10 greitų 5 minučių komandos formavimo užsiėmimų bet kokiam susitikimui

Dauguma komandos formavimo užsiėmimų nepavyksta ne dėl to, kad veikla buvo netinkama, o dėl to, kad ji įvyko tik vieną kartą. Visa diena ne biure, profesionalus moderatorius, pietūs su maistu ir grįžimas į įprastą ritmą pirmadienį. Darbuotojų įsitraukimo tyrimai nuolat rodo, kad nedidelės, pasikartojančios socialinės sąveikos, išdėstytos laikui bėgant, labiau stiprina komandos sanglaudą nei vienas metinis renginys [1].

Dešimt toliau nurodytų veiklų trunka penkias minutes ar mažiau. Kai kurios trunka iki dešimties, jei pokalbis įsibėgėja – tai ženklas, kad veikla veikia. Kiekvienoje iš jų pateikiami tikslūs „AhaSlides“ pasiruošimo veiksmai, todėl prieš prasidedant susitikimui nereikia jokių pasiruošimo darbų.

Ledlaužių veikla

1. Viktorinos konkursas

Veikia: nuotoliniu, hibridiniu režimu

Greita komandos viktorina yra vienas iš paprasčiausių būdų, kaip paskatinti žmones kalbėtis susitikimo pradžioje. Komandos varžosi, o ne individualiai, o tai reiškia, kad nariai iš karto kreipiasi vienas į kitą (arba į „Slack“ temą), kad pasiektų bendrą sutarimą dėl atsakymo. Galite apklausti bet kokia tema: įmonės smulkmenomis, bendrosiomis žiniomis ar popkultūros tema, atitinkančia komandos asmenybę.

Mažas prizas laimėjusiai komandai pakelia energiją nereikalaujant daug. Tikroji vertė yra bendra akimirka, o ne pats prizas.

Sąranka „AhaSlides“ (mažiau nei 5 minutės)

1. Atidarykite „AhaSlides“ ir naudokite dirbtinio intelekto viktorinų generatorių arba išsirinkite paruoštą šabloną iš bibliotekos.
2. Nustatykite vertinimo taisykles ir laikmatį kiekvienam klausimui.
3. Spustelėkite „Rodyti“, parodykite QR kodą ir pakvieskite komandą prisijungti jų telefonuose.
4. Atlikite viktoriną ir po kiekvieno klausimo parodykite lyderių lentelę.

2. Metraščių apdovanojimai

Veikia: nuotoliniu, hibridiniu režimu

Vidurinių mokyklų metraščiuose kiekvienas mokinys gaudavo aukščiausiąjį laipsnį: greičiausiai pasiseks, greičiausiai įkurs grupę, kuri iš tikrųjų išeis. Tas pats formatas gerai pritaikomas ir komandos kontekste, kategorijos pritaikytos darbo vietai.

Vienas iš 40 žmonių dirbančios technologijų įmonės moderatorių atlieka šią apklausą kiekvieno ketvirčio pradžioje. Kategorijas, tokias kaip „greičiausiai pirmieji perskaitys dokumentaciją“ arba „greičiausiai ištaisys klaidą 11 val.“, nominuoja kolegos, o ne vadovybė, todėl tonas išlieka bendradarbiavimo, o ne performatyvumo. Rezultatai pateikiami kaip tiesioginė apklausa, todėl visi balsuoja vienu metu ir niekas nejaučiasi nustumtas į šalį.

Sąranka „AhaSlides“ (mažiau nei 5 minutės)

1. Sukurkite naują pristatymą ir spustelėkite „+ Pridėti skaidrę“, tada pasirinkite „Apklausa“.
2. Kiekvieną apdovanojimą užrašykite kaip apklausos klausimą, nurodydami komandos narių vardus kaip atsakymo variantus.
3. Spustelėkite „Pateikti“ ir bendrinkite QR kodą.
4. Rodyti rezultatus tiesiogiai, kai tik bus surinkti balsai.

