Көптеген ұйымдар қызметкерлерді бейімдеуді бір реттік шара ретінде қарастырады: ноутбукты тапсыру, сәйкестік тізімін тексеру, команданы таныстыру. Алты аптадан кейін жаңа қызметкер жұмыстан кетеді.
Қызметкерлердің тек 12%-ы ғана өз компаниялары оларды жұмысқа орналастыруда керемет жұмыс атқаратынын айтады [1]. HR топтарының не болып жатқанын ойлайтыны мен жаңадан жұмысқа қабылданғандардың іс жүзіндегі тәжірибесі арасындағы алшақтық жұмысқа орналастыру сұрақтарының мәселесін шешуге арналған.
Бұл нұсқаулықта не сұрау керек, қашан сұрау керек және жауаптарға қалай әрекет ету керектігі қарастырылған — осылайша сіздің бейімделу бағдарламаңыз маңызды сандарды жақсартады: қызметкерлерді ұстап қалу, өнімділік және толық үлес қосуға кететін уақыт.
Неліктен адаптациялық сауалнамалар сіз ойлағаннан да маңыздырақ?
Ерте жұмыстан босату туралы деректерді елемеуге болмайды. BambooHR жаңадан жұмысқа қабылданғандардың 70%-ы жұмыстың бірінші айда сәйкес келетінін шешетінін, ал 29%-ы бұл шешімді бірінші аптада қабылдайтынын анықтады [2]. Компанияларда жаңадан жұмысқа қабылданған адамның жұмыста қалуына әсер ету үшін орта есеппен 44 күн бар.
Құрылымдалған бейімдеу процесі бар ұйымдар жаңа қызметкерлерді ұстап қалуды 82%-ға, ал өнімділікті 70%-дан астамға жақсартады [3]. Басшылар белсенді қатысқан кезде, жаңадан жұмысқа алынғандар өздерінің бейімделу тәжірибесін ерекше деп сипаттау ықтималдығы 3.4 есе жоғары [1].
Жұмысқа қабылдау сұрақтары сізге мәселелерді жұмыстан кету туралы хаттарға айналмас бұрын анықтауға мүмкіндік береді. Дұрыс байланыс нүктесін табуда қиналатын, өз рөлін түсінбейтін немесе командадан ажырап қалғандай сезінетін жаңа қызметкер алғашқы апталарда бұлай деп айтуы екіталай. Қысқа, уақтылы сауалнама оларға мұны істеудің құрылымдық жолын береді.
Жаңадан бастаушыларды тарту бойынша сауалнамаларды қашан жүргізу керек
Уақыт сұрақтың мазмұны сияқты маңызды. 90-шы күндегі бір сауалнама алғашқы әсердің маңызды кезеңін өткізіп жібереді. Бірінші күнгі сауалнама адамдардан әлі бастан кешірмеген нәрселерді бағалауды сұрайды. Дұрыс тембр сізге әрбір бұрылыс нүктесінде деректер береді.
3-7 күн — алғашқы әсерлер
Тек логистика және алғашқы әсерлер туралы сұраңыз. Мәдениет немесе менеджермен қарым-қатынас сапасын бағалау үшін әлі ерте, бірақ жүйеге кірудің болмауы, түсініксіз кестелер немесе ешқашан болмаған кеңсеге бару сияқты негізгі орнату ақауларын анықтау үшін дәл уақыт.
30-шы күн — ерте интеграция
Төртінші аптаға қарай жаңадан жұмысқа алынған қызметкер өз командасымен, менеджерімен және күнделікті міндеттерімен жеткілікті байланыста болады, бұл сізге рөлді анықтау және қолдау бойынша маңызды кері байланыс береді. Бұл тізбектегі ең маңызды сауалнама.
60-шы күн — импульсті тексеру
Екі айдан кейін сіз алғашқы әсерлердің сақталғанын бағалай аласыз. Жұмысын ұйымның мақсаттарымен байланыстыруда қиналатын қызметкерлер мұнда айқын көрінеді.
