Apakah proses perancangan projekdalam pengurusan projek?

Pengurusan projek yang baik merangkumi lima langkah asas: Memulakan Permulaan, Perancangan, Pelaksanaan, Pemantauan dan Kawalan, dan penamat dengan Penutupan. Adalah penting untuk ambil perhatian bahawa tiada satu pun projek yang berjaya boleh mengabaikan mana-mana peringkat ini, terutamanya proses perancangan projek yang memastikan segala-galanya mengikut jejak, seperti dihantar tepat pada masa dan dalam anggaran.

Perancangan projek adalah di tengah-tengah kitaran hayat projek, yang juga bermakna ia adalah fasa yang paling mencabar. Walau bagaimanapun, sentiasa ada cara untuk sampai ke sana.

Dalam artikel ini, kami mengetahui lebih lanjut tentang perancangan projek, definisi, contoh, proses dan beberapa alatan perancangan untuk membantu anda memahami dengan lebih baik proses perancangan projek dan mempelajari cara menangani kesukarannya. 

Petua untuk Penglibatan yang Lebih Baik

• Pengurusan projek
• Contoh Jadual Projek
• Metodologi Air Terjun

Apakah Definisi Perancangan Projek?

Perancangan projek boleh ditakrifkan sebagai proses sistematik untuk menggariskan, mengatur dan menyusun strategi langkah dan sumber yang diperlukan untuk mencapai matlamat tertentu dalam jangka masa yang ditetapkan. Ia merupakan pendekatan proaktif yang melibatkan mengenal pasti objektif, mewujudkan pelan hala tuju, dan memperuntukkan sumber untuk mengoptimumkan produktiviti dan mengurangkan risiko.

Berkaitan: Proses Pengurusan Strategik | Panduan Terbaik dengan 7 petua terbaik

7 Peringkat Proses Perancangan Projek

Dalam bahagian ini, kami menyelidiki 7 langkah yang terlibat dalam perancangan projek seperti berikut:

Peringkat 1: Menentukan Objektif dan Skop Projek

Peringkat awal proses perancangan projek berkisar pada penentuan objektif dan skop projek dengan jelas. Ini memerlukan pemahaman hasil yang diinginkan, mengenal pasti pihak berkepentingan, dan mewujudkan matlamat yang boleh diukur. Menentukan sempadan projek, hasil dan kekangan menetapkan asas untuk aktiviti perancangan seterusnya.

Sebagai contoh, Nike menetapkan objektif jualan untuk menjual 3,00,000 unit tahun depan, yang meningkat sebanyak 30% berbanding jualan semasa.

Peringkat 2: Menjalankan Penilaian Projek Komprehensif

Penilaian projek yang teliti adalah penting untuk membuat keputusan termaklum dan mengurangkan risiko. Peringkat ini melibatkan menjalankan analisis terperinci tentang keperluan projek, sumber, potensi risiko dan kebergantungan. Dengan menilai kebolehlaksanaan projek, daya maju, dan potensi cabaran, perancang boleh mengenal pasti faktor kejayaan kritikal dan membangunkan strategi untuk menangani potensi sekatan jalan.

Peringkat 3: Membangunkan Struktur Pecahan Kerja (WBS)

Dalam langkah perancangan projek ini, keseluruhan projek dipecahkan kepada komponen yang lebih kecil dan boleh diurus. Pendekatan ini dipanggil struktur pecahan kerja (WBS) yang menyediakan perwakilan hierarki tugas, sub-tugas dan hasil, memastikan kejelasan dan organisasi. Ia memudahkan peruntukan sumber, dan penjujukan tugas, dan mewujudkan rangka kerja logik untuk pelaksanaan projek.

Peringkat 4: Menganggar Sumber dan Menetapkan Garis Masa

Anggaran sumber dan penetapan garis masa juga penting untuk kejayaan perancangan projek. Peringkat ini bertujuan untuk menentukan kakitangan yang diperlukan, peruntukan belanjawan, dan bahan yang diperlukan untuk setiap tugas. Dengan mempertimbangkan kebergantungan tugas, keutamaan dan sumber yang tersedia, perancang atau pengurus boleh membangunkan garis masa yang realistik, mengenal pasti peristiwa penting di sepanjang perjalanan.

Peringkat 5: Pengenalpastian Risiko dan Strategi Pengurangan

Tiada projek yang kebal terhadap risiko, dan menanganinya lebih awal adalah penting untuk memproses rancangan. Semasa peringkat ini, potensi risiko dan ketidakpastian dikenal pasti, dianalisis dan diberi keutamaan. Strategi proaktif dibangunkan untuk mengurangkan risiko, merangkumi pelan kontingensi, mekanisme pemindahan risiko, dan tindakan alternatif. Pemantauan dan penilaian risiko yang kerap memastikan kebolehsuaian sepanjang kitaran hayat projek.

