Lielākā daļa darbinieku aptauju sniedz noslīpētus melus. Cilvēki novērtē savus vadītājus ar 7 no 10, lai gan viņi domā 4, pilnībā izlaiž atvērtos jautājumus vai uzraksta kaut ko pietiekami drošu, lai izklausītos iesaistīti, faktiski neko nesakot. Aptauja noslēdzas, rezultāti tiek apkopoti, vadība redz pārsvarā neitrālus datus, un nekas nemainās.
Risinājums nav labāki jautājumi. Tas ir baiļu atmešana, kas liek cilvēkiem vispār izvairīties no riska. Tieši to dara anonīmas aptaujas, ja tās ir pareizi izveidotas.
Šajā rokasgrāmatā ir aplūkots, kas tehniski ir nepieciešams patiesai anonimitātei, kad tas ir vissvarīgākais, kā izstrādāt aptaujas, kas nejauši neietekmē to mērķi, un ko darīt ar rezultātiem pēc tam.
Kas padara aptauju patiesi anonīmu
Anonīma aptauja ir tāda, kurā neviens, tostarp aptaujas administratori, nevar sasaistīt atbildi ar personu, kas to iesniegusi. Šī atšķirība ir svarīga, jo daudzas aptaujas, kas raksturotas kā "anonīmas", tādas nav.
Aptauja ir patiesi anonīma tikai tad, ja ir spēkā visi šie nosacījumi: aptaujā tiek izmantota koplietota saite, nevis personalizēti ielūgumi, kas tiek nosūtīti konkrētām personām; platforma nereģistrē IP adreses, ierīču identifikatorus vai sesijas datus; administratori var redzēt tikai apkopotus rezultātus, nevis individuālas atbildes; neviena demogrāfiskā kombinācija aptaujā nav pietiekami šaura, lai identificētu konkrētu personu; un rīks neprasa dalībniekiem pieteikties vai izveidot kontu pirms atbildes sniegšanas.
Ja kāds no šiem nosacījumiem netiek izpildīts, dalībniekiem ir tiesības būt skeptiskiem. Darbiniekiem ir laba intuīcija par izsekojamību. Piemēram, aptauja, kas sola anonimitāti, bet nosūta personalizētas e-pasta saites, neradīs godīgas atbildes neatkarīgi no ievada teksta.
Konfidenciālas aptaujas ir atšķirīgas. Konfidenciālā aptaujā tiek apkopota identificējoša informācija, taču tiek ierobežots to cilvēku loks, kuri to var redzēt. Personāla daļa var zināt, kas ko teica; respondenta vadītājs to nezina. Tas ir noderīgi turpmākiem pasākumiem, taču tas nenodrošina tādu pašu atklātību kā patiesa anonimitāte, īpaši tēmās, kas saistītas ar vadību.
Kāpēc tas ir svarīgi: godīgas atsauksmes psiholoģija
Bailes no sekām ir galvenais iemesls, kāpēc aptaujas neizdodas. Ja darbinieks domā, ka negatīva atbilde varētu ietekmēt viņa attiecības ar vadītāju, darba snieguma novērtējumu vai statusu komandā, viņš veic pašcenzūru. Tas notiek pat tad, ja organizācijai nav nodoma atriebties. Riska uztvere ir pietiekama.
Amerikas Psiholoģijas asociācijas pētījums atklāja, ka aptuveni 87% darbinieku jūtas ērtāk, sniedzot godīgu atgriezenisko saiti, ja aptaujas ir anonīmas [1]. Šis komforts nozīmē augstāku aizpildīšanas līmeni, konkrētākas atbildes un vēlmi izvirzīt jautājumus, kas nekad netiek parādīti personiski nosauktajās aptaujās: vadības prakse, darba slodzes nelīdzsvarotība, diskriminācija, neapmierinātība ar atalgojumu un kultūras problēmas.
