Jei kada nors matėte, kaip pilna sveikatos priežiūros darbuotojų peržiūri 45 skaidrių HIPAA mokymo modulį su tokiu entuziazmu, lyg kas nors laukia DMV, jūs ne vieni.
Dauguma HIPAA mokymų laikosi tos pačios pasenusios formulės: nuo pradžios iki galo tekstas, pabaigoje testas, sertifikatas, kuris dingsta bendrame diske, ir, jei atvirai, beveik nulinis išlaikymas iki kito pirmadienio.
Štai nemaloni tiesa: atitikties langelio žymėjimas nėra tas pats, kas atitikties kultūros kūrimas. O atotrūkis tarp šių dviejų dalykų gali brangiai kainuoti jūsų organizacijai – HHS pilietinių teisių biuro duomenimis, HIPAA pažeidimai lėmė daugiau nei 141 mln. USD baudų ir susitarimų nuo 2016 iki 2023 m.
Geros naujienos? Mokymosi mokslas turi aiškų atsakymą – ir jis yra įdomesnis, nei galite pamanyti.
Kodėl tradiciniai HIPAA mokymai neveikia
Prieš sprendžiant problemą, naudinga ją suprasti.
Pasyvus, vienpusis mokymas – taisyklių skaitymas, vaizdo įrašų žiūrėjimas, „toliau“ paspaudimas – mokinius paverčia stebėtojais. O stebėtojai daug ko neprisimena.
2019 tyrimas paskelbtas Daugiadisciplininės sveikatos priežiūros žurnalas (Arain, Tarraf ir Ahmad) ištyrė IT saugumo ir privatumo mokymus didelėje sveikatos priežiūros organizacijoje, kurioje dirbo 586 darbuotojai. Rezultatai buvo daug pasakantys: nors 80.9 % dalyvių baigė internetinius mokymus, tik 57.5 % manė, kad tai veiksminga – ir žinių spragos išliko didelės. Pavyzdžiui, tik 25.5 % klinikinio personalo žinojo, kaip šifruoti el. laiškus – tai pagrindinis saugumo elgesys, kurį ugdyti buvo skirti mokymai.
Tyrimas atskleidė vieną šviesią pusę: mokymus baigę darbuotojai buvo 4.2 kartas labiau tikėtina (PI = 2.0–8.8) teisingai atsakyti į įtartiną el. laišką, palyginti su tais, kurie visai nebuvo mokęsi. Mokymai nėra pajudinti adatą – bet tik tada, kai žmonės nuoširdžiai į tai įsitraukia.
Štai čia ir atsiranda interaktyvių įrankių, tokių kaip „AhaSlides“.
Kaip iš tikrųjų atrodo „lipnūs“ HIPAA mokymai
Kognityvinis mokslas yra aiškus: žmonės mokosi ir prisimena daugiau, kai yra aktyvūs dalyviai – kai jiems užduodami klausimai, jie verčiami priimti sprendimus ir iš karto gaunamas grįžtamasis ryšys.
Štai kaip atkurti HIPAA mokymo sesijas pagal šį principą, naudojant „AhaSlides“.
1. Įžanginę paskaitą pakeiskite tiesiogine viktorina
Prieš ko nors mokydami, išsiaiškinkite, ką jūsų komanda jau žino – ir ko ne.
Greitas Tiesioginė viktorina HIPAA sesijos pradžioje atliekami du dalykai vienu metu. Jie suaktyvina ankstesnes žinias (patikimas atminties pratybų įrankis) ir iš karto atkreipia dėmesį į klaidingas nuomones, kurias iš tikrųjų reikia išsklaidyti. Nebereikia gaišti 20 minučių aiškinant tai, ką visi jau žino, ir nebereikia užglaistyti svarbių spragų.
Pabandykite užduoti tokius klausimus:
- „Gaunate kolegos žinutę, kurioje jis prašo paciento kambario numerio. Ką darote?“
- "Kuris iš šių teiginių laikomas saugoma sveikatos informacija (PHI)?"
- "Tiesa ar melas: žodiniai pokalbiai ligoninės koridoriuje gali būti HIPAA pažeidimas."