Peringkat 6: Komunikasi dan Penglibatan Pihak Berkepentingan

Seperti gam, komunikasi yang berkesan boleh memegang projek bersama-sama. Mewujudkan pelan komunikasi yang menggariskan saluran, kekerapan dan penglibatan pihak berkepentingan adalah penting. Kemas kini status yang kerap, laporan kemajuan dan perbincangan kolaboratif memupuk ketelusan, meningkatkan penyelarasan dan mengurus jangkaan pihak berkepentingan.

Peringkat 7: Pemantauan, Pengawalan dan Penilaian

Sampai ke peringkat akhir rangka kerja perancangan projek yang berkesan ialah peringkat pemantauan dan penilaian berterusan. Peringkat ini memfokuskan pada menjejak kemajuan, membandingkannya dengan pencapaian yang telah ditetapkan, dan mengenal pasti penyimpangan. Jika perlu, pelarasan dibuat untuk menyelaraskan semula projek dengan objektifnya. Pelajaran yang dipelajari didokumenkan, membolehkan pemindahan pengetahuan dan peningkatan masa depan.

Apakah Komponen Perancangan Projek?

Berikut adalah 7 komponen utama proses perancangan projek:

• Skop perancangan dalam pengurusan: Tentukan dengan jelas sempadan dan objektif projek.
• Struktur Pecahan Kerja (WBS): Memecahkan projek kepada tugas yang lebih kecil dan boleh diurus.
• Garis masa dan Pencapaian: Mewujudkan garis masa yang realistik dan menetapkan pencapaian untuk mengesan kemajuan.
• Peruntukan sumber:Mengenal pasti dan memperuntukkan sumber yang diperlukan, termasuk kakitangan, belanjawan, dan bahan.
• Analisis dan Pengurangan Risiko: Mengenal pasti potensi risiko dan membangunkan strategi untuk mengurangkannya.
• Rancangan Komunikasi: Mewujudkan saluran komunikasi yang berkesan untuk memudahkan penyelarasan dan kerjasama di kalangan pihak berkepentingan projek.
• Pemantauan dan Penilaian: Melaksanakan mekanisme untuk memantau kemajuan projek dan menilai prestasi terhadap KPI yang telah ditetapkan.

Mengapakah Proses Perancangan Projek Perlu?

Ia meningkatkan prestasi projek dan kemungkinan kejayaan

Terdapat beberapa sebab mengapa projek gagal dan salah satu daripadanya ialah kegagalan untuk menentukan objektif, matlamat dan tanggungjawab di kalangan ahli pasukan (hampir 39% dianggarkan). Projek tidak akan berjalan lancar jika ahli pasukan keliru tentang peranan dan tanggungjawab individu mereka. Tambahan pula, kekurangan objektif dan matlamat yang jelas atau salah faham hala tuju dan tujuan projek boleh membawa kepada salah jajaran dan kekurangan tumpuan, mengakibatkan gangguan yang tidak dijangka dan skop rayapan.

Ia meningkatkan kerjasama dan komunikasi pasukan 

Pelan yang teratur mewujudkan peluang kepada ahli pasukan untuk berkomunikasi dan bekerjasama dengan berkesan. Terutama apabila melibatkan projek merentas jabatan atau merentas syarikat, dengan penglibatan ramai kakitangan dan pakar dari latar belakang yang berbeza bekerja bersama, peranan perancangan adalah lebih jelas. Hasilnya, komunikasi dan kerjasama yang jelas meningkatkan kerja berpasukan, menggalakkan visi yang dikongsi, mengurangkan konflik pekerja dan memupuk persekitaran projek yang positif.

Ia memastikan pengoptimuman sumber

Perancangan adalah amalan muktamad untuk penggunaan sumber terbaik termasuk masa, sumber manusia, belanjawan, peralatan dan bahan. Dengan mengenal pasti sumber yang diperlukan terlebih dahulu, pasukan projek boleh memastikan bahawa sumber yang betul tersedia pada masa yang sesuai, meminimumkan kelewatan dan pertindihan, serta mengoptimumkan kecekapan.

Ia mengurangkan risiko dan isu yang tidak dijangka

Dengan mengenal pasti risiko lebih awal, pasukan projek boleh membangunkan strategi perancangan tindak balas risiko dan rancangan kontingensi untuk menanganinya. Pendekatan proaktif ini membantu mengurangkan kemungkinan dan kesan risiko, meningkatkan prestasi projek dan mengurangkan kemungkinan kegagalan.

Apakah Proses Perancangan Projek Terbaik?

Untuk perancangan projek yang lebih baik serta mengatasi cabaran yang mungkin dihadapi semasa perancangan, adalah wajar mempertimbangkan beberapa metodologi perancangan projek. Ia merujuk kepada pendekatan berstruktur dan rangka kerja yang digunakan untuk merancang dan mengurus projek dengan berkesan.