Saskaņā ar Gallup ilgstošo darba vietas datu metaanalīzi [2], organizācijas ar ļoti iesaistītiem darbiniekiem uzrāda par 21 % augstāku rentabilitāti un par 17 % augstāku produktivitāti nekā mazāk iesaistītas organizācijas. Anonīmas aptaujas ir viens no mehānismiem, kas padara patiesu iesaisti izmērāmu un uzlabojamu.
Otra priekšrocība ir sociālās vēlamības aizspriedumu novēršana. Bez anonimitātes respondenti mēdz atbildēt tā, kā, viņuprāt, viņi labi atspoguļojas vai atbilst tam, ko, viņuprāt, organizācija vēlas dzirdēt. Anonīmas aptaujas ievērojami samazina šo efektu.
Kad izmantot anonīmas aptaujas
Anonimitāte ne vienmēr ir nepieciešama. Aptaujai, kurā darbiniekiem tiek lūgts novērtēt ēdināšanu biroja pasākumā, nav nepieciešama stingra anonimitātes aizsardzība. Tomēr šādos gadījumos bez tās ir grūti iegūt ticamus datus: darbinieku iesaistes un apmierinātības aptaujas, apmācību un mācību un pilnveides novērtējumi, jautājumi par sensitīvām tēmām darba vietā, kā arī pasākumu vai konferenču atsauksmes, kurās atklāti minoritāšu viedokļi ir visnoderīgākie datu punkti.
Katrā no šiem kontekstiem ir kopīga dinamika: dalībniekiem ir iemesls pašcenzēt, kad viņi tiek identificēti, un tieši šī pašcenzūra rada noslīpētus, neitrālus datus, kas jums neko noderīgu nestāsta.
Darbinieku iesaistīšanās un apmierinātība
Šis ir visizplatītākais lietošanas gadījums. Iesaistes aptaujas, kas aptver vadības kvalitāti, atalgojumu, karjeras attīstību, iekļaušanu un psiholoģisko drošību, skar tēmas, par kurām darbiniekiem ir nopietni iemesli ēnot savas atbildes, kad tās tiek identificētas. Anonīmās aptaujas atklāj patieso noskaņojuma sadalījumu, nevis to versiju, ko darbinieki uzskata par drošu kopīgot.
Vidēja lieluma tehnoloģiju uzņēmums divus gadus veica aptaujas ar nosaukumu “Pulse” un pastāvīgi uzrādīja augstus apmierinātības rādītājus. Pēc pārejas uz anonīmām aptaujām, izmantojot AhaSlides, pirmajā kārtā tika atklātas plaši izplatītas bažas par konkrētas komandas vadības praksi, kas iepriekšējos rezultātos nekad nebija parādījušās. Trīs vadītāji saņēma papildu apmācību un atbalstu.
Apmācība un mācību un attīstības novērtēšana
Treneriem ir profesionāla interese par to, lai viņu nodarbības noritētu labi, kas rada sociālu spiedienu uz dalībniekiem sniegt pozitīvas atsauksmes. Mācību un attīstības speciālistam, kurš novērtē savu semināru, vajadzētu sagaidīt pārspīlētus rezultātus nosauktā aptaujā. Anonīmi pēcapmācību novērtējumi sniedz precīzākus datus par to, kāds saturs nonāca, kas cilvēkus mulsināja un vai dalībnieki patiešām cer pielietot apgūto.
Tas jo īpaši attiecas uz obligātajām atbilstības apmācībām, kur dalībniekiem var būt spēcīgi negatīvi viedokļi, kurus viņi neizteiks, kad tie tiks identificēti.
Sensitīvas tēmas
Darbavietā aizskaršana, diskriminācija, garīgā veselība, narkotiku lietošana un līdzīgas tēmas prasa anonimitāti jebkurai jēgpilnai datu vākšanai. Pat uzskats, ka atbildes var izsekot, samazina līdzdalības rādītājus un rada ļoti filtrētas atbildes no tiem, kas atbild.