Realaus laiko rezultatai ekrane rodomi akimirksniu. Staiga jūsų kambarys atgyja – žmonės diskutuoja apie atsakymus, tikrina savo prielaidas, pritaria. Tai ne šalutinis poveikis. Būtent tame ir esmė.
2. Pasitelkite žodžių debesis, kad išryškintumėte, dėl ko jūsų komanda iš tikrųjų nerimauja
HIPAA mokymai veikia geriausiai, kai yra aktualūs žmonių kasdienei realybei, o ne bendrinis politikos dokumentas, kuris galėtų priklausyti bet kuriai organizacijai.
Pradėkite savo sesiją naudodami AhaSlides Word CloudPaprašykite dalyvių pasakyti pirmą žodį, kuris jiems ateina į galvą išgirdus „atitiktis HIPAA reikalavimams“. Arba paklauskite: "Kokia kebliausia HIPAA situacija, su kuria susidūrėte pastarąjį mėnesį?"
Tai, kas sugrįš, viską pasakys. Įprasti atsakymai, pvz. „žinutės“, „nuotraukos“, „šeimos nariai“, „koridorius“ signalizuoja, į ką iš tikrųjų turėtų būti sutelktas jūsų mokymų dėmesys. Jūs ne tik mokotės pagal taisyklių knygą – jūs mokotės pagal savo komandos realią rizikos aplinką.
Žodžių debesys atlieka ir kai ką subtilesnio: jie signalizuoja, kad ši sesija yra pokalbis, o ne paskaita. Šis dinamikos pokytis pakeičia tai, kaip žmonės klausosi likusią valandos dalį.
3. Visoje aplinkoje vykdykite scenarijais pagrįstas tiesiogines apklausas
Didžiausias daugumos atitikties mokymų trūkumas yra atotrūkis tarp taisyklės žinojimo ir jos taikymo kontekste. Darbuotojai gali pažodžiui atkartoti minimalų HIPAA standartą ir vis tiek priimti neteisingą sprendimą įtemptoje realioje situacijoje.
Tiesioginės apklausos scenarijais paremti klausimai užpildo šią spragą.
Pateikite situaciją – „Paciento sutuoktinis skambina prašydamas informacijos apie išrašymą. Pacientas nepaskyrė jo įgaliotuoju atstovu. Koks jūsų kitas žingsnis?“ – ir leiskite kambariui balsuoti realiuoju laiku prieš diskutuojant.
Šis metodas:
- Verčia aktyviai priimti sprendimus, o ne pasyviai klausytis
- Sukuria natūralias diskusijos akimirkas, kai kambarys skyla dėl atsakymo
- Suteikia treneriams tiesioginių duomenų apie tai, kuriuos scenarijus reikia išsamiau aptarti
Verčiau pabarstykite šiuos dalykus per visą mokymą, užuot viską pasilikę baigiamajam testui. Praktikos atlikimo tarpai per visą užsiėmimą žymiai pagerina ilgalaikį išlaikymą, o tai atitikties mokymuose yra svarbiausia.
4. Pradėkite diskusiją anonimiškai klausimų ir atsakymų sesija
Štai viena iš mažiausiai naudojamų atitikties mokymų priemonių: anoniminiai klausimai.
Daugelis darbuotojų turi rimtų HIPAA klausimų, kurių bijo užduoti garsiai – nes klausdami jie gali manyti, kad jau padarė kažką ne taip, arba todėl, kad nenori atrodyti neinformuoti vadovo akivaizdoje.
„AhaSlides“ Klausimų skaidrė leidžia dalyviams anonimiškai pateikti klausimus sesijos metu arba po jos. Mokytojas gali atsakyti tiesiogiai, įvertinti dažniausiai užduodamus klausimus ir spręsti tikruosius kambaryje kylančius rūpesčius – ne tik tuos, kuriuos žmonės nori kelti viešai.
Atitikties kontekste tai yra svarbiau nei beveik bet kuri kita aplinkybė. Klausimai, kuriuos žmonės užduoda baimintis klausti dažniausiai lemia pažeidimus.
