонимді жазбаша өтініштер арқылы «Не жақсы болды?» және «Нені жақсартуымыз керек?» деп сұраңыз. Жауаптар тақырып бойынша топтастырылған болып көрінеді — кімнің не айтқанын есте сақтауға тырысудың қажеті жоқ.
Үш адам «спринт жоспарлау кезіндегі түсініксіз талаптар» туралы бір-бірімен сөйлескенде, бұл бір шағым емес, бір үлгі екенін білесіз.
Неліктен жұмыс істейді: Анонимділік ешқашан ауызша пайда болмайтын шынайы кері байланысты ашады. Топтастырылған жауаптар шашыраңқы чатта жіберіп алатын үлгілерді көрсетеді.
6-әдіс: Жеке сезінетін кең ауқымды кездесулер
Мәселесі: 100 адамнан тұратын компанияның қалалық әкімшілігін басқарып отырсыз. Сіз қатысушылардың қатысуын қалайсыз, бірақ 100 адамның дыбысын өшіре алмайсыз. Әңгіме хаосқа айналады. Сұрақ-жауап көміліп қалады. Адамдар келіп кетеді.
Оны интерактивті етіп жасаңыз: Сұрақтар бір жерде пайда болатын және қатысушылар ең жақсыларына дауыс беретін ұйымдастырылған сұрақ-жауаптарды пайдаланыңыз — осылайша сіз ең маңыздысын шешесіз. Сауалнама нәтижелерін нақты уақыт режимінде көрсетіңіз: "Қай команда тоқсандық мақсатына жетті?" Ауыр бөлімдер арасында викториналық үзілістер жасаңыз: "Компания қай жылы құрылды?"
Неліктен жұмыс істейді: Ұйымдастырылған сұрақ-жауап модераторлардың чатта әуреленуінсіз ең жақсы сұрақтарды анықтайды. Сауалнамалар мен викториналар назар аударудың ауытқуымен күресетін шағын байланыс сәттерін жасайды.
Неліктен AhaSlides интерактивті онлайн кездесулерді өткізудің ең оңай жолы
Жоғарыдағы алты әдіс қолмен жұмыс істейді, бірақ олар үнемі жеңілдету гимнастикасын қажет етеді. AhaSlides Zoom және басқа да платформалар үшін интерактивті онлайн кездесулерді үйкеліссіз ету үшін арнайы жасалған. Microsoft Teams.
Бір платформада барлық 6 әдісті қамтиды
1-әдіс: Визуалды тексерулер → Word бұлттық слайдтары команданың көңіл-күйін бірден түсіреді. «Аптаңызға бір сөз» барлығы бір уақытта көретін визуалды кластер ретінде пайда болады.
2-әдіс: Құрылымдық ми шабуылы → Кіріктірілген дауыс беру мүмкіндігі бар ашық ми шабуылы слайдтары. Идеялар жасырын түрде ұсынылады, нақты уақыт режимінде пайда болады, құралдарды ауыстырмай-ақ басымдықтар бойынша топтық дауыс беру.
3-әдіс: Виртуалды оқыту → Білімді тексеруге арналған бірнеше жауап нұсқасы бар викториналар. Шатасуларды анықтауға арналған ашық рефлексиялық сұрақтар. Екеуін де кез келген жаттығу жинағына араластырыңыз.
4-әдіс: Шешім қабылдау → Лезде көрнекі нәтижелер беретін тікелей эфирдегі сауалнамалар. Бірнеше таңдау, масштабтау немесе рейтинг – шешіміңізге не қажет болса да.
5-әдіс: Ретроспективалар → Тақырып бойынша сұрыпталған анонимді ашық жауаптар. "Не жақсы болды?" және "Нені жақсартуымыз керек?" ешкімді шақырмай, шынайы пікірлер жинайды.
6-әдіс: Кең көлемді кездесулер → Қатысушылар сұрақтарға дауыс беретін сұрақ-жауап слайдтары. Нақты уақыттағы пікірлерді білу үшін тікелей эфирдегі сауалнамалар. Викторина слайдтарын пайдаланып викториналық үзілістер. Барлығы 100-ден астам қатысушыға арналған.
Zoom және Teams арқылы жергілікті интеграция
Zoom App Marketplace немесе Microsoft AppSource сайттарынан 2 минуттан аз уақыт ішінде орнатыңыз. Қатысушылар кездесу терезесіндегі панель арқылы өзара әрекеттеседі — назар аудару үшін бәсекелесетін бөлек браузер қойындылары жоқ. Мобильді пайдаланушылар QR кодын сканерлейді және негізгі экранды презентация мазмұнына бағыттай отырып, телефондарынан қатысады.
