Lielākā daļa prezentāciju neizdodas, pirms parādās pirmais slaids. Ne jau tāpēc, ka saturs ir vājš vai prezentētājs nav sagatavots, bet gan tāpēc, ka neviens neapstājās, lai uzdotu fundamentālāku jautājumu: kāda struktūra šim materiālam patiesībā ir nepieciešama?
Formāts ir lēmums, ko vairums prezentētāju izlaiž. Viņi atver tukšu dokumentu kavu, sāk rakstīt un ļauj saturam pašam atrast savu formu. Rezultātā parasti sanāk trīs dažādu struktūru hibrīds, kas īsti nesavienojas, bet kuras kopā satur pārejas, kas īsti nedarbojas. Auditorija pieklājīgi seko līdzi un aiziet, skaidri neizprotot, ko viņiem vajadzēja paņemt līdzi.
Ir trīs formāti, kas darbojas gandrīz jebkurā profesionālā prezentācijas kontekstā. Katrs no tiem ir piemērots citam mērķim. Zinot, kurš no tiem jums ir nepieciešams un kāpēc, ir atšķirība starp prezentāciju, kas beidzas, un tādu, kas vienkārši beidzas.
Kāpēc formāts ir svarīgāks, nekā jūs domājat
Izvēlētā struktūra nosaka, kā auditorija uztvers jūsu teikto. Tā nosaka viņu gaidas, virza uzmanību un sniedz ietvaru dzirdētā iegaumēšanai.
Padomājiet par to šādi: jūsu saturs ir tas, ko jūs sakāt. Jūsu formāts ir loģika, kas piešķir tam jēgu. Spēcīgs saturs nepareizā struktūrā ir kā labi norādījumi, kas sniegti nepareizā secībā. Tehniski viss ir tur. Nekas no tā jūs nenovedīs tur, kur jums jānokļūst.
Trīs tālāk norādītie formāti aptver lielāko daļu profesionālo prezentāciju scenāriju. Katrs no tiem darbojas. Jautājums ir, kurš no tiem atbilst jūsu mērķiem.
1. Problēmas risinājuma formāts
Šis ir visizplatītākais formāts profesionālās prezentācijās, un tam ir iemesls: tas darbojas. Jūs identificējat problēmu, pamatojat tās nozīmi un pēc tam prezentējat savu risinājumu. Kontrasts starp diskomfortu un atvieglojumu padara to pārliecinošu.
Struktūra ietver piecus posmus. Pirmkārt, nosakiet problēmu un dariet to jūtamu, nevis tikai norādiet. Otrkārt, paceliet likmes: cik maksā šīs problēmas neatrisināšana finansiāli, operacionāli vai emocionāli? Treškārt, iepazīstiniet ar savu risinājumu un paskaidrojiet, kāpēc tas risina pamatcēloni, nevis simptomus. Ceturtkārt, sniedziet pierādījumus: datus, gadījumu izpēti vai tiešu demonstrāciju, kas parāda, ka risinājums darbojas. Piektkārt, noslēdziet ar skaidru aicinājumu uz rīcību, lai jūsu auditorija precīzi zinātu, kas jādara tālāk.
Izmantojiet šo formātu pārdošanas prezentācijām, īsiem piedāvājumiem, pārmaiņu vadībai un apmācībām par jauniem procesiem vai rīkiem. Tas darbojas ikreiz, kad lūdzat cilvēkiem ieviest kaut ko jaunu, tērēt resursus kaut kam vai mainīt savu pašreizējo darba veidu.
Piemēram, programmatūras uzņēmums, kas piedāvā projektu vadības rīkus, varētu sākt ar to, kā komandas tērē laiku, izsekojot statusa atjauninājumus e-pastā, Slack un izklājlapās. Viņi aprēķinātu izmaksas. Pēc tam iepazīstinātu ar savu platformu, parādītu, kā tā darbojas, un noslēgtu ar skaidru nākamo soli. Katrs posms nopelna nākamo.
