Lai izsekotu darbinieku apmācību pabeigšanu, izlemiet, kas tiek uzskatīts par "pabeigtu", reģistrējiet vienus un tos pašus faktus par katru personu, saglabājiet pierādījumus tik ilgi, cik paredz regulators, un pārbaudiet skaitļus pēc fiksēta grafika. Izklājlapa var to izdarīt nelielai komandai. Kursa rīks, kas reģistrē progresu jūsu vietā, novērš nepieciešamību sekot līdzi un pārrakstīt.
Šī rokasgrāmata ir paredzēta cilvēkiem, kuri vada obligātās vai atbilstības apmācības un kuriem ir jāpierāda to gaita. Tajā ir aprakstīts, kas jāreģistrē, kā jāraksta pabeigšanas noteikumi, ko auditori lūdz redzēt, un trīs veidi, kā veikt uzskaiti, minot veselības aprūpi un apdrošināšanu kā piemērus.
Kas jāpieraksta par katru pabeigto apmācību
Apmācības ierakstam jāatbild uz četriem jautājumiem: kas, ko, kad un cik labi. Ja ir mazāk informācijas, nevar pierādīt, ka persona ir apmācīta, bet tikai to, ka tā ir uzaicināta.
| Lauks | Ko tvert | Kāpēc auditors jautā |
|---|---|---|
| Learninger | Pilns vārds un unikāls ID, piemēram, darbinieka numurs vai darba e-pasta adrese | Vārdi atkārtojas un cilvēki maina lomas, tāpēc ID saista ierakstu ar vienu personu |
| Kurss un versija | Nosaukums, kā arī tajā mācītās politikas versija vai datums | Norāda, pēc kādiem noteikumiem persona tika apmācīta |
| Uzdevums | Piešķiršanas datums un iemesls (jauns iesācējs, ikgadējā atkārtota apmācība, politikas maiņa) | Parāda, ka apmācības savlaicīgi sasniedza īstos cilvēkus |
| pabeigšana | Pabeigšanas datums un noteikums, ko viņi ievēroja | Atdala "atvērts" no "pabeigts" |
| Rezultāts | Punktu saņemšana vai ieskaite/neieskaite atbilstoši ieskaites atzīmei | Parāda, ka persona ir sapratusi materiālu |
| Pavadītais laiks | Aktīvas mācīšanās laiks, kurā to var fiksēt | Palīdz apstrīdēt klikšķa pārslēgšanu |
| Nākamais termiņš | Atjaunināšanas datums | Novērš nepamanītu kļūmi |
Atstājiet vienu rindu uz vienu personu katrā kursa mēģinājumā, nevis vienu rindu uz vienu personu. Arī otrs mēģinājums pēc neveiksmīga ir pierādījums.
Pirms jebkādu darbību izsekošanas uzrakstiet pabeigšanas noteikumu
Vārds “pabeigts” dažādās komandās nozīmē dažādas lietas. Vispirms noformulējiet to rakstiski, pretējā gadījumā divi vadītāji ziņos par diviem dažādiem pabeigšanas rādītājiem vienam un tam pašam kursam.
Lietojamam noteikumam ir ne vairāk kā trīs daļas:
- Pārklājums: skolēns izstrādāja katru nodarbību, ne tikai pēdējo lappusi.
- Saprašana: skolēns zināšanu pārbaudēs ir sasniedzis minimālo punktu skaitu, piemēram, 80% pareizi.
- Pūles: students pavadīja minimālu aktīvu laiku, apgūstot materiālu, kas atsijā tos, kuri vienas stundas kursu apgūst divās minūtēs.
Pēc tam izlemiet, kas notiek, ja kāds neievēro noteikumu. Vai viņam nekavējoties jāmēģina vēlreiz vai jāgaida vadītājs? Vai ierakstā ir redzams iepriekšējais mēģinājums? Pierakstiet to vienreiz un attieciniet uz visiem.