Бастаудың ең қарапайым жолы
Келесі кездесуіңізге үш слайд таңдаңыз:
- Сөз бұлтын ашу – «Бүгінгі көңіл-күйіңізді білдіретін бір сөз»
- Жиналыс ортасындағы шешім қабылдау туралы сауалнама – «Қандай тәсілді таңдауымыз керек?»
- Қорытынды кері байланыс – «Келесі жолы нені жақсартуымыз керек?»
Болды. Үш өзара әрекеттесу нүктесі. Кездесу динамикасын толығымен өзгертеді.
Техникалық емес фасилитаторларға арналған
Оқыту қажет емес. Кездесудің барлық түрлеріне арналған үлгілер — командалық синхрондау, ретроспективалар, тренингтер, қалалық кеңестер. Ретроспектива қажет пе? Үлгіні алыңыз. Жаңадан бастау керек пе? Оқыту үлгісін пайдаланыңыз. Қажетінше реттеңіз немесе сол қалпында пайдаланыңыз.
Барлық жауаптар чат, тікелей хабарламалар және ауызша пікірлер арасында шашыраңқы емес, бір рет ұйымдастырылған басқару тақтасында орналасады. Кездесуден кейін адамдардың не айтқанын, кім қатысқанын және консенсустың қай жерде қалыптасқанын көрсететін егжей-тегжейлі есептерді экспорттаңыз.
Виртуалды кездесулерге қатысудың 5 ең жақсы тәжірибесі
Күтулерді ертерек белгілеңіз. Күнтізбеге шақыруларда кездесу сілтемелерін бөлісіңіз немесе нұсқауларға қол жеткізіңіз. Адамдарға тек көріп қана қоймай, қатысатынын білдіріңіз.
Интерактивтілікке қатысты стратегиялық болыңыз. Сауалнамаларды әр 3 минут сайын өткізбеңіз. Пікірлер маңызды болатын 3-5 сәтті таңдаңыз: бастапқы тіркеулер, шешім қабылдау пункттері, қорытынды кері байланыс.
Маңызды үлестерді назарға алыңыз. Керемет идеялар пайда болған кезде, оларды дауыстап оқып, авторлық құқықты беріңіз (егер анонимді болмаса). Workhuman компаниясының 2025 жылы виртуалды кездесулерге қатысу бойынша жүргізген зерттеуіне сәйкес, мойындау болашақта қатысуға ықпал етеді.
Сезімтал тақырыптар үшін анонимді режимді пайдаланыңыз. Иерархиялық топтар мен қиын әңгімелер психологиялық қауіпсіздікті қажет етеді. Анонимді жауаптар есімдермен ешқашан пайда болмайтын түсініктерді ашады.
Кері байланыс циклін жабыңыз. Егер сіз ретроспективада «Нені жақсартуымыз керек?» деп сұрасаңыз, келесі кездесуде не өзгергенін көрсетіңіз. Адамдар өз пікірлерінің маңызды екенін көргенде көбірек қатысады.
Жиі қойылатын сұрақтар: Интерактивті онлайн кездесулер туралы жиі қойылатын сұрақтар
Zoom кездесулерін қалай интерактивті етесіз? Zoom App Marketplace сайтынан тікелей кездесуіңізде тікелей сауалнамаларды, сөз бұлттарын, сұрақ-жауаптарды және викториналарды өткізуге мүмкіндік беретін интерактивті құралдарды орнатыңыз. Немесе қатысушылардың телефондарындағы интерактивті мүмкіндіктерге қол жеткізуі үшін QR кодын немесе сілтемені бөлісіңіз. Ең бастысы - тек чатқа немесе ауызша талқылауға ғана емес, сонымен қатар барлығы бір уақытта үлес қоса алатын құрылымдық енгізу.
Виртуалды кездесулерде қандай әрекеттер ең жақсы нәтиже береді? Көңіл-күй мен басымдықтарды бағалау үшін визуалды тексерулерден (сөз бұлттары, жылдам сауалнамалар) бастаңыз. Шешім қабылдау үшін тікелей сауалнамаларды, идеяларды қалыптастыру үшін анонимді ми шабуылын және оқыту үшін білім тексерулерін пайдаланыңыз. Әрбір әрекетті 5 минуттан аз уақытқа созыңыз және оны белгілі бір мақсатқа байланыстырыңыз.
