Mokykitės iš šių geriausių projekto tvarkaraščio pavyzdžiai kad padidintumėte savo projektų našumą ir našumą!
Pirmasis projekto valdymo žingsnis yra planavimas ir planavimas; planuojant daugiausia dėmesio skiriama projekto sėkmės plano sudarymui, o planavimas yra skirtas projekto veiklų laiko juostai ir sekai apibrėžti.
Sunku užtikrinti, kad projektas būtų vykdomas be planavimo etapo. Taigi, šiame straipsnyje mes išnagrinėsime projekto tvarkaraščio svarbą, jo pavyzdžius ir kaip efektyviai planuoti nuo mažo iki didelio masto projekto.
Turinys
Patarimai, kaip geriau įsitraukti
Ieškote interaktyvaus būdo, kaip geriau valdyti savo projektą?
Gaukite nemokamų šablonų ir viktorinų, kad galėtumėte žaisti kituose susitikimuose. Užsiregistruokite nemokamai ir pasiimkite tai, ko norite AhaSlides!
🚀 Gaukite nemokamą paskyrą
Ką reiškia projekto tvarkaraštis?
Projekto tvarkaraštis yra išsamus tvarkaraštis, kuriame išdėstomos užduotys, reikalingi ištekliai ir numatomi terminai, siekiant užtikrinti, kad projektas būtų baigtas laiku.
Projekto tvarkaraštis paprastai apima kiekvienos užduoties pradžios ir pabaigos datas, kiekvienos užduoties trukmę ir visas priklausomybes ar apribojimus, kurie gali turėti įtakos tvarkaraščiui.
Kodėl projekto tvarkaraštis yra svarbus?
Projekto planavimas yra esminis projekto valdymo komponentas, nes jis sudaro pagrindą sėkmingam projekto vykdymui. Šis detalus planas leidžia projektų vadovams efektyviai paskirstyti išteklius, stebėti eigą ir užtikrinti, kad projektas būtų baigtas laiku ir neviršijant biudžeto. Kai kurie projekto tvarkaraščio pranašumai aprašyti toliau
Iš anksto nustatykite galimas kliūtis ir riziką
Viena iš pagrindinių priežasčių, kodėl projektų planavimas yra svarbus, yra tai, kad jis padeda vadovams iš anksto išsiaiškinti galimas kliūtis ir rizikas. Suskaidydami projektą į mažesnes užduotis ir kiekvienai užduočiai priskirdami konkrečius terminus, projektų vadovai gali lengvai nustatyti bet kokias priklausomybes ar suvaržymus, kurie gali turėti įtakos bendram projekto laikui. Tai leidžia jiems aktyviai valdyti šią riziką ir imtis būtinų veiksmų jai sumažinti.
Pavyzdžiui, jei tam tikra užduotis identifikuojama kaip kritinio kelio veikla ir jos vėlavimas gali paveikti visą projekto laiko juostą, projekto vadovas gali skirti papildomų išteklių arba pakoreguoti tvarkaraštį, kad būtų užtikrintas savalaikis užbaigimas.
Išteklių panaudojimas
Be to, projektų planavimas vaidina gyvybiškai svarbų vaidmenį valdant išteklius. Aiškiai suprasdami su projektu susijusias užduotis ir numatomą jų trukmę, projektų vadovai gali efektyviai paskirstyti išteklius, kad jie būtų optimaliai panaudoti.
Tai apima tinkamų žmonių, turinčių reikiamų įgūdžių ir patirties, paskyrimą kiekvienai užduočiai atlikti ir išvengti išteklių konfliktų ar perkrovos. Gerai suplanuotas projekto grafikas leidžia projektų vadovams iš anksto nustatyti bet kokius išteklių trūkumus ar trūkumus ir imtis reikiamų veiksmų jiems pašalinti, pavyzdžiui, samdyti papildomus išteklius arba perskirstyti esamus.
Bendravimo ir koordinavimo gerinimas
Be to, projektų planavimas padeda pagerinti komandos narių bendravimą ir bendradarbiavimą. Turėdami bendrą supratimą apie projekto tvarkaraštį, komandos nariai gali suderinti savo pastangas ir siekti bendro tikslo. Tai palengvina geresnį bendradarbiavimą, sumažina nesusipratimų ar konfliktų ir pagerina bendrą produktyvumą.
Geresnis stebėjimas ir ataskaitų teikimas
Be to, gerai apibrėžtas projekto tvarkaraštis taip pat yra pagrindas reguliariai sekti pažangą ir teikti ataskaitas. Projektų vadovai gali palyginti faktinę pažangą su suplanuotu grafiku, nustatyti bet kokius nukrypimus ar vėlavimus ir imtis būtinų taisomųjų veiksmų, kad projektas būtų tęsiamas.
