Įsivaizduokite: praleidote valandas kurdami savo pristatymą. Skaidrės atrodo puikiai. Turinys yra tvirtas. Tačiau vos tik įžengiate į auditoriją, jūsų mintys ištuštėja. Trečioje skaidrėje praleidžiate mintį. Septintoje skaidrėje pametate mintį. Baigę iš karto prisimenate tris dalykus, kuriuos pamiršote pasakyti.
Pranešėjo užrašai tai išsprendžia. Ne paversdami jus asmeniu, skaitančiu iš scenarijaus, bet suteikdami jums tylų saugos tinklą, kuris padeda jums išlikti teisingame kelyje, auditorijai net nesuvokiant, kad jis ten yra.
Dauguma pranešėjų jų visai nenaudoja arba naudoja netinkamai. Šiame vadove aptariama, kaip greitai pridėti pastabas programoje „PowerPoint“ ir kaip jas naudoti taip, kad jos iš tikrųjų pagerintų jūsų pristatymą.
Kodėl pranešėjo užrašai verti jūsų laiko
Akivaizdus privalumas – pasitikėjimas savimi. Kai jūsų kalbos temos, perėjimai ir pagrindinė statistika yra tiesiai po skaidre, mažiau protinių pastangų sugaišite bandydami prisiminti, kas bus toliau, ir daugiau – bendraudami su savo auditorija.
Tačiau užrašai ne tik nuramina nervus. Jie padeda išlaikyti skaidres tvarkingas. Viskas, kas kitaip ekrane liktų kaip trečias ženklelis arba teksto siena, gali būti jūsų užrašuose, kur matote tik jūs. Jūsų auditorija gauna vaizdinę medžiagą. Jūs gaunate detales.
Jie taip pat leidžia jūsų pristatymą kartoti. Jei tą patį užsiėmimą vedate kelioms grupėms, išsamūs užrašai reiškia, kad kiekvieną kartą apžvelgiate tą pačią temą, nereikėdami prieš kiekvieną kartą iš naujo mąstyti.
Kai jūsų pristatymas bus baigtas, jūsų užrašai taps paruoštu informaciniu dokumentu. Atsispausdinkite juos, bendrinkite arba naudokite kaip pagrindą tolesniam el. laiškui. Jūsų pasiruošimas nebūtinai turi išnykti vos uždarius nešiojamąjį kompiuterį.
Kaip pridėti užrašus „PowerPoint“: žingsnis po žingsnio instrukcijos
Yra trys būdai, kaip pridėti pranešėjo pastabas programoje „PowerPoint“. Visi jie veikia. Skirtumas yra tas, kada ir kodėl kiekvieną iš jų naudosite.
1 metodas: Pastabų srities naudojimas įprastame rodinyje
Geriausiai tinka greitam redagavimui ir kasdieniam naudojimui.
Tai greičiausias būdas, kurį dauguma žmonių naudoja kasdien. Jei jūsų pristatymas jau atidarytas, iki pirmosios pastabos pridėjimo liko maždaug 10 sekundžių.
Atidarykite pateiktį ir įsitikinkite, kad įjungtas įprastas rodinys. Jį rasite skirtuke „Rodymas“ ekrano viršuje. Įprastas rodinys paprastai yra numatytasis, todėl yra didelė tikimybė, kad jau esate jame.
Pažvelkite į ekrano apačią, tiesiai po skaidre. Pamatysite skyrių „Spustelėkite, jei norite pridėti pastabų“. Tai jūsų pastabų sritis. Spustelėkite ją ir pradėkite rašyti.
Užrašus galite formatuoti kaip ir bet kurį kitą tekstą: paryškinti, kursyvu, su ženkleliais. Tačiau stenkitės, kad formatas būtų paprastas. Užrašai skirti tik jums, ir kuo jie tvarkingesni, tuo greičiau galėsite juos peržiūrėti pristatymo metu.
Vienas praktinis patarimas: užrašų sritis pagal numatytuosius nustatymus yra gana maža juostelė ekrano apačioje. Jei pridedate daugiau nei vieną ar dvi eilutes, vilkite skirtuką aukštyn, kad atsirastų daugiau vietos. Tai palengvina visą procesą.
Kai baigsite dirbti su viena skaidre, spustelėkite kitą miniatiūrą kairiajame skydelyje ir pakartokite. Štai ir viskas.
2 metodas: Pastabų puslapio rodinio naudojimas
Geriausiai tinka išsamiems, ilgiems užrašams arba ruošiant ką nors kitą pristatyti.
Jei 1 metodas atrodo ankštas, tai yra alternatyva. Pastabų puslapio rodinyje kiekviena skaidrė pateikiama po visą puslapį: pati skaidrė viršuje ir didelė atvira erdvė po ja jūsų pastaboms.
