काय आहे प्रकल्प नियोजन प्रक्रिया प्रकल्प व्यवस्थापनात?

चांगल्या प्रकल्प व्यवस्थापनामध्ये पाच मूलभूत पायऱ्यांचा समावेश होतो: आरंभ करणे, नियोजन करणे, अंमलबजावणी करणे, देखरेख करणे आणि नियंत्रण करणे आणि क्लोजरसह पूर्ण करणे. हे लक्षात घेणे महत्त्वाचे आहे की कोणताही यशस्वी प्रकल्प यापैकी कोणत्याही टप्प्याकडे दुर्लक्ष करू शकत नाही, विशेषत: प्रकल्प नियोजन प्रक्रिया जी प्रत्येक गोष्टीचा मागोवा ठेवते, जसे की वेळेवर आणि बजेटमध्ये वितरित करणे.

प्रकल्प नियोजन हे प्रकल्पाच्या जीवनचक्राच्या केंद्रस्थानी आहे, याचा अर्थ हा सर्वात आव्हानात्मक टप्पा आहे. तथापि, तेथे जाण्यासाठी नेहमीच एक मार्ग असतो.

या लेखात, आम्ही प्रकल्प नियोजन, व्याख्या, उदाहरणे, प्रक्रिया आणि काही नियोजन साधनांबद्दल अधिक जाणून घेऊ ज्यामुळे तुम्हाला प्रकल्प नियोजन प्रक्रिया चांगल्या प्रकारे समजून घेता येईल आणि त्यातील अडचणींना कसे सामोरे जावे हे शिकता येईल. 

उत्तम सहभागासाठी टिपा

• प्रकल्प व्यवस्थापन
• प्रकल्प वेळापत्रक उदाहरण
• धबधबा पद्धत

प्रकल्प नियोजनाची व्याख्या काय आहे?

एका निश्चित कालमर्यादेत विशिष्ट उद्दिष्ट साध्य करण्यासाठी आवश्यक असलेली आवश्यक पावले आणि संसाधनांची रूपरेषा तयार करणे, संघटित करणे आणि रणनीती बनवणे ही पद्धतशीर प्रक्रिया म्हणून प्रकल्प नियोजनाची व्याख्या करता येते. हा एक सक्रिय दृष्टीकोन आहे ज्यामध्ये उद्दिष्टे ओळखणे, रोडमॅप स्थापित करणे आणि उत्पादकता ऑप्टिमाइझ करण्यासाठी आणि जोखीम कमी करण्यासाठी संसाधने वाटप करणे समाविष्ट आहे.

संबंधित: धोरणात्मक व्यवस्थापनाची प्रक्रिया | 7 सर्वोत्तम टिपांसह अंतिम मार्गदर्शक

प्रकल्प नियोजन प्रक्रियेचे 7 टप्पे

या भागात, आम्ही खालीलप्रमाणे प्रकल्प नियोजनात सामील असलेल्या 7 चरणांचा शोध घेत आहोत:

स्टेज 1: प्रकल्प उद्दिष्टे आणि कार्यक्षेत्र परिभाषित करणे

प्रकल्प नियोजन प्रक्रियेचा प्रारंभिक टप्पा प्रकल्पाची उद्दिष्टे आणि व्याप्ती स्पष्टपणे परिभाषित करण्याभोवती फिरतो. यामध्ये अपेक्षित परिणाम समजून घेणे, भागधारकांना ओळखणे आणि मोजता येण्याजोगे उद्दिष्टे स्थापित करणे आवश्यक आहे. प्रकल्पाच्या सीमा, डिलिव्हरेबल आणि मर्यादा परिभाषित केल्याने त्यानंतरच्या नियोजन क्रियाकलापांचा पाया निश्चित होतो.

उदाहरणार्थ, Nike पुढील वर्षी 3,00,000 युनिट्स विकण्याचे विक्रीचे उद्दिष्ट सेट करते, जे सध्याच्या विक्रीच्या तुलनेत 30% ने वाढेल.

स्टेज 2: सर्वसमावेशक प्रकल्प मूल्यांकन आयोजित करणे

माहितीपूर्ण निर्णय घेण्याकरिता आणि जोखीम कमी करण्यासाठी संपूर्ण प्रकल्प मूल्यांकन महत्त्वपूर्ण आहे. या टप्प्यात प्रकल्प आवश्यकता, संसाधने, संभाव्य जोखीम आणि अवलंबित्व यांचे तपशीलवार विश्लेषण करणे समाविष्ट आहे. प्रकल्पाची व्यवहार्यता, व्यवहार्यता आणि संभाव्य आव्हानांचे मूल्यांकन करून, नियोजक यशाचे महत्त्वपूर्ण घटक ओळखू शकतात आणि संभाव्य अडथळे दूर करण्यासाठी धोरणे विकसित करू शकतात.

