Project Kickoff Meeting: Hoe je het in 8 stappen tot een succes maakt (gratis sjabloon!)

Zelfs de meest gedisciplineerde bedrijven kunnen soms het gevoel hebben dat hun projecten op een dwaalspoor raken. Vaker wel dan niet, is het probleem een van voorbereiding. De oplossing?Een goed gestructureerd en volledig interactief project kick-off bijeenkomst!

Meer dan alleen pracht en praal, een goed uitgevoerde kickoff meeting kan op de juiste manier iets moois op gang brengen. Hier zijn 8 stappen voor het houden van een projectstartbijeenkomst die opwinding opbouwt en krijgt iedereen op dezelfde pagina.

Aftrap tijd!

Wat is een Project Kickoff Meeting?
Waarom zijn Project Kickoff Meetings zo belangrijk?
8 stappen naar een Kickass Project Kickoff Meeting
Project Kickoff Meeting Agenda-sjabloon

Wat is een Project Kickoff Meeting?

Zoals op het blik staat, is een project kickoff meeting een bijeenkomst waar je je project aftrapt.

Gewoonlijk is een projectstartbijeenkomst de eerste ontmoeting tussen de klant die een project heeft besteld en het bedrijf dat het tot leven zal brengen. Beide partijen gaan samen zitten en bespreken de fundamenten van het project, het doel, de doelen en hoe het van idee tot realisatie zal komen.

Over het algemeen zijn er 2 types van startbijeenkomsten om op de hoogte te zijn van:

Externe Project Kickoff -Een ontwikkelteam gaat zitten met iemand van someone buitenhet bedrijf, zoals een klant of belanghebbende, en bespreekt het plan voor een samenwerkingsproject.
Interne PKM - Een team van binnen het bedrijf gaat samen zitten en bespreekt het plan voor een nieuw intern project.

Hoewel beide typen verschillende uitkomsten kunnen hebben, De procedureis ongeveer hetzelfde. Er is in wezen geen deelvan een externe projectaftrap die geen deel uitmaakt van een interne projectaftrap - het enige verschil is voor wie je het vasthoudt.

Waarom zijn Project Kickoff Meetings zo belangrijk?

Het doel van Kickoff Meetings moet luid en duidelijk zijn! Het lijkt misschien eenvoudig genoeg om een project te starten door simpelweg een aantal taken aan de juiste mensen toe te wijzen, vooral op de huidige, door Kanban-bord geobsedeerde werkplek. Dit kan er echter toe leiden dat teams voortdurend de weg kwijtraken.

Onthoud, alleen omdat je op de hetzelfde bordbetekent niet dat je op de dezelfde pagina.

In de kern is een projectstartbijeenkomst een eerlijke en open Dialoog tussen een klant en een team. Zijn niet een reeks aankondigingen over hoe het project gaat werken, maar a gesprekover plannen, verwachtingen en doelen tot stand gekomen door ongebreidelde discussie.

Hier zijn enkele voordelen van het houden van een kick-offbijeenkomst voor een project:

Het krijgt iedereen bereid - "Geef me zes uur om een boom om te hakken en ik zal de eerste vier uur besteden aan het slijpen van de bijl".Als Abraham Lincoln vandaag nog leefde, kun je er zeker van zijn dat hij de eerste vier van de zes projecturen zou besteden aan een projectstartbijeenkomst. Dat komt omdat deze bijeenkomsten bevatten allen de nodige stappen om elk project op de goede weg te krijgen.
Het heeft betrekking op alle hoofdrolspelers- Kickoff-bijeenkomsten kunnen pas beginnen als iedereen aanwezig is: managers, teamleiders, klanten en iedereen die een belang heeft bij het project. Het is zo gemakkelijk om uit het oog te verliezen wie waarvoor verantwoordelijk is, zonder de duidelijkheid van een kickoff-bijeenkomst om alles uit te zoeken.
Het is open en samenwerkend - Zoals we al zeiden, zijn projectstartbijeenkomsten debatten. De besten doen mee allen aanwezigen en de beste ideeën uit iedereen halen.

8 stappen naar een Kickass Project Kickoff Meeting

Wat staat er precies op de agenda van een kickoff-bijeenkomst voor een project? We hebben het beperkt tot de acht onderstaande stappen, maar u moet altijd onthouden dat dit het geval is geen vast menu voor dit type vergadering.

Gebruik deze 8 stappen als leidraad, maar vergeet nooit dat de uiteindelijke agenda ligt bij je!

Stap #1 - Introducties en ijsbrekers

De enige manier om een startbijeenkomst te beginnen is natuurlijk door de deelnemers met elkaar vertrouwd te maken. Ongeacht de lengte of omvang van uw project, klanten en teamleden moeten op voornaam met elkaar omgaan voordat ze efficiënt kunnen samenwerken.