60 minučių HIPAA mokymo programos pavyzdys
Štai kaip šios funkcijos gali tilpti į visą sesiją:
| Laikas | Veikla | „AhaSlides“ funkcija |
|---|---|---|
| 0-5 min | Išankstinis vertinimas: ką jau žinote? | Tiesioginė viktorina |
| 5-10 min | Kas jūsų komandos galvoje? | žodis Debesis |
| 10-25 min | Pagrindinis turinys: PHI, minimaliai būtina taisyklė, pranešimų apie pažeidimus teikimas | Pranešėjo skaidrės |
| 25-35 min | Scenarijų praktika: realaus pasaulio situacijos, balsavimas ir aptarimas | Tiesioginė apklausa |
| 35-50 min | Išplėstiniai scenarijai: socialiniai tinklai, šeimos užklausos, žinutės | Tiesioginė apklausa |
| 50-58 min | Atviri klausimai ir atsakymai – nėra pernelyg paprastų klausimų | Klausimų skaidrė |
| 58-60 min | Po vertinimo: išmatuokite, kas pasikeitė | Tiesioginė viktorina |
Atlikdami išankstinę ir po jos atliekamą viktoriną su tais pačiais klausimais, gausite apčiuopiamų duomenų apie žinių įgijimą – tai naudinga atitikties įrašams ir būsimų mokymų tobulinimui.
Platesnis vaizdas: atitikties kultūra ir atitikties teatras
Kartą per metus pažymėti HIPAA mokymo langelį ir paskelbti jį atliktu yra atitikties teatras. Tai atrodo kaip mokymai, bet jie neveikia kaip mokymai.
Tikroji atitikties kultūra kuriama tarp privalomų sesijų – kai komandos narys nutyla prieš persiųsdamas el. laišką, kai „Slack“ kanale iškyla klausimas, kai kas nors prisimena praėjusio mėnesio mokymų scenarijų, nes tuo metu iš tikrųjų turėjo jį apgalvoti.
Interaktyvūs mokymai ne tik pagerina testų rezultatus. Jie lavina raumenų atmintį, kuri įsijungia realiomis spaudimo akimirkomis – būtent tada, kai pažeidžiamos HIPAA taisyklės.
Naudokite mūsų paruoštą HIPAA mokymo šabloną
Sukūrėme išsamią 60 minučių trukmės HIPAA mokymo prezentaciją „AhaSlides“ programoje – paruoštą naudoti tokią, kokia yra, arba pritaikytą jūsų komandai. Joje yra visų tipų skaidrės, aptartos šiame straipsnyje: išankstinio vertinimo testas, apšilimas žodžių debesyje, scenarijais pagrįstos apklausos, anoniminiai klausimai ir atsakymai bei vertinimas po vertinimo, skirtas žinių įgijimui įvertinti.
Pasiruošę vesti HIPAA mokymus, kurie iš tikrųjų veikia?
Jums nereikia iš naujo kurti visos atitikties programos nuo nulio. Pradėkite nuo vieno užsiėmimo. Pakeiskite statinę skaidrių demonstraciją į „AhaSlides“ viktoriną. Stebėkite, kaip kambarys pabunda.
Jūsų komanda prisimins daugiau. Jūsų atitikties įrašai bus tvarkingesni. Ir niekas neišeis iš kambario galvodamas, kodėl jiems teko tai išsėdėti.
Išbandykite „AhaSlides“ nemokamai →
Nuorodos:
Arain, MA, Tarraf, R. ir Ahmad, A. (2019). Darbuotojų informuotumo ir edukacinių mokymų apie IT saugumą ir privatumą efektyvumo vertinimas didelėje sveikatos priežiūros organizacijoje. Daugiadisciplininės sveikatos priežiūros žurnalas, 12, 73–81. https://doi.org/10.2147/JMDH.S183275
HHS Pilietinių teisių biuras. HIPAA vykdymo rezultatai. JAV Sveikatos ir žmogiškųjų paslaugų departamentas. https://www.hhs.gov/hipaa/for-professionals/compliance-enforcement/data/enforcement-results/index.html
