қандай жобаны жоспарлау процесі жобаны басқаруда?

Жақсы жобаны басқару бес негізгі қадамды қамтиды: бастауды бастау, жоспарлау, орындау, бақылау және бақылау және жабумен аяқтау. Сәтті жобалардың ешқайсысы осы кезеңдердің ешқайсысын, әсіресе уақытында және бюджет шегінде жеткізілу сияқты барлығын қадағалауды қамтамасыз ететін жобаны жоспарлау процесін елемейтінін ескеру маңызды.

Жобаны жоспарлау жобаның өмірлік циклінің негізі болып табылады, бұл оның ең қиын кезең екенін білдіреді. Дегенмен, оған жетудің әрқашан жолы бар.

Бұл мақалада біз жобаны жоспарлау, анықтау, мысалдар, процесс және жобаны жоспарлау процесін жақсырақ түсінуге және оның қиындықтарымен күресуге көмектесетін кейбір жоспарлау құралдары туралы көбірек білеміз. 

Жақсырақ араласуға арналған кеңестер

• Жоба менеджменті
• Жоба кестесінің мысалы
• Сарқыраманың әдістемесі

Жобаны жоспарлаудың анықтамасы қандай?

Жобаны жоспарлауды белгіленген мерзімде белгілі бір мақсатқа жету үшін қажетті қадамдар мен ресурстарды белгілеудің, ұйымдастырудың және стратегиялаудың жүйелі процесі ретінде анықтауға болады. Бұл өнімділікті оңтайландыру және тәуекелдерді азайту үшін мақсаттарды анықтауды, жол картасын құруды және ресурстарды бөлуді қамтитын белсенді тәсіл.

Қатысты: Стратегиялық басқару процесі | Ең жақсы 7 кеңесі бар соңғы нұсқаулық

Жобаны жоспарлау процесінің 7 кезеңі

Бұл бөлімде біз жобаны жоспарлауға қатысты 7 қадамды төмендегідей қарастырамыз:

1-кезең: Жобаның мақсаттары мен көлемін анықтау

Жобаны жоспарлау процесінің бастапқы кезеңі жобаның мақсаттары мен көлемін нақты анықтауға айналады. Бұл қажетті нәтижелерді түсінуді, мүдделі тараптарды анықтауды және өлшенетін мақсаттарды белгілеуді талап етеді. Жоба шекараларын, нәтижелерді және шектеулерді анықтау кейінгі жоспарлау әрекеттерінің негізін құрайды.

Мысалы, Nike келесі жылы 3,00,000 30 XNUMX бірлікті сату мақсатын қояды, бұл ағымдағы сатылыммен салыстырғанда XNUMX%-ға өседі.

2 кезең: Жобаны кешенді бағалауды жүргізу

Жобаны мұқият бағалау саналы шешім қабылдау және тәуекелді азайту үшін өте маңызды. Бұл кезең жоба талаптарын, ресурстарды, ықтимал тәуекелдерді және тәуелділіктерді егжей-тегжейлі талдауды қамтиды. Жобаның орындылығын, өміршеңдігін және ықтимал қиындықтарын бағалау арқылы жоспарлаушылар сәттіліктің маңызды факторларын анықтай алады және ықтимал кедергілерді шешу үшін стратегияларды әзірлей алады.

3-кезең: Жұмыстың бөліну құрылымын әзірлеу (WBS)

Бұл жобаны жоспарлау қадамында бүкіл жоба кішігірім, басқарылатын құрамдастарға бөлінеді. Бұл тәсіл тапсырмалардың, қосалқы тапсырмалардың және нәтижелердің иерархиялық көрінісін қамтамасыз ететін, анықтық пен ұйымшылдықты қамтамасыз ететін жұмысты бөлу құрылымы (WBS) деп аталады. Ол ресурстарды бөлуді және тапсырмаларды реттілікті жеңілдетеді және жобаны орындау үшін логикалық негізді орнатады.

