8+ tips van experts voor het beheren van teams op afstand | W Voorbeelden | 2024 onthult

In het huidige digitale tijdperk zijn de vaardigheden van het beheren van teams op afstand zijn essentieel geworden voor elke leider. Of u nu nieuw bent in het concept of uw bestaande vaardigheden wilt verbeteren, in dit blog In dit bericht bespreken we praktische tips, hulpmiddelen en voorbeelden voor het effectief aansturen van teams op afstand. Zo kunt u samenwerking bevorderen, motivatie behouden en opmerkelijke resultaten behalen in een virtuele omgeving.

Inhoudsopgave

• Wat betekent het beheren van externe teams?
• Wat zijn de uitdagingen van het beheren van teams op afstand?
• Tips om teams op afstand effectief te beheren (met voorbeelden)
  • 1/ Duidelijke communicatie is de sleutel
  • 2/ Bepaal verwachtingen en doelen
  • 3/ Moedig autonomie aan
  • 4/ Regelmatige feedback en groei
  • 5/ Empathie en ondersteuning
  • 6/ Bevorder virtuele binding
  • 7/ Succes erkennen en aanmoedigen
  • 8/ Kies de juiste tools
• Conclusie
• Veelgestelde Vragen / FAQ

Tips voor een betere betrokkenheid

• Beheer van cross-functionele teams
• Google-samenwerkingstool
• Zelfsturend team

Wat betekent het beheren van externe teams?

Vergeet de dagen van hoekhokjes en gedeelde koffieruns. Teams op afstand kunnen verspreid zijn over continenten, waarbij hun gezichten stralen tijdens videogesprekken van zonovergoten cafés op Bali tot gezellige huiskamers in Londen. Jouw taak, als hun maestro, is om de muziek harmonieus te houden, iedereen synchroon te houden en hun creatieve hoogtepunten te bereiken, zelfs met kilometers virtuele ruimte ertussen.

Het is zeker een unieke uitdaging. Maar met de juiste tools en mentaliteit kan het beheren van teams op afstand een symfonie van productiviteit en samenwerking zijn. Je wordt een meester in virtuele communicatie, een cheerleader voor verspreide geesten en een techneut die elke tijdzoneverwisseling kan oplossen.

Wat zijn de uitdagingen van het beheren van teams op afstand?

Het managen van teams op afstand brengt zijn eigen uitdagingen met zich mee die doordachte oplossingen vereisen. Deze uitdagingen omvatten:

1/ Eenzaamheid aanpakken

Een opmerkelijke studie van Organisatiepsycholoog Lynn Holdsworth ontdekte een opmerkelijk aspect van fulltime werken op afstand: een duizelingwekkende toename van 67% in gevoelens van eenzaamheid in vergelijking met traditionele kantooromgevingen. Dit gevoel van isolatie kan verstrekkende gevolgen hebben en het moreel van het team en het individuele welzijn aantasten.

2/ Zinvolle verbindingen tot stand brengen

Think Het onderzoek van Jostle en Dialacticgeeft 61% van de werknemers aan zich minder verbonden te voelen met collega's door werken op afstand, 77% geeft aan dat er aanzienlijk minder sociale interacties zijn (of helemaal geen) met collega's, en 19% geeft aan dat werken op afstand heeft geleid tot gevoelens van uitsluiting.

Dit obstakel kan mogelijk hun motivatie en betrokkenheid aantasten. Het opbouwen van een gevoel van verbondenheid en het bevorderen van regelmatige interacties is cruciaal.

3/ Omgaan met verschillende tijdzones 

Het coördineren van werk wanneer teamleden verspreid zijn over verschillende tijdzones kan behoorlijk lastig zijn. Uitzoeken wanneer vergaderingen moeten worden gepland en ervoor zorgen dat iedereen in realtime samenwerkt, kan aanvoelen als het oplossen van een complexe puzzel.

4/ Ervoor zorgen dat het werk gedaan wordt en productief blijven 

Als u op afstand werkt zonder direct toezicht, kan het voor sommige teamleden moeilijk zijn om gefocust en verantwoordelijk te blijven. Het stellen van verwachtingen en het meten van prestaties wordt uiterst belangrijk.

5/ Verschillende culturen waarderen 

Met teamleden met verschillende achtergronden zijn er verschillende manieren van werken, communiceren en vakantie vieren. Gevoelig zijn voor deze verschillen is de sleutel tot het creëren van een gastvrije en inclusieve omgeving.

