Kas ir projekta plānošanas process projektu vadībā?

Laba projekta vadība ietver piecus pamata soļus: uzsākšana, plānošana, izpilde, uzraudzība un kontrole un pabeigšana ar slēgšanu. Ir svarīgi atzīmēt, ka neviens no veiksmīgiem projektiem nevar ignorēt nevienu no šiem posmiem, jo ​​īpaši projekta plānošanas procesu, kas ļauj visam sekot līdzi, piemēram, laicīgi un budžeta ietvaros.

Projekta plānošana ir projekta dzīves cikla pamatā, kas arī nozīmē, ka tas ir vissarežģītākais posms. Tomēr vienmēr ir veids, kā tur nokļūt.

Šajā rakstā mēs uzzinām vairāk par projekta plānošanu, definīciju, piemēriem, procesu un dažiem plānošanas rīkiem, kas palīdzēs jums labāk izprast projekta plānošanas procesu un uzzināt, kā tikt galā ar tā grūtībām. 

Padomi labākai iesaistei

• Projektu vadība
• Projekta grafika piemērs
• Ūdenskrituma metodika

Kāda ir projektu plānošanas definīcija?

Projekta plānošanu var definēt kā sistemātisku procesu, kurā izklāstīti, organizēti un stratēģiski izstrādāti nepieciešamie soļi un resursi, kas nepieciešami konkrēta mērķa sasniegšanai noteiktā laika posmā. Tā ir proaktīva pieeja, kas ietver mērķu noteikšanu, ceļveža izveidi un resursu piešķiršanu produktivitātes optimizēšanai un risku mazināšanai.

Saistītie: Stratēģiskās vadības process | Galīgais ceļvedis ar 7 labākajiem padomiem

7 Projekta plānošanas procesa posmi

Šajā daļā mēs iedziļināsimies 7 soļos, kas saistīti ar projekta plānošanu:

1. posms: projekta mērķu un darbības jomu noteikšana

Projekta plānošanas procesa sākuma posms ir saistīts ar skaidri noteiktu projekta mērķu un darbības jomu. Tas nozīmē vēlamo rezultātu izpratni, ieinteresēto personu identificēšanu un izmērāmu mērķu noteikšanu. Projekta robežu, rezultātu un ierobežojumu noteikšana veido pamatu turpmākajām plānošanas darbībām.

Piemēram, Nike nosaka pārdošanas mērķi nākamgad pārdot 3,00,000 30 XNUMX vienību, kas salīdzinājumā ar pašreizējo pārdošanas apjomu palielinās par XNUMX%.

2. posms: Visaptveroša projekta novērtējuma veikšana

Rūpīgs projekta novērtējums ir ļoti svarīgs apzinātu lēmumu pieņemšanai un riska mazināšanai. Šajā posmā tiek veikta detalizēta projekta prasību, resursu, iespējamo risku un atkarību analīze. Novērtējot projekta iespējamību, dzīvotspēju un iespējamos izaicinājumus, plānotāji var noteikt būtiskus veiksmes faktorus un izstrādāt stratēģijas iespējamo šķēršļu novēršanai.

3. posms: darba sadalījuma struktūras (WBS) izstrāde

Šajā projekta plānošanas posmā viss projekts tiek sadalīts mazākos, pārvaldāmos komponentos. Šo pieeju sauc par darba sadalījuma struktūru (WBS), kas nodrošina uzdevumu, apakšuzdevumu un rezultātu hierarhisku attēlojumu, nodrošinot skaidrību un organizāciju. Tas atvieglo resursu piešķiršanu un uzdevumu secību, kā arī izveido loģisku ietvaru projekta izpildei.

4. posms: resursu novērtēšana un laika grafiku noteikšana

Resursu aplēsēm un laika grafika noteikšanai ir arī izšķiroša nozīme projekta plānošanā. Šī posma mērķis ir noteikt katram uzdevumam nepieciešamo personālu, budžeta piešķīrumus un materiālus. Apsverot uzdevumu atkarības, prioritātes un pieejamos resursus, plānotāji vai vadītāji var izstrādāt reālistiskus laika grafikus, nosakot galvenos atskaites punktus.

5. posms: riska identificēšanas un mazināšanas stratēģijas

Neviens projekts nav pasargāts no riskiem, un to agrīna risināšana ir ļoti svarīga, lai izstrādātu plānu. Šajā posmā tiek identificēti, analizēti iespējamie riski un neskaidrības un noteiktas prioritātes. Lai mazinātu riskus, tiek izstrādātas proaktīvas stratēģijas, kas ietver ārkārtas rīcības plānus, riska pārnešanas mehānismus un alternatīvas darbības. Regulāra riska uzraudzība un novērtēšana nodrošina pielāgošanās spēju visā projekta dzīves ciklā.

