Stel je je team voor als een team dat door de wateren van projecten en doelen navigeert. Wat gebeurt er als je een moeilijke periode tegenkomt? Voer het Root Cause Analysis Template in, uw organisatiekompas. In deze blogpost ontdekken we de Root Cause Analysis en de belangrijkste principes ervan, hoe u RCA stap voor stap kunt uitvoeren en verschillende Root Cause Analysis-sjablonen om u daarbij te helpen.
Inhoudsopgave
Wat is een oorzaakanalyse?
Root Cause Analysis (RCA) is een systematisch proces dat wordt gebruikt om de onderliggende oorzaken van problemen of incidenten binnen een systeem te identificeren. Het primaire doel van RCA is om vast te stellen waarom een bepaald probleem zich heeft voorgedaan en de onderliggende oorzaken ervan aan te pakken, in plaats van alleen de symptomen te behandelen. Deze aanpak helpt voorkomen dat het probleem zich opnieuw voordoet.
Root Cause Analysis wordt veel gebruikt in verschillende industrieën, waaronder productie, gezondheidszorg, informatietechnologie en meer. Het is een proactieve benadering van probleemoplossing die gericht is op het creëren van langetermijnoplossingen in plaats van snelle oplossingen, waardoor continue verbetering binnen organisaties of systemen wordt bevorderd.
Belangrijkste principes van de analyse van de hoofdoorzaken
Hier zijn de belangrijkste principes van RCA:
Focus op het probleem, niet op mensen:
In plaats van individuen de schuld te geven, concentreer je je op het oplossen van het probleem. Root Cause Analysis (RCA) is een hulpmiddel om problemen op te sporen en op te lossen, zodat ze niet meer voorkomen, zonder met de vinger naar specifieke mensen te wijzen.
Houd dingen georganiseerd:
Denk bij RCA op een georganiseerde manier. Volg een stapsgewijs proces om alle mogelijke redenen voor het probleem te vinden. Door georganiseerd te zijn, werkt RCA beter.
Gebruik feiten en bewijs:
Neem beslissingen op basis van echte informatie. Zorg ervoor dat uw RCA feiten en bewijsmateriaal gebruikt, en geen gissingen of gevoelens.
Vraag ideeën openlijk:
Creëer een ruimte waar het oké is om ideeën in twijfel te trekken. Wanneer u RCA doet, sta dan open voor nieuwe gedachten en perspectieven. Dit helpt bij het onderzoeken van alle mogelijke redenen voor het probleem.
Blijf erbij:
Begrijp dat RCA tijd kan kosten. Ga door totdat je de belangrijkste reden voor het probleem hebt gevonden. Geduldig zijn is belangrijk om goede oplossingen te vinden en te voorkomen dat het probleem zich opnieuw voordoet.
Hoe u een hoofdoorzaakanalyse uitvoert
Het uitvoeren van een Root Cause Analysis omvat een systematisch proces om de onderliggende oorzaken van een probleem of issue te identificeren. Hier is een stapsgewijze handleiding voor het uitvoeren van een RCA:
1/ Definieer het probleem:
Formuleer duidelijk het probleem of de kwestie die moet worden onderzocht. Schrijf een beknopte probleemstelling met details zoals symptomen, impact op de operaties en alle andere relevante informatie. Deze stap vormt de basis voor het hele RCA-proces.
2/ Stel een team samen:
Vorm een multidisciplinair team met personen die belang hebben bij of expertise hebben in verband met het probleem. Diversiteit in perspectieven kan leiden tot een uitgebreider begrip van het probleem.
3/ Gegevens verzamelen:
Verzamel relevante informatie en gegevens. Dit kan het beoordelen van dossiers, het afnemen van interviews, het observeren van processen en het verzamelen van andere relevante gegevensbronnen inhouden. Het doel is om een alomvattend en nauwkeurig inzicht te krijgen in de situatie.
4/ Gebruik RCA-tools:
Gebruik verschillende RCA-tools en -technieken om de hoofdoorzaken te identificeren. Veel voorkomende hulpmiddelen zijn onder meer:
- Visgraatdiagram (Ishikawa): Een visuele weergave die potentiële oorzaken van een probleem categoriseert in sectoren, zoals mensen, processen, apparatuur, omgeving en management.
- 5 Waarom: Vraag herhaaldelijk “waarom” om de volgorde van gebeurtenissen te achterhalen en de fundamentele oorzaken te achterhalen. Blijf vragen ‘waarom’, totdat je de oorzaak hebt gevonden.
5/ Identificeer de onderliggende oorzaken:
Analyseer de verzamelde gegevens en informatie om de onderliggende of hoofdoorzaken van het probleem te identificeren.
- Kijk verder dan de directe symptomen om de systemische problemen te begrijpen die aan het probleem bijdragen.
- Zorg ervoor dat de geïdentificeerde hoofdoorzaken geldig zijn en ondersteund worden door bewijsmateriaal. Voer een kruiscontrole uit met het team en test, indien mogelijk, de aannames om de nauwkeurigheid van uw analyse te verifiëren.
6/ Ontwikkel oplossingen:
Brainstorm en evalueer mogelijke corrigerende en preventieve acties. Focus op oplossingen die de geïdentificeerde hoofdoorzaken aanpakken. Houd rekening met de haalbaarheid, effectiviteit en mogelijke onbedoelde gevolgen van elke oplossing.