2. Hronoloģiskais formāts
Šis formāts virzās cauri laikam: pagātnei, tagadnei, nākotnei. Vai arī caur virkni posmu, kas virzās uz secinājumu. Tas ir naratīva vadīts, kas padara to par pareizo izvēli ikreiz, kad stāstāt par to, kā kaut kas attīstījās, kā attīstījās situācija vai kā risinās process.
Struktūrai ir četri posmi. Sāciet ar to, kur lietas sākās, un kontekstu, kas tās veidoja. Pārejiet pie pārejas: notikuma, lēmuma vai maiņas, kas mainīja virzienu. Nonākiet tagadnē: kur lietas atrodas tagad un ko tas nozīmē. Noslēdziet ar nākotni: kurp lietas virzās un kas jādara, lai tur nokļūtu.
Izmantojiet šo formātu uzņēmumu vēstures prezentācijām, nozares attīstības runām, gadījumu izpētei, kas parāda transformāciju, un izglītojošām prezentācijām par tēmām, kas attīstās laika gaitā. Tas labi darbojas arī kultūras un vērtību prezentācijām, kur stāsts par to, kā organizācija ir nonākusi tur, kur tā ir, ir tikpat svarīgs kā tas, kurp tā dodas.
Prezentācija par to, kā uzņēmums pārgāja no aparatūras uz mākoņpakalpojumiem, sāktos ar tā sākotnējo biznesa modeli, izskaidrotu tirgus maiņu, kas piespieda veikt izmaiņas, detalizēti aprakstītu tā pašreizējo stāvokli un ieskicētu, kas notiks tālāk. Auditorija ne tikai saņem informāciju. Viņi seko ceļojumam, ko ir daudz grūtāk aizmirst.
3. Koncepcijas sadalījuma formāts
Šajā formātā tiek ieviesta centrālā ideja, pēc tam to pa daļām izklāstot. Jūs nepārdodat vai nestāstāt stāstu. Jūs palīdzat cilvēkiem patiesi izprast kaut ko sarežģītu, padarot to viegli pārvaldāmu.
Struktūra iziet cauri pieciem posmiem. Pirms iedziļināšanās detaļās, iepazīstiniet ar koncepciju un paskaidrojiet, kāpēc tā ir svarīga. Sadaliet to galvenajās sastāvdaļās, pa vienai, nevis visu uzreiz. Ilustrējiet katru sastāvdaļu ar konkrētiem, atpazīstamiem piemēriem. Parādiet, kā daļas savienojas, veidojot veselumu. Noslēdziet ar pielietojumu: dodiet auditorijai iespēju izmantot tikko apgūto.
Izmantojiet šo formātu izglītojošām prezentācijām, apmācībām par sistēmām vai metodoloģijām un profesionālās attīstības sarunām par tādām prasmēm kā līderība, komunikācija vai lēmumu pieņemšana. Tā ir pareizā izvēle, ja mērķis ir izpratne, nevis pārliecināšana.
Piemēram, prezentācija par Eizenhauera matricu iepazīstinātu ar steidzamības un svarīguma salīdzināšanas sistēmu, ar reāliem piemēriem aplūkotu katru no četriem kvadrantiem, parādītu to saistību un noslēgtu ar praktisku vingrinājumu. Auditorija aiziet ar mentālu modeli, ko viņi var reāli izmantot, nevis tikai slaidu komplektu, ko viņi daļēji atceras.
Formāta pielāgošana
Pareizais formāts nav tas, ar kuru jūtaties visērtāk. Tas ir tas, kas atbilst jūsu mērķim.
Pirms atverat tukšu klāju, uzdodiet sev piecus jautājumus. Kāds ir galvenais mērķis: pārliecināt, informēt vai paskaidrot? Vai ir problēma, kas jārisina, vai arī jūs dalāties zināšanās? Vai jūsu saturs atbilst dabiskai secībai vai laika skalai? Kas ir jūsu auditorija un ko viņi jau zina? Vai šī prezentācija būs patstāvīga, vai arī jūs būsiet klāt, lai palīdzētu cilvēkiem to apgūt?
