Состаноците играат клучна улога во бизнисите и организациите, служејќи како платформа за дискусија и решавање на прашања и управување со внатрешните работи за да се поттикне напредокот. За да се долови суштината на овие собири, без разлика дали се виртуелни или лично, минути за средба or записник од состанокот (мајка) се од суштинско значење во белешките, сумирањето на клучните теми за кои се дискутирало и следењето на донесените одлуки и резолуции.
Оваа статија ќе ве води во пишување ефективни записници за состаноци, со примери и шаблони за употреба, како и најдобри практики што треба да ги следите.
Содржина
- Кои се записниците од состанокот?
- Кој е моменталното лице?
- Како да напишете записник од состанокот
- Примери за минути за состаноци (+ Шаблони)
- Совети за создавање добри минути за состаноци
- Клучни Килими
Записник од состанокот | freepik.comКои се записниците од состанокот?
Записникот од состанокот е писмен запис за дискусиите, одлуките и дејствијата што се случуваат за време на состанокот.
- Тие служат како референца и извор на информации за сите присутни и оние кои не можат да присуствуваат.
- Тие помагаат да се осигури дека важните информации не се забораваат и дека сите се на иста страница за тоа што се разговарало и какви активности треба да се преземат.
- Тие, исто така, обезбедуваат отчетност и транспарентност преку документирање на одлуките и обврските донесени за време на состанокот.
Кој е моменталното лице?
Записникот е одговорен за прецизно евидентирање на дискусиите и одлуките донесени за време на состанокот.
Тие можат да бидат административен службеник, секретар, асистент или менаџер или член на волонтерски тим кој ја извршува задачата. Од суштинско значење е записникот да има добра организација и земање белешки и да може ефективно да ги сумира дискусиите.
Минути за средбаПрисуство на забавен состанок со AhaSlides
Соберете луѓе во исто време
Наместо да доаѓате на секоја маса и да ги „проверувате“ луѓето во случај да не се појават, сега, можете да го соберете вниманието на луѓето и да го проверите присуството преку забавни интерактивни квизови со AhaSlides!
🚀 Добијте бесплатни шаблони ☁️Како да напишете записник од состанокот
За ефективни записници од состанокот, прво, тие треба да бидат објективни, да бидат фактички записник од состанокот, и избегнувајте лични мислења или субјективни толкувања на дискусиите. Следно, треба да биде краток, јасен и лесно разбирлив,фокусирајте се само на главните точки и избегнувајте да додавате непотребни детали. Конечно, тој мора да биде точен и да гарантира дека сите снимени информации се свежи и релевантни.
Ајде да навлеземе во деталите за пишување записници од состанокот користејќи ги следните чекори!
8 суштински компоненти на записникот од состанокот
- Датум, време и локација на состанокот
- Список на присутни и секое извинување за отсуството
- Агенда и цел на состанокот
- Резиме на дискусиите и донесените одлуки
- Сите земени гласови и нивните резултати
- Акциони точки, вклучувајќи ја одговорната страна и рокот за завршување
- Сите следни чекори или последователни ставки
- Завршни зборови или одложување на состанокот
Како да напишете записник од состанокотЧекори за пишување ефективни записници од состанокот
1/ Подготовка
Пред состанокот, запознајте се со агендата на состанокот и сите релевантни материјали за позадина. Проверете дали ги имате сите потребни алатки, како што се лаптоп, бележник и пенкало. Исто така, добра идеја е да се прегледаат претходните записници од состанокот за да се разбере кои информации да се вклучат и како да се форматира.
2/ Земање белешки
За време на состанокот, земете јасни и концизни белешки за дискусиите и донесените одлуки. Треба да се фокусирате на снимање на клучните точки, одлуки и акциони ставки, наместо да го препишувате целиот состанок дословно. Погрижете се да ги вклучите имињата на звучниците или клучните цитати и сите акциски ставки или одлуки. И избегнувајте да пишувате со кратенки или стенограми што ги прават другите да не разбираат.