स्टेज 3: वर्क ब्रेकडाउन स्ट्रक्चर विकसित करणे (WBS)

या प्रकल्प नियोजन चरणात, संपूर्ण प्रकल्प लहान, आटोपशीर घटकांमध्ये विभागला जातो. या दृष्टिकोनाला वर्क ब्रेकडाउन स्ट्रक्चर (WBS) असे म्हणतात जे कार्ये, उप-कार्ये आणि डिलिव्हरेबलचे श्रेणीबद्ध प्रतिनिधित्व प्रदान करते, स्पष्टता आणि संघटना सुनिश्चित करते. हे संसाधन वाटप, आणि कार्य अनुक्रम सुलभ करते आणि प्रकल्प अंमलबजावणीसाठी तार्किक फ्रेमवर्क स्थापित करते.

स्टेज 4: संसाधनांचा अंदाज लावणे आणि टाइमलाइन स्थापित करणे

प्रकल्प नियोजनाच्या यशासाठी संसाधन अंदाज आणि टाइमलाइन स्थापना देखील महत्त्वपूर्ण आहेत. प्रत्येक कामासाठी आवश्यक कर्मचारी, अर्थसंकल्पीय वाटप आणि आवश्यक साहित्य निश्चित करणे हे या टप्प्याचे उद्दिष्ट आहे. कार्य अवलंबित्व, प्राधान्यक्रम आणि उपलब्ध संसाधनांचा विचार करून, नियोजक किंवा व्यवस्थापक वास्तववादी टाइमलाइन विकसित करू शकतात, मार्गातील महत्त्वाचे टप्पे ओळखू शकतात.

स्टेज 5: जोखीम ओळखणे आणि कमी करण्याच्या धोरणे

कोणताही प्रकल्प जोखमीपासून मुक्त नसतो आणि योजनेवर प्रक्रिया करण्यासाठी त्यांना लवकर संबोधित करणे आवश्यक असते. या टप्प्यात, संभाव्य धोके आणि अनिश्चितता ओळखल्या जातात, त्यांचे विश्लेषण केले जाते आणि प्राधान्य दिले जाते. जोखीम कमी करण्यासाठी, आकस्मिक योजना, जोखीम हस्तांतरण यंत्रणा आणि कृतीचे पर्यायी मार्ग समाविष्ट करण्यासाठी सक्रिय धोरणे विकसित केली जातात. नियमित जोखीम निरीक्षण आणि मूल्यांकन प्रकल्पाच्या संपूर्ण जीवनचक्रामध्ये अनुकूलता सुनिश्चित करते.

स्टेज 6: संप्रेषण आणि भागधारक प्रतिबद्धता

गोंद प्रमाणे, प्रभावी संप्रेषण प्रकल्प एकत्र ठेवू शकतो. चॅनेल, वारंवारता आणि भागधारकांच्या सहभागाची रूपरेषा देणारी संप्रेषण योजना तयार करणे अत्यावश्यक आहे. नियमित स्थिती अद्यतने, प्रगती अहवाल आणि सहयोगी चर्चा पारदर्शकता वाढवतात, समन्वय वाढवतात आणि भागधारकांच्या अपेक्षा व्यवस्थापित करतात.

स्टेज 7: देखरेख, नियंत्रण आणि मूल्यमापन

प्रभावी प्रकल्प नियोजन फ्रेमवर्कच्या अंतिम टप्प्यात येणे म्हणजे सतत देखरेख आणि मूल्यमापनाचा टप्पा. हा टप्पा प्रगतीचा मागोवा घेणे, स्थापित टप्पे यांच्याशी तुलना करणे आणि विचलन ओळखणे यावर लक्ष केंद्रित करतो. आवश्यक असल्यास, प्रकल्पाच्या उद्दिष्टांसह पुनर्संरचना करण्यासाठी समायोजन केले जातात. शिकलेले धडे दस्तऐवजीकरण केले जातात, ज्ञान हस्तांतरण आणि भविष्यातील सुधारणा सक्षम करतात.