6/ De juiste balans vinden tussen vertrouwen en controle 

Beslissen hoeveel vrijheid je teamleden geeft om zelfstandig te werken versus nauwlettend toezicht houden, is een grote uitdaging in werksituaties op afstand.

7/ Een gezonde balans tussen werk en privé behouden 

Werken op afstand kan soms de grenzen tussen werk en privéleven doen vervagen, wat ertoe kan leiden dat je je overweldigd voelt. Zorgvuldig management is cruciaal om een ​​gezond evenwicht te verzekeren en burn-out te voorkomen.

Tips om teams op afstand effectief te beheren (met voorbeelden)

Het managen van teams op afstand kan zowel lonend als uitdagend zijn. Om u te helpen bij het navigeren door deze nieuwe manier van werken, volgen hier enkele praktische tips en voorbeelden:

1/ Duidelijke communicatie is de sleutel

Bij het managen van teams op afstand is duidelijke communicatie de hoeksteen voor succes. Wanneer teamleden verspreid zijn over verschillende locaties, wordt de behoefte aan effectieve communicatie nog belangrijker. Hier leest u wat u kunt doen om ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde pagina zit:

• Gebruik verschillende communicatiemiddelen: Maak gebruik van een combinatie van communicatiemiddelen om verschillende soorten interacties mogelijk te maken. Videogesprekken, e-mails, chatplatforms en tools voor projectbeheer zijn allemaal waardevolle bronnen. 
• Reguliere video-check-ins: Plan regelmatige video check-ins om het gevoel van een persoonlijke ontmoeting na te bootsen. Deze sessies kunnen worden gebruikt om projectupdates te bespreken, twijfels weg te nemen en ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn zit. Zet bijvoorbeeld een wekelijks videogesprek op waarin elk teamlid zijn voortgang, uitdagingen en komende taken deelt. 
• Realtime probleemoplossing: Moedig teamleden aan om chathulpmiddelen te gebruiken om snel opheldering te zoeken, updates te delen en samen te werken aan onmiddellijke taken. Dit helpt dingen in beweging te houden, zelfs als mensen zich in verschillende tijdzones bevinden.

👏 Check out: Statistieken over werken op afstand

2/ Bepaal verwachtingen en doelen

Definieer taken, deadlines en verwachte resultaten duidelijk. Zo kent iedereen zijn rol en verantwoordelijkheden. Hier zijn een paar tips:

• Verdeel het werk: Verdeel de grote taken in kleinere en leg uit wie elk onderdeel moet doen. Zo begrijpt iedereen zijn rol.
• Vertel ze wanneer ze klaar moeten zijn: Stel deadlines in voor elke taak. Dit helpt iedereen om zijn tijd te beheren en dingen op schema af te krijgen.
• Toon het einddoel: Leg uit hoe u wilt dat het eindresultaat eruit ziet. Hierdoor begrijpt uw ​​team waar ze naartoe werken.

3/ Moedig autonomie aan 

Vertrouw erop dat uw teamleden hun werk zelfstandig kunnen uitvoeren. Dit vergroot hun zelfvertrouwen en verantwoordelijkheid. Hier ziet u hoe u uw externe team de vrijheid kunt geven om hun werk zelf af te handelen.

• Geloof erin: Laat zien dat u uw team vertrouwt om dingen voor elkaar te krijgen. Hierdoor voelen ze zich zelfverzekerder en verantwoordelijker.
• Werk in hun eigen tijd: Laat teamleden kiezen wanneer ze willen werken. Als iemand bijvoorbeeld 's ochtends het meest productief is, laat hem of haar dan werken. Zolang ze hun taken op tijd afmaken, is het allemaal goed.

4/ Regelmatige feedback en groei

Geef constructieve feedback om teamleden te helpen verbeteren en groeien.

• Geef nuttig advies: Het is belangrijk voor hun professionele ontwikkeling om uw teamleden te laten weten wat ze goed doen en waar ze kunnen verbeteren. Het helpt hen hun sterke en zwakke punten te identificeren en doelen voor verbetering te stellen. Constructieve feedback kan teamleden ook motiveren om harder te werken en hun volledige potentieel te bereiken.
• Praten over doelen: Praat regelmatig over wat ze willen leren of bereiken. 
• Maandelijkse feedbacksessies: Plan elke maand een bijeenkomst om te bespreken hoe het met ze gaat. Bespreek hun sterke punten en stel manieren voor waarop ze nog beter kunnen worden.
• Sta open voor het ontvangen van feedback. Vergeet niet dat iedereen voortdurend leert en groeit. Sta open voor feedback van uw teamleden en wees bereid om indien nodig wijzigingen aan te brengen.