Hoewel een eenvoudige introductie van het type 'rond de tafel' voldoende is om mensen vertrouwd te maken met namen, kan een ijsbreker nog een laagje extra informatie toevoegen. persoonlijkheid en verlicht de stemmingvoorafgaand aan de start van het project.

Probeer deze:Spin het Wiel 🎡

Leg enkele eenvoudige introductie-onderwerpen op een spinner wiel, laat dan elk teamlid het draaien en het onderwerp beantwoorden waarop het wiel terechtkomt. Grappige vragen worden aangemoedigd, maar zorg ervoor dat je het min of meer professioneel houdt!

Een spinnerwiel te gebruiken als ijsbreker.

Wil je meer zoals dit?💡 Wij hebben 10 ijsbrekers voor elke vergaderinghier.

Stap 2 - Projectachtergrond

Nu de formaliteiten en festiviteiten achter de rug zijn, is het tijd om aan de slag te gaan met de ijskoude business. Om de bijeenkomst succesvol te kunnen lanceren, is het belangrijk dat je een duidelijke agenda hebt voor de kick-off meeting!

Zoals bij alle geweldige verhalen kun je het beste bij het begin beginnen. Overzicht van alle correspondentietussen u en uw klanten, zodat iedereen die bij het project betrokken is, volledig op de hoogte is van wat er tot nu toe is gebeurd.

Dit kunnen schermafbeeldingen zijn van e-mails, sms-berichten, notulen van eerdere vergaderingen of bronnen die enige vorm van context toevoegen voor uw bedrijf en uw klant. Maak het voor iedereen gemakkelijk te visualiseren door een tijdlijn te maken.

Stap #3 - Projectvraag

Naast de correspondentieachtergrond, wil je diep duiken in de details van Waarom dit project wordt in de eerste plaats afgetrapt.

Dit is een cruciale stap omdat het een duidelijk overzicht geeft van de pijnpunten die het project wil oplossen, iets dat zowel teams als klanten te allen tijde in hun achterhoofd moeten houden.

Protip 👊

Stadia als deze zijn rijp voor discussie. Vraag het je klanten en uw team om hun ideeën naar voren te brengen over waarom zij denken dat dit project is bedacht.

Indien van toepassing, moet u altijd proberen de stem van de klantin dit gedeelte. Werk samen met de klant om praktijkvoorbeelden te vinden van consumenten die pijnpunten noemen die uw project probeert op te lossen. Hun mening moet bepalen hoe uw team het project benadert.

Stap #4 - Projectdoelen

Dus je hebt gekeken naar de verleden van het project, nu is het tijd om naar de toekomst.

Het hebben van directe doelen en een duidelijke definitie van succes voor uw project zal uw team echt helpen ernaar toe te werken. Niet alleen dat, het zal uw klant ook laten zien dat u het werk serieus neemt en dat u evenveel belang hecht aan de voortgang ervan.

Vraag je deelnemers aan de kickoff meeting 'hoe zal succes eruitzien?'Zijn het meer klanten? Meer recensies? Een betere klanttevredenheid?

Wat het doel ook is, het moet altijd...

Haalbare- Overbelast jezelf niet. Ken je grenzen en stel een doel voor jezelf werkelijk kans hebben om te behalen.
Meetbaar - Stel je doel voor met data. Richt je op een specifiek getal en volg je voortgang ernaartoe.
Timed - Geef jezelf een einddatum. Doe er alles aan om uw doelen vóór die deadline te bereiken.

Stap #5 - De werkverklaring

Door het 'vlees' in de 'kickoff meeting' te stoppen, is een Statement of Work (SoW) een flinke duik in de details van het project en hoe het zal worden uitgevoerd. Het is de hoofdfactureringop de agenda van de kickoff-vergadering en zou de meeste van uw aandacht moeten krijgen.

Bekijk deze infographic over wat u in uw werkverklaring moet opnemen:

Infographic met uitleg over de 6 ministappen die betrokken zijn bij het aankondigen van een werkverklaring tijdens een projectstartbijeenkomst.

Houd er rekening mee dat de werkverklaring niet zozeer over discussie gaat als de rest van de agenda van de startvergadering van het project. Dit is echt het moment om een project te leiden tot gewoon leg het plan van aanpak uitvoor het komende project, bewaar de discussie dan voor de volgend punt van de vergadering.

Net als de rest van je startbijeenkomst, is je werkverklaring super variabel. De bijzonderheden van uw werkopdracht zullen altijd afhangen van de complexiteit van het project, de grootte van het team, de betrokken onderdelen, enz.

