Oltre 30 domande del sondaggio post-evento che forniscono un feedback concreto e utilizzabile.

L'evento è terminato. I partecipanti se ne sono andati. Ora arriva la parte che distingue gli organizzatori che migliorano da quelli che improvvisano: la raccolta dei feedback. I sondaggi post-evento rivelano cosa ha funzionato, cosa non ha funzionato e cosa cambiare la prossima volta, ma solo se il sondaggio stesso è ben progettato. Un sondaggio vago produce dati vaghi.

La ricerca di SurveyMonkey sulla lunghezza dei sondaggi ha rilevato che i tassi di completamento scendono al 5-20% per i sondaggi che richiedono più di 7-8 minuti per essere completati [1]. Ciò significa che le domande che includi devono meritare la loro presenza. Questa guida illustra oltre 30 domande per sondaggi post-evento, organizzate in base a ciò che misurano, oltre a fornire indicazioni pratiche su tempi, formato ed errori che riducono drasticamente i tassi di risposta.

Soddisfazione generale

Iniziate con un approccio generale prima di entrare nei dettagli. Queste domande vi forniranno una panoramica generale di come si è svolto l'evento, prima di approfondire i particolari.

1. Come valuteresti la tua esperienza complessiva all'evento? (1-5)
2. L'evento ha soddisfatto le vostre aspettative? (Superato / Raggiunto / Non raggiunto)
3. Quanto è probabile che tu partecipi a un evento futuro organizzato da questo? (Da molto improbabile a molto probabile)
4. Quanto è probabile che consiglieresti questo evento a un collega? (Scala NPS da 0 a 10)
5. Qual è la parola che meglio descrive la tua esperienza? (Domanda a risposta aperta o nuvola di parole)

Contenuti e sessioni

Queste domande valutano se il programma ha apportato valore e ha soddisfatto le esigenze dei partecipanti.

1. Quanto erano pertinenti i contenuti alle tue esigenze professionali? (Da per niente a estremamente)
2. Quale sessione hai trovato più utile? (Menu a tendina o a risposta aperta)
3. Quale sessione hai trovato meno utile? (Menu a tendina o a risposta aperta)
4. Il contenuto era adeguato al tuo livello di competenza? (Troppo elementare / Giusto / Troppo avanzato)
5. Ho acquisito conoscenze pratiche che posso applicare nel mio lavoro. (Fortemente in disaccordo a Fortemente d'accordo)

Relatori e presentatori

1. Come valuteresti la qualità complessiva degli altoparlanti? (1-5)
2. Quale relatore o presentatore si è distinto maggiormente? (Fine aperta)
3. C'è stata sufficiente opportunità di porre domande ai relatori? (Sì / No / In parte)
4. Quali argomenti vorreste che venissero trattati nei prossimi eventi? (Fine aperta)

Logistica e organizzazione

1. Come valuteresti l'organizzazione complessiva dell'evento? (1-5)
2. Il luogo era adeguato e confortevole? (Sì / No / Parzialmente)
3. Come valuteresti il ​​processo di registrazione e check-in? (1-5)
4. Le comunicazioni relative all'evento (programma, aggiornamenti, indicazioni stradali) sono state chiare e tempestive? (Sì / No / Parzialmente)
5. Come valuteresti la qualità del cibo e delle bevande? (1-5 o N/D)

Creazione di reti e coinvolgimento

1. L'evento ha offerto adeguate opportunità di networking? (Sì / No / In parte)
2. In occasione di questo evento ho stretto importanti contatti professionali. (Fortemente in disaccordo a Fortemente d'accordo)
3. Quale formato di networking preferisci? (Sessioni strutturate / Networking libero / Entrambi)

Valore e intento futuro

1. L'evento è stato un buon impiego del mio tempo. (Fortemente in disaccordo a Fortemente d'accordo)
2. L'evento valeva il prezzo del biglietto. (Fortemente in disaccordo a Fortemente d'accordo)
3. Cosa cambieresti di questo evento? (Fine aperta)
4. Qual è stata la parte più preziosa dell'evento? (Fine aperta)
5. Eventuali ulteriori commenti o suggerimenti? (Fine aperta)

Eventi virtuali e ibridi: ulteriori domande

Se il tuo evento prevedeva una componente virtuale o ibrida, aggiungi alcune domande specifiche relative a tale modalità di partecipazione.

1. Come valuteresti la qualità della piattaforma virtuale? (1-5)
2. Hai riscontrato problemi tecnici durante l'evento? (Sì / No)
3. Quanto è stata coinvolgente l'esperienza virtuale rispetto a un evento in presenza? (Molto meno / Meno / Circa lo stesso / Di più)

Errori che compromettono i tassi di risposta

Fare troppe domande. Punta a 10 domande o meno [3]. Ogni domanda aggiuntiva riduce il completamento. Elimina tutto ciò che è utile sapere piuttosto che necessario sapere.

