सर्वात वाईट परिस्थितीचे चित्रण करताना तुमचे हृदय धडधडते:
❗️ स्टेज घेण्याच्या काही मिनिटांपूर्वी वक्ता आजारी पडतो.
❗️ इव्हेंटच्या दिवशी तुमच्या ठिकाणाची शक्ती अचानक गेली.❗️ किंवा सर्वात वाईट - तुमच्या इव्हेंटमध्ये कोणीतरी दुखावले जाते.पोटात मंथन करणारे विचार तुम्हाला रात्री जागृत ठेवतात.
परंतु सर्वात गोंधळलेल्या घटना देखील व्यवस्थापित केल्या जाऊ शकतात - जर आपण आधीच काळजीपूर्वक आणि पद्धतशीरपणे योजना आखली असेल.
एक साधे घटना जोखीम व्यवस्थापन चेकलिस्टतुमचा कार्यक्रम मार्गी लागण्यापूर्वी संभाव्य समस्या ओळखण्यात, त्यांची तयारी करण्यात आणि कमी करण्यात मदत करू शकते. चिंतेचे कृती योजनेत रूपांतर करण्यासाठी चेकलिस्टमधील 10 आवश्यक गोष्टी शोधू या.
सामग्री सारणी
- आढावा
- इव्हेंटचे रिस्क मॅनेजमेंट म्हणजे काय?
- इव्हेंट प्लॅनर म्हणून जोखीम व्यवस्थापित करण्यासाठी पाच पायऱ्या
- इव्हेंट रिस्क मॅनेजमेंट चेकलिस्ट
- जोखीम व्यवस्थापनाचे पाच घटक
- इव्हेंट मॅनेजमेंटमध्ये चेकलिस्ट
- टेकवेये
- सतत विचारले जाणारे प्रश्न
आढावा
| घटना धोका काय आहे? | अनपेक्षित आणि अनपेक्षित समस्या ज्या आयोजकांवर आणि कंपनीच्या ब्रँडिंगवर नकारात्मक परिणाम करतात. |
| इव्हेंट धोक्याची उदाहरणे? | अत्यंत हवामान, अन्न सुरक्षा, आग, त्रास, सुरक्षा धोके, आर्थिक धोका,… |
घटना जोखीम विहंगावलोकन.इव्हेंटचे रिस्क मॅनेजमेंट म्हणजे काय?
इव्हेंट रिस्क मॅनेजमेंटमध्ये संभाव्य जोखीम किंवा एखाद्या इव्हेंटला धोका देऊ शकतील अशा समस्या ओळखणे आणि नंतर त्या जोखीम कमी करण्यासाठी प्रक्रिया आणि खबरदारी घेणे समाविष्ट आहे. हे इव्हेंट आयोजकांना व्यत्यय कमी करण्यासाठी आणि समस्या उद्भवल्यास त्वरीत पुनर्प्राप्त करण्यासाठी आकस्मिक योजना तयार करण्यात मदत करते. प्रत्येक संभाव्य धोक्याची खात्री करण्यासाठी इव्हेंट जोखीम व्यवस्थापन चेकलिस्ट देखील वापरली जाते.
इव्हेंट प्लॅनर म्हणून जोखीम व्यवस्थापित करण्यासाठी पाच पायऱ्या
आम्हाला माहित आहे की इव्हेंट नियोजक म्हणून सर्व शक्यतांसह ते तणावपूर्ण आहे. तुम्हाला अतिविचार करण्यापासून वाचवण्यासाठी, इव्हेंटसाठी एक परिपूर्ण जोखीम व्यवस्थापन योजना तयार करण्यासाठी आमच्या सोप्या 5 चरणांचे अनुसरण करा:
धोके ओळखा- आपल्या इव्हेंटमध्ये चुकीच्या होऊ शकतील अशा सर्व संभाव्य गोष्टींवर विचार करा. ठिकाणाच्या समस्या, खराब हवामान, तंत्रज्ञानातील अपयश, स्पीकर रद्द करणे, अन्न समस्या, दुखापती, कमी उपस्थिती इत्यादी घटकांचा विचार करा. व्यापकपणे विचार करा आणि त्यावर ठेवा विचारमंथन साधनकल्पना अबाधित ठेवण्यासाठी. 
विचारमंथन करण्यासाठी नवीन मार्ग हवे आहेत?
कामावर आणि कार्यक्रम आयोजित करताना अधिक कल्पना निर्माण करण्यासाठी AhaSlides वर विचारमंथन साधन वापरा!
