Pasākumu nozare aug, un uzņēmumu budžeti seko līdzi. Vairāk uzņēmumu rīko klātienes pasākumus nekā pirms trim gadiem, un šī tendence paātrinās, nevis mainās.
Šī izaugsme padara stabilu izpildi vēl svarīgāku, nevis mazāk svarīgu. Kad konkurenti rīko vairāk pasākumu, slikti organizēts pasākums izceļas. Šī rokasgrāmata aptver visus korporatīvo pasākumu plānošanas posmus, sākot no mērķa noteikšanas līdz datu analīzei pēc pasākuma, formātā, ko jūs faktiski varat izmantot.
1. darbība: vispirms definējiet mērķi
Katrs cits lēmums šajā ceļvedī izriet no viena jautājuma: ko šim pasākumam ir jāpaveic?
Korporatīvie pasākumi parasti iedalās dažās kategorijās. Komandas saliedēšanas pasākumu mērķis ir uzlabot uzticēšanos un sadarbību. Apmācību pasākumi nodod īpašas prasmes vai zināšanas. Klientu pasākumi stiprina attiecības vai rada potenciālu jaunu klientu piesaistei. Konferences un samiti pozicionē uzņēmumu, piesaista talantus vai rada preses atspoguļojumu. Hibrīda jeb visu dalībnieku sanāksmes saskaņo izkliedētās organizācijas stratēģijas ietvaros.
Uzrakstiet vienu teikumu, kas apraksta veiksmīga pasākuma rezultātu. "Apmeklētāji aiziet ar praktiskām zināšanām par mūsu 3. ceturkšņa produktu plānu un trim konkrētām turpmākajām darbībām" ir izmantojams mērķis. "Sarīkot lielisku uzņēmuma pasākumu" nav.
Šis mērķis nosaka arī jūsu panākumu rādītāju. Ja pasākums ir vērsts uz apmācībām, zināšanu saglabāšanu varat izmērīt ar testu pēc sesijas vai 30 dienu uzvedības aptauju. Ja tas ir klienta pasākums, pareizais skaitlis varētu būt ģenerētā plūsma vai sanāksmju rezervēšanas rādītājs. Izvēlieties rādītāju pirms norises vietas izvēles.
2. darbība. Budžeta iestatīšana, paredzot rezerves variantus
Budžets ir ierobežojums, kas ietekmē visus pārējos lēmumus. Nosakiet to laicīgi un pārliecinieties, ka esat saņēmis apstiprinājumu no personas, kas pārvalda naudu, pirms apņematies sadarboties ar jebkuru piegādātāju.
Tipisks korporatīvā pasākuma budžets sadalās aptuveni šādi:
Telpu noma parasti veido 25–30 % no kopējiem izdevumiem. Ēdināšana un dzērieni veido 30–35 %. Audio un video tehnoloģijas veido 15–25 %. Runātāji, izklaide un pasākumu organizēšana kopā parasti veido 5–10 %. Mārketings un drukātie materiāli veido vēl 5 %. Atlikušie 10–15 % jāglabā kā rezerves izdevumi un jāuzskata par neapspriežamu pozīciju, nevis papildu rezervi.
Pēdējo rindiņu vairums jauno plānotāju izlaiž. Aprīkojuma bojājumi, ēdināšanas pakalpojumu sniedzēji atceļ pasākumus, apmeklētāju skaits pārsniedz prognozēto, norises vietas maksa par autostāvvietu, par kuru jūs nezinājāt. Iekļaujiet budžetā šo iespēju jau no paša sākuma, nevis meklējiet apstiprinājumus, kad kaut kas noiet greizi.
Tāpat nodaliet fiksētās izmaksas (telpas noma, runātāju maksas) no mainīgajām izmaksām (ēdināšana uz vienu personu, drukātie materiāli uz vienu dalībnieku). Fiksētās izmaksas ir spēkā neatkarīgi no tā, vai jums ir 50 vai 150 dalībnieku. Mainīgās izmaksas ir atkarīgas no apjoma. Ja jūsu apmeklētāju skaita aplēse nav skaidra, pirms apņematies noteikt norises vietas lielumu, modelējiet abus scenārijus.
