최악의 시나리오를 상상하면 가슴이 두근거립니다.
❗️ 연사는 무대에 오르기 몇 분 전에 병에 걸립니다.
❗️ 이벤트 당일 행사장이 갑자기 전원이 꺼집니다.❗️ 아니면 최악의 경우 - 귀하의 이벤트에서 누군가가 다칠 수도 있습니다.속이 뒤틀리는 생각에 밤잠을 설치게 됩니다.
그러나 사전에 신중하고 체계적으로 계획을 세우면 가장 혼란스러운 이벤트도 관리할 수 있습니다.
간단한 이벤트 위험 관리 체크리스트 이벤트가 중단되기 전에 잠재적인 문제를 식별, 준비 및 완화하는 데 도움이 될 수 있습니다. 걱정을 잘 짜여진 행동 계획으로 전환하기 위해 체크리스트에 포함된 10가지 필수 항목을 알아보세요.
내용의 표
살펴보기
| 이벤트 위험이란 무엇입니까? | 주최자와 회사 브랜딩에 부정적인 영향을 미치는 예상치 못한 문제. |
| 이벤트 위험의 예? | 기상 이변, 식품 안전, 화재, 교란, 보안 위협, 재정적 위험… |
이벤트의 위험 관리란 무엇입니까?
이벤트 위험 관리에는 이벤트를 위협할 수 있는 잠재적 위험 또는 문제를 식별한 다음 이러한 위험을 완화하기 위한 프로세스 및 예방 조치를 마련하는 것이 포함됩니다. 이를 통해 이벤트 주최자는 중단을 최소화하고 문제가 발생할 경우 신속하게 복구할 수 있는 비상 계획을 세울 수 있습니다. 이벤트 위험 관리 체크리스트도 활용하여 모든 잠재적 위협이 교차하는지 확인합니다.
이벤트 기획자로서 위험을 관리하는 5단계
우리는 발생할 수 있는 모든 가능성으로 인해 이벤트 기획자로서 스트레스가 많다는 것을 알고 있습니다. 지나치게 생각하지 않으려면 간단한 5단계에 따라 이벤트에 대한 완벽한 위험 관리 계획을 세우십시오.
• 위험 식별 - 행사에서 잘못될 수 있는 모든 가능한 일을 브레인스토밍하세요. 장소 문제, 악천후, 기술 고장, 연사 취소, 음식 문제, 부상, 출석률 저하 등과 같은 요인을 고려하십시오. 폭넓게 생각하고 결정하십시오. 브레인스토밍 도구 아이디어를 그대로 유지합니다.
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더 나은 참여를 위한 팁
이벤트 위험 관리 체크리스트
이벤트 위험 관리 체크리스트에서 다루어야 하는 일반적인 사항은 무엇입니까? 아래 이벤트 위험 체크리스트 예시에서 영감을 얻으세요.
#1 - 장소
☐ 계약서 서명
☐ 취득한 허가 및 면허
☐ 평면도 및 설정 준비 확인
☐ 지정된 케이터링 및 기술 요구 사항
☐ 백업 장소 식별 및 대기 중
#2 - 날씨
☐ 악천후 모니터링 및 알림 계획
☐ 필요한 경우 텐트 또는 대체 대피소 이용 가능
☐ 필요한 경우 행사를 실내로 옮기기 위한 준비
#3 - 기술
☐ A/V 및 기타 기술 장비 테스트
☐ 입수한 IT 지원 연락처 정보
☐ 백업으로 사용할 수 있는 자료의 종이 출력물
☐ 인터넷 또는 정전에 대한 비상 계획
#4 - 의료/안전
☐ 응급 처치 키트 및 AED 사용 가능
☐ 비상구가 명확하게 표시되어 있습니다.
☐ 비상 절차 교육을 받은 직원
☐ 보안/경찰 연락처 정보 보유
#5 - 스피커
☐ 약력 및 사진 수령
☐ 대체 스피커가 백업으로 선택됨
☐ 연사 비상 계획 전달
#6 - 출석
☐ 최소 참석 기준 확정
☐ 취소 정책 전달
☐ 행사 취소 시 환불 방안 마련
#7 - 보험
☐ 유효한 일반 책임 보험 정책
☐ 보험 증서 취득
#8 - 문서
☐ 계약서, 허가증 및 라이선스 사본
☐ 모든 공급업체 및 공급업체의 연락처 정보
☐ 행사 프로그램, 의제 및/또는 일정
#9 - 인력/자원봉사자
☐ 직원 및 자원봉사자에게 할당된 역할
☐ 노쇼를 대비하여 백업이 가능합니다.
☐ 비상 절차 및 비상 계획 교육 완료
#10 - 음식과 음료
☐ 부패하기 쉬운 물품에 대한 백업을 준비하십시오.
☐ 지연/잘못된 주문/알레르기가 있는 손님의 경우 준비된 대체 음식 옵션
☐ 여분의 종이 제품, 식기 및 서빙 도구를 사용할 수 있습니다.
