Veiksmų apžvalga po veiksmų (VAP) – tai struktūrizuotas pokalbis, rengiamas netrukus po pratybų ar realaus įvykio, siekiant nustatyti, kas turėjo įvykti, kas įvyko, kodėl ir ką daryti toliau. Tai skamba paprastai. Praktiškai daugelis VAP nepavyksta dėl tų pačių dviejų priežasčių: žmonės gina savo sprendimus, o įvykio istorija yra menka. Dėl abiejų šių priežasčių sunku ką nors išmokti.
Šis vadovas skirtas viešojo saugumo mokymų direktoriams ir mokymų pareigūnams, kurie veda AAR. Jame daugiausia dėmesio skiriama deeskalacijai ir incidentų koordinavimui, visada neviršijant jūsų žmonėms deleguotų įgaliojimų. Jame parodoma, kaip atskirti įgūdžių trūkumą nuo klimato problemos, kaip sudaryti sąlygas sąžiningai diskusijai, kaip paleisti išbandytą scenarijų ir kaip nustatyti, ar peržiūra ką nors pakeitė.
Pradėk nuo elgesio, o ne nuo paskaitos
Įsivaizduokite šį iliustracinį scenarijų (ne tikrą atvejį). Komanda baigia stalo pratybas dėl įtempto, daugelio agentūrų incidento. Apžvalgoje vienas pareigūnas teigia, kad radijo ryšio perdavimas „vyko gerai“. Kitas teigia, kad terminas buvo „maždaug“ toks, koks planuotas. Niekas nepaminėjo, kad du žmonės nesutarė dėl to, kas priims kitą sprendimą. Rašytiniame įvykio protokole yra spragų, o pokalbis nukrypsta į tai, ką pratybų organizatoriai padarė ne taip.
Prieš planuodami atsakymą, paklauskite savęs, kas iš tikrųjų slypi už tos tylos. Yra bent keturi skirtingi paaiškinimai, ir jiems reikia skirtingų pataisymų:
- Trūkstamas įgūdis. Žmonės nežino, kaip apibūdinti sprendimą, cituoti tai, ką žinojo tuo metu, ir pasakyti, kas buvo neaišku. Tai yra mokymosi poreikis.
- Autoriteto gradientas. Jaunesnieji darbuotojai neprieštaraus vyresniojo kolegos pasakojimui auditorijos akivaizdoje. Įgūdžio praktikavimas nepadės, kol nepasikeis gradientas.
- Paskatos. Jei peržiūros išvados įtraukiamos į vertinimą ar drausminę nuobaudą, sąžininga savikritika yra rizikinga, kad ir kaip gerai ji būtų skatinama.
- Istorija. Jei paskutinis kalbėjęs asmuo buvo ignoruojamas arba nušalintas, salė kažko išmoko, ir naujas formatas to neatšauks.
Šiam klimatui apibūdinti tyrėjai vartoja terminą „psichologinis saugumas“. Amy Edmondson atliktas 51 gamybos įmonės darbo komandos tyrimas apibrėžė jį kaip bendrą įsitikinimą, kad komanda yra saugi tarpasmeninei rizikai prisiimti, ir nustatė, kad tai susiję su komandinio mokymosi elgsena (Edmondson, 1999, Administrative Science Quarterly). Tai yra sąsaja vienoje aplinkoje, o ne įrodymas, kad konkretus AAR formatas sukurs saugumą jūsų aplinkoje. Traktuokite tai kaip priežastį išnagrinėti klimatą, o ne kaip pažadą.
Praktinė pasekmė: moderavimo technika gali padaryti tik tam tikrą kiekį. Psichologinis saugumas taip pat priklauso nuo to, kaip vadovai elgiasi už sesijos ribų, todėl planuokite atsižvelgti į abu aspektus.
Nustatykite sąlygas prieš kam nors kalbant
JAV armijos mokymo aplinkraštis apie AAR (TC 25-20, Vadovo vadovas po veiksmų atliekamoms apžvalgoms, 1993 m.) apibūdina AAR kaip profesionalų įvykio aptarimą, kuriame daugiausia dėmesio skiriama veiklos standartams, leidžiantį dalyviams patiems atrasti, kas įvyko, kodėl tai įvyko ir kaip išlaikyti stipriąsias puses bei tobulinti silpnąsias. Atkreipkite dėmesį į frazę „atrasti patiems“. Apžvalga, kuri virsta vyriausiojo kambaryje esančio asmens paskelbtu verdiktu, yra kitokio pobūdžio aptarimas.
