Sanāksmēm ir izšķiroša nozīme uzņēmumos un organizācijās, jo tās kalpo kā platforma problēmu apspriešanai un risināšanai un iekšējo lietu pārvaldīšanai, lai veicinātu progresu. Lai iemūžinātu šo sanāksmju būtību gan virtuāli, gan klātienē, sapulces protokols or sanāksmes protokols (Mamma) ir ļoti svarīgi, lai veiktu piezīmes, apkopotu galvenās apspriestās tēmas un sekotu līdzi pieņemtajiem lēmumiem un rezolūcijām.
Šis raksts palīdzēs jums uzrakstīt efektīvu sapulces protokolu, izmantojot piemērus un veidnes, kā arī paraugpraksi, kas jāievēro.
Saturs
- Kas ir sapulces protokoli?
- Kas ir minūtes ņēmējs?
- Kā uzrakstīt sapulces protokolus
- Sanāksmju protokolu piemēri (+ veidnes)
- Padomi, kā izveidot labu sapulču protokolu
- Atslēgas
Sanāksmes protokols | Freepik.comKas ir sapulces protokoli?
Sanāksmes protokols ir sapulces laikā notikušo diskusiju, lēmumu un darbības jautājumu rakstisks ieraksts.
- Tie kalpo kā atsauce un informācijas avots visiem apmeklētājiem un tiem, kas nevar ierasties.
- Tie palīdz nodrošināt, ka svarīga informācija netiek aizmirsta un visi ir vienisprātis par to, kas tika apspriests un kādas darbības jāveic.
- Tie nodrošina arī atbildību un pārredzamību, dokumentējot sanāksmes laikā pieņemtos lēmumus un saistības.
Kas ir minūtes ņēmējs?
Protokolētājs ir atbildīgs par sapulces laikā notikušo diskusiju un pieņemto lēmumu precīzu ierakstīšanu.
Tie var būt administratīvais darbinieks, sekretārs, asistents vai vadītājs vai brīvprātīgais komandas loceklis, kas veic uzdevumu. Ir svarīgi, lai protokolētājs labi organizētu un veiktu piezīmes, un viņš varētu efektīvi apkopot diskusijas.
Sapulces protokolsJautra sapulču apmeklēšana ar AhaSlides
Sapulcējiet cilvēkus vienā un tajā pašā laikā
Tā vietā, lai nāktu pie katra galdiņa un "pārbaudītu" cilvēkus, ja viņi neierodas, tagad varat piesaistīt cilvēku uzmanību un pārbaudīt apmeklējumu, izmantojot jautras interaktīvas viktorīnas ar AhaSlides!
🚀 Iegūstiet bezmaksas veidnes ☁️Kā uzrakstīt sapulces protokolus
Lai nodrošinātu efektīvu sanāksmes protokolu, pirmkārt, tiem jābūt objektīviem, jābūt faktiskam sanāksmes ierakstam, un izvairieties no personīgiem viedokļiem vai subjektīvām diskusiju interpretācijām. Nākamais, tai jābūt īsai, skaidrai un viegli saprotamai,koncentrējieties tikai uz galvenajiem punktiem un nepievienojiet nevajadzīgas detaļas. Visbeidzot, tai jābūt precīzai un jānodrošina, lai visa ierakstītā informācija būtu svaiga un atbilstoša.
Iedziļināsimies sapulces protokola rakstīšanas detaļās, veicot šādas darbības!
8 Sanāksmes protokola galvenās sastāvdaļas
- Sanāksmes datums, laiks un vieta
- Dalībnieku saraksts un atvainošanās par neierašanos
- Sanāksmes darba kārtība un mērķis
- Diskusiju un pieņemto lēmumu kopsavilkums
- Visas veiktās balsošanas un to rezultāti
- Darbības vienumi, tostarp atbildīgā puse un izpildes termiņš
- Visas nākamās darbības vai papildu vienumi
- Noslēguma runa vai sanāksmes pārtraukšana
Kā uzrakstīt sapulces protokolusEfektīvu sapulces protokolu rakstīšanas soļi
1/ Sagatavošana
Pirms sanāksmes iepazīstieties ar sanāksmes darba kārtību un visiem attiecīgajiem pamatmateriāliem. Pārliecinieties, vai jums ir visi nepieciešamie rīki, piemēram, klēpjdators, piezīmju grāmatiņa un pildspalva. Ir arī ieteicams pārskatīt iepriekšējo sapulču protokolus, lai saprastu, kāda informācija jāiekļauj un kā to formatēt.
2/ Piezīmju veikšana
Sanāksmes laikā veiciet skaidras un kodolīgas piezīmes par diskusijām un pieņemtajiem lēmumiem. Jums vajadzētu koncentrēties uz galveno punktu, lēmumu un darbības elementu fiksēšanu, nevis visas sapulces pārrakstīšanu burtiski. Noteikti iekļaujiet runātāju vārdus vai galvenos citātus, kā arī visus darbības vienumus vai lēmumus. Un izvairieties rakstīt ar saīsinājumiem vai saīsinājumiem, kas citiem liek nesaprast.