3. Norų sąrašo atitikimas

Dirba: nuotoliniu būdu, asmeniškai

Kiekvienas komandos narys anonimiškai pateikia po vieną elementą iš savo norimų pasiekti dalykų sąrašo. Tada grupė bando susieti kiekvieną elementą su jį parašiusiu asmeniu. Teisingas spėjimas reikalauja tam tikrų žinių apie kolegas, o klydimas parodo, kiek mažai iš tikrųjų žinojote, ir tai pradeda pokalbį.

Tai ypač gerai veikia su naujomis komandomis arba kai skyrius greitai išaugo ir žmonės neturėjo laiko susipažinti vieni su kitais ne darbo užduočių metu.

Sąranka „AhaSlides“ (mažiau nei 5 minutės)

1. Prieš susitikimą surinkite komandos narių norimų darbų sąrašą trumpu pranešimu arba forma.
2. Atidarykite „AhaSlides“, spustelėkite „Nauja skaidrė“ ir pasirinkite „Suderinti porą“.
3. Vienoje pusėje įveskite vardus, o kitoje – norimų aplankyti dalykų sąrašo elementus, išdėstytus sumaišyta tvarka.
4. Atlikite užduotį ir pabaigoje atskleiskite teisingas poras.

4. Priartinti mėgstamiausi

Veikia: nuotoliniu būdu

Prieš užsiėmimą paprašykite kiekvieno komandos nario atsiųsti asmeninio daikto, kurį jie laiko ant savo stalo ar darbo vietoje, stambaus plano nuotrauką. Užsiėmimo metu parodykite kiekvieną priartintą vaizdą ir paprašykite grupės atpažinti ir daiktą, ir jo savininką.

Pokalbis po atskleidimo yra ta vieta, kur ši veikla užsitarnauja savo vietą. Žmonės paaiškina, kodėl tas objektas jiems svarbus, o tai sukuria trumpą, bet nuoširdų asmeninį atskleidimą – būtent tokią akimirką, kuri laikui bėgant sukuria artumą.

Sąranka „AhaSlides“ (mažiau nei 5 minutės)

1. Prieš susitikimą surinkite priartintas komandos narių nuotraukas.
2. Atidarykite „AhaSlides“ ir naudokite skaidrių tipą „Trumpas atsakymas“.
3. Į skaidrę įtraukite paveikslėlį ir paklauskite: „Kas tai yra ir kam jis priklauso?“
4. Atskleiskite visą vaizdą ir leiskite savininkui paaiškinti istoriją.

Pasitikėjimą stiprinanti veikla

5. Aš niekada

Dirba: nuotoliniu būdu, asmeniškai

Žaidėjai paeiliui dalijasi tuo, ko niekada nėra darę, pradėdami nuo „Niekada nesu...“. Kiekvienas, kas yra tai daręs, pakelia ranką (asmeniškai) arba reaguoja jaustuku (valdydamas nuotoliniu būdu). Tai skamba kaip koledžo vakarėlių žaidimas, tonas lengvas, bet esmė – nuoširdus atskleidimas.

Tai kuria pasitikėjimą ta pačia priežastimi, dėl kurios atskleidimas kuria pasitikėjimą visur: kai kas nors prisipažįsta, kad niekada nebuvo skridęs lėktuvu arba kad kartą verkė žiūrėdamas šunų ėdalo reklamą, jis tampa žmogiškesnis savo kolegoms. Tai išlieka.

Sąranka „AhaSlides“ (mažiau nei 5 minutės)

1. Atidarykite „AhaSlides“ ir naudokite funkciją „Verpimo ratas“.
2. Įveskite 10–15 teiginių „Niekada niekada“ apie keliones, pomėgius ir darbo situacijas.
3. Pasukite ratą, kad pasirinktumėte teiginį, tada leiskite komandai atsakyti.
4. Kiekvienas, kas tai darė, trumpai pasidalina istorija.

6. Dvi tiesos, vienas melas

Dirba: nuotoliniu būdu, asmeniškai

Vienas asmuo pasidalija trimis teiginiais apie save: dviem teisingais ir vienu klaidingu. Likusi komandos dalis balsuoja, kuris teiginys, jų manymu, yra melas, o prieš atskleidimą užduoda papildomus klausimus. Toks formatas skatina žmones kurti įdomias tiesas, kurios dažnai nustebina kolegas labiau nei pats melas.