Iš anksto raštu susitarkite dėl šių sąlygų su dalyvių vadovais:
- Tikslas ir ribos. Nurodykite, ar ši apžvalga skirta tik mokymuisi, ar bet kokia išsakyta informacija gali būti naudojama atskirame oficialiame procese. Jei sąžiningas atsakymas yra „priklauso nuo situacijos“, pasakykite tai aiškiai. Žmonės nebus atviri vien dėl migloto patikinimo.
- Patvirtintos pareigos. Aiškiai apibrėžkite, ką kiekvienas vaidmuo buvo įgaliotas nuspręsti pratybų ar renginio metu. Darbuotojai gali sąžiningai apmąstyti sprendimą tik tada, kai žino, ar jį priėmė jie patys. Kai informacijos ar įgaliojimų nepakako, teisingas elgesys yra tai pasakyti ir perduoti į aukštesnį lygį, o peržiūros metu tai turėtų būti laikoma gera praktika.
- Kaip reaguos vadovai. Kalbėjimo su darbuotojais repetavimas yra tik pusė darbo. Vadovai turi atitinkamai reaguoti: padėkoti asmeniui, užduoti papildomą klausimą ir nekomentuoti asmens. Pirmiausia juos instruktuokite ir paprašykite kalbėti paskutinius.
- Pirmiausia įrodymai. Prieš sesiją surinkite įvykio įrašą, laiko juostą, radijo ar žurnalo ištraukas ir bet kokius pratimų įrašus. Gynybinis mąstymas dažnai užpildo trūkstamų įrodymų paliktą spragą.
Sukurkite elgesiu grįstą mokymosi kelionę
Darbuotojai netampa geri sąžiningų vertinimų meistrai vien dalyvaudami tokiame vertinime. Geras dizainas prasideda nuo norimo elgesio, o tada prie jo priderinamas pasiruošimas, praktika ir grįžtamasis ryšys. Carnegie Mellon Eberly centro gairės... vertinimų, tikslų ir mokymo strategijų derinimas gerai išsako mintį: jei norite, kad žmonės analizuotų, praktikuotų ir vertintų analizę, o ne tik prisimintų. Tai yra mokymosi veiklų derinimo gairės, o ne įrodymai apie kokio nors sektoriaus rezultatus ar platformą.
Šiai užduočiai atlikti elgesys yra toks: Išanalizuokite, kas įvyko, ir susitarkite dėl mokymosi veiksmų. Bloomo žodžiais tariant, tai yra „taikyti“ ir „vertinti“. Šios etiketės apibūdina reikalaujamą mąstymą, o ne pateikimo formatą, ir jos nepaaiškina motyvacijos. Jei kas nors nekalba, Bloomas nepasakys, kodėl.
Veiksminga kelionė susideda iš trijų etapų:
| Etapas | Mokinio veiksmas | Įrodymai ir pateikimas |
|---|---|---|
| Rengimas | Peržiūrėkite politiką, procedūras ir koncepcijas, kuriomis grindžiamas atvejis. Atlikite trumpą diagnostiką, kad patvirtintumėte prielaidas. | Tikslingas savarankiškas mokymasis. Prisiminimo patikrinimas patvirtina tik privalomuosius dalykus, o ne gebėjimą atlikti peržiūrą. |
| Praktika | Išanalizuokite atvejį: papasakokite, kas įvyko, pateikite įrodymus, įvardykite, kas neaišku, ir pasiūlykite mokymosi veiksmą. | Interaktyvus arba moderuojamas atvejo nagrinėjimas, teikiant grįžtamąjį ryšį apie refleksijos kokybę ir tolesnius veiksmus. |
| Peržiūra ir perkėlimas | Aptarkite dviprasmišką pasirinkimą gyvai, tada atlikite naują bylą arba prižiūrimą darbo užduotį. | Tiesioginis koučingas arba asinchroninė apžvalga, jei tinka. Patikrinkite perkėlimą po tinkamo laiko darbe. |
Savarankiškas pasiruošimas atlaisvina tiesioginės sesijos laiką tai daliai, kuriai reikia žmonių kambaryje: dviprasmybei. Faktai gali būti sužinomi atskirai. Ar sprendimas, priimtas turint dalines žinias, buvo pagrįstas, yra pokalbis.