Eikite į skirtuką „Rodymas“ ir pasirinkite „Užrašų puslapis“. Matysite tiksliai, kas bus atspausdinta, jei kada nors reikės išplatinti savo užrašus po sesijos. Spustelėkite užrašų sritį ir įveskite tiek, kiek reikia.
Šis rodinys puikiai veikia, kai rašote išsamius scenarijus, pridedate ilgą kontekstą arba ruošiate pastabas, kurias kažkas kitas galės pristatyti. Jį naudojant lėčiau naršyti tarp skaidrių, jis labiau tinka specialiai pastabų rašymo sesijai nei greitam redagavimui akimirksniu.
3 metodas: masinių pastabų naudojimas struktūros rodinyje
Geriausiai tinka ankstyvajam planavimui, kai skaidrės dar nesukurtos.
Šis straipsnis mažiau skirtas pastabų pridėjimui, o daugiau – pristatymo kūrimui ir pastabų darymui vienu metu. Jei vis dar esate planavimo etape, verta apie tai žinoti.
Eikite į skirtuką „Rodymas“ ir pasirinkite „Struktūros rodinys“. Skaidrės turinys bus sutvarkytas kaip nepertraukiamas teksto dokumentas. Tai naudinga norint tinkamai suformuoti struktūrą prieš pereinant prie atskirų skaidrių. Čia, šalia skaidrės turinio, galite parengti savo kalbėjimo temų juodraščius, o vėliau nuspręsti, kas taps skaidre, o kas liks užrašuose.
Tai nėra labiausiai paplitęs metodas, tačiau žmonėms, kurie geriau mąsto tekste nei skaidrėse, jis gali padaryti visą kūrimo procesą natūralesnį.
Pranešėjo rodinio naudojimas pastaboms rodyti pristatymo metu
Užrašų pridėjimas yra tik pusė darbo. Kita pusė – galimybė jas matyti pristatymo metu, o auditorija jų nematytų. Tam ir skirta pranešėjo rodinys.
Kai esate prisijungę prie antro ekrano arba projektoriaus, paleiskite skaidrių demonstraciją skirtuke „Skaidrių demonstracija“. Jai prasidėjus, ekrano apačioje esančiuose valdikliuose ieškokite parinkties „Pranešėjo rodinys“. Spustelėkite ją.
Dabar jūsų monitoriuje bus rodomi keturi dalykai: dabartinė skaidrė, pranešėjo pastabos, kitos skaidrės peržiūra ir laikmatis. Jūsų auditorija pagrindiniame ekrane matys tik skaidres.
Būtent dėl šios sąrankos pranešėjo užrašai yra išties galingi. Galite žvilgtelėti į savo užrašus, pamatyti, kas bus toliau, ir sekti savo laiką – visa tai nenutraukdami pokalbio srauto ir neparodydami auditorijai savo pasiruošimo.
Vienas dalykas, kurį reikia patikrinti iš anksto: pranešėjo rodiniui reikalinga, kad „PowerPoint“ atpažintų du atskirus ekranus. Jei jis neaktyvuojamas, įsitikinkite, kad antrasis ekranas arba projektorius yra tinkamai prijungtas ir aptiktas ekrano nustatymuose. „Mac“ kompiuteryje jį pasiekite per skaidrių demonstravimo meniu, o ne skirtuką.
„PowerPoint“ užrašų spausdinimas
Jei norite pasidalinti savo užrašais po sesijos arba tiesiog turėti fizinę kopiją peržiūrai, atsispausdinti yra paprasta.
Eikite į „Failas“, tada „Spausdinti“. Spausdinimo maketo parinktyse ieškokite „Pastabų puslapiai“. Taip bus atspausdinta kiekviena skaidrė su atitinkamomis pastabomis po ja, po vieną skaidrę puslapyje. Galite atspausdinti visas skaidres arba pasirinkti konkrečias, atsižvelgdami į poreikius.
Tai paprastas dalykas, bet atspausdinti užrašai yra stebėtinai geras atsisveikinimo daiktas po mokymų ar seminarų. Dauguma žmonių apie tai nepagalvoja. Tie, kurie pagalvoja, daug dažniau prašomi pateikti skaidrių.
Kaip parašyti pranešėjo užrašus, kurie iš tikrųjų jums padės
Užrašų rašymas yra lengva dalis. Užrašų, kurie išties pagerina jūsų pateikimą, rašymas reikalauja šiek tiek daugiau apgalvojimo. Štai kuo naudingos pastabos skiriasi nuo tų, kurias ignoruosite vos atsidūrę priešais auditoriją.
Rašyk taip, kaip kalbi, o ne kaip rašai
Užrašai nėra scenarijus. Tai raginimas. Jei rašysite oficialiais, pilnais sakiniais, arba skaitysite juos pažodžiui ir skambėsite robotiškai, arba pastebėsite, kad jie per lėti, kad galėtumėte juos peržvelgti, ir visiškai nustosite juos naudoti.