🚀 मोफत साइन अप करा☁️संभाव्यता आणि प्रभावाचे मूल्यांकन करा - प्रत्येक ओळखल्या गेलेल्या इव्हेंटच्या जोखमीसाठी, तो होण्याची शक्यता किती आहे आणि त्याचा तुमच्या इव्हेंटवर काय संभाव्य परिणाम होऊ शकतो याचा अंदाज लावा. कोणत्या जोखमींसाठी सर्वात सखोल शमन योजना आवश्यक आहेत हे निर्धारित करण्यात हे मदत करते.•आकस्मिक योजना विकसित करा - उच्च प्राधान्य जोखमींसाठी, विशिष्ट बॅकअप योजना, उपाय आणि आकस्मिकता तयार करा जेणेकरून ते जोखीम पूर्ण झाल्यास व्यत्यय कमी करा. यामध्ये पर्यायी ठिकाणे, पुरवठादार, वेळापत्रक इत्यादीची पुष्टी करणे समाविष्ट असू शकते. • जबाबदाऱ्या सोपवा- प्रत्येक आकस्मिक योजना अंमलात आणण्यासाठी एका व्यक्तीला जबाबदार बनवा आणि आपल्या कार्यसंघाशी स्पष्टपणे भूमिका सांगा. हे सुनिश्चित करते की कोणीतरी खरोखर धोका उद्भवल्यास कारवाई करेल. •तुमच्या योजनांचा सराव करा - आपल्या इव्हेंट जोखीम व्यवस्थापन योजनांमधील अंतर ओळखण्यासाठी संभाव्य परिस्थितींमधून चालवा. तुमच्या टीमला वेगवेगळ्या परिस्थितींमध्ये कसा प्रतिसाद द्यायचा याचे प्रशिक्षण दिल्याने आत्मविश्वास वाढेल जेणेकरून ते कार्यक्रमाच्या दिवशी उद्भवणाऱ्या समस्यांचे यशस्वीपणे व्यवस्थापन करू शकतील. उत्तम सहभागासाठी टिपा
इव्हेंट रिस्क मॅनेजमेंट चेकलिस्ट
इव्हेंट रिस्क मॅनेजमेंट चेकलिस्ट (प्रतिमा स्त्रोत: मिडलोथियन कॉन्फरन्स सेंटर)इव्हेंट रिस्क मॅनेजमेंट चेकलिस्टमध्ये कोणते सामान्य मुद्दे समाविष्ट करणे आवश्यक आहे? खाली आमच्या इव्हेंट जोखीम चेकलिस्ट उदाहरणांसह प्रेरणा पहा.
#1 - स्थळ☐ करारावर स्वाक्षरी केली☐ परवाने आणि परवाने मिळाले☐ मजला योजना आणि सेटअप व्यवस्था पुष्टी केली☐ खानपान आणि तांत्रिक आवश्यकता निर्दिष्ट केल्या आहेत☐ बॅकअप ठिकाण ओळखले आणि स्टँडबाय वर
#2 - हवामान☐ तीव्र हवामान निरीक्षण आणि सूचना योजना☐ आवश्यक असल्यास तंबू किंवा पर्यायी निवारा उपलब्ध☐ आवश्यक असल्यास कार्यक्रम घरामध्ये हलवण्याची व्यवस्था केली आहे
#3 - तंत्रज्ञान☐ A/V आणि इतर तंत्रज्ञान उपकरणांची चाचणी केली☐ IT समर्थन संपर्क माहिती मिळवली☐ बॅकअप म्हणून उपलब्ध साहित्याचे पेपर प्रिंटआउट☐ इंटरनेट किंवा पॉवर आउटेजसाठी आकस्मिक योजना
#4 - वैद्यकीय/सुरक्षा☐ प्रथमोपचार किट आणि AED उपलब्ध☐ आपत्कालीन निर्गमन स्पष्टपणे चिन्हांकित☐ आणीबाणीच्या प्रक्रियेत प्रशिक्षित कर्मचारी☐ सुरक्षा/पोलिस संपर्क माहिती हाताशी आहे
#5 - स्पीकर्स☐ Bios आणि फोटो प्राप्त झाले☐ पर्यायी स्पीकर बॅकअप म्हणून निवडले☐ स्पीकर आकस्मिक योजना संप्रेषित
#6 - उपस्थिती☐ किमान उपस्थिती थ्रेशोल्ड पुष्टी केली☐ रद्द करण्याचे धोरण कळवले☐ कार्यक्रम रद्द झाल्यास परतावा योजना सुरू आहे
#7 - विमा☐ सामान्य दायित्व विमा पॉलिसी प्रभावी आहे☐ विम्याचे प्रमाणपत्र मिळाले
#8 - दस्तऐवजीकरण☐ करार, परवानग्या आणि परवान्यांच्या प्रती☐ सर्व विक्रेते आणि पुरवठादारांसाठी संपर्क माहिती☐ कार्यक्रम कार्यक्रम, अजेंडा आणि/किंवा प्रवास कार्यक्रम