Виртуалды кездесулерде тікелей эфирдегі сауалнамалар анонимді ме? Бұл сіздің құрал параметрлеріңізге байланысты. Көптеген интерактивті кездесу платформалары ұйымдастырушыларға анонимді жауаптар (әсіресе сезімтал тақырыптар үшін шынайылықты арттырады) немесе аталған жауаптар (жауапкершілікті арттырады) арасында таңдау жасауға мүмкіндік береді. Ретроспективалар мен кері байланыс сессиялары үшін анонимді режим әдетте шынайы пікір береді.
Виртуалды кездесулерде интерактивті сегменттер қанша уақытқа созылуы керек? Жеке интерактивті сәттерді әрқайсысына 2-5 минуттан шектеңіз. Бір ұзақ әрекеттің орнына кездесу барысында 3-5 интерактивті сегментті пайдаланыңыз. Мысалы: 2 минуттық бастапқы тексеру, 4 минуттық кездесу ортасында ми шабуылы, 3 минуттық шешім қабылдау сауалнамасы, 2 минуттық қорытынды кері байланыс.
100-ден астам адаммен интерактивті кездесулер өткізе аласыз ба? Иә, бірақ формат өзгереді. Ірі виртуалды іс-шаралар үшін дауыс берілген сұрақ-жауаптарды (ең танымал сұрақтарға жауап беру үшін), лезде көрнекі нәтижелер беретін тікелей сауалнамаларды және мазмұн бөлімдері арасындағы викториналық үзілістерді пайдаланыңыз. Жеке жауаптарды жеңілдетуді қажет ететін әрекеттерден аулақ болыңыз - үлгілер табиғи түрде пайда болатын жиынтық кіріске назар аударыңыз.
Интерактивті онлайн кездесулер шынымен де өзара әрекеттесуді жақсарта ма? Harvard Business Review (2024) басылымының аралас жұмыс кездесулері бойынша жүргізген зерттеуі құрылымдық қатысу үлес қосу деңгейін де, идея сапасын да айтарлықтай арттыратынын көрсетеді. Әркім эфир уақыты үшін бәсекелесудің орнына бір уақытта өз пікірін ұсына алған кезде, тыныш дауыстар көбірек қатысады.
Бүгін кездесулерді интерактивті ете бастаңыз
Интерактивті онлайн кездесулер енді міндетті емес - олар қазіргі заманғы командалар үшін өте маңызды. Harvard Business Review журналының 2024 жылғы гибридті жұмыс бойынша зерттеуі растағандай, виртуалды кездесу форматтары уақытша шешім емес, тұрақты инфрақұрылым болып табылады.
Зейін қою уақыты қысқарып барады. Пассивті қатысу өліп қалды. Командалар барлығының сөйлесуіне, идеялармен бөлісуіне және нақты үлес қосуына мүмкіндік беретін интерактивті онлайн кездесулерді күтеді.
AhaSlides Zoom бағдарламасына интеграцияланған және Microsoft TeamsТіпті үлкен виртуалды кездесулер де ұйымдастырылған, жанды тәжірибеге айналады, онда әркім өз үлесін қосады және әрбір идея қамтылады — модератор чат, жазбалар және ауызша жауаптарды бір уақытта араластырмай.
Бір кездесуден бастаңыз. Бір интерактивті шақыру қосыңыз. Не болатынын көріңіз.
Бастау үшін шаблондар
Әдебиеттер тізімі
Ғалым. (2024). "2025 жылға арналған 45 кездесу статистикасы және мінез-құлық үрдістері." https://fellow.ai/blog/meeting-statistics-the-future-of-meetings-report/
Менің жұмыс уақытым. (2025). "2025 жылға арналған 30+ кездесу статистикасы: Олар біздің уақытымызды босқа өткізіп жатыр ма?" https://myhours.com/articles/meeting-statistics-2025
Harvard Business Review. (2024 жылғы маусым). "Гибридті жұмыс кездесулерді мәңгілікке өзгертті." https://hbr.org/2024/06/hybrid-work-has-changed-meetings-forever
Workhuman. (2025 жылғы мамыр). "Виртуалды кездесулерді қалай интерактивті, көңілді және тартымды етуге болады." https://www.workhuman.com/blog/how-to-make-virtual-meetings-more-interactive-fun-engaging/
Кернеуді басқару. (2024 жылғы тамыз). "Тыныш қатысушыларды қалай тартуға болады." https://voltagecontrol.com/blog/how-to-engage-quiet-participants/
مور