Invio in ritardo. La memoria svanisce rapidamente. Invia il tuo sondaggio entro 24 ore dall'evento, idealmente con un promemoria in sala durante la sessione di chiusura. I sondaggi via SMS inviati entro due ore dalla fine di un evento ottengono il 32% di risposte in più rispetto a quelli inviati successivamente [2]. Un'e-mail di sollecito 3-4 giorni dopo può raccogliere un ulteriore 20-30% di risposte da coloro che hanno perso il primo invio [3].

Basandosi esclusivamente su domande aperte. Le risposte aperte sono ricche di informazioni ma difficili da analizzare su larga scala e tendono a ridurre il tasso di completamento. Per i dati quantitativi, utilizzare scale di valutazione. Limitare le domande aperte a una o due per sondaggio.

Ignorando i risultati. Il modo più rapido per assicurarsi che nessuno compili il prossimo sondaggio è raccogliere feedback e poi non agire di conseguenza. Condividete i risultati principali con i partecipanti e spiegate loro quali modifiche apporterete in base ai loro suggerimenti. Anche una breve email di riepilogo contribuisce a creare fiducia e ad aumentare la partecipazione ai sondaggi futuri.

Utilizzo di domande suggestive. "Quanto le è piaciuto il nostro fantastico intervento?" non è una domanda neutrale. Mantenga un linguaggio obiettivo ed eviti di sottintendere delle ipotesi.

Dimenticare di segmentare. I VIP, i nuovi partecipanti, i partecipanti abituali e i partecipanti virtuali spesso hanno esperienze diverse. Come minimo, è consigliabile prevedere un'analisi separata per questi gruppi e, se l'evento è sufficientemente grande da consentirlo, valutare la possibilità di utilizzare questionari personalizzati.

Consigli per formulare domande che ottengano risposte sincere

Anche un sondaggio ben strutturato può produrre dati inaffidabili se le singole domande sono formulate male. Ecco cinque aspetti pratici da verificare prima dell'invio.

Utilizzare una scala coerente in tutto il sistema. Mescolare una scala da 1 a 5 in una sezione con una scala da 1 a 10 in un'altra costringe gli intervistati a reimpostare il loro schema mentale ogni poche domande. Scegli una scala per tutti gli elementi valutati e attieniti ad essa. La maggior parte dei sondaggi sugli eventi funziona bene con una scala a cinque punti perché è veloce da rispondere e facile da analizzare.

Limitate le domande a una sola idea ciascuna. "Come valuteresti la qualità del contenuto e la presentazione del relatore?" è una domanda che racchiude due aspetti in uno. Gli intervistati che hanno apprezzato il contenuto ma hanno trovato difficile seguire il relatore non hanno una risposta valida. domande a doppia canna in elementi separati, anche se ciò aggiunge una riga in più al sondaggio.

Offrire agli intervistati la possibilità di non rispondere alle domande che potrebbero non essere pertinenti. Se chiedete informazioni su cibo e bevande durante un evento in cui alcuni partecipanti hanno seguito solo virtualmente, includete l'opzione "Non applicabile". Costringere qualcuno a valutare qualcosa che non ha sperimentato falsa i dati e frustra il partecipante.

Evitate il gergo e la terminologia interna. Il vostro team potrebbe riferirsi a una sessione specifica come "sessione parallela pomeridiana", ma i partecipanti la conoscono con il titolo della sessione. Utilizzate lo stesso linguaggio che i partecipanti hanno usato al momento della registrazione o quando hanno ricevuto il programma. Questo è particolarmente importante per i sondaggi che riguardano eventi di più giorni o con più sessioni parallele.

Prima di inviare il sondaggio, testalo. Compila tu stesso l'intero questionario, poi chiedi a una persona esterna al team di pianificazione di completarlo senza alcuna preparazione. Cerca domande che suscitino perplessità, scale di valutazione ambigue o salti logici che non hanno senso per chi non ha partecipato alla creazione del questionario. Ciò che sembra ovvio all'organizzatore spesso non è chiaro a un partecipante che risponde velocemente da un telefono.

Tenete presente l'esperienza su dispositivi mobili. La maggior parte delle risposte ai sondaggi post-evento proviene da smartphone, spesso mentre i partecipanti stanno tornando a casa. Testi lunghi, aree di interazione piccole e layout a più colonne ostacolano il completamento del sondaggio su dispositivi mobili. Visualizza l'anteprima del sondaggio su uno smartphone prima di inviarlo ed elimina le domande che richiedono lo scorrimento per essere lette per intero. Un sondaggio che funziona bene su uno schermo da quattro pollici funzionerà bene ovunque. Se la tua piattaforma lo supporta, abilita l'avanzamento automatico dopo ogni selezione di valutazione, in modo che i partecipanti non debbano toccare un pulsante "Avanti" separato. Anche questa piccola modifica può ridurre significativamente il tasso di abbandono da dispositivi mobili.