Kokie yra projekto tvarkaraščio pavyzdžiai?
Štai keletas pavyzdžių, kaip galima sukurti projekto tvarkaraštį, remiantis trimis projekto planavimo ir valdymo būdais: Ganto diagrama, tinklo diagrama (PERT ir CPM) ir darbo suskirstymo tvarkaraščiu (WBS).
Ganto diagramos
Ganto diagrama yra populiarus projekto planavimo įrankis, vizualiai vaizduojantis projekto laiko juostą. Užduotys rodomos kaip horizontalios juostos išilgai laiko juostos su jų pradžios ir pabaigos datomis. Priklausomybės tarp užduočių gali būti nurodytos rodyklėmis, o etapai gali būti pažymėti, nurodant reikšmingus projekto pasiekimus.
Toliau pateiktame paveikslėlyje yra Ganto diagramos pavyzdys, rodantis Delta Jet aptarnavimo veiklą per 40 minučių pertrauką.
PERT ir CPM
Tinklo diagrama, dar žinoma kaip PERT (Programos vertinimo ir peržiūros technika) diagrama, iliustruoja projekto užduočių seką ir priklausomybes. Jis naudoja mazgus užduotims pavaizduoti, o rodykles – ryšiams tarp užduočių pavaizduoti. Šio tipo tvarkaraštis naudingas norint vizualizuoti svarbius kelius ir nustatyti užduotis, kurios turi didžiausią įtaką projekto trukmei.
Be to, kritinis kelias nustatomas nustatant ilgiausią priklausomų užduočių, kurios tiesiogiai įtakoja bendrą projekto trukmę, seką. Užduotys kritiniame kelyje yra nulinės, o tai reiškia, kad bet koks šių užduočių vėlavimas turės tiesioginės įtakos bendrai projekto trukmei. Sutelkdami dėmesį į kritinį kelią, projektų vadovai gali efektyviai paskirstyti išteklius ir nustatyti optimizavimo galimybes, kad būtų užtikrintas savalaikis projekto užbaigimas.
Čia yra „Critical Path“ ir „Slack Times“ pavyzdys, skirtas naujos konkrečios įmonės taršos kontrolės įrangai įdiegti.
Darbo suskirstymo tvarkaraštis (WBS)
Projekto grafikas gali būti sudarytas naudojant Darbo suskirstymo struktūrą kaip pagrindą. Tai reiškia hierarchinį projekto rezultatų skaidymą į mažesnius, valdomus darbo paketus. Naudodami šiuos metodus, vadovai gali lengvai nustatyti užduočių priklausomybes. Kai kurios užduotys gali priklausyti nuo kitų atlikimo, o kai kurios gali būti atliekamos vienu metu.
Kaip sudaryti projekto tvarkaraštį
Jei planavimo pradžioje galvojate, kaip tai padaryti, gali būti naudinga atsakyti į šiuos svarbius klausimus:
- Ką reikia padaryti? Aiškiai apibrėžkite konkrečias užduotis, veiklą ir rezultatus, reikalingus projektui užbaigti. Suskaidykite projektą į valdomus komponentus, užtikrindami, kad būtų identifikuoti visi reikalingi darbai.
- Kada tai turėtų būti padaryta? Nustatykite kiekvienos užduoties ar veiklos trukmę ir laiko juostą. Apskaičiuokite laiką, kurio reikia kiekvienai užduočiai atlikti, ir apsvarstykite visas priklausomybes ar apribojimus, kurie gali turėti įtakos tvarkaraščiui. Ganto diagramos, PERT ir CPM metodų naudojimas padeda efektyviai organizuoti projekto tvarkaraštį.
- Kas gali tai padaryti? Nurodykite asmenis arba vaidmenis, atsakingus už kiekvieną užduotį ar veiklą, tai gali apimti įvairių skyrių pagalbą. Paskirstykite išteklius ir atitinkamai paskirstykite atsakomybę. Įsitikinkite, kad komandos nariai turi reikiamų įgūdžių ir galimybių atlikti jiems paskirtas užduotis.
- Kur tai bus daroma? Nustatykite fizinę arba virtualią vietą, kurioje bus atlikta kiekviena užduotis. Tai gali apimti konkrečias darbo vietas, įrangą ar technologinius reikalavimus.
- Kokios yra užduočių priklausomybės? Nustatykite užduočių ryšius ir priklausomybes. Nustatykite, kurias užduotis reikia atlikti, kad kiti galėtų pradėti, ir apsvarstykite visas užduotis, kurias galima atlikti vienu metu.