5/ Empathie en ondersteuning

Erken dat de situatie van elke persoon uniek is. Toon begrip en empathie voor de moeilijkheden die zij buiten hun werk kunnen tegenkomen. Hier leest u hoe u dit kunt doen:

• Heb compassie: Begrijp dat uw teamleden een leven hebben buiten het werk. Ze hebben misschien gezinsverantwoordelijkheden of persoonlijke zaken die ze moeten regelen.
• Luister en leer: Schenk aandacht aan hun uitdagingen en zorgen. Luister naar wat ze doormaken en probeer hun perspectief te begrijpen.
• Flexibele werkuren: Als iemand bijvoorbeeld voor zijn gezin moet zorgen of andere verplichtingen heeft, sta hem dan toe zijn werktijden soms te wijzigen. Op deze manier kunnen ze hun verantwoordelijkheden beheren terwijl ze toch hun werk gedaan krijgen.

6/ Bevorder virtuele binding 

Creëer mogelijkheden voor teamleden om op persoonlijk niveau met elkaar in contact te komen. Dit kan zijn door middel van virtuele koffiepauzes, teambuildingspellen of het delen van persoonlijke anekdotes. 

Hier zijn verschillende activiteiten die u kunt ondernemen om uw team dichter bij elkaar te brengen en uw eenheid te versterken:

• 14 inspirerende games voor virtuele vergaderingen 
• 10 gratis online teambuildingspellen die je eenzaamheid wegnemen
• 11+ Teambindingsactiviteiten irriteren uw collega's nooit

7/ Succes erkennen en aanmoedigen

Het is van cruciaal belang dat uw externe team zich gewaardeerd voelt voor hun prestaties. 

• Let op hun harde werk: Besteed aandacht aan de inspanningen die uw teamleden in hun taken stoppen. Zo weten ze dat hun werk ertoe doet.
• Zeg "Geweldig gedaan!": Zelfs een kleine boodschap kan veel betekenen. Als u snel een e-mail of een bericht stuurt met een virtuele 'high-five'-emoji, laat u zien dat u voor hen juicht.
• Vier mijlpalen: Als een teamlid bijvoorbeeld een moeilijk project afrondt, stuur dan een felicitatiemail. Je kunt hun prestatie ook delen tijdens teamvergaderingen.

8/ Kies de juiste tools

Uw externe team voorzien van de juiste technologie is cruciaal voor naadloos teamwerk. Hier ziet u hoe u hen van essentieel belang kunt voorzien hulpmiddelen voor werken op afstand:

• Strategische softwarekeuzes: Optie voor software en technologie die de samenwerking stroomlijnen en de productiviteit verhogen. Dit zorgt ervoor dat uw team efficiënt kan samenwerken, waar ze zich ook bevinden.
• Precisie projectbeheer: Overweeg bijvoorbeeld om projectmanagementplatforms zoals Trello of Asana te gebruiken. Deze tools helpen bij het delegeren van taken, het volgen van de voortgang en het onderhouden van duidelijke communicatie binnen het team.

• Interactie met anderen verbeteren AhaSlides: Naast projectmanagementtools kunt u ook gebruikmaken van: AhaSlides om verschillende aspecten van het externe werk van uw team te verbeteren. Gebruik het voor dynamische sjablonen die uw publiek boeien en boeien. Integreer interactieve functies zoals live peilingen, quizzen, word cloud en Q & A om deelname tijdens vergaderingen te stimuleren. Daarnaast kunt u AhaSlides voor teambuildingactiviteiten, waarmee u een gevoel van plezier en kameraadschap aan uw virtuele interacties toevoegt.

• Begeleide kennismaking: Zorg ervoor dat uw teamleden goed thuis zijn in de tools die u introduceert. Zorg voor tutorials, training en ondersteuning om te garanderen dat iedereen de software effectief kan gebruiken.

Kijk op AhaSlides Sjablonen voor hybride teambuilding

Sjabloon voor snelle teambuilding

Word Cloud ijsbrekers

Sjabloon voor alle handen-vergadering

Conclusie

Vergeet niet dat het begrijpen van de behoeften van elk teamlid, het bevorderen van samenwerking en het erkennen van prestaties allemaal essentieel zijn voor het opbouwen van een sterk en verenigd team op afstand. Met de juiste strategieën kunt u uw team naar opmerkelijke resultaten leiden, waar ze zich ook bevinden.

Veelgestelde Vragen / FAQ 

Referentie: Forbes