Atbildes norādīs jums uz formātu. Ja mēģināt pārliecināt kādu rīkoties, problēmas risinājuma pieeja gandrīz vienmēr ir pareizā izvēle. Ja jūsu saturam ir dabisks sākums, vidusdaļa un beigas, hronoloģiskā secība jūsu auditorijai šķitīs intuitīva. Ja jūs analizējat sarežģītu ideju, kas cilvēkiem ir patiesi jāsaprot, koncepcijas sadalījums sniedz jums struktūru, lai to izdarītu, nezaudējot cilvēkus.
Šaubu gadījumā pēc noklusējuma izvēlieties problēmu risināšanas metodi. Tā ir vispusīgākā no trim metodēm un darbojas vairākos kontekstos nekā pārējās divas kopā.
Hibrīdi formāti un variācijas
Jums nav jāapņemas izmantot vienu formātu visai prezentācijai. Visas trīs struktūras var apvienot, ja vien pārejas starp tām ir apzinātas, nevis nejaušas.
Produkta laišanas klajā sesija varētu sākties ar problēmas un risinājuma aprakstu, lai pamatotu produkta eksistenci, pāriet uz hronoloģisku secību, lai pastāstītu stāstu par tā izveidi, un noslēgties ar koncepcijas sadalījumu, lai paskaidrotu, kā tas darbojas. Apmācības sesijā varētu izmantot koncepcijas sadalījumu vispārējam ietvaram, pēc tam katrā modulī piedāvāt problēmu risinājumu, lai parādītu, kāpēc katra prasme ir svarīga praksē. Investora prezentācijā varētu izmantot hronoloģisku secību, lai parādītu uzņēmuma vēsturi un panākumus, un pēc tam problēmu risinājumu, lai pamatotu nākamo izaugsmes posmu.
Hibrīda darbības pārbaude: vai varat vienā teikumā paskaidrot, kāpēc katrā pārejas punktā mainījāt formātus? Ja atbilde ir “jā”, struktūra ir apzināta. Ja neesat pārliecināts, iespējams, nē.
Formāts un vizuālais dizains
Jūsu formātam ir jābūt redzamam slaidos, ne tikai izklāstā. Dizainam un struktūrai ir jāpastiprina vienam otru. Ja tā nav, auditorija sajūt pretrunu, pat ja nevar to nosaukt.
Problēmu risinājumu prezentācijām ir nepieciešams vizuāls kontrasts. Problēmas sadaļā izmantojiet tumšākus, saspringtākus attēlus un krāsas. Ļaujiet dizainam atvērties, kad rodas risinājums. Vizuālā maiņa pastiprina emocionālo nostāju.
Hronoloģiskas prezentācijas labi darbojas ar laika skalas grafiku, salīdzinājumiem pirms un pēc, kā arī vizuāliem materiāliem, kas parāda progresu. Katram posmam vajadzētu izskatīties un justies nedaudz atšķirīgi no iepriekšējā, lai auditorija sajustu kustību laikā, nevis tikai slaidu secību.
Koncepcijas sadalījuma prezentācijām ir piemērotas skaidras diagrammas, struktūras vizuālie materiāli un konsekventa katra komponenta ikonogrāfija. Dizainam jāpadara koncepcijas struktūra redzama, nevis tikai jāapraksta tā vārdos.
Visiem trim attiecas viens princips: ja slaidi no pirmās līdz pēdējai sadaļai izskatās identiski, formāts neveic nekādu vizuālu darbu. Struktūrai jābūt tādai, ko auditorija var redzēt, nevis tikai tādai, ko jūs zināt.
Biežāk sastopamās formatēšanas kļūdas
Visizplatītākā metode ir formāta izvēle pēc satura uzrakstīšanas. Lielākā daļa cilvēku atver tukšu klāju, sāk rakstīt un ļauj struktūrai parādīties pašai no sevis. Rezultātā parasti iegūst divu vai trīs formātu sajaukumu, kas īsti nesavienojas. Pārstrukturēšana šajā brīdī šķiet kā sākt no jauna, tāpēc lielākā daļa cilvēku to nedara. Izvēlieties formātu pirms viena slaida rakstīšanas.