Atsauksmes par pasākumiem un konferencēm
Dalībnieki ir atklātāki par runātājiem, sesiju kvalitāti un loģistiku, ja zina, ka atsauksmes ir anonīmas. Konferenču organizatoriem, kas cenšas uzlabot turpmākos pasākumus, godīgs minoritātes viedoklis, sesija, kas cilvēkus garlaikoja, vai gara galvenā runa bieži vien ir visvērtīgākie dati.
Aptauju izstrāde, kas neapdraud viņu pašu anonimitāti
Tehniskā anonimitāte var tikt apdraudēta jautājumu līmenī. Šīs ir visbiežāk pieļautās kļūdas.
Pirmais risks ir demogrāfiskie jautājumi mazās komandās. Ja 12 cilvēku komandā jautājat par nodaļu, lomu un amata ilgumu, atbildi varat sašaurināt līdz vienam vai diviem cilvēkiem. Iekļaujiet tikai tos demogrāfiskos datus, kas patiešām ir nepieciešami analīzei, un pārliecinieties, ka kategorijas ir pietiekami plašas, lai neviena atsevišķa kombinācija neidentificētu konkrētu personu.
Otrais ir atvērta tipa jautājumi ar situācijai specifiskām norādēm. Jautājot “aprakstīt konkrētu nesenu incidentu, kurā juties neatbalstīts”, tiek aicinātas atbildes, kas satur pietiekami detalizētu informāciju, lai identificētu respondentu. Labāka pieeja: pajautāt “cik bieži jūs jūtaties neatbalstīts savā amatā?” kā vērtējumu, pēc tam piedāvājiet papildu atvērtu lauku ar piezīmi, lai izvairītos no konkrētu datumu, vārdu vai notikumu iekļaušanas.
Jautājumi, kas attiecas tikai uz nelielu grupu, rada to pašu problēmu. Ja trīs cilvēku komandā nesen mainījās vadība un jūs jautājat visiem darbiniekiem par nesenajām vadības maiņām, šīs grupas atbildes ir efektīvi identificējamas.
Visbeidzot, laiks un maršrutēšana. Nosacījumu loģika, kas dažādus respondentus sūta cauri dažādiem jautājumu atzariem, dažreiz var ļaut administratoriem secināt, kurš redzēja kuru ceļu. Mazo grupu aptaujās saglabājiet atzarošanas loģiku vienkāršu vai pilnībā likvidējiet to.
Soli pa solim ieviešana
1. Izvēlieties pareizo platformu
Novērtējiet platformas pēc šādiem aspektiem: vai tās nomāc IP izsekošanu? Vai piekļuvei ir nepieciešama personīga pieteikšanās vai tikai koplietota saite? Vai administratori var skatīt atsevišķas atbildes? Kādas datu saglabāšanas un dzēšanas politikas ir spēkā?
AhaSlides nodrošina patiesi anonīmu dalību, izmantojot koplietotus QR kodus un saites, kas neizseko individuālu piekļuvi. Administratori redz tikai apkopotus rezultātus, un dalībnieki neveido kontus.
2. Uzrakstiet jautājumus, kas atbilst jūsu analīzes mērķiem
Iepriekš izlemiet, ko darīsiet ar rezultātiem. Ja jums ir jāsalīdzina iesaisti dažādās nodaļās, jums ir nepieciešama nodaļa kā demogrāfiska grupa. Ja jums ir nepieciešams tikai kopējais priekšstats, pilnībā atsakieties no demogrāfiskajiem jautājumiem. Katram jautājumam jābūt skaidram lēmumam, kas to ietekmē.
Kā noklusējuma iestatījumu izmantojiet vērtēšanas skalas un jautājumus ar atbilžu variantiem. Tos ir vieglāk analizēt, grūtāk nejauši deanonimizēt un ātrāk aizpildīt.
3. Vienkāršā valodā izskaidrojiet anonimitātes mehānismus.
Ar frāzi "Šī aptauja ir anonīma" nepietiek. Darbinieki to ir dzirdējuši jau iepriekš un joprojām ir skeptiski. Paskaidrojiet konkrēti: "Šajā aptaujā tiek izmantota koplietota saite, nevis personalizēti ielūgumi. Mēs nevaram redzēt, kurš iesniedza kuru atbildi. Administratoriem ir redzami tikai apkopoti rezultāti."