3/ Sakārtojiet protokolu
Pārskatiet un sakārtojiet savas piezīmes, lai pēc sapulces izveidotu saskaņotu un kodolīgu protokolu kopsavilkumu. Varat izmantot virsrakstus un aizzīmju punktus, lai minūtes būtu viegli lasāmas. Neuzņemieties personiskus viedokļus vai subjektīvas diskusijas interpretācijas. Koncentrējieties uz faktiem un tikšanās laikā panākto vienošanos.
4/ Detaļu ierakstīšana
Sapulces protokolā jāiekļauj visa būtiskā informācija, piemēram, datums, laiks, vieta un dalībnieki. Un piemini visas svarīgās apspriestās tēmas, lēmumus un piešķirtos darbības vienumus. Noteikti ierakstiet visus veiktos balsojumus un diskusiju rezultātus.
5/ Darbības vienumi
Noteikti norādiet visus piešķirtos darbības vienumus, tostarp atbildīgo personu un izpildes termiņu. Šī ir būtiska sanāksmes protokola sastāvdaļa, jo tā nodrošina, ka visi zina savus pienākumus un to izpildes grafiku.
6/ Pārskatīšana un izplatīšana
Pārskatiet protokolu precizitāti un pilnīgumu un veiciet visus nepieciešamos labojumus. Pārliecinieties, ka ir atzīmēti visi galvenie punkti un lēmumi. Pēc tam varat izplatīt protokolu visiem dalībniekiem personīgi vai pa e-pastu. Saglabājiet protokolu kopijas centralizētā vietā, lai ērti piekļūtu, piemēram, koplietotajā diskā vai mākoņa krātuves platformā.
7/ Pēcpārbaude
Nodrošiniet, lai sapulces darbību jautājumi tiktu ievēroti un tiktu nekavējoties pabeigti. Izmantojiet minūtes, lai izsekotu progresam un pārliecinātos, ka lēmumi tiek īstenoti. Tas palīdz jums saglabāt atbildību un nodrošina, ka sanāksme ir produktīva un efektīva.
Sanāksmju protokolu piemēri (+ veidnes)
1/ Sapulces protokola piemērs: vienkārša sapulces veidne
Vienkāršu sapulču protokolu detalizācijas un sarežģītības līmenis būs atkarīgs no sanāksmes mērķa un jūsu organizācijas vajadzībām.
Parasti vienkāršus sapulču protokolus izmanto iekšējiem mērķiem, un tiem nav jābūt tik formāliem vai visaptverošiem kā cita veida sapulču protokoliem.
Tātad, ja jums tas ir steidzami nepieciešams un sapulce ir saistīta ar vienkāršu, ne pārāk svarīgu saturu, varat izmantot šo veidni:
| Sanāksmes nosaukums:[Ievietot sapulces nosaukumu] Datums: [Ievietot datumu] Laiks:[Ievietot laiku] Atrašanās vieta: [Ievietot atrašanās vietu] Dalībnieki:[Ievietot dalībnieku vārdus] Atvainojos par neierašanos: [Ievietot vārdus]Darba kārtība:[Ievietot darba kārtības 1. punktu][Ievietot darba kārtības 2. punktu][Ievietot darba kārtības 3. punktu]Sanāksmes kopsavilkums:[Ievietojiet sanāksmes laikā notikušo diskusiju un pieņemto lēmumu kopsavilkumu, tostarp visus galvenos punktus vai darbības jautājumus.]Darbības vienumi: [Ievietojiet sarakstu ar visiem sapulces laikā piešķirtajiem darbības jautājumiem, tostarp atbildīgo pusi un izpildes termiņu.]Nākamie soļi: [Ievietojiet visas nākamās darbības vai papildu jautājumus, kas tika apspriesti sanāksmes laikā.]Noslēguma piezīmes: [Iekļauts noslēguma piezīmes vai sanāksmes pārtraukums.]Parakstīja: [Ievietot protokolējošās personas parakstu] |
2/ Sanāksmes protokola piemērs: Valdes sēdes veidne
Valdes sēdes protokols tiek protokolēts un izdalīts visiem biedriem, sniedzot ierakstu par pieņemtajiem lēmumiem un organizācijas virzību. Tāpēc tam jābūt skaidram, pilnīgam, detalizētam un formālam. Šeit ir valdes sēdes protokola veidne:
| Sanāksmes nosaukums:Direktoru padomes sanāksme Datums: [Ievietot datumu]Laiks: [Ievietot laiku]Atrašanās vieta: [Ievietot atrašanās vietu] Dalībnieki: [Ievietot dalībnieku vārdus]Atvainojos par neierašanos: [Ievietojiet to vārdus, kuri atvainojās par neierašanos]Darba kārtība:1. Iepriekšējās sēdes protokola apstiprināšana 2. Finanšu pārskatu izskatīšana 3. Stratēģiskā plāna apspriešana4. Jebkurš cits biznessSanāksmes kopsavilkums:1. Iepriekšējās sanāksmes protokola apstiprināšana: [Ievietojiet iepriekšējās sanāksmes svarīgākos punktus, kas tika izskatīti un apstiprināti]2. Finanšu pārskata apskats: [Ievietot svarīgākos momentus par pašreizējo finanšu situāciju un ieteikumus turpmākajai finanšu plānošanai]3. Stratēģiskā plāna apspriešana: [Iekļaut, ko padome apsprieda un veica atjauninājumus organizācijas stratēģiskajā plānā]4. Citi jautājumi: [Iekļaut citus svarīgus jautājumus, kas nebija iekļauti darba kārtībā]Darbības vienumi:[Ievietojiet sarakstu ar visiem sapulces laikā piešķirtajiem darbības punktiem, tostarp atbildīgo pusi un izpildes termiņu]Nākamie soļi:Valdes papildu sanāksme notiks [Ievietot datumu].Noslēguma piezīmes:Sanāksmi pārtrauca plkst. [Ievietot laiku].Parakstīja: [Ievietot protokolējošās personas parakstu] |
Šī ir tikai pamata padomes sapulces veidne, un, iespējams, vēlēsities pievienot vai noņemt elementus atkarībā no sapulces un organizācijas vajadzībām.
3/ Sanāksmes protokola piemērs: Projektu vadības veidne
Šeit ir sapulces protokola piemērs projektu pārvaldības veidnei:
| Sanāksmes nosaukums: Projekta vadības komandas sanāksme Datums: [Ievietot datumu]Laiks: [Ievietot laiku]Atrašanās vieta: [Ievietot atrašanās vietu] Dalībnieki: [Ievietot dalībnieku vārdus]Atvainojos par neierašanos: [Ievietojiet to vārdus, kuri atvainojās par neierašanos]Darba kārtība:1. Projekta statusa apskats2. Projekta risku apspriešana3. Komandas progresa apskats4. Jebkurš cits biznessSanāksmes kopsavilkums:1. Projekta statusa apskats: [ievietojiet visus atjauninājumus par progresu un iezīmējiet visas problēmas, kas jārisina]2. Projekta risku apspriešana: [Ievietot iespējamos riskus projektā un plānu šo risku mazināšanai]3. Pārskats par komandas progresu: [Ievietojiet pārskatīto progresu un pārrunājiet visas radušās problēmas]4 Citi jautājumi: [Iekļaut visus citus svarīgus jautājumus, kas nebija iekļauti darba kārtībā]Darbības vienumi:[Ievietojiet sarakstu ar visiem sapulces laikā piešķirtajiem darbības punktiem, tostarp atbildīgo pusi un izpildes termiņu]Nākamie soļi:Komandai būs papildu sanāksme [Ievietot datumu].Noslēguma piezīmes:Sanāksmi pārtrauca plkst. [Ievietot laiku].Parakstīja: [Ievietot protokolējošās personas parakstu] |
Padomi, kā izveidot labu sapulču protokolu
Neuztraucieties par katra vārda tveršanu, koncentrējieties uz galveno tēmu, rezultātu, lēmumu un darbību vienumu reģistrēšanu. Ievietojiet diskusijas tiešraides platformā, lai jūs varētu uztvert visus vārdus lielā tīklā🎣 -AhaSlides ideju dēlis ir intuitīvs un vienkāršs rīks lai ikviens varētu ātri iesniegt savas idejas. Lūk, kā to izdarīt:
Izveidojiet jaunu prezentāciju ar savu AhaSlides konts, pēc tam sadaļā "Aptauja" pievienojiet Prāta vētras slaidu.
Uzraksti savu diskusijas tēma, pēc tam noklikšķiniet uz “Parādīt”, lai ikviens sapulces dalībnieks varētu pievienoties un iesniegt savas idejas.
Izmantojot AhaSlides ideju dēli, ikvienam ir sava balss, un jūs varat arī viegli sekot līdzi sapulces minūtēmIzklausās vienkārši, vai ne? Izmēģiniet šo funkciju tūlīt, tā ir tikai viena no noderīgajām funkcijām, kas palīdz atvieglot jūsu tikšanās ar dzīvām, spraigām diskusijām.
Atslēgas
Sanāksmes protokola mērķis ir sniegt augsta līmeņa pārskatu par sanāksmi tiem, kuri nevarēja ierasties, kā arī veikt sanāksmes rezultātu uzskaiti. Tāpēc protokolam jābūt sakārtotam un viegli saprotamam, skaidri un kodolīgi izceļot svarīgāko informāciju.
Tags: Biznesa tikšanās