Otra kļūda ir formātu jaukšana bez apzinātas nodoma. Problēmas risinājuma un hronoloģiskā secības apvienošana var darboties lieliski, bet tikai tad, ja pāreja ir apzināta. Ja tā nav, auditorija sajūt maiņu, pat ja nevar to identificēt. Viņi zaudē pavedienu, pārstāj uzticēties struktūrai un sāk gaidīt prezentācijas beigas, nevis sekot līdzi tās virzībai.
Trešais iemesls ir nepareiza formāta izmantošana mērķim. Hronoloģiskā struktūra ir saistoša stāstiem, bet nomācoša auditorijai, kurai jāpieņem lēmums. Koncepcijas sadalījums ir pareizā izvēle izpratnei, nevis pārliecināšanai. Ja lūdzat cilvēkiem rīkoties, problēmas risinājums gandrīz vienmēr ir atbilde. Formāta atbilstība mērķim nav mazsvarīga detaļa. Tā ir atšķirība starp auditoriju, kas aiziet gatava rīkoties, un tādu, kas aiziet daļēji informēta.
Pēdējais ir formāta uzskatīšana par dekorāciju, kaut ko tādu, ko pievieno beigās kā veidni. Struktūra nav kosmētiska. Tā ir loģika, ap kuru tiek veidots jūsu saturs. Ja varat mainīt sadaļas, neko nesabojājot, jūsu formāts nedarbojas.
Dodamies tālāk ar AhaSlides
Interaktīvie elementi darbojas ar jebkuru formātu. Galvenais ir tos novietot brīžos, kad auditorijas ievade vai nu pastiprina struktūru, vai sniedz reāllaika atgriezenisko saiti par to, vai tā ir mērķtiecīga.
Problēmu risinājumu prezentācijās sāciet ar aptauju, kurā auditorijai tiek lūgts novērtēt, cik lielā mērā problēma viņus ietekmē. Tas padara problēmu personisku, pirms jūs par to esat teicis kaut vārdu. Risinājuma posmā izmantojiet jautājumu un atbilžu slaidu, lai reāllaikā izceltu iebildumus, nevis atklātu tos pēc tam, kad esat pabeidzis.
Hronoloģiskās prezentācijās izmantojiet vārdu mākoņus pārejas punktos, lai uztvertu auditorijas viedokli par katru fāzi. Jautājums "kāds vārds nāk prātā, domājot par to, kur mēs bijām pirms trim gadiem?" rada emocionālu kontrastu, kas pastiprina naratīva loku.
Prezentācijās, kurās tiek analizēta koncepcija, pēc katras komponentes iekļaujiet īsu testu, lai pārbaudītu izpratni, pirms pāriet pie nākamās. Ja lielākā daļa auditorijas atbild nepareizi, jūs zināt, ka ir jāsamazina temps. Ja visi atbild pareizi, jūs varat virzīties uz priekšu ātrāk un uzticēties, ka struktūra darbojas.
Formāts nodrošina loģiku. AhaSlides notur auditorijas saikni ar to.
Ietīšanas up
Formāts ir lēmums, ko vairums prezentētāju pieņem nejauši. Viņi atklāj savu struktūru kaut kur ap divpadsmito slaidu, kad jau ir par vēlu to mainīt, nepārveidojot visu no jauna.
Šajā rokasgrāmatā iekļautie trīs formāti aptver lielāko daļu no tā, kas jums jebkad būs jāprezentē. Problēmas risinājums, kad pārliecinat. Hronoloģisks, kad stāstāt stāstu. Koncepcijas sadalījums, kad skaidrojat kaut ko sarežģītu. Katrs no tiem der. Jautājums vienmēr ir, kurš no tiem atbilst tam, ko jūs mēģināt panākt.
Izlemiet, pirms atverat klāju. Viss pārējais no turienes kļūs vienkāršāk.