Tieši atzīstiet biežāk sastopamās bažas: rakstīšanas stila identificēšana, iesniegšanas laiks, IP izsekošana. Paskaidrojiet, kāda aizsardzība ir ieviesta. Ticamība rodas no specifikas, nevis garantijām.
4. Iestatiet reālistisku frekvenci
Ikgadējas visaptverošas aptaujas (20–30 jautājumi) labi noder dziļas iesaistes novērtēšanai. Ceturkšņa aptaujas (5–10 jautājumi) nodrošina redzamību, nepārpūlējot cilvēkus. Konkrēta pasākuma aptaujas jāizplata 24–48 stundu laikā, kamēr pieredze vēl ir svaiga.
Galvenā kļūda ir pārmērīga aptauju veikšana. Ja cilvēki saņem anonīmas aptaujas ik pēc dažām nedēļām, viņi sāk tās aizpildīt ātri un pavirši, kas zaudē jēgu. Atbilžu kvalitāte ir svarīgāka par apjomu.
5. Aizveriet cilpu redzami
Anonīma atsauksme rada aizvainojumu, nevis uzlabojumus, ja tā pazūd ziņojumā, uz kuru neviens nereaģē. Divu nedēļu laikā pēc aptaujas noslēguma kopīgojiet tēmu un secinājumu kopsavilkumu ar visiem dalībniekiem. Veicot izmaiņas, pamatojoties uz rezultātiem, to skaidri pasakiet un saistiet izmaiņas ar atsauksmi.
Ja nevarat kaut ko darīt, paskaidrojiet, kāpēc. "Mēs dzirdējām, ka pabalsts par braucienu uz darbu ir nepietiekams. Šogad mēs to nevaram palielināt budžeta ierobežojumu dēļ, bet mēs to esam izvirzījuši par prioritāti nākamā gada plānošanas ciklam" ir vairāk uzticības veidošanas veids nekā klusēšana.
Izplatītas kļūdas, no kurām jāizvairās
Pat labi domātas anonīmas aptaujas var būt neefektīvas, ja to izpildē netiek ņemtas vērā dažas atkārtotas problēmas.
Pirmais ir anonimitātes solīšana platformā, kas to nevar nodrošināt. Daži rīki, kas tiek reklamēti kā anonīmi, joprojām reģistrē IP adreses vai pieprasa piekļuvi, izmantojot e-pastu. Pirms aptaujas uzsākšanas pārbaudiet platformas datu vākšanas praksi tās privātuma dokumentācijā, ne tikai tās mārketinga tekstā. Ja rīks katram dalībniekam nosūta unikālu saiti, tā ir konfidenciāla aptauja, nevis anonīma aptauja.
Otrais ir rezultātu kopīgošana ar grupām, kas ir pārāk mazas, lai tās aizsargātu. Piecu cilvēku komandai nav jāredz savs sadalījums pēc amata līmeņa. Kopīgojot rezultātus apakšgrupām, pirms datu parādīšanas šim segmentam iestatiet minimālo slieksni — desmit vai vairāk respondentu. Ja apakšgrupa nesasniedz slieksni, iekļaujiet šīs atbildes plašākā kategorijā vai ziņojiet tikai apkopotā līmenī.
Trešais variants ir pilnībā izlaist rezultātu apspriešanu. Viens no ātrākajiem veidiem, kā apturēt turpmāku līdzdalību, ir apkopot atsauksmes un klusēt. Darbinieki izdara savus secinājumus, kad neko nedzird. Ja rezultāti joprojām tiek analizēti, nosūtiet īsu atjauninājumu, kurā norādīts, ka aptauja ir slēgta, cik atbilžu tika saņemtas un kad cilvēki var sagaidīt atbildi.