3. solis: izveidojiet plānošanas laika grafiku
Lielām konferencēm, tirdzniecības izstādēm vai vairāku dienu uzņēmuma pasākumiem reālistisks ir 10–12 mēnešu sagatavošanās laiks. Mazākām iekšējām sanāksmēm vai semināriem bieži vien pietiekams laiks ir 5–6 nedēļas. Vispārīgais noteikums: jo vairāk iesaistīto piegādātāju, jo ilgāks sagatavošanās laiks nepieciešams.
Trīs līdz sešus mēnešus iepriekš nofiksējiet datumu un norises vietu, apstipriniet budžetu un iekšējo apstiprinājumu, kā arī identificējiet un nolīgstiet runātājus, vadītājus vai izklaides nodrošinātājus. Kad šie vadītāji ir apstiprināti, atveriet reģistrāciju vai nosūtiet pieprasījumus par datumu saglabāšanu.
Sešas līdz astoņas nedēļas iepriekš pabeidziet darba kārtību un pasākuma norisi, apstipriniet ēdināšanas personāla skaitu un uztura prasības, informējiet AV komandu par tehniskajām prasībām un nosūtiet pilnus ielūgumus vai reģistrācijas atgādinājumus.
Pēdējās divās nedēļās apstipriniet visus piegādātāju piegādājumus un kontaktus, pabeidziet dalībnieku sarakstu un loģistikas informāciju, kā arī sagatavojiet visus materiālus, slaidus vai drukātos materiālus. Apmeklējiet objektu, ja tas vēl nav noticis nesen.
Pēdējās 48 stundās veiciet pilnīgu apskati ar darbiniekiem uz vietas, pirms jebkura cilvēka ierašanās pārbaudiet visu pretvīrusu sistēmu un tehnoloģiju un instruējiet visus komandas locekļus par viņu lomām un eskalācijas ceļiem.
4. solis: Izvēlieties un apstipriniet norises vietu
Norises vietas izvēle ir budžeta un loģistikas sadursmes punkts. Pirms jebkādu līgumu parakstīšanas pārbaudiet dažas lietas:
Jauda. Lielākajā daļā norises vietu tiek norādīta maksimālā ietilpība, kas attiecas uz ugunsdrošības noteikumiem, nevis komfortablu aizņemtību. Sēdvietu pasākumiem no norādītās maksimālās ietilpības atņemiet aptuveni 20–25 %, lai iegūtu reālistisku darba skaitli.
AV un tehnoloģiju infrastruktūra. Uzziniet, kas ir iekļauts nomā, salīdzinot ar to, kas jums būs jāienes. Wi-Fi joslas platums ir ļoti svarīgs, ja dalībnieki izmantos ierīces vai jūs darbināt interaktīvus elementus.
Ēdināšanas politika. Dažās norises vietās ir jāizmanto uz vietas esošie ēdināšanas pakalpojumu sniedzēji. Citās ir atļauti ārējie pakalpojumu sniedzēji. Pirms plānojat budžetu ēdienam un dzērieniem, noskaidrojiet, kurus no tiem izvēlēties.
Pieejamība. Pārliecinieties par fizisko pieejamību dalībniekiem ar invaliditāti un pārbaudiet, vai norises vietā ir pieejamas tualetes, autostāvvieta un ieejas.
Atcelšanas un nepārvaramas varas noteikumi. Pirms parakstīšanas izlasiet depozīta struktūru un atcelšanas sodus. Uzziniet, kas notiek, ja pasākums ir jāatliek.
Visu apstipriniet rakstiski. Mutiska vienošanās par iekļautajām tabulām vai apsolīto tehnoloģiju paketi nav juridiska pamata.
5. darbība. Pārvaldiet piegādātājus kā projektu
Korporatīvajos pasākumos parasti ir iesaistīti vairāki pakalpojumu sniedzēji: ēdināšana, audiovizuālā aprīkojuma, dekoru, fotografēšanas, transporta, apsardzes un bieži vien trešās puses pasākumu pārvaldības platforma. Katrs no tiem ir atkarīgs no sava laika grafika.
Pieeja, kas darbojas: izturēties pret piegādātāju pārvaldību tāpat kā pret projektu vadību. Katrs piegādātājs saņem skaidru aprakstu, kurā iekļauti sasniedzamie rezultāti, laika grafiks, kontaktinformācija un eskalācijas ceļi. Jūs ieplānojat tikšanās proporcionāli riskam: reizi nedēļā norises vietai un ēdināšanas uzņēmumam divus mēnešus iepriekš, biežāk pēdējās divās nedēļās.