प्रकल्प नियोजनाचे घटक काय आहेत?

येथे प्रकल्प नियोजन प्रक्रियेचे 7 प्रमुख घटक आहेत:

• व्यवस्थापनातील नियोजनाची व्याप्ती: प्रकल्पाच्या सीमा आणि उद्दिष्टे स्पष्टपणे परिभाषित करा.
• वर्क ब्रेकडाउन स्ट्रक्चर (WBS): प्रकल्पाला छोट्या, आटोपशीर कामांमध्ये मोडणे.
• टाइमलाइन आणि टप्पे: एक वास्तववादी टाइमलाइन स्थापित करणे आणि प्रगतीचा मागोवा घेण्यासाठी टप्पे सेट करणे.
• संसाधन वाटप: कर्मचारी, बजेट आणि सामग्रीसह आवश्यक संसाधने ओळखणे आणि वाटप करणे.
• जोखीम विश्लेषण आणि शमन: संभाव्य धोके ओळखणे आणि ते कमी करण्यासाठी धोरणे विकसित करणे.
• संप्रेषण योजना: प्रकल्प भागधारकांमध्ये समन्वय आणि सहयोग सुलभ करण्यासाठी प्रभावी संप्रेषण माध्यमे स्थापित करणे.
• देखरेख आणि मूल्यांकन: प्रकल्पाच्या प्रगतीचे निरीक्षण करण्यासाठी आणि पूर्वनिर्धारित KPIs विरुद्ध कार्यप्रदर्शनाचे मूल्यमापन करण्यासाठी यंत्रणा कार्यान्वित करणे.

प्रकल्प नियोजन प्रक्रिया का आवश्यक आहे?

हे प्रकल्प कार्यप्रदर्शन आणि यशाची शक्यता वाढवते

प्रकल्प अयशस्वी होण्याची अनेक कारणे आहेत आणि त्यापैकी एक म्हणजे कार्यसंघ सदस्यांमधील उद्दिष्टे, उद्दिष्टे आणि जबाबदाऱ्या परिभाषित करण्यात अयशस्वी होणे (जवळपास 39% अंदाज). कार्यसंघ सदस्य त्यांच्या वैयक्तिक भूमिका आणि जबाबदाऱ्यांबद्दल गोंधळलेले असल्यास प्रकल्प सुरळीतपणे चालणार नाही. शिवाय, स्पष्ट उद्दिष्टे आणि उद्दिष्टे नसणे किंवा प्रकल्पाची दिशा आणि उद्दिष्टाचा गैरसमज यामुळे चुकीचे संरेखन आणि फोकसचा अभाव होऊ शकतो, परिणामी अनपेक्षित त्रुटी आणि स्कोप क्रिप होऊ शकतो.

हे संघ सहयोग आणि संवाद सुधारते 

एक सुव्यवस्थित योजना कार्यसंघ सदस्यांना प्रभावीपणे संवाद साधण्याची आणि सहयोग करण्याची संधी निर्माण करते. विशेषत: जेव्हा क्रॉस-डिपार्टमेंटल किंवा क्रॉस-कंपनी प्रकल्पांचा विचार केला जातो, ज्यामध्ये अनेक कर्मचारी आणि विविध पार्श्वभूमीतील तज्ञ एकत्र काम करतात, तेव्हा नियोजनाची भूमिका अधिक स्पष्ट होते. परिणामी, स्पष्ट संप्रेषण आणि सहयोग टीमवर्क वाढवते, सामायिक दृष्टीला प्रोत्साहन देते, कर्मचारी संघर्ष कमी करतात आणि सकारात्मक प्रकल्प वातावरण वाढवतात.

हे संसाधनांचे ऑप्टिमायझेशन सुनिश्चित करते

वेळ, मानवी संसाधने, बजेट, उपकरणे आणि साहित्य यासह संसाधनांच्या सर्वोत्तम वापरासाठी नियोजन ही अंतिम सराव आहे. आवश्यक संसाधने अगोदरच ओळखून, प्रकल्प कार्यसंघ योग्य संसाधने योग्य वेळी उपलब्ध आहेत याची खात्री करू शकतो, विलंब आणि डुप्लिकेशन कमी करणे, तसेच कार्यक्षमता ऑप्टिमाइझ करणे.