3/ Организирајте го записникот
Прегледајте ги и организирајте ги вашите белешки за да создадете кохерентно и концизно резиме на вашите минути по состанокот. Можете да користите наслови и точки за да ги направите записниците лесни за читање. Не земајте лични мислења или субјективни толкувања на дискусијата. Фокусирајте се на фактите и на договореното на средбата.
4/ Снимање на деталите
Записникот од вашиот состанок треба да ги содржи сите релевантни детали, како што се датумот, времето, локацијата и присутните. И спомнете ги сите важни теми за кои се дискутираше, одлуките и доделените дејствија. Бидете сигурни да ги снимите сите гласови што беа земени и исходот од какви било дискусии.
5/ Акциони ставки
Погрижете се да ги наведете сите ставки за акција што беа доделени, вклучително и кој е одговорен и крајниот рок за завршување. Ова е клучен дел од записникот од состанокот, бидејќи гарантира дека секој ги знае своите одговорности и временската рамка за нивно пополнување.
6/ Преглед и дистрибуција
Треба да ги прегледате записниците за точност и комплетност и да ги направите потребните ревизии. Погрижете се да се забележат сите клучни точки и одлуки. Потоа, можете да ги дистрибуирате записниците до сите присутни, или лично или преку е-пошта. Чувајте копија од минутите на централизирана локација за лесен пристап, како што е споделен диск или платформа за складирање базирана на облак.
7/ Следење
Погрижете се акционите точки од состанокот да се следат и да се завршат навремено. Користете ги минутите за да го следите напредокот и да бидете сигурни дека одлуките се спроведуваат. Тоа ви помага да одржите одговорност и гарантира дека состанокот е продуктивен и ефективен.
Примери за минути за состаноци (+ Шаблони)
1/ Записник за состанок Пример: Едноставен Шаблон за состанок
Нивото на детали и сложеност на едноставните записници за состаноци ќе зависи од целта на состанокот и потребите на вашата организација.
Општо земено, едноставните записници за состаноци се користат за внатрешни цели и не треба да бидат формални или сеопфатни како другите видови записници за состаноци.
Значи, ако имате итна потреба и состанокот се врти околу едноставна, не премногу важна содржина, можете да го користите следниов образец:
| Наслов на состанокот:[Внеси наслов на состанокот] Датум на: [Внеси датум] Време:[Вметни време] локација:[Вметни локација] Присутните:[Внесете имиња на присутните] Извинување за отсуството: [Внеси имиња]Дневен ред:[Внеси точка 1 од дневниот ред][Внеси точка 2 од дневниот ред][Внеси точка 3 од дневниот ред]Резиме на состанокот:[Внесете резиме на дискусиите и одлуките донесени за време на состанокот, вклучувајќи ги сите клучни точки или акциони точки.]Ставки за акција: [Внесете список со какви било дејства што беа доделени за време на состанокот, вклучувајќи ја одговорната страна и рокот за завршување.]Следни чекори: [Внесете ги сите следни чекори или понатамошни ставки што беа дискутирани за време на состанокот.]Завршни забелешки: [Внесете ги завршните зборови или одложувањето на состанокот.]Потпишан: [Внеси потпис на лицето кое зема записник] |
2/ Записник од состанокот Пример: Шаблон за состанок на одборот
Записниците од состанокот на одборот се запишуваат и се дистрибуираат до сите членови, обезбедувајќи евиденција за донесените одлуки и насоките на организацијата. Затоа, тој треба да биде јасен, целосен, детален и формален. Еве образец за записник за состанок на одборот:
| Наслов на состанокот:Состанок на Управниот одбор Датум на: [Внеси датум]Време: [Вметни време]локација:[Вметни локација] Присутните: [Внесете имиња на присутните]Извинување за отсуството: [Внесете ги имињата на оние кои се извинија за отсуството]Дневен ред:1. Одобрување на записникот од претходниот состанок 2. Преглед на финансискиот извештај 3. Дискусија за стратешкиот план4. Било кој друг бизнисРезиме на состанокот:1. Одобрување на записникот од претходниот состанок: [Внесете ги главните моменти од претходниот состанок беа разгледани и одобрени]2. Преглед на финансискиот извештај: [Внесете ги главните моменти на тековната финансиска состојба и препораки за идно финансиско планирање]3. Дискусија за стратешкиот план: [Внеси за која одборот разговараше и направи ажурирања на стратешкиот план на организацијата]4. Секоја друга работа: [Внесете други важни прашања што не беа вклучени во дневниот ред]Ставки за акција:[Внесете листа на сите акциони ставки што беа доделени за време на состанокот, вклучувајќи ја одговорната страна и рокот за завршување]Следни чекори:Одборот ќе има последователен состанок во [Внеси датум].Завршни забелешки:Седницата се прекина во [Внеси време].Потпишан: [Внеси потпис на лицето кое зема записник] |
Ова е само основен образец за состаноци на одборот и можеби ќе сакате да додадете или отстраните елементи во зависност од потребите на вашиот состанок и организација.