- Kas yra kritinis kelias? Kritinio kelio nustatymas yra svarbi visapusiško projekto tvarkaraščio rengimo dalis. Kritinis kelias padeda projektų vadovams ir komandoms suprasti, kurios užduotys turi didžiausią įtaką projekto trukmei ir užbaigimo datai.
Kas yra projekto tvarkaraščio įrankiai?
Daugeliui projektų šiais laikais reikia projektų planavimo programinės įrangos palaikymo. Įrodyta, kad tai suteikia daug naudos asmenims ir įmonėms, pavyzdžiui, padidina efektyvumą, pagerina bendradarbiavimą, padidina tikslumą ir geresnę vizualizaciją.
"Microsoft Project yra viena geriausių projektų planavimo programinės įrangos. Viena iš pagrindinių „Microsoft Project“ ypatybių yra galimybė gauti būsenos atnaujinimus suinteresuotosioms šalims ir valdyti Ganto diagramas, kuriose galite lengvai nustatyti užduočių priklausomybes ir valdyti užduočių seką. taip pat galite lanksčiai koreguoti projekto tvarkaraštį.
Kitas variantas yra naudoti įrankį, vadinamą Primavera P6 planavimo programinė įranga. Tai išsami projektų valdymo programinė įranga, specialiai sukurta didelės apimties ir sudėtingiems projektams ir yra pripažinta viena geriausių statybos planavimo programinės įrangos. Jis palaiko ir PERT, ir CPM metodus, siūlydamas tinklo diagramų kūrimo, užduočių planavimo, išteklių valdymo ir kritinių kelių analizavimo funkcijas.
Mažesniems projektams galite išbandyti nemokamą programinę įrangą, pvz „Asana“ arba „Trello." Nors šie įrankiai gali neturėti visų pažangių mokamos programinės įrangos funkcijų, jie siūlo pagrindines projektų planavimo galimybes ir yra patogūs vartotojui. Nemokamos versijos gali atlikti ne tokias sudėtingas projekto užduotis ir bendradarbiauti su kitais. Tai leidžia kurti užduotis, nustatyti terminus, priskirti pareigas ir sekti pažangą.
Dažnai užduodami klausimai
Pavyzdžiui, kas yra projekto planavimas?
Projekto tvarkaraštis apibūdina užduočių seką, reikalingus išteklius ir numatomą jų įvykdymo terminą. Paimkite statybos projektą kaip projekto grafiko pavyzdį. Statybos darbų planavimas gali apimti tokias užduotis kaip aikštelės paruošimas, pamatų darbai, karkasas, elektros ir vandentiekio instaliacija, apdaila ir patikrinimai.
Kaip rašote projekto tvarkaraščio pavyzdį?
Rašant projekto tvarkaraščio pavyzdį, svarbu atlikti šiuos veiksmus: (1) Pradėkite nustatydami pagrindines projekto užduotis ir veiklas, kurias reikia atlikti. Tai galima padaryti suskaidžius projektą į mažesnes, valdomas užduotis ir nustatant seką, kuria jas reikia atlikti. (2) Tada įvertinkite kiekvienos užduoties trukmę ir atitinkamai paskirstykite išteklius. Tai padės sukurti tikrovišką projekto laiko juostą. (3) Nustačius užduočių priklausomybes, nes kai kurios užduotys gali priklausyti nuo kitų atlikimo. (4) Galiausiai nepamirškite reguliariai peržiūrėti ir prireikus atnaujinti projekto tvarkaraštį, kad įsitikintumėte, jog jis yra tikslus ir atspindi visus projekto pakeitimus ar patikslinimus.
Kokie yra 7 skirtingi planavimo tipai?
Septyni skirtingi tipai apima laiko tarpsnių planavimą, atvirų susitikimų planavimą, bangų planavimą, 40/20 planavimą, dvigubą planavimą, grupių planavimą, bangų ir įėjimo susitikimų planavimą ir matricos planavimą.
Bottom Line
Gerai parengtas projekto grafikas yra labai svarbus sėkmingam projekto valdymui. Norint puikiai planuoti projektus 2024 m. ir vėlesniems metams, rekomenduojama ištirti ir pritaikyti modernias projektų valdymo priemones, būti informuotam apie geriausią pramonės praktiką ir nuolat tobulinti projektų planavimo įgūdžius per mokymus ir profesinį tobulėjimą.
Jei jums reikia daugiau pagalbos organizuojant projektų planavimo įgūdžių mokymą, AhaSlides gali būti puikus partneris, siūlantis daugybę funkcijų, skirtų palaikyti interaktyvius ir patrauklius mokymus. Su AhaSlides, galite kurti dinamiškus pristatymus, interaktyvias viktorinas ir bendradarbiauti, kad pagerintumėte mokymosi patirtį.
Nuoroda: Projektų vadovas | Verintas