Tai puikiai tinka adaptacijos savaitėms. Kai naujas darbuotojas pradeda žaisti, esama komanda iš karto sužino apie jį kažką naujo, o naujas darbuotojas supranta, kad komanda nori bendradarbiauti.

Sąranka „AhaSlides“ (mažiau nei 5 minutės)

1. Atidarykite „AhaSlides“ ir sukurkite skaidrę „Apklausa“.
2. Apklausos variantais pasirinkite tris teiginius ir paklauskite: „Kuris iš jų yra melas?“
3. Prieš balsuodami, duokite komandai 60–90 sekundžių užduoti klausimus.
4. Atskleiskite atsakymą ir leiskite asmeniui pasidalyti tikrąja kiekvieno teiginio istorija.

7. Anoniminės gėdingos istorijos

Dirba: nuotoliniu būdu, asmeniškai

Kiekvienas anonimiškai pateikia raštu pasakojimą apie gėdingą akimirką. Mokytojas garsiai perskaito kiekvieną iš jų, o grupė balsuoja, kieno tai istorija. Po balsavimo paaiškėja tikrasis autorius.

Anonimiškumas čia svarbus. Žmonės dalijasi laisviau, kai jų vardas nėra priede, o iškylančios istorijos dažnai būna daug įdomesnės nei bet kokia jų vieša istorija. Tai taip pat sulygina žaidimo taisykles: niekas iš anksto nežino, kas ką parašė, todėl niekas nekoncertuoja auditorijai.

Sąranka „AhaSlides“ (mažiau nei 5 minutės)

1. „AhaSlides“ sukurkite „atviro tipo“ skaidrę ir parodykite QR kodą.
2. Skirkite komandai dvi minutes anonimiškai pateikti istoriją.
3. Garsiai perskaitykite kiekvieną pateiktą darbą ir atlikite greitą apklausą, kad atspėtumėte autorių.
4. Užveskite pelės žymeklį ant kiekvienos istorijos, kad pamatytumėte tikrąjį vardą.

8. Kūdikių nuotraukos

Veikia: nuotoliniu, hibridiniu režimu

Prieš susitikimą surinkite po vieną kūdikio arba vaikystės nuotrauką iš kiekvieno komandos nario. Po vieną jas parodykite ir paprašykite grupės atpažinti, kas yra kiekvienoje nuotraukoje. Kai paaiškėja tikroji tapatybė, asmuo pasidalija trumpu prisiminimu iš to laiko.

Poveikis yra patikimai šiltas. Žmonės nuoširdžiai smalsauja, kaip jų kolegos atrodė vaikystėje, o nuotraukos paprastai išlieka pokalbių tema dar ilgai po susitikimo pabaigos.

Sąranka „AhaSlides“ (mažiau nei 5 minutės)

1. Prieš sesiją surinkite po vieną vaikystės nuotrauką iš kiekvieno komandos nario.
2. Atidarykite „AhaSlides“, sukurkite skaidrę „Suderinti porą“ ir įveskite pavadinimus vienoje pusėje.
3. Pridėkite nuotraukas į priešingą pusę sumaišyta tvarka.
4. Paprašykite visų susieti vardus su nuotraukomis, tada kartu atskleiskite atsakymus.

Problemų sprendimo veikla

9. Negyvenamos salos katastrofa

Dirba: nuotoliniu būdu, asmeniškai

Jūsų komanda sudužo negyvenamoje saloje. Kiekvienas narys iš nuolaužų gali išgelbėti tris daiktus. Esmė ta, kad prieš atskleisdami savo atsakymus, turite atspėti, ką pasirinks jūsų kolegos.

Spėjimų teisingumas priklauso nuo to, kaip gerai žinote žmogaus prioritetus ir vertybes. Trumpas aptarimas dažnai atskleidžia realius skirtumus tarp to, kaip žmonės mąsto apie riziką, praktiškumą ir tai, kas jiems iš tikrųjų rūpi, o tai yra naudingas kontekstas bet kurioje bendradarbiaujančio darbo aplinkoje.