Tā pati disciplīna dod jums tīru rezultātu apmācību pabeigšanas rādītājs: cilvēku skaits, kuri atbilda noteikumam, dalīts ar jūsu piešķirto cilvēku skaitu. Ja jūs piešķīrāt 40 cilvēkus un 34 atbilda noteikumam, jūsu rādītājs ir 85%. Vienmēr norādiet saucēju, jo "34 izpildīti" bez "no 40" nozīmē maz.
Ko auditori un regulatori sagaida
Noteikumi atšķiras atkarībā no nozares un valsts, tāpēc apstipriniet precīzas prasības ar savu atbilstības komandu. Šie trīs piemēri parāda modeli: apmāciet pareizos cilvēkus un pēc tam esiet spējīgi uzrādīt dokumentāciju.
ASV veselības aprūpe (HIPAA). Noteikums par privātumu nosaka, ka attiecīgajai vienībai ir jāapmāca visi tās darbinieki par tās privātuma politikām un procedūrām, jāapmāca jauni darbinieki saprātīgā laika posmā pēc pievienošanās un jāpārkvalificē darbinieki, kurus skar būtiskas politikas izmaiņas. Tas arī nosaka, ka vienībai ir jādokumentē, ka apmācība ir notikusi, un šī dokumentācija jāglabā sešus gadus (CFR 45 164.530). Drošības noteikums paredz arī nepieciešamo darbību un aktivitāšu rakstisku uzskaiti, atkal sešus gadus (CFR 45 164.316). Praksē tas nozīmē ierakstu par katru personu ar datumu, nevis vienu ierakstu "visi apmācītie darbinieki".
Apvienotās Karalistes veselības un aprūpes dienests (NHS). Darba devēji izlemj, kāda likumā noteiktā un obligātā apmācība ir nepieciešama katrai darbinieku grupai, izmantojot kā etalonu Skills for Health publicēto pamatprasmju apmācības satvaru. Saskaņā ar Skills for Health, NHS organizācijas Anglijā, kas ir iesniegušas atbilstības satvaram deklarāciju, var reģistrēt un ziņot par saskaņoto apmācību elektroniskajā darbinieku reģistrā (Prasmes veselībai, pamatprasmju apmācības ietvars, bieži uzdotie jautājumi). Ja apmācības vadāt ārpus ESR, piemēram, privātam aprūpes sniedzējam, jums joprojām ir nepieciešams savs ieraksts par to, kas ko un kad ir pabeidzis.
Apdrošināšana (nelikumīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas novēršana). ASV apdrošināšanas sabiedrībām, kas izsniedz apdrošinātos produktus, ir jāīsteno noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas novēršanas programma, kas ietver pastāvīgu attiecīgo personu apmācību par viņu pienākumiem. Uzņēmums var apmācīt savus darbiniekus, aģentus un brokerus tieši vai arī pārliecināties, ka viņus ir apmācījis cits apdrošinātājs vai kompetenta trešā puse (CFR 31 1025.210Otrais variants darbojas tikai tad, ja jums ir pierādījumi par šo ārējo apmācību, tāpēc jūsu izsekotājam ir nepieciešams lauks "apmācība citur" un pierādījuma kopija.
Kopīgais tiem ir vienkāršs. Regulators reti kad jautā par jūsu metodi. Tas prasa ierakstu: personu, apmācību, datumu un pierādījumu, ka tas tika saglabāts.