90-шы күн — бағдарламаны бағалау
90 күндік белгіде жаңадан жұмысқа қабылданғандардан бейімделу процесін тұтастай бағалауын сұраңыз. Бұл кезде сіз бағдарламаны жобалауға кері әсер ететін деректерді жинайсыз.
Санат бойынша бейімделу сұрақтары
Рөлдің анықтығы
Белгісіз күтулер - ерте кадрлардың ауысуының ең көп таралған себептерінің бірі. Бірнеше HR көздері келтірген сауалнамаға сәйкес, жаңа қызметкерлердің 44%-ы тікелей басшысы кім екенін білмейтінін, ал 65%-ы сұрақ туындаған кезде кімге хабарласу керектігін білмейтінін айтады [3]. Рөлдердің айқындығы туралы сұрақтар бұл олқылықтарды ерте анықтайды.
- Күнделікті міндеттеріңіз туралы нақты түсінікке иесіз бе?
- Сіздің нақты жұмыс міндеттеріңіз сұхбат барысында сипатталғанға сәйкес келе ме?
- 30, 60 және 90 күндегі жұмысыңыздағы табыс қандай болатынын білесіз бе?
- Жұмысыңызды орындау үшін қажетті құралдар мен жүйеге кіру мүмкіндігіңіз бар ма?
- Рөліңіз туралы сұрақ туындаған кезде кімге жүгіну керектігін білесіз бе?
Бұлар қарапайым иә/жоқ немесе 5 балдық келісім шкаласы бойынша сұрақтар ретінде жақсы жұмыс істейді. Осы сұрақтардың кез келгені бойынша төмен балл алу жалдау менеджерінен жалпы электрондық пошта емес, тікелей жауап алуды талап етеді.
Менеджерді қолдау
Gallup зерттеуі менеджердің қарым-қатынасы жұмысқа орналасудың табысты болуының ең үлкен болжаушысы екенін үнемі көрсетеді. Менеджерлер белсенді түрде қатысқан кезде, жаңадан жұмысқа қабылданғандардың қанағаттануы мен жұмысқа тартылуы күрт артады [1].
- Менеджеріңіз сізбен қаншалықты жиі жеке-жеке байланысады?
- Басшыңыз сізге басымдықтар бойынша нақты бағыт бере ме?
- Менеджеріңізден көмек сұрауға қаншалықты ыңғайлысыз?
- Басшыңыз жұмысыңыз бойынша пайдалы пікірлер бере ме?
- Сіздің табысыңызға менеджеріңіздің үлесі бар деп ойлайсыз ба?
Тіркелу жиілігі бойынша сұрақтар үшін жиілік шкаласын (Ешқашан / Сирек / Кейде / Жиі / Әрқашан), ал қарым-қатынас сапасы бойынша сұрақтар үшін қанағаттану шкаласын (Өте қанағаттанбағаннан Өте қанағаттанғанға дейін) пайдаланыңыз.
Команданы біріктіру
Әлеуметтік байланысты сезіну өнімділікті арттырады. Өзін қамтылғандай сезінетін қызметкерлер жоғары белсенділік туралы хабарлайды және бірінші жылы жұмыстан кету ықтималдығы аз.
- Сізбен тікелей жұмыс істейтін барлық командаластармен таныстырылдыңыз ба?
- Сіз өз командаңыздың құнды мүшесі сияқты сезінесіз бе?
- Әріптестермен бейресми байланыс орнату мүмкіндіктері бар ма?
- Сіз өз командаңыздың жұмысының кеңірек ұйымдастырушылық мақсаттарға қалай сәйкес келетінін түсінесіз бе?
- Командалас достарыңыздың бірі сізге жылдамдыққа жетуге көмектесу үшін барын салды ма?
Мәдениет және құндылықтар
Ұйымдастырушылық мәдениетпен байланысы жоқ жаңадан жұмысқа қабылданғандардың, тіпті лауазымның өзі сәйкес келсе де, кету ықтималдығы жоғары. BambooHR тиімді мәдениет бойынша тренингтен өткен қызметкерлердің 91%-ы жұмыс орнымен байланыста екенін сезінетінін, ал бейімделу кезінде бұл компоненттің жоқ екенін айтқандардың тек 29%-ы екенін анықтады [2].