हे जोखीम आणि अनपेक्षित समस्या कमी करते

जोखीम लवकर ओळखून, प्रकल्प कार्यसंघ जोखीम प्रतिसाद नियोजन धोरणे आणि त्यांचे निराकरण करण्यासाठी आकस्मिक योजना विकसित करू शकतो. हा सक्रिय दृष्टीकोन जोखमीची शक्यता आणि प्रभाव कमी करण्यास, प्रकल्पाची कार्यक्षमता वाढविण्यास आणि अपयशाची शक्यता कमी करण्यास मदत करतो.

सर्वोत्तम प्रकल्प नियोजन प्रक्रिया काय आहे?

चांगल्या प्रकल्प नियोजनासाठी तसेच नियोजनादरम्यान येणाऱ्या आव्हानांवर मात करण्यासाठी, काही प्रकल्प नियोजन पद्धतींचा विचार करणे योग्य आहे. ते प्रकल्पांची प्रभावीपणे योजना आणि व्यवस्थापन करण्यासाठी वापरल्या जाणाऱ्या संरचित दृष्टिकोन आणि फ्रेमवर्कचा संदर्भ देतात.

धबधब्याचे नियोजन

वॉटरफॉल पद्धत ही एक अनुक्रमिक दृष्टीकोन आहे जी प्रकल्पाला वेगवेगळ्या टप्प्यांमध्ये विभागते, प्रत्येक टप्पा मागील एकावर बिल्डिंगसह. हे एका रेषीय प्रगतीचे अनुसरण करते, जेथे पुढील टप्प्यावर जाण्यापूर्वी प्रत्येक टप्पा पूर्ण करणे आवश्यक आहे. मुख्य टप्प्यांमध्ये सामान्यत: आवश्यकता एकत्र करणे, डिझाइन, विकास, चाचणी, उपयोजन आणि देखभाल यांचा समावेश होतो. चांगल्या-परिभाषित आणि स्थिर आवश्यकता असलेल्या प्रकल्पांसाठी धबधबा सर्वात योग्य आहे.

PRINCE2 (नियंत्रित वातावरणातील प्रकल्प)

PRINCE2 ही प्रक्रिया-आधारित प्रकल्प व्यवस्थापन पद्धत आहे जी युनायटेड किंगडममध्ये आणि जागतिक स्तरावर वापरली जाते. हे प्रकल्प नियोजन, देखरेख आणि नियंत्रणासाठी एक संरचित फ्रेमवर्क प्रदान करते. PRINCE2 प्रकल्पांना आटोपशीर टप्प्यांमध्ये विभाजित करते आणि प्रभावी प्रशासन, जोखीम व्यवस्थापन आणि भागधारकांच्या सहभागावर भर देते. व्यवसायाचे औचित्य आणि सर्वसमावेशक दस्तऐवजीकरण यावर लक्ष केंद्रित करण्यासाठी हे मोठ्या प्रमाणावर ओळखले जाते.

PRISM (प्रोजेक्ट इंटिग्रेशन, स्कोप, वेळ आणि संसाधन व्यवस्थापन)

PRISM ही प्रोजेक्ट मॅनेजमेंट इन्स्टिट्यूट (PMI) द्वारे विकसित केलेली प्रकल्प व्यवस्थापन पद्धत आहे. हे एक व्यापक फ्रेमवर्क प्रदान करते ज्यामध्ये एकीकरण, व्याप्ती, वेळ आणि संसाधन व्यवस्थापन समाविष्ट आहे. PRISM प्रकल्पाच्या नियोजनासाठी संरचित दृष्टिकोनावर भर देते, प्रकल्प उद्दिष्टे परिभाषित करणे, कामाचे ब्रेकडाउन स्ट्रक्चर्स तयार करणे, क्रियाकलाप शेड्यूल करणे आणि संसाधने वाटप करणे यासारख्या प्रक्रियांचा समावेश करणे.

संबंधित: 2024 मधील सर्वोत्तम धोरणात्मक नियोजन टेम्पलेट्स | विनामूल्य डाउनलोड करा

काही प्रकल्प नियोजन साधने आणि सॉफ्टवेअर काय आहेत?

आजच्या वेगवान आणि गतिमान व्यवसायाच्या लँडस्केपमध्ये प्रभावी प्रकल्प व्यवस्थापनासाठी प्रकल्प नियोजन साधने आणि सॉफ्टवेअर अपरिहार्य झाले आहेत. प्रोजेक्ट मॅनेजर म्हणून, तुम्हाला कदाचित या शीर्ष सूचनांकडे लक्ष द्यावे लागेल:

मायक्रोसॉफ्ट प्रोजेक्ट विविध उद्योगांमधील व्यावसायिकांद्वारे व्यापकपणे वापरले जाणारे एक व्यापक प्रकल्प नियोजन सॉफ्टवेअर आहे. हे कार्ये, संसाधने, टाइमलाइन आणि बजेट व्यवस्थापित करण्यासाठी मजबूत वैशिष्ट्यांची श्रेणी ऑफर करते.