#9 - कर्मचारी/स्वयंसेवक☐ कर्मचारी आणि स्वयंसेवकांना नियुक्त केलेल्या भूमिका☐ नो-शोसाठी भरण्यासाठी बॅकअप उपलब्ध आहेत☐ आपत्कालीन प्रक्रिया आणि आकस्मिक योजना प्रशिक्षण पूर्ण झाले
#10 - अन्न आणि पेय☐ कोणत्याही नाशवंत पुरवठ्यासाठी बॅकअप उपलब्ध आहे☐ विलंब/अयोग्य ऑर्डर/अ‍ॅलर्जी असलेल्या पाहुण्यांच्या बाबतीत तयार केलेले पर्यायी अन्न पर्याय☐ अतिरिक्त कागद उत्पादने, भांडी आणि सर्व्हिंग वेअर उपलब्ध आहेत
#11 - कचरा आणि पुनर्वापर☐ कचऱ्याचे डबे आणि पुनर्वापराचे कंटेनर वितरित केले☐ कार्यक्रमादरम्यान आणि नंतर कचरा गोळा करण्यासाठी नियुक्त केलेल्या भूमिका
#12 - तक्रारी हाताळण्यासाठी प्रक्रिया☐ उपस्थितांच्या तक्रारी हाताळण्यासाठी नियुक्त कर्मचारी सदस्य☐ समस्यांचे निराकरण करण्यासाठी आणि आवश्यक असल्यास परतावा/भरपाई ऑफर करण्यासाठी प्रोटोकॉल
#13 - आपत्कालीन निर्वासन योजना☐ निर्वासन मार्ग आणि बैठकीचे ठिकाण तयार☐ कर्मचारी सभासदांना बाहेर पडण्याजवळ तैनात करा
#14 - गमावलेला व्यक्ती प्रोटोकॉल☐ हरवलेल्या मुलांसाठी/वृद्ध/अपंगांसाठी जबाबदार कर्मचारी नियुक्त☐ प्राप्त झालेल्या अल्पवयीन मुलांचे पालक/पालक यांच्यासाठी संपर्क माहिती
#15 - घटनेचा अहवाल☐ कोणत्याही आपत्कालीन परिस्थितीचे दस्तऐवजीकरण करण्यासाठी कर्मचार्‍यांसाठी घटना अहवाल फॉर्म तयार केला आहे
जोखीम व्यवस्थापनाचे पाच घटक
जोखीम हे फक्त दुर्दैव नाही - तो प्रत्येक उपक्रमाचा भाग आहे. परंतु योग्य इव्हेंट रिस्क मॅनेजमेंट प्लॅनसह, तुम्ही अराजकता निर्माण करणाऱ्या जोखमीवर नियंत्रण ठेवू शकता आणि धोक्यांना संधींमध्ये बदलू शकता. जोखीम व्यवस्थापनाच्या पाच पद्धतींमध्ये हे समाविष्ट आहे:
जोखीम ओळख- तंत्रज्ञानातील त्रुटींसारख्या छोट्या गोष्टींचा विचार करा...संपूर्ण आपत्तीपर्यंत. जोखीम सूचीबद्ध केल्याने ते तुमच्या डोक्यातून बाहेर पडतात आणि कागदावर येतात जिथे तुम्ही त्यांचा सामना करू शकता. • जोखीमीचे मुल्यमापन- सर्वात मोठा धोका कोणता आहे हे समजून घेण्यासाठी प्रत्येक जोखीम रेट करा. विचार करा: असे होण्याची शक्यता किती आहे? असे झाल्यास काय नुकसान होऊ शकते? जोखमींना प्राधान्य देणे हे खरोखर महत्त्वाचे असलेल्या मुद्द्यांवर तुमचे प्रयत्न केंद्रित करतात.• जोखीम कमी करणे- परत लढण्याची योजना आहे! जोखीम येण्याची शक्यता कमी करण्याचे मार्ग विचारात घ्या, तसे झाल्यास कोणताही परिणाम कमी करा किंवा दोन्ही. तुम्ही जितके जास्त जोखीम आधीच कमकुवत करू शकता, तितके कमी ते तुम्हाला व्यत्यय आणतील. • जोखीम देखरेख- एकदा तुमच्या सुरुवातीच्या योजना पूर्ण झाल्या की, जागरुक राहा. नवीन जोखीम उदयास येत आहेत किंवा जुनी जोखीम बदलत आहेत अशा चिन्हांचे निरीक्षण करा. विकसित होत असलेल्या धोक्याच्या लँडस्केपसह राहण्यासाठी आवश्यकतेनुसार तुमची धोरणे समायोजित करा. • जोखीम अहवाल- जोखीम आणि योजना तुमच्या टीमसोबत शेअर करा. इतरांना लूपमध्ये आणल्याने खरेदी-विक्री होते, तुम्ही चुकलेल्या कमकुवतपणा उघड करतात आणि जोखीम व्यवस्थापित करण्यासाठी जबाबदारीचे वितरण करते. इव्हेंट मॅनेजमेंटमध्ये चेकलिस्ट म्हणजे काय?