3/ Записник од состанокот Пример: Шаблон за управување со проекти
Еве пример за записник за состанок за шаблон за управување со проекти:
| Наслов на состанокот: Состанок на тимот за управување со проекти Датум на: [Внеси датум]Време: [Вметни време]локација:[Вметни локација] Присутните: [Внесете имиња на присутните]Извинување за отсуството: [Внесете ги имињата на оние кои се извинија за отсуството]Дневен ред:1. Преглед на статусот на проектот2. Дискусија за проектните ризици3. Преглед на напредокот на тимот4. Било кој друг бизнисРезиме на состанокот:1. Преглед на статусот на проектот: [Внесете какво било ажурирање за напредокот и означете ги сите прашања што треба да се решат]2. Дискусија за проектните ризици: [Внесете потенцијални ризици за проектот и план за ублажување на тие ризици]3. Преглед на напредокот на тимот: [Внесете го прегледаниот напредок и разговарајте за сите проблеми што се појавија]4 Било која друга работа: [Внесете други важни работи што не беа вклучени во дневниот ред]Ставки за акција:[Внесете листа на сите акциони ставки што беа доделени за време на состанокот, вклучувајќи ја одговорната страна и рокот за завршување]Следни чекори:Тимот ќе има последователен состанок во [Внеси датум].Завршни забелешки:Седницата се прекина во [Внеси време].Потпишан: [Внеси потпис на лицето кое зема записник] |
Совети за создавање добри минути за состаноци
Не се напрегајте да го доловувате секој збор, фокусирајте се на евидентирање на главните теми, исходи, одлуки и акциони ставки. Ставете ги дискусиите на платформа во живо за да можете да ги прикажете сите зборови во голема мрежа🎣 -Идејната табла на AhaSlides е интуитивна и едноставна алатка за секој брзо да ги достави своите идеи. Еве како го правите тоа:
Направете нова презентација со вашите Сметка на AhaSlides, потоа додадете го слајдот Brainstorm во делот „Анкета“.
Напиши го твојот тема на дискусија, потоа притиснете „Претставување“ за да може сите на состанокот да се придружат и да ги достават своите идеи.
Со идејната табла на AhaSlides, секој има глас, а исто така можете лесно да ги следите записниците од состанокотЗвучи лесно, нели? Испробајте ја оваа одлика сега, таа е само една од корисните функции што ќе ви помогнат да ги олесните вашите состаноци со живи, силни дискусии.
Клучни Килими
Целта на записникот од состанокот е да се обезбеди преглед на состанокот на високо ниво за оние кои не биле во можност да присуствуваат, како и да се води евиденција за исходите од состанокот. Затоа, записниците треба да бидат организирани и лесно разбирливи, истакнувајќи ги најважните информации јасно и концизно.
Тагови: Бизнис состанок