Rašykite taip, kaip paaiškintumėte ką nors kolegai. Naudokite sutrumpinimus, fragmentus, neformalius frazavimus. „Trys priežastys, kodėl tai svarbu“ yra naudingiau pristatymo viduryje nei „Yra trys pagrindinės priežastys, kodėl tai svarbu“. Tikslas – greitas žvilgsnis, o ne atidus skaitymas.
Laikykite juos pakankamai trumpus, kad būtų galima nuskaityti
Jei jūsų užrašai trunka tris pastraipas skaidrėje, jie nebėra užrašai. Tai scenarijus, kurio neprisipažinote rašę.
Paprastai pakanka vieno ar dviejų trumpų punktų kiekvienoje skaidrėje. Jei pastebite, kad rašote daugiau, paklauskite savęs, ar papildomos detalės turėtų būti jūsų užrašuose, ar tai rodo, kad skaidrė bando padaryti per daug.
Pridėkite savo perėjimus
Tai yra dalykas, kurį dauguma žmonių pamiršta. Nepakanka žinoti, ką sakai kiekvienoje skaidrėje. Reikia žinoti, kaip pereini nuo vienos prie kitos.
Paprasta eilutė kiekvienos skaidrės pastabų apačioje atlieka savo darbą: „Tiltas į duomenų skaidrę“ arba „Prieš tęsdami, paklauskite auditorijos apie jų patirtį šioje skaidrėje“. Perėjimai yra vieta, kur pranešėjai pameta temą, ir vienos eilutės priminimo pakanka, kad išliktų ryšys.
Atkreipkite dėmesį į savo laiką
Pridėkite apytikslius laiko nurodymus skaidrėms, kuriose svarbus tempas: „Dvi minutės čia“ arba „Palikite penkias minutes klausimams pabaigoje“. Jums nereikia matuoti kiekvienos skaidrės laiko, tačiau žinojimas, kur turėtumėte būti pusiaukelėje, padeda išvengti lengvos panikos suvokus, kad per daug skaidrių perskaitėte, o dar liko dešimt skaidrių.
Pažymėkite savo numerius
Jei cituojate statistiką, procentą ar konkretų skaičių, užsirašykite tai savo užrašuose. Ne todėl, kad negalite to prisiminti, o todėl, kad neteisingai cituojant skaičių prieš auditoriją tyliai sumenkinamas jūsų patikimumas. Greitas žvilgsnis patvirtinimui visada vertas pastangų.
Pasakykite sau, kur ieškoti
Skaidrėms su sudėtingais vaizdiniais elementais, diagramomis ar keliais duomenų taškais pravers trumpa instrukcija: „Pradėkite nuo kairiojo stulpelio“ arba „Spaudimas trečiajame ketvirtyje yra esminis dalykas“. Tai neleidžia jums vizualiai pasiklysti savo skaidrėje, kol ją stebi auditorija.
Žengiame toliau su interaktyviais pristatymais
Pranešėjo užrašai padeda tapti labiau pasitikinčiu savimi ir organizuotu pranešėju. Tačiau pasiruošimas gali padėti tik tam tikru momentu. Kita puikaus pristatymo pusė yra tai, kas vyksta tarp jūsų ir jūsų auditorijos, kol jūs iš tikrųjų esate kambaryje.
Štai kur praverčia tokie įrankiai kaip „AhaSlides“Kol jūsų užrašai leidžia jums sekti užkulisius, „AhaSlides“ tiesiogiai į jūsų pristatymo srautą įtraukia tiesiogines apklausas, viktorinas, žodžių debesis ir klausimų bei atsakymų funkciją. Jūsų auditorija dalyvauja realiuoju laiku per savo telefonus, rezultatai akimirksniu rodomi ekrane, o energija kambaryje pasikeičia iš pasyvios į aktyvią.
Šie du komponentai puikiai dera tarpusavyje. Jūsų užrašai tvarko jūsų pristatymą. „AhaSlides“ tvarko jūsų auditoriją. Nei vienas iš jų nepakeičia kito, o teisingas abiejų atlikimas skiria pristatymą, kurį žmonės peržiūri, nuo tokio, kurį jie iš tikrųjų prisimena.
Apibendrinimas: įvaldykite savo kalbą naudodami pranešėjo užrašus
Puikūs pristatymai neįvyksta atsitiktinai. Jie įvyksta todėl, kad kažkas kruopščiai apgalvojo, ką reikia pasakyti, kaip tai reikia pasakyti ir ko reikia, kad auditorija iš to gautų.
Pranešėjo užrašai yra šio mąstymo pagrindas. Pradėkite juos tinkamai naudoti ir beveik iš karto pastebėsite skirtumą: sklandesnis pateikimas, mažiau akimirkų, kai prarandate dėmesį, daugiau pasitikėjimo savimi kambaryje.
Pasirinkite vieną techniką iš geriausios praktikos skyriaus ir pritaikykite ją kitam savo pristatymui. Pažiūrėkite, kas pasikeis. Tada tęskite toliau.