Trīs veidi, kā saglabāt ierakstu
| Piegāde | Vislabāk darbojas, kad | Uzmanies no |
|---|---|---|
| Izklājlapa | Aptuveni 30 cilvēki, viens vai divi ēdieni, viens īpašnieks | Manuāla ievadīšana, nav pierādījumu par studenta rīcību, versijas novirze, ja rediģē divi cilvēki |
| Personāla vadības vai mācību vadības sistēma | Jums jau tāds pieder, un tajā ir ierakstu sistēma. | Joprojām ir jāizveido vai jāiegādājas iestatīšanas laiks, izmaksas uz vienu lietotāju un apmācības saturs. |
| Kursa rīks ar iebūvētu izsekošanas funkciju | Jūs veidojat savu apmācību un vēlaties, lai tās pabeigšana tiktu reģistrēta, cilvēkiem mācās. | Var neaizstāt personāla vadības uzskaites sistēmu, tāpēc plānojiet eksportu |
Izklājlapa ir labs sākums, un to izmanto lielākā daļa mazu komandu. Tā ir noderīga, kad nepieciešami pierādījumi par katru atzīmi: rezultāts, laiks un mēģinājums. Jo vairāk trašu un cilvēku pievienojat, jo vairāk nedēļas pavadāt, pārrakstot datus.
Neatkarīgi no tā, kuru izvēlaties, pārbaudiet to ar vienu jautājumu: vai es varu sagatavot pilnu ierakstu par vienu nosauktu personu, par vienu kursu, mazāk nekā piecās minūtēs? Ja nē, nākamā revīzija to noskaidros jūsu vietā.
Kā izsekot pabeigšanai, izmantojot AhaSlides kursus
AhaSlides kursi ir viens praktisks veids, kā to izdarīt, ja apmācību veidojat pats. Tas reģistrē studentu progresu un rezultātus, cilvēkiem ejot, tāpēc jums nav manuāli jāatjauno ieraksts. Pamatojoties uz tiešraides produktu 2026. gada 15. oktobrī, tas aptver sekojošo:
- Veidot vai pārveidot. Izveidojiet kursu no nulles, izmantojot mākslīgo intelektu no uzvednes vai faila, vai arī pārveidojiet prezentāciju, ko jau izmantojat tiešsaistes apmācībām, par patstāvīgi pieejamu kursu. Pirms publicēšanas pārbaudiet ģenerēto melnrakstu.
- Studenti piesakās. Ikviens, kam ir saite, var atvērt kursu, taču studentiem ir jāpiesakās vai jāizveido konts, lai viņu progress tiktu saglabāts. Varat arī ierobežot kursu tikai piešķirtajiem studentiem.
- Piešķirt cilvēkus un grupas. Izvēlieties atsevišķus dalībniekus vai izglītojamo grupas, kas ir piemērotākas "visiem jaunajiem dalībniekiem" vai "visiem prasību apstrādātājiem".
- Iestatiet pabeigšanas noteikumus. Prasīt visu nodarbību pabeigšanu, minimālo pareizo atbilžu procentuālo daļu kursa zināšanu pārbaudēs, minimālo aktīvās mācīšanās laiku vai šo kombināciju. Studenti redz prasības, un lēmumu par nokārtošanu pieņem serverī, nevis students pats.
- Rezultāts tiek skaitīts automātiski. Zināšanu pārbaudes tiek vērtētas jūsu vietā, tāpēc katram skolēnam ir rezultāts bez neviena vērtējuma.
- Izlasiet kursa pārskatu. Atskaitē ir sniegts pārskats, rezultāti pa nodarbībām un skatījums pa skolēniem atsevišķi, tostarp katras personas aktivitāšu ieraksts. To var eksportēt CSV vai PDF formātā savam failam, tādā veidā iesniedzot pierādījumus auditoram vai ielādējot tos citā sistēmā.
Tas padara iepriekšējo lauku tabulu lielā mērā automātisku: apmācāmais, kurss, pabeigšana, rezultāts un patērētais laiks tiek reģistrēti, cilvēkiem mācoties. Jūs joprojām pats pievienojat politikas versiju, uzdevuma iemeslu un savu atkārtojuma grafiku.
AhaSlides kursi nav pilnvērtīga personāla vadības vai mācību vadības sistēma. Ja jūsu organizācijai ir jāglabā ieraksti noteiktā sistēmā, uztveriet eksportu kā tiltu uz to. Izmantojiet kursu gan pašai apmācībai, gan katras personas paveiktā darba reģistrēšanai.