4-кезең: Ресурстарды бағалау және уақыт кестесін құру

Ресурстарды бағалау және уақыт кестесін белгілеу де жобаны жоспарлаудың сәттілігі үшін маңызды рөл атқарады. Бұл кезең әрбір тапсырма үшін қажетті кадрларды, бюджеттік қаражатты және қажетті материалдарды анықтауға бағытталған. Тапсырмаға тәуелділікті, басымдықтарды және қолжетімді ресурстарды қарастыра отырып, жоспарлаушылар немесе менеджерлер жол бойындағы негізгі кезеңдерді анықтай отырып, нақты уақыт кестелерін жасай алады.

5-кезең: Тәуекелдерді анықтау және азайту стратегиялары

Ешбір жоба тәуекелдерден қорғалмаған және оларды ертерек шешу жоспарды өңдеу үшін өте маңызды. Бұл кезеңде ықтимал тәуекелдер мен белгісіздіктер анықталады, талданады және басымдық беріледі. Тәуекелдерді азайту үшін алдын ала стратегиялар әзірленеді, ол төтенше жағдайлар жоспарларын, тәуекелдерді тасымалдау механизмдерін және әрекеттің баламалы бағыттарын қамтиды. Тәуекелдің тұрақты мониторингі және бағалау жобаның бүкіл өмірлік циклінде бейімделуді қамтамасыз етеді.

6-кезең: Байланыс және мүдделі тараптардың қатысуы

Желім сияқты, тиімді коммуникация жобаны бірге ұстай алады. Арналарды, жиілікті және мүдделі тараптардың қатысуын сипаттайтын байланыс жоспарын құру өте маңызды. Тұрақты күй жаңартулары, орындалу туралы есептер және бірлескен талқылаулар ашықтықты арттырады, үйлестіруді жақсартады және мүдделі тараптардың күтулерін басқарады.

7 кезең: Бақылау, бақылау және бағалау

Тиімді жобаны жоспарлау негізінің аяқталуына жету үздіксіз бақылау және бағалау кезеңі болып табылады. Бұл кезең прогресті қадағалауға, оны белгіленген кезеңмен салыстыруға және ауытқуларды анықтауға бағытталған. Қажет болған жағдайда жобаны оның мақсаттарымен сәйкестендіру үшін түзетулер енгізіледі. Алынған сабақтар құжатталған, бұл білімді тасымалдауға және болашақта жақсартуға мүмкіндік береді.

Жобаны жоспарлаудың құрамдас бөліктері қандай?

Мұнда жобаны жоспарлау процесінің 7 негізгі құрамдас бөлігі берілген:

• Басқарудағы жоспарлаудың ауқымы: Жобаның шекаралары мен мақсаттарын нақты анықтаңыз.
• Жұмысты бөлу құрылымы (WBS): Жобаны кішірек, басқарылатын тапсырмаларға бөлу.
• Уақыт шкаласы және кезеңдері: нақты уақыт кестесін құру және прогресті бақылау үшін кезеңдерді орнату.
• Ресурстарды бөлу: Қажетті ресурстарды, соның ішінде персоналды, бюджетті және материалдарды анықтау және бөлу.
• Тәуекелді талдау және азайту: Ықтимал тәуекелдерді анықтау және оларды азайту үшін стратегияларды әзірлеу.
• Байланыс жоспары: Жобаның мүдделі тараптары арасындағы үйлестіруді және ынтымақтастықты жеңілдету үшін тиімді байланыс арналарын құру.
• Бақылау және бағалау: Жобаның орындалу барысын бақылау және алдын ала анықталған KPI көрсеткіштері бойынша өнімділікті бағалау механизмдерін енгізу.

Жобаны жоспарлау процесі не үшін қажет?

Бұл жобаның өнімділігін және табысқа жету мүмкіндігін арттырады

Жобалардың сәтсіздікке ұшырауының бірнеше себептері бар және олардың бірі - топ мүшелерінің арасындағы мақсаттарды, мақсаттарды және жауапкершіліктерді анықтамау (39% жуық бағаланған). Топ мүшелері жеке рөлдері мен жауапкершіліктері туралы шатасса, жоба біркелкі орындалмайды. Сонымен қатар, нақты мақсаттар мен мақсаттардың болмауы немесе жобаның бағыты мен мақсатын дұрыс түсінбеу сәйкессіздікке және назардың болмауына әкелуі мүмкін, бұл күтпеген ақауларға және ауқымды бұзуға әкелуі мүмкін.