- Сіз компанияның құндылықтарын және олардың күнделікті жұмыста қалай көрінетінін түсінесіз бе?
- Компания мәдениеті жұмысқа қабылдау кезінде айтылғандарға сәйкес келеді деп ойлайсыз ба?
- Жұмыста өзіңізді жайлы сезінесіз бе?
- Бастағаннан бері мәдениетте сізді таң қалдырған нәрсе бар ма?
- Қосылуды ойлап жүрген досыңызға мәдениетті қалай сипаттар едіңіз?
Соңғы екі сұрақ ашық мәтін өрістері ретінде жақсырақ жұмыс істейді. Жауаптар көбінесе масштабты сұрақ ешқашан қамтымайтын нәрселерді көрсетеді.
Оқыту және дамыту
Жаңадан жұмысқа қабылданғандардың 76%-ы оқытудың лауазымда табысқа жету үшін маңызды екенін айтады [2]. Егер сіздің оқыту бағдарламаңызда олқылықтар болса, оны осы жерден көресіз.
- Сіздің бейімделу бойынша дайындық жұмыстарыңыз сізді нақты міндеттеріңізге дайындады ма?
- Оқу сабақтары жақсы ұйымдастырылған және орындау оңай болды ма?
- Сізге көбірек оқыту қажет деп санайтын тақырып немесе дағды бар ма?
- Өз бетінше жұмыс істеу күтілмес бұрын оқуыңызды аяқтауға жеткілікті уақытыңыз болды ма?
- Жалпы алғанда, жаттығу тәжірибеңіздің сапасын қалай бағалар едіңіз?
Оқыту бағдарламасын бағалау (90-шы күн)
Бұл сұрақтар жеке тәжірибені емес, бағдарламаның өзін бағалауға арналған. Оларды жеке бақылаудың орнына бағдарламаны жақсарту үшін пайдаланыңыз.
- Жалпы бейімделу тәжірибеңізге қаншалықты қанағаттанасыз?
- Оқытудың ең пайдалы бөлігі не болды?
- Бағдарламаны өзіңіз жасасаңыз, нені өзгертер едіңіз?
- Өз рөліңізге дайын болу үшін бейімделу сізге көмектесті ме?
- Осы компанияны ұқсас жұмыс іздеп жүрген досыңызға ұсыну ықтималдығы қаншалықты жоғары?
Нақты әлемдегі мысал: ауқымды түрде бейімдеу
Тоқсан сайын когорттық жалдау жүргізетін орта технологиялық компания 90 күндік кадрлардың ауысуы сұхбаттасу кезіндегі күшті кері байланысқа қарамастан жоғары екенін анықтады. Олар құрылымдалған үш сауалнама тізбегін енгізген кезде (7-ші күн, 30-шы күн, 90-шы күн), 30-шы күннің нәтижелері тұрақты үлгіні көрсетті: бір бөлімдегі жаңадан жұмысқа алынғандар менеджерлердің коммуникациясын ұйымның қалған бөлігіндегі әріптестеріне қарағанда айтарлықтай төмен бағалады.
Сауалнама деректерінсіз бұл көрінбейтін болар еді. Топ жетекшісі өздерінің бөлім бойынша тұрақты кездесулерін тиісті коммуникация деп санады. Жаңадан жұмысқа қабылданғандар бұл кездесулерді өздеріне қажетті жеке тексерулер емес, топтық хабарландырулар ретінде қабылдады.
Мәселенің атауы анықталғаннан кейін, оны шешу оңай болды: алғашқы 60 күнде апта сайын 1:1 міндетті түрде болу керек болды. Бұл бөлімдегі кадрлардың ауысуы келесі екі когортада шамамен үштен бірге төмендеді.
Бұл нәтиже – нақты мәселе, нақты өзгеріс, өлшенетін нәтиже – сұрақтарды бейімдеудің мәні болып табылады. Олар тек біреу жауаптарды оқып, оларға сәйкес әрекет еткенде ғана жұмыс істейді.