#11 - 폐기물 및 재활용
☐ 쓰레기통 및 재활용 용기 배포
☐ 행사 중 및 행사 후 쓰레기 수거 역할
#12 - 불만사항 처리 절차
☐ 참석자의 불만 사항을 처리하도록 지정된 직원
☐ 필요한 경우 문제를 해결하고 환불/보상을 제공하기 위한 프로토콜
#13 - 비상 대피 계획
☐ 대피 경로 및 만남의 장소 준비
☐ 출구 근처에 직원을 배치합니다.
#14 - 분실물 프로토콜
☐ 미아/노인/장애 담당 직원 지정
☐ 입수한 미성년자의 부모/보호자의 연락처 정보
#15 - 사건 보고
☐ 직원이 긴급 상황을 기록할 수 있도록 만든 사고 보고 양식
위험 관리의 5가지 요소
위험은 단지 불운이 아니라 모든 모험의 일부입니다. 그러나 올바른 이벤트 위험 관리 계획을 사용하면 혼란스러운 위험을 길들이고 위협을 기회로 바꿀 수 있습니다. 위험 관리에 대한 5가지 접근 방식은 다음과 같습니다.
• 위험 식별 - 기술적 결함과 같은 작은 일부터 엄청난 재앙까지 생각해 보세요. 위험을 나열하면 이를 머리에서 꺼내 종이에 적어서 직면할 수 있습니다.• 위험 평가- 각 위험을 평가하여 가장 큰 위협이 되는 위험을 파악하세요. 생각해 보십시오: 이런 일이 일어날 가능성은 얼마나 됩니까? 그렇게 되면 어떤 피해가 발생할 수 있나요? 위험의 우선순위를 정하면 정말 중요한 문제에 노력을 집중하게 됩니다.• 위험 완화 - 반격할 계획을 가지고 있어요! 위험이 발생할 가능성을 줄이는 방법, 위험이 발생할 경우 영향을 줄이는 방법, 또는 두 가지 모두를 고려하십시오. 위험을 사전에 약화시킬수록 위험으로 인해 방해를 받는 일이 줄어듭니다.• 위험 모니터링 - 초기 계획이 수립되면 경계를 늦추지 마세요. 새로운 위험이 나타나고 있는지 또는 기존 위험이 변화하고 있는지 징후를 모니터링하십시오. 진화하는 위협 환경에 발맞추기 위해 필요에 따라 전략을 조정하십시오.• 위험 보고 - 위험과 계획을 팀과 공유하세요. 다른 사람들을 루프에 참여시키면 동의를 얻고, 놓쳤을 수 있는 약점을 드러내며, 위험 관리에 대한 책임을 분산시킵니다.이벤트 관리의 체크리스트란 무엇입니까?
이벤트 관리의 체크리스트는 이벤트 주최자가 이벤트에 앞서 준비, 정리 또는 계획되었음을 확인하는 항목 또는 작업 목록을 말합니다.
포괄적인 위험 관리 체크리스트는 이벤트를 성공적으로 실행하는 데 필요한 모든 세부 사항을 정리할 때 중요한 사항이 간과되지 않도록 도와줍니다.
체크리스트는 다음과 같은 이유로 이벤트 관리에 유용합니다.
• 명확성과 구조 제공 - 수행해야 할 모든 작업을 자세히 설명하는 순서대로 배치되므로 문제가 발생하지 않습니다.
• 철저한 준비 독려 - 항목을 확인하면 주최자가 이벤트가 시작되기 전에 모든 준비와 예방 조치가 실제로 제대로 이루어졌는지 확인하도록 동기를 부여합니다.
• 커뮤니케이션 향상 - 팀은 모든 사람이 자신의 역할과 책임을 이해할 수 있도록 체크리스트 항목을 나누고 할당할 수 있습니다.
• 일관성 지원 - 반복되는 이벤트에 대해 동일한 체크리스트를 사용하면 표준을 유지하고 매번 개선할 영역을 파악하는 데 도움이 됩니다.
• 격차 또는 약점을 드러내다 - 선택하지 않은 항목은 잊어버린 사항을 강조하거나 더 많은 계획이 필요하므로 문제가 발생하기 전에 해결할 수 있습니다.
• 인계 촉진 - 새로운 주최자에게 체크리스트를 전달하면 이전의 성공적인 이벤트를 계획하기 위해 수행된 모든 작업을 이해하는 데 도움이 됩니다.
테이크 아웃
이벤트 위험 관리 체크리스트에 이러한 추가 항목이 있으면 전장에 대비할 수 있습니다! 준비는 잠재적 혼란을 차분한 자신감으로 바꿉니다. 따라서 목록에 각 항목을 추가하십시오. 하나씩 교차하십시오. 체크리스트가 걱정을 힘으로 바꾸는 것을 지켜보십시오. 당신이 더 많이 예상할수록 당신의 세심한 계획과 준비에 더 많은 위험이 굴복할 것이기 때문입니다.
(FAQ)
무엇인가 이벤트 기획자로서 위험을 관리하는 5단계?
위험을 식별하고, 가능성과 영향을 평가하고, 비상 계획을 개발하고, 책임을 할당하고 계획을 실행하십시오.
이벤트 리스크 관리 체크리스트 상위 10개 항목:
장소, 날씨, 기술, 의료/안전, 연사, 출석, 보험, 문서, 직원, 음식 및 음료.