आसन हे एक अष्टपैलू प्रकल्प-नियोजन साधन आहे जे त्याच्या मजबूत वैशिष्ट्यांसाठी आणि लवचिकतेसाठी ओळखले जाते. हे संघांना प्रभावीपणे योजना आखण्यासाठी, संघटित करण्यासाठी आणि प्रकल्पांचा मागोवा घेण्यासाठी केंद्रीकृत व्यासपीठ देते.

ट्रेलो हे एक लोकप्रिय टास्क-प्लॅनिंग सॉफ्टवेअर आहे जे त्याच्या साधेपणासाठी आणि व्हिज्युअल अपीलसाठी ओळखले जाते. त्याच्या वापरकर्ता-अनुकूल इंटरफेसमध्ये बोर्ड, याद्या आणि कार्डे असतात, ज्यामुळे संघांना कार्ये सहजतेने आयोजित आणि प्राधान्य देता येतात.

संबंधित: 10 मध्ये आसन प्रकल्प व्यवस्थापन प्रभावीपणे वापरण्यासाठी 2024 टिपा

प्रकल्प नियोजनाच्या 10 पायऱ्या काय आहेत?

प्रकल्पाच्या व्याप्ती आणि प्रमाणानुसार प्रकल्प नियोजन प्रक्रिया संस्थेनुसार बदलते. काही व्यवस्थापक खालीलप्रमाणे 10 प्रकल्प नियोजन चरणांना प्राधान्य देऊ शकतात:

1. प्रकल्पाची उद्दिष्टे आणि उद्दिष्टे परिभाषित करा.
2. प्रकल्प भागधारकांना ओळखा.
3. संपूर्ण प्रकल्पाच्या व्याप्तीचे विश्लेषण करा.
4. तपशीलवार वर्क ब्रेकडाउन स्ट्रक्चर (WBS) विकसित करा.
5. प्रकल्प अवलंबित्व आणि कार्यांचा क्रम निश्चित करा.
6. संसाधनांच्या आवश्यकतांचा अंदाज घ्या आणि संसाधन योजना तयार करा.
7. वास्तववादी प्रकल्प वेळापत्रक विकसित करा.
8. प्रकल्पातील जोखीम ओळखा आणि मूल्यांकन करा.
9. संप्रेषण योजना तयार करा.
10. प्रकल्प मंजूरी मिळवा आणि प्रकल्प आराखडा अंतिम करा.

सतत विचारले जाणारे प्रश्न

अंतिम विचार

हे लक्षात घेणे महत्त्वाचे आहे की प्रत्येक गोष्टीला सकारात्मक प्रगतीमध्ये ठेवण्यासाठी प्रकल्प नियोजन ही सर्वोत्तम प्रक्रिया आहे. प्रोजेक्ट प्लॅनिंग सॉफ्टवेअर प्रकल्प नियोजन प्रक्रियेची उत्पादकता सुधारण्यास मदत करू शकते, कृपया ते गृहीत धरू नका, प्रकल्प व्यवस्थापक आणि संघ समन्वयाची भूमिका अधिक गंभीर आहे.

म्हणून, एक असणे विसरू नका प्रास्ताविक बैठक प्रकल्पाच्या सुरुवातीला सर्व संघांना जोडणे आणि संपूर्ण प्रकल्पादरम्यान तुमचे संघ उच्च कामगिरी करतात आणि त्यांना प्रेरित करतात याची खात्री करण्यासाठी कौशल्य प्रशिक्षण. तुम्हाला अधिक आकर्षक आणि रोमांचक मीटिंग सादरीकरणे किंवा प्रशिक्षण हवे असल्यास, AhaSlides अनेक विनामूल्य प्रगत वैशिष्ट्ये आणि टेम्पलेट्स आणि सर्व कंपन्यांसाठी स्पर्धात्मक किंमत योजनेसह तुमचा सर्वोत्तम भागीदार असू शकतो.

Ref: बिजूचे | वीकप्लॅन | टार्गेट शिकवा