Сұрақ форматы бойынша кеңестер
Сауалнамаларды қысқа етіп жасаңыз. 7-ші күнгі сауалнамада жиырма емес, бес-жеті сұрақ болуы керек. Ұзындығы ұлғайған сайын аяқтау көрсеткіштері айтарлықтай төмендейді, ал толық емес сауалнама сізге жауап берілетін қысқа сауалнамаға қарағанда нашар деректер береді.
Масштабты және ашық мәтінді сұрақтарды араластырыңыз. Масштабты сұрақтарды (1-5, сәйкестік, жиілік) когорта бойынша біріктіру оңай. Ашық мәтінді сұрақтар нақты мәліметтерді көрсетеді. Екеуін де пайдаланыңыз: үлгіні анықтау үшін масштабты сұрақтар, оны түсіну үшін ашық мәтін.
Мүмкіндігінше жауаптарды анонимді етіп жасаңыз. Жаңадан жұмысқа алынғандар, егер менеджері көреді деп ойласа, менеджері туралы шынайы пікір білдіруі екіталай. Анонимділік ең маңызды сұрақтарға жауап беру сапасын арттырады.
Деректер бойынша көрінетін әрекет етіңіз. Егер қызметкерлер кері байланыстары қандай да бір өзгеріске әкелетінін көрмесе, жауап беру деңгейі болашақ циклдарда төмендейді. Тіпті когортамен бөлісілген қысқаша қорытынды - "міне, сіз бізге не айттыңыз, міне, біз нені түзетіп жатырмыз" - циклды жауып, процеске сенімділік орнатады.
Болдырмауға болатын жалпы қателіктер
Тіпті жақсы ниетпен жасалған бейімделу сауалнама бағдарламалары да дизайнға бірнеше қайталанатын қателіктер жіберген кезде сәтсіздікке ұшырайды. Міне, ең жиі кездесетіндері.
Оқыту соңында бір сауалнама жіберу
90-шы күнге дейін кері байланыс сұрау күту 30-шы күні қиналған жаңа қызметкерлерді жоғалтқаныңызды білдіреді. Бағдарлама соңындағы сауалнамалар бағдарламаны бағалау үшін пайдалы, бірақ олар араласу әлі де мүмкін болатын алғашқы тексерулерді алмастыра алмайды. Егер біреу үшінші аптада өз рөлін түсінбесе, он үшінші аптада мұны білу оларға көмектеспейді.
Шешім: толық ырғақты құрыңыз — 7-ші күн, 30-шы күн, 60-шы күн, 90-шы күн — тіпті әрбір сауалнама қысқа болса да. 30-шы күні бес сұрақтан тұратын тексеру 90-шы күні жиырма сұрақтан тұратын ретроспективаға қарағанда пайдалырақ.
Әр кезеңде бірдей сұрақтар қою
Кейбір топтар уақытты үнемдеу үшін барлық сауалнама нүктелерінде бір сұрақ жиынтығын қайта пайдаланады. Мәселе мынада, «сіз өз міндеттеріңізге дайынсыз ба?» сияқты сұрақ 7-ші күні мен 60-шы күні мүлдем басқаша мағына береді. Оны тым ерте қою шу тудырады. Тым кеш қою түзету шараларын қолдану мерзімінің өткенін білдіреді.
Шешім: әр сұрақты іс-әрекетке жарамды кезеңге сәйкестендіріңіз. 7-ші күн логистика және алғашқы әсерлерге арналған. 30-шы күн рөлдерді анықтау және менеджермен қарым-қатынасқа арналған. 90-шы күн бағдарлама деңгейіндегі рефлексияға арналған.
Деректерді жинау, бірақ циклды жабу емес
Бұл ең көп таралған сәтсіздік нүктесі. HR топтары сауалнама жүргізеді, нәтижелерді іштей қарап шығады және жұмысты жалғастырады. Жаңадан жұмысқа қабылданғандар өз пікірлерінің қара жәшікке айналғанын байқайды, нәтижесінде кейінгі когорталарда жауап беру деңгейі төмендейді. Ең бастысы, деректерде пайда болған мәселелер шешілмейді.