Išbandytas scenarijus ir aptarimas
Štai atvejis, kuriuo remiantis galima kurti praktikos etapą. Jis yra iliustracinis, ir prieš jums jį naudojant, kvalifikuotas viešojo saugumo specialistas turėtų patvirtinti atvejį ir atsakymo kriterijus.
Byla. Deeskalacijos pratybose į įtemptą, sausakimšą viešą erdvę buvo išsiųsta reagavimo komanda. Komandos vadovas paprašė jaunesniojo nario palaikyti žodinį ryšį su susijaudinusiu asmeniu, o likusi komandos dalis radijo ryšiu derino veiksmus su kita agentūra. Vėliau rašytiniame protokole matyti 6 minučių pertrauka ir nėra pastabos, kas patvirtino perdavimą. Peržiūros metu komanda gina seką, o protokolas nėra aptariamas.
Ko dalyvio prašo fasilitatorius. Paaiškinkite sprendimą, pateikite atitinkamus įrodymus ir nurodykite, kokios papildomos informacijos ar pagrįstumo reikėjo.
Stiprus atsakas skamba taip.
- Ką aš padariau: „Aš toliau kalbėjau su tuo asmeniu, nes buvau vienintelis, su kuriuo bendravau žodžiu. Nesustojau užregistruoti perdavimo.“
- Įrodymai, kuriuos turėjau: „Girdėjau radiją, bet patvirtinimo negirdėjau. Laiko juostoje rodoma mano paskutinė nata prieš tarpą.“
- Ko nežinojau ir ko man reikėjo: „Nebuvau tikras, ar turėjau įgaliojimus prašyti kitos agentūros pakartoti perdavimą. Aiškesnis nurodymas šiuo klausimu būtų padėjęs.“
Kaip reaguoja gavėjas. Vedėjas netaiso ir neteisia. Jis klausia: „Kas tuo metu apsunkino tai padaryti?“ ir „Kas kitą kartą palengvintų?“ Tada komandos vadovas prideda savo pasakojimą, įskaitant tai, ką jis galėjo paaiškinti. Dažnai tai, kad išgirstame vyresnįjį asmenį pripažįstant spragą, leidžia atlikti antrą ir trečią įnašus.
Perkėlimo klausimas. Užbaikite vienu į ateitį orientuotu klausimu: „Kas palengvintų šio elgesio kartojimą darbe?“ Atsakymai dažnai būna proceso aspektai (perdavimo patvirtinimo eilutė žurnale, aiškesnis nurodymas, kas gali prašyti pakartotinio darbo), o ne individualūs trūkumai. Tai yra jūsų pagrindinės priežastys.
Sąžiningumą saugantys veiksmai
Keletas įpročių skiria apžvalgą nuo apklausos:
- Užduokite atvirus klausimus „ką“ ir „kaip“ prieš bet kokį „kodėl“. „Kodėl tu tai padarei?“ – skatina pasiginčyti. „Ką tu tuo metu matei?“ – skatina papasakoti.
- Pirmiausia paklauskite apie silpniausias vietas vadovo ir vyriausiojo asmens. Savikritikos modeliavimas yra greitesnis nei jos prašymas.
- Čeisas priveda prie pirmojo atsakymo. Jei paaiškinimas apsiriboja „kažkas padarė klaidą“, toliau klauskite savęs, kas šiame procese lėmė, kad ta klaida tapo svarbi. Individuali klaida retai kada yra pagrindinė priežastis.
- Užbaikite įvardindami veiksmus, savininkus ir datas. Recenzija, kuri baigiasi be mokymosi veiksmo, moko žmones, kad recenzijos yra teatras.
Įvertinkite elgesį ir vykdykite nurodymus
Kaip žinoti, kad besimokantieji dabar gali analizuoti, kas įvyko, ir susitarti dėl mokymosi veiksmo? Ieškokite įrodymų, o ne lankomumo ar malonumo:
- Atspindžio kokybė. Naudodami vertinimo kriterijus, įvertinkite nematytus atvejus arba realias apžvalgas, ar dalyviai suformuluoja sprendimą, pateikia įrodymus, įvardija netikrumą ir siūlo konkretų veiksmą.