इव्हेंट मॅनेजमेंटमधील चेकलिस्ट म्हणजे इव्हेंटच्या आयोजकांनी इव्हेंटच्या अगोदर तयार केलेल्या, व्यवस्था केलेल्या किंवा नियोजित केलेल्या गोष्टींची किंवा कार्यांची सूची आहे.
एक सर्वसमावेशक जोखीम व्यवस्थापन चेकलिस्ट हे सुनिश्चित करण्यात मदत करते की कोणतीही महत्वाची गोष्ट दुर्लक्षित केली जाणार नाही कारण तुम्ही इव्हेंट यशस्वीरित्या अंमलात आणण्यासाठी आवश्यक असलेल्या सर्व तपशीलांची व्यवस्था करता.
चेकलिस्ट इव्हेंट मॅनेजमेंटसाठी उपयुक्त आहेत कारण ते:
• स्पष्टता आणि रचना प्रदान करा- ते करणे आवश्यक असलेल्या सर्व गोष्टींचे तपशीलवार क्रमाने मांडणी करतात, त्यामुळे क्रॅकमधून काहीही पडत नाही.
• कसून तयारीला प्रोत्साहन द्या- वस्तूंची तपासणी करणे आयोजकांना कार्यक्रम सुरू होण्यापूर्वी सर्व व्यवस्था आणि खबरदारी प्रत्यक्षात असल्याची खात्री करण्यासाठी प्रेरित करते.
• संप्रेषण सुधारा- प्रत्येकाला त्यांच्या भूमिका आणि जबाबदाऱ्या समजल्या आहेत याची खात्री करण्यासाठी कार्यसंघ चेकलिस्ट आयटम विभाजित आणि नियुक्त करू शकतात.
• समर्थन सुसंगतता- आवर्ती इव्हेंटसाठी समान चेकलिस्ट वापरणे मानक राखण्यात आणि प्रत्येक वेळी सुधारण्यासाठी क्षेत्रे पकडण्यात मदत करते.
• अंतर किंवा कमकुवतपणा प्रकट करा- अनचेक केलेले आयटम विसरलेल्या गोष्टी हायलाइट करतात किंवा अधिक नियोजनाची आवश्यकता असते, ज्यामुळे तुम्हाला समस्या उद्भवण्यापूर्वी त्यांचे निराकरण करण्यात सक्षम होते.
• हँडओव्हर सुलभ करा- नवीन आयोजकांना चेकलिस्ट सुपूर्द केल्याने त्यांना मागील यशस्वी कार्यक्रमांचे नियोजन करण्यासाठी काय केले गेले हे समजण्यास मदत होते.
टेकवेये
तुमच्या इव्हेंट रिस्क मॅनेजमेंट चेकलिस्टमधील या अतिरिक्त गोष्टींसह, तुम्ही रणांगणासाठी सज्ज आहात! तयारी संभाव्य गोंधळाचे शांत आत्मविश्वासात रूपांतर करते. म्हणून प्रत्येक आयटम आपल्या यादीत जोडा. त्यांना एक एक करून पार करा. त्या चेकलिस्टच्या चिंतेचा आकार पुन्हा सामर्थ्यवान बनवताना पहा. कारण तुम्ही जितके जास्त अंदाज लावाल तितके चांगले धोके तुमच्या सूक्ष्म नियोजन आणि तयारीला शरण जातील.
सतत विचारले जाणारे प्रश्न
काय आहेत इव्हेंट प्लॅनर म्हणून जोखीम व्यवस्थापित करण्यासाठी 5 पायऱ्या?
जोखीम ओळखा, संभाव्यता आणि प्रभावाचे मूल्यांकन करा, आकस्मिक योजना विकसित करा, जबाबदाऱ्या नियुक्त करा आणि आपल्या योजनेचा सराव करा.
इव्हेंट जोखीम व्यवस्थापन चेकलिस्टमधील शीर्ष 10 आयटम:
ठिकाण, हवामान, तंत्रज्ञान, वैद्यकीय/सुरक्षा, स्पीकर, उपस्थिती, विमा, दस्तऐवजीकरण, कर्मचारी, खाद्यपदार्थ आणि पेये.
टॅग्ज: इव्हेंट मॅनेजमेंट