Perancangan Air Terjun

Metodologi Air Terjun ialah pendekatan berurutan yang membahagikan projek kepada fasa yang berbeza, dengan setiap fasa dibina mengikut fasa sebelumnya. Ia mengikuti perkembangan linear, di mana setiap fasa mesti diselesaikan sebelum beralih ke fasa seterusnya. Peringkat utama biasanya termasuk pengumpulan keperluan, reka bentuk, pembangunan, ujian, penggunaan dan penyelenggaraan. Air terjun ini paling sesuai untuk projek dengan keperluan yang jelas dan stabil.

PRINCE2 (Projek dalam Persekitaran Terkawal)

PRINCE2 ialah metodologi pengurusan projek berasaskan proses yang digunakan secara meluas di United Kingdom dan di seluruh dunia. Ia menyediakan rangka kerja berstruktur untuk perancangan, pemantauan dan kawalan projek. PRINCE2 membahagikan projek kepada peringkat yang boleh diurus dan menekankan tadbir urus yang berkesan, pengurusan risiko dan penglibatan pihak berkepentingan. Ia diiktiraf secara meluas kerana tumpuannya pada justifikasi perniagaan dan dokumentasi komprehensif.

PRISM (Pengintegrasian Projek, Skop, Masa dan Pengurusan Sumber)

PRISM ialah metodologi pengurusan projek yang dibangunkan oleh Institut Pengurusan Projek (PMI). Ia menyediakan rangka kerja komprehensif yang merangkumi penyepaduan, skop, masa dan pengurusan sumber. PRISM menekankan pendekatan berstruktur untuk perancangan projek, menggabungkan proses seperti mentakrifkan objektif projek, mewujudkan struktur pecahan kerja, aktiviti penjadualan, dan memperuntukkan sumber.

Berkaitan: Templat Perancangan Strategik Terbaik pada 2024 | Muat Turun Secara Percuma

Apakah Beberapa Alat dan Perisian Perancangan Projek?

Alat dan perisian perancangan projek telah menjadi sangat diperlukan untuk pengurusan projek yang berkesan dalam landskap perniagaan yang pantas dan dinamik hari ini. Sebagai pengurus projek, anda mungkin ingin melihat cadangan teratas ini:

Microsoft Projectialah perisian perancangan projek komprehensif yang digunakan secara meluas oleh para profesional dalam pelbagai industri. Ia menawarkan pelbagai ciri teguh untuk mengurus tugas, sumber, garis masa dan belanjawan.

Asanaialah alat perancangan projek serba boleh yang terkenal dengan ciri teguh dan fleksibilitinya. Ia menawarkan platform terpusat untuk pasukan merancang, mengatur dan menjejaki projek dengan berkesan.

Trelloialah perisian perancangan tugas yang popular yang terkenal dengan kesederhanaan dan daya tarikan visualnya. Antara muka mesra penggunanya terdiri daripada papan, senarai dan kad, membolehkan pasukan mengatur dan mengutamakan tugas dengan mudah.

Berkaitan: 10 Petua Menggunakan Pengurusan Projek Asana Dengan Berkesan Pada 2024

Apakah 10 Langkah Perancangan Projek?

Proses perancangan projek berbeza dari organisasi ke organisasi, bergantung pada skop dan skala projek. Sesetengah pengurus mungkin lebih suka 10 langkah perancangan projek seperti berikut:

1. Tentukan objektif dan matlamat projek.
2. Kenal pasti pihak berkepentingan projek.
3. Menjalankan analisis skop projek yang teliti.
4. Membangunkan struktur pecahan kerja terperinci (WBS).
5. Tentukan kebergantungan projek dan penjujukan tugas.
6. Anggarkan keperluan sumber dan buat rancangan sumber.
7. Membangunkan jadual projek yang realistik.
8. Mengenal pasti dan menilai risiko projek.
9. Buat rancangan komunikasi.
10. Mendapatkan kelulusan projek dan memuktamadkan rancangan projek.

Soalan Lazim

Pemikiran Akhir

Adalah penting untuk ambil perhatian bahawa perancangan projek adalah proses terbaik untuk memastikan segala-galanya dalam kemajuan positif. Walaupun perisian perancangan projek boleh membantu meningkatkan produktiviti proses perancangan projek, sila jangan ambil mudah, peranan pengurus projek dan penyelarasan pasukan adalah lebih kritikal.

Jadi, jangan lupa untuk mempunyai mesyuarat perkenalanuntuk menghubungkan semua pasukan pada permulaan projek dan latihan kemahiran untuk memastikan pasukan anda berprestasi tinggi dan bermotivasi semasa keseluruhan projek. Jika anda memerlukan pembentangan atau latihan mesyuarat yang lebih menarik dan menarik, AhaSlidesboleh menjadi rakan kongsi terbaik anda dengan banyak ciri dan templat lanjutan percuma serta pelan harga yang kompetitif untuk semua syarikat.

Ruj: BIJU'S | Rancangan mingguan | Teachtarget