Ja apmācību vadāt arī tiešraidē, vispirms sesiju varat vadīt AhaSlides un pēc tam to pašu prezentāciju pārvērst par pašmācības kursu cilvēkiem, kuri to nokavēja. Mūsu ceļvedis apmācības mērīšana pēc kursa pabeigšanas aptver, kas jāmēra, kad pabeigšana ir kontrolēta.
Jūs varat izlasīt, kā kurss tiek izveidots un publicēts, šeit: AhaSlides palīdzības centrs.
Vienkārša rutīna, lai skaitļi būtu precīzi
Izsekošana palīdz tikai tad, ja kāds to novēro. Īsa rutīna darbojas labāk nekā liela ikgadēja tīrīšana:
- Iknedēļas: pārbaudiet, vai jaunajiem studentiem ir piešķirti obligātie kursi.
- Mēnesī: Izvelciet pabeigšanas pārskatu, salīdziniet pabeigto ar piešķirto un nosūtiet ziņojumu personām, kuras nav izpildījušas noteikumu.
- Reizi ceturksnī: Pārbaudiet atkārtotas apmācības datumus nākamajām 90 dienām un piešķiriet tos laicīgi.
- Katru gadu: Pārbaudiet visu procesu, izveidojot pilnu ierakstu trim nejauši izvēlētām personām, un pārliecinieties, ka ieraksti tiek glabāti regulatora noteiktajā laika posmā.
Biežāk uzdotie jautājumi
Kāds ir labākais veids, kā izsekot darbinieku apmācībai?
Nelielam skaitam cilvēku pietiek ar izklājlapu ar iepriekš minētajiem laukiem. Kad esat vadījis vairākus kursus vai jums ir nepieciešams rezultātu un laika apliecinājums, izmantojiet rīku, kas reģistrē pabeigšanu studenta darba laikā, un pēc tam eksportējiet atskaiti savam failam.
Kā jūs sekojat līdzi atbilstības apmācību pabeigšanai?
Piešķiriet kursu konkrētām personām, definējiet pabeigšanas noteikumu, reģistrējiet katras pabeigšanas datumu, rezultātu un apliecinājumu un saglabājiet ierakstus regulatora noteikto glabāšanas periodu. Pārskatiet pabeigšanas rādītāju katru mēnesi un ievērojiet nepilnības pirms termiņa, nevis pēc tā.
Kāds ir labs apmācību pabeigšanas rādītājs?
Obligāto apmācību mērķis ir katra norīkotā persona, tāpēc tiecieties sasniegt 100% līdz noteiktajam termiņam. Sekojiet līdzi komandas sniegumam, lai noskaidrotu, kur izpilde kavējas, un vienmēr norādiet, cik cilvēku esat norīkojis.
Cik ilgi jāglabā apmācību ieraksti?
Tas ir atkarīgs no jums piemērojamā noteikuma. Piemēram, ASV HIPAA dokumentācija ir jāglabā sešus gadus (CFR 45 164.530). Pajautājiet atbilstības komandai savu periodu un nosakiet to kā pastāvīgu noteikumu.
Mūsu spriedums
Sāciet ar ierakstu, nevis rīku. Uzrakstiet pabeigšanas noteikumu, aizpildiet tos pašus dažus laukus visiem un dažu minūšu laikā varēsiet izveidot vienas personas pilnu vēsturi. Ja izklājlapa to nodrošina, saglabājiet to. Ja pārrakstāt rezultātus un dzenaties pakaļ cilvēkiem pa e-pastu, kursa rīks, kas reģistrē jūsu progresu, ietaupīs laiku. AhaSlides kursi ir labi piemēroti, ja veidojat savu apmācību un vēlaties pierakstīšanos, uzdevumus, pabeigšanas noteikumus, vērtēšanu un eksportējamu pārskatu vienuviet. Ja jūsu ierakstiem jāatrodas HR vai mācību vadības sistēmā, saglabājiet šo sistēmu un izmantojiet eksportēšanu.