Izveidojiet vienas lapas piegādātāja kontaktinformācijas lapu ar vārdu, lomu, mobilā tālruņa numuru un vienas rindas kopsavilkumu par to, par ko viņi ir atbildīgi. Šo dokumentu jūsu komanda izmantos pasākuma dienā plkst. 7:00, ja kaut kas noiet greizi.
Pajautājiet katram pārdevējam skaidri: ko un līdz kuram laikam jums no manis vajag? Pārdevēju neveiksmes bieži vien izraisa pasākuma organizatora nokavēts termiņš (personu skaita apstiprināšana, telpu plāna apstiprināšana, ēdienkartes izvēle), nevis pārdevēja vaina.
6. darbība: Izveidojiet loģistikas plānu uz vietas
Loģistika ir plaisa starp labu plānu un labu pasākumu. Elementi, kurus vairums organizatoru nenovērtē:
Reģistrācija un reģistrēšanās. 200 cilvēku pasākums ar vienu reģistrācijas punktu rada 20 minūšu rindu. Vai nu izmantojiet vairākas stacijas, vai arī mobilo reģistrācijas lietotni. Iepriekš pārbaudiet procesu.
Izrādes norise. Detalizēts, laika ziņā kodēts dokuments, kurā aplūkoti visi pasākuma elementi, sākot no iekraušanas līdz pat izjaukšanai. Iekļauts, kas ir atbildīgs par katru pāreju, kas notiek, ja runātājs ieilgst, un kad pārdevēji ierodas un aiziet.
Ārkārtas situāciju protokoli. Nosakiet trīs visticamākos kļūmes punktus (AV kļūme, runātāja neierašanās, ēdināšanas kavēšanās) un sagatavojiet rakstisku rīcības plānu katram no tiem. Pirms pasākuma sākuma informējiet savu komandu par tiem.
Dalībnieka pieredzes informācija. Apmeklētāji pamana šādas nesaskaņas: neskaidras norādes, garas rindas pie reģistrācijas, slikts Wi-Fi, ūdens trūkums pārtraukumos, grūti atrodamas tualetes. Šīs ir detaļas, kas veido to, kā cilvēki atceras pasākumu.
Noderīgs kontrolsaraksts plānam dienā:
Ierodieties vismaz 90 minūtes pirms durvju atvēršanas. Apstaigājiet katru telpu: reģistrācijas zonu, galveno telpu, atpūtas telpas, ēdināšanas vietu un tualetes. Pārliecinieties, vai ēdināšanas piegāde atbilst pasūtījumam. Pārbaudiet audiovizuālo sistēmu ar faktiskajiem prezentācijas failiem, nevis vietturiem. Instruējiet reģistrācijas komandu par reģistrācijas procesu un VIP ierašanās reizēm. Pārliecinieties, vai visi pārdevēju kontakti ir sasniedzami pa mobilo tālruni. Visa pasākuma laikā glabājiet pa rokai izdrukātu pasākuma norises laika grafiku.
Viena lieta, ko ir vērts skaidri iekļaut budžetā: personai, kas pārvalda loģistiku konkrētajā dienā, nevajadzētu būt vienai un tai pašai personai, kas prezentē, veicina vai pārvalda attiecības ar ieinteresētajām personām. Šo lomu divējāda pildīšana neizbēgami rada problēmas ar abām.
7. solis: Novērtējums pēc pasākuma
Pasākums ir beidzies. Lielākā daļa organizatoru atviegloti nopūšas un dodas tālāk. Tie, kas pastāvīgi rīko labākus pasākumus, dara vēl vienu lietu: viņi noslēdz apli.
48 stundu laikā nosūtiet dalībnieku aptauju. Īsi aptaujas veidlapā: ne vairāk kā 5 jautājumi. Aptveriet kopējo apmierinātību, vērtīgāko elementu, vismazāk vērtīgo elementu, vienu lietu, ko viņi mainītu, un to, vai viņi apmeklētu vēlreiz. Atbilžu sniegšanas līmenis strauji samazinās pēc 48 stundām, tāpēc nosūtiet to ātri.
