Pagrindinės priežasties analizės šablonas 101 | Žingsnis po žingsnio vadovas

Įsivaizduokite savo komandą kaip įgulą, keliaujančią projektų ir tikslų vandenimis. Kas atsitiks, kai atsitrenki į šiurkštų pleistrą? Įveskite pagrindinės priežasties analizės šabloną, savo organizacijos kompasą. Šiame blog paštu, atskleisime pagrindinių priežasčių analizę ir pagrindinius jos principus, kaip žingsnis po žingsnio atlikti RCA, ir įvairius pagrindinių priežasčių analizės šablonus, kurie padės jūsų kelionei.

Turinys

Kas yra pagrindinės priežasties analizė?

Pagrindinių priežasčių analizė (RCA) yra sistemingas procesas, naudojamas nustatyti pagrindines problemų ar incidentų sistemoje priežastis. Pagrindinis RCA tikslas yra nustatyti, kodėl kilo tam tikra problema, ir pašalinti pagrindines jos priežastis, o ne tik gydyti simptomus. Šis metodas padeda išvengti problemos pasikartojimo.

Pagrindinės priežasties analizė plačiai naudojama įvairiose pramonės šakose, įskaitant gamybą, sveikatos priežiūrą, informacines technologijas ir kt. Tai iniciatyvus požiūris į problemų sprendimą, kuriuo siekiama sukurti ilgalaikius sprendimus, o ne greitus pataisymus, skatinant nuolatinį tobulėjimą organizacijose ar sistemose.

Pagrindiniai pagrindinės priežasties analizės principai

Štai pagrindiniai pagrindiniai RCA principai:

Susikoncentruokite į problemą, o ne į žmones:

Užuot kaltinę asmenis, sutelkite dėmesį į problemos sprendimą. Pagrindinių priežasčių analizė (RCA) – tai įrankis, leidžiantis rasti ir išspręsti problemas ir užtikrinti, kad jos nepasikartotų, nerodant pirštais į konkrečius žmones.

Tvarkykite reikalus:

Atlikdami RCA, galvokite organizuotai. Vykdykite žingsnis po žingsnio procesą, kad surastumėte visas galimas problemos priežastis. Dėl organizuotumo RCA veikia geriau.

Naudokite faktus ir įrodymus:

Priimkite sprendimus remdamiesi tikra informacija. Įsitikinkite, kad jūsų RCA naudoja faktus ir įrodymus, o ne spėliones ar jausmus.

Atvirai klauskite idėjų:

Sukurkite erdvę, kurioje būtų galima abejoti idėjomis. Atlikdami RCA būkite atviri naujoms mintims ir perspektyvoms. Tai padeda išsiaiškinti visas galimas problemos priežastis.

Laikykis to:

Supraskite, kad RCA gali užtrukti. Tęskite tol, kol rasite pagrindinę problemos priežastį. Norint rasti gerų sprendimų ir užkirsti kelią problemai pasikartoti, svarbu būti kantriems.

Kaip atlikti pagrindinės priežasties analizę

Pagrindinės priežasties analizė apima sistemingą procesą, skirtą nustatyti pagrindines problemos ar problemos priežastis. Štai žingsnis po žingsnio vadovas, kaip atlikti RCA:

1/ Apibrėžkite problemą:

Aiškiai suformuluokite problemą ar problemą, kurią reikia ištirti. Parašykite glaustą problemos teiginį, kuriame pateikiama išsami informacija, pvz., simptomai, poveikis operacijoms ir bet kokia kita svarbi informacija. Šis veiksmas nustato viso RCA proceso etapą.

2/ Suburkite komandą:

Suformuokite daugiadalykę komandą su asmenimis, kurie yra suinteresuoti ar turi patirties, susijusios su problema. Požiūrių įvairovė gali padėti geriau suprasti problemą.

3/ Rinkti duomenis:

Surinkite atitinkamą informaciją ir duomenis. Tai gali apimti įrašų peržiūrą, interviu vykdymą, procesų stebėjimą ir bet kokių kitų susijusių duomenų šaltinių rinkimą. Tikslas – visapusiškai ir tiksliai suprasti situaciją.

4/ Naudokite RCA įrankius:

Norėdami nustatyti pagrindines priežastis, naudokite įvairius RCA įrankius ir metodus. Įprasti įrankiai apima:

Žuvies kaulo diagrama (Ishikawa): vaizdinis vaizdas, suskirstantis galimas problemos priežastis į šakas, tokias kaip žmonės, procesai, įranga, aplinka ir valdymas.
5 Kodėl: pakartotinai paklauskite „kodėl“, kad atsektumėte įvykių seką ir sužinotumėte pagrindines priežastis. Kol nepasieksite pagrindinės priežasties, nuolat klauskite „kodėl“.

5/ Nustatykite pagrindines priežastis:

Išanalizuokite surinktus duomenis ir informaciją, kad nustatytumėte pagrindines problemos priežastis.

Pažvelkite ne tik į tiesioginius simptomus, kad suprastumėte sistemines problemas, kurios prisideda prie problemos.
Įsitikinkite, kad nustatytos pagrindinės priežastys yra pagrįstos ir pagrįstos įrodymais. Patikrinkite su komanda ir, jei įmanoma, patikrinkite prielaidas, kad patikrintumėte analizės tikslumą.

6/ Kurti sprendimus:

Sugalvokite ir įvertinkite galimus korekcinius ir prevencinius veiksmus. Sutelkite dėmesį į sprendimus, kurie pašalina nustatytas pagrindines priežastis. Apsvarstykite kiekvieno sprendimo pagrįstumą, veiksmingumą ir galimas nenumatytas pasekmes.