Шешім: әрбір сауалнама санатының меншік құқығын белгілі бір адамға тағайындаңыз — менеджердің қолдау жауаптары кадрлар менеджеріне, оқытудағы олқылықтар зерттеу және дамыту тобына, логистика мәселелері HR операцияларына жіберіледі. Содан кейін когортамен қысқаша мазмұндамамен бөлісіңіз: не естігеніңіз және нені өзгертіп жатқаныңыз. Оның толық болуы міндетті емес. Тіпті қысқа хабарлама да кері байланыстың оқылғанын және байыпты қабылданғанын білдіреді.
Менеджер сұрақтары үшін анонимді жинақты өткізіп жіберу
Басшымен қарым-қатынас сапасы - жұмысқа қабылдау сауалнамаларында өлшеуге болатын ең маңызды нәрселердің бірі, сонымен қатар жауаптар жасырын болмаса, дәл емес деректер беруі мүмкін санат. Жаңадан жұмысқа қабылданғандар алғашқы апталарда тікелей басшыға жіберілетін немесе басшы қатысқан кездесуде қарастырылатын формада өз басшыларына нашар баға бермейді.
Шешім: менеджерге қатысты сұрақтарды әдепкі бойынша анонимді етіп қойыңыз және жаңадан жұмысқа алынғандарға жауап бермес бұрын анық жеткізіңіз. Егер сауалнама құралыңыз анонимдеуді қолдамаса, менеджер сұрақтарын ашық мәтін ретінде қарастырып, нәтижелерді бөліспес бұрын қолмен жинақтаңыз.
Жаңадан бастаушыларды тарту бойынша сауалнамаларды жүргізу AhaSlides
Жаңадан жұмысқа қабылданғандарды сауалнаманы толтыруға мәжбүрлеу - бұл қиындықтың жартысы. Электрондық пошта арқылы жіберілген ұзын формаларды елемеуге болады, әсіресе алғашқы аптада, пошта жәшіктері онсыз да толып кеткен кезде.
AhaSlides бейімделу сауалнамаларын тікелей, интерактивті сессиялар ретінде - когорттық бейімделу кездесуінде немесе сілтеме арқылы асинхронды түрде жүргізуге мүмкіндік береді. Сіз бағалау шкаласы бойынша сұрақтарды, бірнеше таңдау нұсқасын және ашық мәтінді жауаптарды бір ағынмен араластыра аласыз, ал нәтижелер нақты уақыт режимінде көрсетіледі, сондықтан HR немесе L&D топтары электрондық кестені экспорттауды күтпей, олқылықтарды бірден анықтай алады.
Әсіресе, когорттық бейімделу үшін, сессия соңында тікелей сауалнама жүргізу және нәтижелерді бірге қарау динамиканы өзгертеді. Жаңадан жұмысқа қабылданғандар әріптестерінің жауаптарын экранда жинақталған күйінде көреді, бұл көбінесе жеке форма ешқашан жасамайтын әңгімені бастайды. Оқыту мазмұнының өзі үшін бұл сауалнамаларды ... онлайн курс жасаушы жаңадан жұмысқа алынғандарға тіркелулер арасында бейімдеу модульдерін өз қарқынымен орындауға мүмкіндік береді.
Дереккөздер
[1] Гэллап. Неліктен бейімделу тәжірибесі қызметкерлерді ұстап тұру үшін маңызды? https://www.gallup.com/workplace/235121/why-onboarding-experience-key-retention.aspx
[2] BambooHR. Алғашқы әсер - бәрі: жаңа қызметкерді жалдау немесе жалдаудан бас тарту үшін 44 күн. https://www.bamboohr.com/resources/data-at-work/data-stories/2023-onboarding-statistics
[3] AIHR. 27+ қызметкерді жұмысқа қабылдау статистикасы мен үрдістері. https://www.aihr.com/blog/employee-onboarding-statistics/