Domande frequenti

Quanto dovrebbe essere lungo un sondaggio post-evento?

Puntate a 8-10 domande che richiedano non più di cinque minuti per essere completate. La differenza tra un sondaggio di cinque minuti e uno di dieci minuti è significativa. Date priorità alle metriche più importanti ed eliminate il resto. Se avete effettivamente bisogno di più dati, considerate la possibilità di condurre due sondaggi più brevi: uno subito dopo l'evento per valutare la soddisfazione generale e un secondo una settimana dopo per ottenere un feedback più approfondito dai partecipanti più coinvolti. Un'altra regola utile: se una domanda non è correlata a una decisione che potreste realisticamente prendere prima del prossimo evento, eliminatela. Ogni domanda in più che mantenete rappresenta un piccolo onere per ogni partecipante che completa il sondaggio.

Dovrei offrire un incentivo per la compilazione del sondaggio?

Gli incentivi possono aumentare il tasso di risposta, ma possono anche attirare risposte di bassa qualità da parte di persone che si affrettano solo per ottenere la ricompensa. Un approccio migliore è quello di rendere il sondaggio semplice e breve, in modo che non sia necessario alcun incentivo. Se il tasso di risposta rimane basso, si può considerare la possibilità di partecipare a un'estrazione a premi anziché a una ricompensa garantita, riducendo così la tentazione di affrettarsi. L'incentivo più efficace è quello di comunicare ai partecipanti che il loro feedback influenzerà l'organizzazione del prossimo evento: le persone rispondono quando credono che il loro contributo sia importante.

Cosa devo fare con i risultati?

Inizia calcolando le tue metriche chiave: punteggio di soddisfazione generale, NPS e qualsiasi punteggio specifico che stai monitorando anno dopo anno. Quindi leggi le risposte aperte alla ricerca di temi. Cerca modelli, non reclami isolati. Una volta che hai un quadro chiaro, condividi un riassunto Con il tuo team e, ove opportuno, con i partecipanti. Una breve e-mail del tipo "ecco cosa ci avete detto ed ecco cosa stiamo cambiando" chiude il ciclo di feedback e aumenta la probabilità che i partecipanti prendano parte ai sondaggi futuri. Aiuta anche a monitorare le stesse domande principali da un evento all'altro, in modo da poter misurare i progressi nel tempo anziché trattare ogni sondaggio come un esercizio a sé stante. I punteggi di riferimento forniscono un contesto che un singolo dato non può offrire.

Raccolta di feedback durante l'evento con AhaSlides

Il momento più efficace per raccogliere feedback è prima che i partecipanti lascino la sala. AhaSlides consente di concludere la sessione con slide interattive: scale di valutazione per le domande quantitative, una word cloud per catturare l'atmosfera della sala e una slide aperta per suggerimenti specifici, con i risultati che appaiono sullo schermo man mano che i partecipanti rispondono. La raccolta di feedback in sala è il modo per raggiungere i tassi di completamento dell'85-95% citati in precedenza, e vedere il feedback collettivo apparire sullo schermo conferisce alla sessione un momento conclusivo concreto.

Per il questionario completo, Sondaggi AhaSlides Trasforma le domande del sondaggio post-evento riportate sopra in un unico modulo che i partecipanti possano compilare su una sola pagina e inviare una sola volta. Mostralo come ultima diapositiva della sessione conclusiva, quindi condividi lo stesso sondaggio tramite un link o un codice QR con i partecipanti che se ne sono andati prima; potranno rispondere da qualsiasi dispositivo senza bisogno di creare un account.

fonti

[1] SurveyMonkey. Quanto dovrebbe essere lungo un sondaggio? https://www.surveymonkey.com/curiosity/survey_completion_times/

[2] Esplora. Qual è un buon tasso di risposta a un sondaggio post-evento? https://www.explori.com/blog/what-is-a-good-post-event-survey-response-rate

[3] Centro ASAE. 5 buone pratiche per creare e condividere sondaggi post-evento. (Settembre 2024) https://www.asaecenter.org/resources/articles/an_plus/2024/09-september/5-best-practices-for-creating-and-sharing-post-event-surveys

Per la procedura completa di creazione del sondaggio, dalla definizione degli obiettivi all'analisi, consultare: Come creare un sondaggio online: la guida completa.