6. posms: komunikācija un ieinteresēto pušu iesaistīšana

Tāpat kā līme, efektīva komunikācija var saturēt projektu kopā. Ir obligāti jāizstrādā komunikācijas plāns, kurā norādīti kanāli, biežums un ieinteresēto personu iesaiste. Regulāri statusa atjauninājumi, progresa ziņojumi un kopīgas diskusijas veicina pārredzamību, uzlabo koordināciju un pārvalda ieinteresēto pušu cerības.

7. posms: uzraudzība, kontrole un novērtēšana

Efektīvas projekta plānošanas struktūras noslēgums ir nepārtrauktas uzraudzības un novērtēšanas posms. Šajā posmā galvenā uzmanība tiek pievērsta progresa izsekošanai, tā salīdzināšanai ar noteiktajiem atskaites punktiem un noviržu identificēšanai. Ja nepieciešams, tiek veiktas korekcijas, lai projektu saskaņotu ar tā mērķiem. Gūtās atziņas tiek dokumentētas, ļaujot nodot zināšanas un uzlabot tās nākotnē.

Kādas ir projektu plānošanas sastāvdaļas?

Šeit ir 7 galvenie projekta plānošanas procesa komponenti:

• Plānošanas apjoms vadībā: skaidri definējiet projekta robežas un mērķus.
• Darba sadalījuma struktūra (WBS): projekta sadalīšana mazākos, pārvaldāmos uzdevumos.
• Laika skala un atskaites punkti: izveidojiet reālistisku laika grafiku un iestatiet atskaites punktus, lai izsekotu progresam.
• Resursu piešķiršana: Nepieciešamo resursu, tostarp personāla, budžeta un materiālu, noteikšana un piešķiršana.
• Riska analīze un mazināšana: potenciālo risku identificēšana un to mazināšanas stratēģiju izstrāde.
• Komunikācijas plāns: efektīvu saziņas kanālu izveide, lai veicinātu koordināciju un sadarbību starp projektā ieinteresētajām personām.
• Uzraudzība un novērtēšana: ieviešanas mehānismi, lai uzraudzītu projekta progresu un novērtētu veiktspēju salīdzinājumā ar iepriekš noteiktiem KPI.

Kāpēc ir nepieciešams projekta plānošanas process?

Tas palielina projekta veiktspēju un veiksmes iespēju

Ir vairāki iemesli, kāpēc projekti neizdodas, un viens no tiem ir nespēja definēt mērķus, mērķus un pienākumus starp komandas locekļiem (gandrīz 39%). Projekts nedarbosies gludi, ja komandas locekļi ir neizpratnē par savām individuālajām lomām un pienākumiem. Turklāt skaidru mērķu un mērķu trūkums vai projekta virziena un mērķa pārpratums var izraisīt neatbilstību un fokusa trūkumu, kā rezultātā var rasties negaidīti traucējumi un darbības joma.

Tas uzlabo komandas sadarbību un komunikāciju 

Labi organizēts plāns rada iespēju komandas locekļiem efektīvi sazināties un sadarboties. Jo īpaši, ja runa ir par starpnozaru vai uzņēmumu projektiem, kuros ir iesaistīti daudzi darbinieki un eksperti no dažādām vidēm, kas strādā kopā, plānošanas loma ir vēl acīmredzamāka. Rezultātā skaidra komunikācija un sadarbība uzlabo komandas darbu, veicina kopīgu redzējumu, samazina darbinieku konfliktus un veicina pozitīvu projektu vidi.

Tas nodrošina resursu optimizāciju

Plānošana ir galvenā prakse, lai vislabāk izmantotu resursus, tostarp laiku, cilvēkresursus, budžetu, aprīkojumu un materiālus. Iepriekš identificējot nepieciešamos resursus, projekta komanda var nodrošināt, ka pareizie resursi ir pieejami īstajā laikā, samazinot aizkavēšanos un dublēšanos, kā arī optimizējot efektivitāti.

Tas samazina riskus un neparedzētas problēmas

Agri identificējot riskus, projekta komanda var izstrādāt riska reaģēšanas plānošanas stratēģijas un ārkārtas rīcības plānus to novēršanai. Šī proaktīvā pieeja palīdz samazināt risku iespējamību un ietekmi, uzlabojot projekta veiktspēju un samazinot neveiksmes iespējas.

Kāds ir labākais projektu plānošanas process?

Lai labāk plānotu projektu, kā arī pārvarētu problēmas, kas varētu rasties plānošanas laikā, ir vērts apsvērt dažas projektu plānošanas metodoloģijas. Tie attiecas uz strukturētām pieejām un ietvariem, ko izmanto, lai efektīvi plānotu un pārvaldītu projektus.