Visbeidzot, katras aptaujas uzskatīšana par vienreizēju. Organizācijas, kas pēc sarežģīta perioda veic vienu anonīmu aptauju un pēc tam atgriežas pie nosauktiem atsauksmju cikliem, zaudē uzticību, ko tās ir izveidojušas. Anonīmas aptaujas vislabāk darbojas kā daļa no konsekventas klausīšanās stratēģijas, nevis kā reakcija uz krīzi. Kad darbinieki redz, ka anonimitāte ir standarta pieeja, nevis izņēmums, dalības rādītāji un atklātība laika gaitā uzlabojas.
Biežāk uzdotie jautājumi
Vai vadība var saprast, kas ko teica, pat patiesi anonīmā aptaujā?
Ar pareizi konfigurētu platformu nē. Ja aptaujā tiek izmantota koplietota saite, nevis personalizēti ielūgumi, un rīks nereģistrē IP adreses vai sesijas datus, nav tehniska ieraksta, kas saista atbildi ar ierīci vai personu. Vienīgais risks ir pašidentificēšanās, izmantojot neparasti specifiskas rakstiskas atbildes. Aptaujas ievadā atgādiniet dalībniekiem, lai atvērtās atbildes būtu vispārīgas, nevis tiktu minētas konkrēti datumi, vārdi vai notikumi.
Kāds ir minimālais grupas lielums, lai anonīma aptauja būtu droša?
Lielākā daļa praktiķu pirms jebkura segmenta rezultātu ziņošanas nosaka respondentu minimālo robežu – astoņus līdz desmit. Zem šī sliekšņa pat datus ar atbilžu variantiem var izsekot kontekstā. Jutīgu tēmu gadījumā dažas organizācijas paaugstina minimālo robežu līdz piecpadsmit. Ja jūsu komandas skaits ir mazāks par slieksni, apsveriet iespēju apvienot rezultātus ar citu salīdzināmu grupu vai ziņot tikai visas organizācijas līmenī.
Kā panākt, lai darbinieki patiesi uzticētos aptaujas anonīmam saturam?
Uzticība tiek nopelnīta ar atkārtotu rīcību, nevis vienreizējiem solījumiem. Īstermiņā aptaujas ievadā sniedziet konkrētu informāciju par tehnisko iestatījumu. Ilgtermiņā konsekventi sekojiet līdzi norādījumiem: nekavējoties dalieties ar rezultātiem, rīkojieties atbilstoši savām spējām, paskaidrojiet, ko nevarat mainīt, un vadības sarunās nekad neatsaucieties uz individuāli skanošām atsauksmēm. Darbinieki pamana, kad anonīmi dati, šķiet, ir ietekmējuši mērķtiecīgu atbildi, un attiecīgi pielāgo savas turpmākās atbildes.
Anonīmu aptauju veikšana, izmantojot AhaSlides
Personāla vadības komandām un mācību un attīstības speciālistiem, kuri veic aptaujas tiešraides sesiju laikā vai asinhroni, AhaSlides apstrādā abus režīmus. Dalībnieki pievienojas, izmantojot koplietotu kodu, neveidojot kontus. Ir pieejamas vērtēšanas skalas, jautājumi ar atbilžu variantiem un atvērta tipa lauki. Rezultāti moderatoriem tiek parādīti reāllaikā tikai apkopotā veidā, lai jūs varētu apspriest atradumus ar grupu, kamēr sesija vēl notiek.
Īpaši pēcapmācību novērtējumos anonīmu rezultātu kopīga pārskatīšana semināra beigās rada cita veida sarunu nekā aptaujas saites nosūtīšana pēc tam, kad visi ir devušies mājās. Dalībnieki redz grupas godīgo sadalījumu, nevis versiju, kurai cilvēki ir pievienojuši savus vārdus.
Avoti
[1] Amerikas Psiholoģijas asociācijas pētījums, kā citēts DeskAlerts: https://www.alert-software.com/blog/anonymous-employee-survey
[2] Gallup. "Saistība starp iesaisti darbā un organizācijas rezultātiem." Q12 pētījuma metaanalīze. https://www.gallup.com/workplace/349484/state-of-the-global-workplace.aspx