Novērtējiet savu sniegumu, salīdzinot to ar 1. solī noteikto mērķi. Vai pasākums sasniedza to, kas tam bija paredzēts? Ja mērķis bija prasmju nodošana, ko parāda novērtējuma rezultāti? Ja tā bija projektu plūsma, kādas sanāksmes tika norunātas? Ja tā bija komandas saliedētība, ko aptauja saka par saikni un uzticēšanos?
Dokumentējiet, kas izdevās un kas ne, pietiekami detalizēti, lai kāds cits varētu izmantot piezīmes. Izstādes norises dokuments, piegādātāju kontaktinformācija, budžeta faktiskie dati un dalībnieku atsauksmes ir jāarhivē kopā.
Visbeidzot: nedēļas laikā, kamēr atmiņas vēl svaigas, sniedziet informāciju komandai, kas vadīja pasākumu. Atziņas, kas novērsīs nākamā gada problēmas, rodas no cilvēkiem, kas bija klāt, nevis no aptaujas pēc pasākuma.
Interaktīvu korporatīvo pasākumu vadīšana ar AhaSlides
Brīdis, kad lielākā daļa korporatīvo pasākumu zaudē telpu, ir 45 minūšu atzīme prezentācijai, kuras laikā neviens neuzdeva jautājumus. Mijiedarbības iekļaušana programmā jau no paša sākuma to novērš.
AhaSlides integrējas tieši prezentācijās un darbojas dalībnieku tālruņos, izmantojot pievienošanās saiti, bez nepieciešamības lejupielādēt lietotni. Tiešraides aptaujas sniedz prezentētājiem reāllaika informāciju par to, ko domā klātesošie, pirms viņi pāriet pie nākamās tēmas. Vārdu mākoņi atklāj to, kas ir cilvēku prātos, neprasot nevienam vispirms runāt. Anonīma jautājumu un atbilžu sadaļa ļauj dalībniekiem uzdot jautājumus, kurus viņi neuzdotu atklātā diskusijā, kas ir svarīgi sesijās ar plašu dalībnieku stāža diapazonu telpā.
Pēc pasākuma novērtēšanas noslēguma aptaujas veikšana ekrānā kā programmas pēdējais elements konsekventi sniedz labākus rezultātus nekā papildu e-pasts. Cilvēki joprojām ir telpā, joprojām pievērš uzmanību, un atbilžu rādītāji to atspoguļo.
Biežāk uzdotie jautājumi
Kas ir korporatīvo pasākumu plānošana? Pasākumu plānošana ir visu strukturēta pasākuma elementu organizēšanas un koordinēšanas process: norises vieta, loģistika, pārdevēji, programma un apmeklētāju pieredze; viss, lai tas noritētu nevainojami un sasniegtu paredzēto mērķi.
Kādi ir pasākumu vadības 5 C? 5 C ir koncepcija, koordinācija, kontrole, kulminācija un noslēgums. Tie apraksta visu pasākuma gaitu no sākotnējās idejas līdz izpildei un noslēgumam pēc pasākuma.
Cik maksā korporatīvais pasākums? Neliela iekšēja sanāksme varētu izmaksāt dažus tūkstošus dolāru. Vidēja lieluma konference ar 200–500 cilvēkiem parasti izmaksā 50 000–500 000 USD atkarībā no pilsētas, norises vietas, ēdināšanas kvalitātes un programmas. Liela mēroga pasākumi var izmaksāt miljonus. Lielākais mainīgais lielums ir norises vieta un ēdināšana, kas kopā bieži vien veido 55–75 % no kopējiem izdevumiem.
Cik ilgi iepriekš jāplāno korporatīvais pasākums? Lielām konferencēm vai vairāku dienu pasākumiem reāli ir 10–12 mēneši. Mazākām darbnīcām vai iekšējām sanāksmēm var pietikt ar 5–6 nedēļām. Galvenais mainīgais ir piegādātāju pieejamība: jo vairāk piegādātāju ir iesaistīti, jo ilgāks laiks būs nepieciešams.
Kādas prasmes ir nepieciešamas korporatīvo pasākumu plānotājam? Organizēšana ir pamats, taču prasme, kas atšķir labus plānotājus no izciliem, ir paredzēt kļūmes, pirms tās rodas, un izstrādāt plānu. Katrā pasākumā kaut kas noiet greizi; jautājums ir, vai esat par to padomājis iepriekš.