7/ Sukurkite veiksmų planą:

Parengti išsamų veiksmų planą, kuriame būtų nurodyti žingsniai, reikalingi pasirinktiems sprendimams įgyvendinti. Priskirkite pareigas, nustatykite terminus ir pažangos stebėjimo metrikas.

8/ Įdiekite sprendimus:

Įgyvendinkite pasirinktus sprendimus. Įgyvendinti veiksmų plane nurodytus procesų, procedūrų ar kitų aspektų pakeitimus.

9/ Stebėkite ir vertinkite:

Atidžiai stebėkite situaciją, kad įsitikintumėte, jog įgyvendinti sprendimai yra veiksmingi. Sukurti nuolatinio vertinimo ir grįžtamojo ryšio sistemą. Jei reikia, pakoreguokite sprendimus pagal realius rezultatus.

Pagrindinės priežasties analizės šablonas

Toliau pateikiami supaprastinti įvairių formatų pagrindinės priežasties analizės šablonai:

„Excel“ pagrindinės priežasties analizės šablonas:

Čia yra pagrindinės priežasties analizės šablonas programoje „Excel“.

Problemos aprašymas: Trumpai apibūdinkite problemą ar problemą.
Įvykio data ir laikas: Įrašykite, kada iškilo problema.
Duomenų rinkimas:Nurodykite naudojamus duomenų šaltinius ir metodus.
Pagrindinės priežastys:Išvardykite nustatytas pagrindines priežastis.
Sprendimai:Dokumentuokite siūlomus sprendimus.
Įgyvendinimo planas: Nurodykite sprendimų įgyvendinimo žingsnius.
Stebėjimas ir vertinimas: Apibrėžkite, kaip sprendimai bus stebimi.

5 Kodėl pagrindinės priežasties analizės šablonas:

Čia yra 5 priežasčių, kodėl yra pagrindinės priežasties analizės šablonas

Problemos pareiškimas:

Aiškiai nurodykite problemą.

Kodėl? (1-oji pakartojimas):

Paklauskite, kodėl kilo problema, ir pažymėkite atsakymą.

Kodėl? (2-asis kartojimas):

Pakartokite procesą, vėl paklausdami kodėl.

Kodėl? (3-ioji iteracija):

Tęskite, kol pasieksite pagrindinę priežastį.

Sprendimai:

Siūlykite sprendimus, pagrįstus nustatyta pagrindine priežastimi.

Žuvies kaulo pagrindinės priežasties analizės šablonas:

Čia yra žuvies kaulų pagrindinės priežasties analizės šablonas

Problemos pareiškimas:

Užrašykite problemą žuvies kaulo diagramos „galvoje“.

Kategorijos (pvz., žmonės, procesai, įranga):

Pažymėkite šakas dėl įvairių galimų priežasčių.

Išsamios priežastys:

Suskirstykite kiekvieną kategoriją į konkrečias priežastis.

Pagrindinės priežastys:

Nustatykite kiekvienos išsamios priežasties pagrindines priežastis.

Sprendimai:

Siūlykite sprendimus, susijusius su kiekviena pagrindine priežastimi.

Pagrindinės priežasties analizės pavyzdys sveikatos priežiūros srityje:

Štai pagrindinis sveikatos priežiūros priežasčių analizės pavyzdys

Paciento incidento aprašymas:Trumpai apibūdinkite sveikatos priežiūros incidentą.
Įvykių laikas:Nurodykite, kada įvyko kiekvienas įvykis.
Prisidėję veiksniai: Išvardykite veiksnius, kurie prisidėjo prie incidento.
Pagrindinės priežastys: Nurodykite pagrindines įvykio priežastis.
Koregavimo veiksmai:Siūlykite veiksmus, kad išvengtumėte pasikartojimo.
Stebėjimas ir stebėjimas: Nurodykite, kaip bus stebimi korekciniai veiksmai.

„Six Sigma“ pagrindinės priežasties analizės šablonas:

Apibrėžti: Aiškiai apibrėžkite problemą arba nukrypimą.
Priemonė: Surinkite duomenis, kad įvertintumėte problemą.
Analizuoti:Norėdami nustatyti pagrindines priežastis, naudokite tokius įrankius kaip Fishbone arba 5 Whys.
Tobulinti:Kurti ir įgyvendinti sprendimus.
Kontrolė: Nustatykite valdiklius, kad galėtumėte stebėti ir palaikyti patobulinimus.

Be to, čia yra keletas svetainių, kuriose galite rasti pagrindinių priežasčių analizės šablonų, kurie padės jums atlikti RCA procesą: „ClickUp“ir SaugaKultūra.

Baigiamosios mintys

Pagrindinės priežasties analizės šablonas yra jūsų kompasas efektyviam problemų sprendimui. Vadovaudamiesi čia pateiktu nuosekliu vadovu, jūsų komanda gali tiksliai įveikti iššūkius ir užtikrinti ilgalaikius sprendimus. Norėdami dar labiau pagerinti savo susitikimus ir minčių šturmą, nepamirškite naudoti AhaSlides– įrankis, skirtas bendradarbiavimui tobulinti ir bendravimui supaprastinti.

DUK

Kaip parašyti pagrindinės priežasties analizę?

Aiškiai apibrėžkite problemą, surinkite atitinkamus duomenis, nustatykite pagrindines priežastis, kurkite sprendimus, sprendžiančius pagrindines priežastis, ir įgyvendinkite bei stebėkite sprendimų veiksmingumą.