Бұл топтың ынтымақтастығы мен қарым-қатынасын жақсартады 

Жақсы ұйымдастырылған жоспар топ мүшелеріне тиімді қарым-қатынас пен ынтымақтастыққа мүмкіндік береді. Әсiресе, әртүрлi деңгейдегi көптеген қызметкерлер мен сарапшыларды тарта отырып, бiрлесiп жұмыс iстейтiн ведомствоаралық немесе компаниялар аралық жобаларға келер болсақ, жоспарлаудың рөлi бұдан да айқынырақ болады. Нәтижесінде, анық байланыс пен ынтымақтастық топтық жұмысты жақсартады, ортақ көзқарасты алға жылжытады, қызметкерлер арасындағы жанжалдарды азайтады және жобаның оң ортасына ықпал етеді.

Ол ресурстарды оңтайландыруды қамтамасыз етеді

Жоспарлау - уақытты, адам ресурстарын, бюджетті, жабдықты және материалдарды қоса алғанда, ресурстарды ең жақсы пайдаланудың соңғы тәжірибесі. Қажетті ресурстарды алдын ала анықтай отырып, жоба командасы қажетті ресурстардың қажетті уақытта қол жетімді болуын қамтамасыз ете алады, кідірістерді және қайталануды азайтады, сонымен қатар тиімділікті оңтайландырады.

Бұл тәуекелдер мен күтпеген мәселелерді азайтады

Тәуекелдерді ерте анықтай отырып, жоба командасы тәуекелдерге әрекет етуді жоспарлау стратегияларын және оларды шешу үшін төтенше жағдайлар жоспарларын жасай алады. Бұл проактивті тәсіл тәуекелдердің ықтималдығы мен әсерін азайтуға, жоба өнімділігін арттыруға және сәтсіздікке ұшырау мүмкіндігін азайтуға көмектеседі.

Ең жақсы жобаны жоспарлау процесі қандай?

Жобаны жақсырақ жоспарлау және жоспарлау кезінде туындауы мүмкін қиындықтарды жеңу үшін жобаны жоспарлаудың кейбір әдістемелерін қарастырған жөн. Олар жобаларды тиімді жоспарлау және басқару үшін қолданылатын құрылымдық тәсілдер мен шеңберлерге сілтеме жасайды.

Сарқырамаларды жоспарлау

«Сарқырама» әдістемесі жобаны әр фазаны алдыңғысына қарай құра отырып, бөлек фазаларға бөлетін дәйекті тәсіл. Ол сызықтық прогрессиямен жүреді, мұнда әрбір фаза келесіге көшу алдында аяқталуы керек. Негізгі кезеңдерге әдетте талаптарды жинау, жобалау, әзірлеу, тестілеу, орналастыру және техникалық қызмет көрсету кіреді. Сарқырама нақты анықталған және тұрақты талаптары бар жобалар үшін ең қолайлы.

PRINCE2 (Бақыланатын орталардағы жобалар)

PRINCE2 – Біріккен Корольдікте және бүкіл әлемде кеңінен қолданылатын үдеріске негізделген жобаларды басқару әдіснамасы. Ол жобаны жоспарлау, бақылау және бақылау үшін құрылымдық негізді қамтамасыз етеді. PRINCE2 жобаларды басқарылатын кезеңдерге бөледі және тиімді басқаруға, тәуекелдерді басқаруға және мүдделі тараптардың қатысуына баса назар аударады. Ол бизнесті негіздеуге және жан-жақты құжаттамаға бағытталғаны үшін кеңінен танылды.

PRISM (жобаларды біріктіру, ауқым, уақыт және ресурстарды басқару)

PRISM – Жобаны басқару институты (PMI) әзірлеген жобаны басқару әдіснамасы. Ол интеграцияны, ауқымды, уақытты және ресурстарды басқаруды қамтитын жан-жақты құрылымды қамтамасыз етеді. PRISM жоба мақсаттарын анықтау, жұмыстың бөліну құрылымдарын құру, іс-шараларды жоспарлау және ресурстарды бөлу сияқты процестерді қамтитын жобаны жоспарлауға құрылымдық тәсілді баса көрсетеді.