7/ Creëer een actieplan:
Ontwikkel een gedetailleerd actieplan waarin de stappen worden beschreven die nodig zijn om de gekozen oplossingen te implementeren. Wijs verantwoordelijkheden toe, stel tijdlijnen op en stel meetgegevens vast voor het monitoren van de voortgang.
8/ Oplossingen implementeren:
Zet de gekozen oplossingen om in actie. Implementeer de wijzigingen in processen, procedures of andere aspecten die in het actieplan zijn geïdentificeerd.
9/ Monitoren en evalueren:
Houd de situatie nauwlettend in de gaten om ervoor te zorgen dat de geïmplementeerde oplossingen effectief zijn. Zet een systeem op voor voortdurende evaluatie en feedback. Breng indien nodig aanpassingen aan in de oplossingen op basis van resultaten uit de praktijk.
Analysejabloon voor oorzaakoorzaken
Hieronder staan vereenvoudigde sjablonen voor Root Cause Analysis in verschillende formaten:
Excel-sjabloon voor analyse van hoofdoorzaken:
Hier is het excel-sjabloon voor de oorzaakanalyse
- Probleem beschrijving: Beschrijf kort het probleem of probleem.
- Datum en tijd van optreden: Registreer wanneer het probleem zich voordeed.
- Gegevensverzameling: Specificeer de gebruikte gegevensbronnen en methoden.
- Hoofdoorzaken: Maak een lijst van de geïdentificeerde hoofdoorzaken.
- Oplossingen: Documenteer voorgestelde oplossingen.
- Implementatieplan: Geef een overzicht van de stappen om oplossingen te implementeren.
- Monitoring en evaluatie: Bepaal hoe oplossingen worden gemonitord.
Sjabloon voor analyse van 5 redenen waarom:
Hier is een sjabloon voor de analyse van de hoofdoorzaak van 5 redenen
Probleemstelling:
- Geef duidelijk het probleem aan.
Waarom? (1e iteratie):
- Vraag waarom het probleem zich voordeed en noteer het antwoord.
Waarom? (2e iteratie):
- Herhaal het proces en vraag opnieuw waarom.
Waarom? (3e iteratie):
- Ga door totdat je de oorzaak hebt bereikt.
Oplossingen:
- Oplossingen voorstellen op basis van de geïdentificeerde hoofdoorzaak.
Sjabloon voor analyse van visgraatoorzaken:
Hier is het sjabloon voor de analyse van de oorzaak van de visgraat
Probleemstelling:
- Schrijf het probleem aan de “kop” van het visgraatdiagram.
Categorieën (bijv. Mensen, Proces, Apparatuur):
- Label de takken voor verschillende mogelijke oorzaken.
Gedetailleerde oorzaken:
- Verdeel elke categorie in specifieke oorzaken.
Hoofdoorzaken:
- Identificeer de hoofdoorzaken voor elke gedetailleerde oorzaak.
Oplossingen:
- Stel oplossingen voor die verband houden met elke hoofdoorzaak.
Voorbeeld van een root-cause analyse in de gezondheidszorg:
Hier vindt u een voorbeeld van een oorzaakanalyse in de gezondheidszorg
- Beschrijving patiëntincident: Beschrijf kort het zorgincident.
- Chronologie van evenementen: Geef aan wanneer elke gebeurtenis heeft plaatsgevonden.
- Bijdragende factoren: Noem factoren die hebben bijgedragen aan het incident.
- Hoofdoorzaken: Identificeer de belangrijkste oorzaken van het incident.
- Corrigerende acties: Acties voorstellen om herhaling te voorkomen.
- Opvolging en monitoring: Specificeer hoe de corrigerende acties zullen worden gemonitord.
Sjabloon voor analyse van zes Sigma-oorzaken:
- Bepalen: Definieer het probleem of de afwijking duidelijk.
- Maatregel: Verzamel gegevens om het probleem te kwantificeren.
- Analyseren: Gebruik tools zoals Fishbone of 5 Whys om de hoofdoorzaken te identificeren.
- Verbeteren: Oplossingen ontwikkelen en implementeren.
- Controle: Voer controles in om verbeteringen te monitoren en vast te houden.
Daarnaast zijn hier enkele websites waar u sjablonen voor analyse van de hoofdoorzaak kunt vinden om u te helpen bij uw RCA-proces: Smartsheet, ClickUp en VeiligheidCultuur.
Conclusie
Het Root Cause Analysis-sjabloon is uw kompas voor effectieve probleemoplossing. Door de hier beschreven stapsgewijze handleiding te volgen, kan uw team nauwkeurig omgaan met uitdagingen en zorgen voor oplossingen voor de lange termijn. Vergeet niet om uw vergaderingen en brainstormsessies nog meer te verbeteren AhaDia's – een tool die is ontworpen om de samenwerking te verbeteren en de communicatie te stroomlijnen.
Veelgestelde vragen
Hoe schrijf je een oorzakenanalyse?
Definieer het probleem duidelijk, verzamel relevante gegevens, identificeer de hoofdoorzaken, ontwikkel oplossingen die de hoofdoorzaken aanpakken en implementeer en monitor de effectiviteit van oplossingen.
Wat zijn de 5 stappen van de oorzaakanalyse?
Definieer het probleem, verzamel gegevens, identificeer de hoofdoorzaken, ontwikkel oplossingen en implementeer en monitor oplossingen.
Hoe maak ik een sjabloon voor de analyse van de hoofdoorzaak?
Geef een overzicht van secties voor probleemdefinitie, gegevensverzameling, identificatie van de hoofdoorzaak, ontwikkeling van oplossingen en implementatie.
ref: Asana | Smartsheet