- Tolesnių veiksmų kokybė. Ar sutarti veiksmai yra konkretūs, ar už juos atsakingi ir ar jie įvykdyti? Stebėkite juos.
- Persikėlimas darbe. Palyginkite pradinę apžvalgą su vėliau nematytu atveju, praėjus pakankamai laiko praktikai darbe.
Pateikiame pavyzdinę vertinimo skalę. Įvertinkite kiekvieną kriterijų nuo 0 iki 2 ir pritaikykite kriterijus kartu su kvalifikuotu specialistu. Tai siūloma vertinimo skalė, o ne patvirtintas pasirengimo standartas.
| kriterijus | Stebimi įrodymai |
|---|---|
| Užduoties vykdymas | Analizuoja, kas įvyko, ir susitaria dėl mokymosi veiksmo. Veiksmas ir jį patvirtinantys įrodymai yra užfiksuojami. |
| Priežastys | Paaiškina svarbius apribojimus, alternatyvas ir neapibrėžtumą. Apmąstymai pagrįsti įrašu. |
| Ribos | Naudoja patvirtintas procedūras ir kreipiasi pagalbos, kai nepakanka informacijos ar įgaliojimų. |
Pagrindiniai elementai: 0 = nėra arba neparemta; 1 = dalinis, su atitinkamais praleidimais; 2 = išsamus ir pagrįstas pagal sutartus kriterijus. Kritines klaidas apibrėžkite atskirai, kad bendras balas niekada nepaslėptų kritinio gedimo.
Ypač atsargiai vertinkite vieną skaičių: ataskaitų apimtį. Jei pakeitus atsiliepimus iškyla daugiau problemų, tai gali reikšti, kad žmonės jaučiasi saugiau, kad daugiau kas nors nepavyksta arba kad naują formą lengviau užpildyti. Ataskaitų skaičiaus padidėjimas reikalauja interpretacijos, o ne šventimo. Prieš pradėdami, suderinkite peržiūros sesijų stebėjimą su proceso pakeitimais ir tolesniais veiksmais, apibrėžkite populiaciją, vardiklį ir laiką, o prieš priskirdami ką nors mokymams, tuo pačiu metu patikrinkite, ar nėra kitų veiklos pokyčių. Matavimo gairės, tokios kaip CDC mokymų vertinimo ištekliai, yra naudingos mokymuisi ir perdavimui apibrėžti, tačiau jos neprognozuoja veiklos pagerėjimo.
Apribojimai, kurie gali likti
Planuojant verta atsižvelgti į du klausimus.
Kokie apribojimai gali išlikti net ir pagerėjus užduočių atlikimui? Autoriteto gradientai, vertinimo sąsajos, darbo krūvis ir tai, kaip vadovai reaguoja koridoriuje po to, visa tai gali išlikti. Geresnis moderavimas nepakeis paskatos. Jei žmonės vis dar negali sau leisti būti atviri, jūsų vertinimo skalė parodys gerą refleksiją mokymo kambaryje ir tylą lauke.
Kur tai tinka ir ką daryti toliau
Pradėkite nuo užduočių rubrikos arba veiklos plano: pasirinkite vieną pasikartojantį pratimą, užsirašykite norimą peržiūros elgesį ir patikrinkite, ar kiekviename jūsų projektavimo etape tas elgesys yra praktikuojamas ir vertinamas. Tada prieš vykdydami išbandykite jį su mokymo pareigūnu ir operacijų specialistu.
AhaSlides palaiko interaktyvų mokymąsi, adaptyvų mokymąsi ir perėjimą tarp tiesioginių ir savarankiškų mokymų. Patvirtinkite konkrečias kūrimo, atsiliepimų ir ataskaitų teikimo funkcijas, kurių jums reikia pagal savo atvejį, ir traktuokite dirbtinį intelektą, VR, simuliatorius ir integracijas kaip išorines arba nepatvirtintas, kol nepamatysite, kad jos veikia.
Norėdami sužinoti, kaip tos funkcijos galėtų atlikti tokią peržiūrą, kaip aukščiau pateikta, peržiūrėkite AhaSlides.