Nieuwsgierig naar meer?💡Bekijk dit uitgebreid artikel over het opstellen van een werkverklaring.

Stap #6 - Vraag- en antwoordgedeelte

Hoewel u zich misschien gedwongen voelt om uw vraag- en antwoordgedeelte tot het einde te verlaten, raden we u aan deze vast te houden direct na uw werkverklaring.

Zo’n omvangrijk segment zal zeker aanleiding geven tot vragen van zowel uw klant als uw team. Omdat het grootste deel van de bijeenkomst nog zo vers in het geheugen van iedereen ligt, kun je het beste slaan terwijl het ijzer heet is.

gebruik interactieve presentatiesoftwareDoor uw vragen en antwoorden te organiseren, kunt u ervoor zorgen dat alles soepel verloopt, vooral als de kick-offvergadering van uw project veel deelnemers kent.

Het is georganiseerd- Vragen zijn gerangschikt op populariteit (via upvotes) of op tijd en kunnen worden gemarkeerd als 'beantwoord' of bovenaan worden vastgezet.
Het is gemodereerde- Vragen kunnen worden goedgekeurd en afgewezen voordat ze op het scherm worden weergegeven.
Het is anoniem - Vragen kunnen anoniem worden gesteld, waardoor iedereen een stem heeft.

Stap #7 - Potentiële problemen

Zoals we al eerder zeiden, gaat een project kick-off meeting over zo open en eerlijk mogelijk zijn. Dat ishoe bouw je een gevoel van vertrouwen vanaf het begin met uw klant.

Daartoe kunt u het beste de potentiële problemen bespreken waarmee het project onderweg te maken kan krijgen. Niemand vraagt je hier de toekomst te voorspellen, alleen maar om een voorlopige lijst te maken van de barrières waar je tegenaan kunt lopen.

Omdat u, uw team en uw klant dit project met verschillende belangen benaderen, is dit ideaal om te krijgen iedereenbetrokken bij de mogelijke probleemdiscussie.

Stap #8 - Inchecken

Regelmatig contact opnemen met uw klant is een andere manier om het vertrouwen tussen beide partijen te versterken. Tijdens de kickoff-bijeenkomst van uw project heeft u een aantal vragen die u moet beantwoorden wat, wanneer wie en hoe deze check-ins gaan gebeuren.

Inchecken is een vrij fijne evenwichtsoefening tussen doorzichtigheiden inspanning. Hoewel het fijn is om zo open en transparant mogelijk te zijn, moet je dit beheren binnen de reikwijdte van hoe beschikbaar je daadwerkelijk bent voor beopen en transparant.

Zorg ervoor dat deze vragen voor het einde van de vergadering beantwoord zijn:

Wat?- In welk detail moet de klant precies worden bijgewerkt? Moeten ze elk klein detail van de vooruitgang kennen, of zijn het alleen de grote tekenen die er toe doen?
Wanneer?- Hoe vaak moet uw team uw klant updaten? Moeten ze elke dag vertellen wat ze hebben gedaan, of aan het eind van de week gewoon samenvatten wat ze hebben bereikt?
Wie? - Welk teamlid zal de contactpersoon zijn voor de klant? Zal er in elke fase een lid van elk team zijn, of slechts één correspondent gedurende het hele project?
Hoe? - Op welke manier houden de klant en de correspondent contact? Regelmatig videogesprek, e-mail of continu bijgewerkt live document?

Zoals het geval is met de meeste onderwerpen op de agenda van een projectstartbijeenkomst, kunt u deze het beste in het openbaar bespreken. Voor een groot team en een grote groep klanten vindt u het misschien gemakkelijker om een live peilingom de opties te verkleinen om de best mogelijke incheckformule vast te stellen.

Nieuwsgierig naar meer? 💡Kijk eens wat best practices voor het inchecken bij uw klanten.

Project Kickoff Meeting Agenda-sjabloon

Met je vakkundig geplande kickoff-vergadering die erop wacht om wat geesten in de bestuurskamer te blazen, kan de laatste aanraking een beetje wisselwerkingom het allemaal samen te brengen.

Wist je dat alleen 29% van bedrijvenzich verbonden voelen met hun klanten ( Gallup)? Terugtrekking is een epidemie op B2B-niveau en kan ervoor zorgen dat kick-offbijeenkomsten door de formaliteiten als een vlak, weinig inspirerend proces aanvoelen.

Uw klanten en teams betrekken via interactieve dia's kan echt can participatie stimulerenen de aandachtsspanne vergroten.

AhaSlides heeft een arsenaal aan hulpmiddeleninclusief live polls, Q&A en brainstormdia's, en zelfs live quizzenen games om uw project op de juiste manier te ontsteken.