Ūdenskrituma plānošana

Ūdenskrituma metodoloģija ir secīga pieeja, kas sadala projektu atsevišķās fāzēs, katrai fāzei balstoties uz iepriekšējo. Tas seko lineārai progresijai, kur katra fāze ir jāpabeidz, pirms pāriet uz nākamo. Galvenie posmi parasti ietver prasību apkopošanu, izstrādi, izstrādi, testēšanu, izvietošanu un apkopi. Ūdenskritums ir vislabāk piemērots projektiem ar skaidri noteiktām un stabilām prasībām.

PRINCE2 (projekti kontrolētās vidēs)

PRINCE2 ir uz procesu balstīta projektu vadības metodoloģija, ko plaši izmanto Apvienotajā Karalistē un visā pasaulē. Tas nodrošina strukturētu sistēmu projektu plānošanai, uzraudzībai un kontrolei. PRINCE2 sadala projektus pārvaldāmos posmos un uzsver efektīvu pārvaldību, riska pārvaldību un ieinteresēto personu iesaisti. Tas ir plaši atzīts par savu koncentrēšanos uz uzņēmējdarbības pamatojumu un visaptverošu dokumentāciju.

PRISM (projektu integrācija, darbības joma, laiks un resursu pārvaldība)

PRISM ir projektu vadības metodoloģija, ko izstrādājis Projektu vadības institūts (PMI). Tas nodrošina visaptverošu sistēmu, kas ietver integrāciju, darbības jomu, laiku un resursu pārvaldību. PRISM uzsver strukturētu pieeju projektu plānošanai, iekļaujot tādus procesus kā projekta mērķu noteikšana, darbu sadalījuma struktūru izveide, aktivitāšu plānošana un resursu piešķiršana.

Saistītie: Labākās stratēģiskās plānošanas veidnes 2024. gadā | Lejupielādēt bez maksas

Kādi ir daži projektu plānošanas rīki un programmatūra?

Projektu plānošanas rīki un programmatūra ir kļuvuši neaizstājami efektīvai projektu vadībai mūsdienu straujajā un dinamiskajā biznesa vidē. Kā projektu vadītājs, iespējams, vēlēsities apskatīt šos galvenos ieteikumus:

Microsoft Project ir visaptveroša projektu plānošanas programmatūra, ko plaši izmanto dažādu nozaru profesionāļi. Tas piedāvā virkni spēcīgu funkciju, lai pārvaldītu uzdevumus, resursus, laika grafikus un budžetus.

asana ir daudzpusīgs projektu plānošanas rīks, kas pazīstams ar tā spēcīgajām funkcijām un elastību. Tā piedāvā centralizētu platformu komandām, lai efektīvi plānotu, organizētu un izsekotu projektus.

Trello ir populāra uzdevumu plānošanas programmatūra, kas pazīstama ar savu vienkāršību un vizuālo pievilcību. Tās lietotājam draudzīgais interfeiss sastāv no dēļiem, sarakstiem un kartēm, kas ļauj komandām bez piepūles organizēt un noteikt uzdevumus prioritārā secībā.

Saistītie: 10 padomi, kā efektīvi izmantot Asana projektu vadību 2024. gadā

Kādi ir 10 projekta plānošanas soļi?

Projektu plānošanas process dažādās organizācijās atšķiras atkarībā no projektu apjoma un mēroga. Daži vadītāji varētu dot priekšroku šādām 10 projekta plānošanas darbībām:

1. Definējiet projekta mērķus un mērķus.
2. Identificējiet projekta ieinteresētās puses.
3. Veiciet rūpīgu projekta apjoma analīzi.
4. Izstrādājiet detalizētu darba sadalījuma struktūru (WBS).
5. Noteikt projektu atkarības un uzdevumu secību.
6. Aprēķiniet resursu vajadzības un izveidojiet resursu plānu.
7. Izstrādājiet reālistisku projekta grafiku.
8. Identificēt un novērtēt projekta riskus.
9. Izveidojiet komunikācijas plānu.
10. Saņemt projektu apstiprinājumus un pabeigt projekta plānu.

Biežāk uzdotie jautājumi

Final Domas

Ir svarīgi atzīmēt, ka projekta plānošana ir labākais process, lai viss būtu pozitīvā virzienā. Lai gan projektu plānošanas programmatūra var palīdzēt uzlabot projekta plānošanas procesa produktivitāti, lūdzu, neuztveriet to kā pašsaprotamu, projektu vadītāja un komandas koordinācijas loma ir daudz svarīgāka.

Tātad, neaizmirstiet, ka ir ievadsapulce lai projekta sākumā savienotu visas komandas un apmācītu prasmes, lai nodrošinātu jūsu komandu augstu sniegumu un motivāciju visa projekta laikā. Ja jums ir nepieciešamas saistošākas un aizraujošākas sanāksmes prezentācijas vai apmācība, AhaSlides var būt jūsu labākais partneris ar daudzām bezmaksas papildu funkcijām un veidnēm, kā arī konkurētspējīgu cenu plānu visiem uzņēmumiem.

Ref: BIJU'S | Nedēļas plāns | Mācību mērķis