Қатысты: 2024 жылғы стратегиялық жоспарлаудың үздік үлгілері | Тегін жүктеп алу

Кейбір жобаны жоспарлау құралдары мен бағдарламалық қамтамасыз ету дегеніміз не?

Жобаны жоспарлау құралдары мен бағдарламалық қамтамасыз ету қазіргі қарқынды және серпінді бизнес ландшафтында жобаны тиімді басқару үшін таптырмас нәрсе болды. Жоба менеджері ретінде сіз мына негізгі ұсыныстарды қарастырғыңыз келуі мүмкін:

Microsoft Project әртүрлі салалардағы кәсіпқойлар кеңінен қолданатын жобаны жоспарлаудың кешенді бағдарламалық құралы. Ол тапсырмаларды, ресурстарды, уақыт кестелерін және бюджеттерді басқаруға арналған сенімді мүмкіндіктер қатарын ұсынады.

Asana сенімді мүмкіндіктері мен икемділігімен танымал жобаны жоспарлаудың әмбебап құралы. Ол жобаларды тиімді жоспарлау, ұйымдастыру және қадағалау үшін командаларға орталықтандырылған платформаны ұсынады.

Trello қарапайымдылығымен және көрнекі тартымдылығымен танымал тапсырмаларды жоспарлауға арналған танымал бағдарламалық құрал. Оның пайдаланушыға ыңғайлы интерфейсі тақталардан, тізімдерден және карталардан тұрады, бұл командаларға тапсырмаларды оңай ұйымдастыруға және басымдық беруге мүмкіндік береді.

Қатысты: 10 жылы Asana Project Management жүйесін тиімді пайдалану бойынша 2024 кеңес

Жобаны жоспарлаудың 10 қадамы қандай?

Жобаны жоспарлау процесі жобалардың көлемі мен ауқымына байланысты ұйымнан ұйымға өзгереді. Кейбір менеджерлер жобаны жоспарлаудың 10 қадамын төмендегідей таңдауы мүмкін:

1. Жобаның мақсаттары мен мақсаттарын анықтаңыз.
2. Жобаның мүдделі тараптарын анықтау.
3. Жобаның ауқымын мұқият талдау.
4. Жұмыстың егжей-тегжейлі құрылымын (ЖБЖ) әзірлеу.
5. Жобаның тәуелділігін және тапсырмалардың ретін анықтау.
6. Ресурсқа қажеттілікті бағалаңыз және ресурс жоспарын жасаңыз.
7. Нақты жоба кестесін жасаңыз.
8. Жоба тәуекелдерін анықтау және бағалау.
9. Коммуникация жоспарын құру.
10. Жобаның мақұлдауын алыңыз және жоба жоспарын аяқтаңыз.

Жиі Қойылатын Сұрақтар

Қорытынды ой

Айта кету керек, жобаны жоспарлау - бұл барлығын оң нәтижеде сақтау үшін ең жақсы процесс. Жобаны жоспарлауға арналған бағдарламалық қамтамасыз ету жобаны жоспарлау процесінің өнімділігін арттыруға көмектессе де, оны қарапайым деп қабылдамаңыз, жоба менеджері мен топты үйлестірудің рөлі әлдеқайда маңызды.

Сондықтан, болуын ұмытпаңыз таныстыру кездесуі жобаның басында барлық командаларды біріктіру және сіздің командаларыңыздың бүкіл жоба барысында жоғары нәтижеге және ынталы болуын қамтамасыз ету үшін дағдыларды оқыту. Егер сізге көбірек тартымды және қызықты кездесулер немесе тренингтер қажет болса, AhaSlides көптеген тегін кеңейтілген мүмкіндіктері мен үлгілері және барлық компаниялар үшін бәсекеге қабілетті баға жоспары бар ең жақсы серіктес бола алады.

Сілтеме: BIJU'S | Апта жоспары | Мұғалім мақсаты