Sąranka „AhaSlides“ (mažiau nei 5 minutės)

1. Atidarykite „AhaSlides“ ir sukurkite „atviro tipo“ skaidrę.
2. Paprašykite visų vienu metu parašyti tris punktus, nesidalinant jais, kol nesibaigs laikas.
3. Pasirinkite vieną žaidėją kaip veikėją ir parodykite, ką visi jam numatė.
4. Suteikite taškų už teisingus spėjimus ir atskleiskite tikruosius atsakymus.

10. Penkių minučių minčių generavimas

Dirba: nuotoliniu būdu, asmeniškai

Struktūrizuotas minčių generavimas, orientuotas į realią, mažai rizikingą problemą, suteikia komandoms praktikos generuoti idėjas be didelių rizikų turinčio projekto spaudimo. Tyrimai rodo, kad struktūrizuotas grupinis minčių generavimas, ypač kai idėjos pateikiamos vienu metu raštu, o ne garsiai sakomos po vieną, sukuria platesnį idėjų spektrą, sumažindamas socialinį slopinimą ir polinkį apsiriboti pirmuoju pasiūlymu [2].

Pasirinkite realią, bet neskubią problemą: kaip patobulinti pirmadienio vakarėlį, ką daryti kitoje komandos šventėje arba kokį procesą būtų galima supaprastinti. Skirkite visiems dvi minutes idėjoms pateikti, o tada balsuokite už geriausias.

Rezultatas yra mažiau svarbus nei įprotis. Komandos, kurios praktikuoja bendradarbiavimo idėjų generavimą mažos rizikos aplinkoje, lengviau taiko šiuos modelius, kai statymai didėja.

Sąranka „AhaSlides“ (mažiau nei 5 minutės)

1. Atidarykite „AhaSlides“ ir sukurkite skaidrę „Idėjų šturmas“.
2. Įveskite problemą kaip klausimą ir parodykite QR kodą.
3. Nustatykite dviejų minučių laikmatį ir leiskite visiems vienu metu pateikti idėjas.
4. Pateikite visus pateiktus darbus ir paprašykite grupės balsuoti už savo mėgstamiausius.

Trumpų veiklų įvaldymas

Bet kokios penkių minučių trukmės veiklos vertė yra kaupiamoji, o ne momentinė. Vienos iš šių veiklų atlikimas vieną kartą sukels juoko jausmą ir gerą valią. Vienos veiklos atlikimas kiekvieno savaitinio susitikimo pradžioje, keičiant formatus, per mėnesius sukaupia tokį pažįstamumą, kokio neįmanoma pakartoti per vieną komandos dieną.

„Gallup“ atliktas tyrimas apie įsitraukimą darbo vietoje rodo, kad labai įsitraukusios komandos pasižymi 21 % didesniu pelningumu ir 17 % didesniu produktyvumu nei neįsitraukusios komandos [1]. Socialinis ryšys yra vienas stipriausių įsitraukimo veiksnių, todėl penkios minutės susitikimo pradžioje laikui bėgant virsta kažkuo realiu. Mechanizmas nėra paslaptingas: žmonės dirba sunkiau dėl kolegų, kuriuos pažįsta ir kuriais pasitiki.

Aukščiau išvardytoms veikloms nereikia biudžeto, išorinių tiekėjų ir specialių žinių. Joms atlikti tereikia penkių minučių ir nuspręsti pradėti.

Šaltiniai

[1] Galupas. Amerikos darbo vietos padėtis. https://www.gallup.com/workplace/285674/improve-employee-engagement-workplace.aspxDuomenys apie įsitraukimą ir komandos veiklos rezultatus.

[2] „ResearchGate“. Komandinio minčių audros efektyvumo įtakos veiksnių tyrimas (2009/2010). Komandos sudėties, socialinės informacijos apdorojimo ir interaktyvių būdų, skirtų minčių audros efektyvumui, tyrimai.