Ben je een deelnemer?

11 stappen om een ​​succesvolle strategische managementvergadering te houden

11 stappen om een ​​succesvolle strategische managementvergadering te houden

Portfolio

Jane Ng Augustus 30 2022 8 min gelezen

Een strategische managementvergadering is een van de beste methoden die high-performance teams helpen de werkkwaliteit en productiviteit te beoordelen en te verbeteren om de beste resultaten voor het bedrijf te creëren. Dit artikel geeft u alles wat u moet weten over een strategisch managementvergadering en hoe u een vergadering effectief kunt openen. 

Wat is een Strategisch Managementgesprek?

De strategische managementvergadering (SMM) is een managementmodel dat zich richt op de algemene managementstrategie van een bedrijf, waaronder procesbeheer, budget, kwaliteit, normen en leveranciers om de werkefficiëntie en bedrijfsprestaties te evalueren. (Referentie: Algemeen servicebeheer)

Afbeelding: freepik.com

Deze vergadering kan elk kwartaal plaatsvinden en er kunnen gegevens nodig zijn die zijn verzameld tijdens een marketingstrategievergadering, bedrijfsstrategievergadering of verkoopstrategievergadering.

In het kort, het doel van strategische vergaderingen is om erachter te komen hoe de middelen van een bedrijf het meest effectief kunnen worden gebruikt om specifieke doelen en doelstellingen te bereiken.

De voordelen van een strategisch managementoverleg? 

Een strategische managementvergadering helpt deelnemers niet alleen om proactiever te zijn met hun werk door op tijd te arriveren, documenten op te stellen en vragen te stellen tijdens strategische planning, maar biedt ook de volgende 5 voordelen:

Kosten verlagen

Veel organisaties zijn overgestapt op het raamwerk voor strategische managementvergaderingen. Omdat het SMM-abonnement bedrijven nu helpt goedkope (zelfs gratis) tools en services te gebruiken om gegevens tussen vergaderingen door te analyseren om te zien wat werkt, wat niet en wat goed kan. 

Deze helpen om middelen zo verstandig en efficiënt mogelijk te besteden, toe te wijzen en te investeren.

Bespaar tijd en energie

Door effectieve vergaderingen te plannen, krijgen afdelingen of deelnemers inzicht in het doel van de strategische discussie en wat ze moeten voorbereiden en bijdragen.

Bijvoorbeeld welke documenten ze meebrengen, welke cijfers ze moeten presenteren en taken of oplossingen die na de vergadering moeten worden opgesteld.

Het opsplitsen van taken om de vergadering voor te bereiden, bespaart veel tijd en moeite door niet te gaan rommelen of een kritiek te worden op wiens fout, maar het doel van de vergadering te vergeten.

Verhoogt de onderhandelingskracht

Foto: Yanalya

Tijdens de vergadering worden ruzies of meningsverschillen niet uit de weg gegaan. Maar dit vergroot de onderhandelingsmacht van teamleden door te moeten discussiëren en de beste oplossing te vinden om problemen voor klanten en bedrijven op te lossen. Het zal u misschien verbazen een uitstekende onderhandelaar in uw team te vinden!

Risico's beheren 

Niemand wil een vergadering bijwonen die halverwege wordt geannuleerd omdat er geen gegevens zijn of problemen worden opgelost.

Daarom betekent follow-upvergadering dat iedereen gegevens van eerdere vergaderingen moet plannen, verzamelen en aanleveren, die gegevens moet analyseren en die analyse moet helpen vertalen in bruikbare volgende stappen. Deze activiteiten zorgen voor een betere beheersing van risico's. Of maak de vergadering zelfs productiever of doelgerichter dan de vorige. 

Houd budgetten en middelen nauwlettend in de gaten

Door effectieve teamvergaderingen te houden, kunnen middelen worden gecontroleerd en aangepast en kunnen weloverwogen budgetbeslissingen worden genomen. Strategie-evaluatievergaderingen zullen helpen om afdelingen of programma's te markeren die mogelijk extra financiering nodig hebben om succesvol te zijn. Ze zijn ook een goede plek om te zien of u uw budget of uw personeelsbestand moet verhogen/verlagen.

Wie moet een strategische managementvergadering bijwonen? 

De mensen die op de vergadering moeten verschijnen, zijn leiders zoals: de CEO (algemeen directeur, uitvoerend directeur, stadsmanager, enz.) en de directe manager van het project.

Sleutelspelers moeten inspraak hebben in de planning, maar niet iedereen zit letterlijk aan tafel.

Wie moet een strategische managementvergadering bijwonen?  Afbeelding: freepik

Te veel mensen in de kamer kan leiden tot stress, chaos en verwarring. Als je meerdere mensen hebt die bij dit proces willen worden betrokken, betrek ze dan op een manier zoals het verzamelen van de mening van werknemers door middel van enquêtes en het in rekening brengen van iemand in de vergadering om ervoor te zorgen dat deze gegevens op tafel komen en als onderdeel van het proces worden beschouwd.

Hoe organiseer je een strategische managementvergadering (SMM-plan)? 

Voorbereiding van de vergadering

Denk eraan om deze richtlijnen te volgen voor het plannen van een vergadering met 4 stappen:

  • Plan een tijd en verzamel de benodigde gegevens/rapport

Plan en nodig alle leiders en belangrijke medewerkers uit die nodig zijn om deze vergadering bij te wonen. Zorg ervoor dat de mensen in de ruimte mensen zijn die actief kunnen deelnemen aan de vergadering.

Verzamel tegelijkertijd de benodigde gegevens, rapporten, update statusindicatoren en zelfs vragen die tijdens de vergadering moeten worden beantwoord. Zorg ervoor dat inzendingen niet te dicht bij de vergaderdatum liggen, zodat iedereen de meest recente gegevens kan doornemen en een analyse kan schrijven over opkomende trends of problemen.

Foto: rawpixel
  • Agendasjabloon plannen

Een agenda helpt jou en de deelnemers om op koers te blijven. Ideeën voor vergaderagenda's zorgen voor antwoorden op de vragen:

  • Waarom hebben we deze bijeenkomst?
  • Wat moeten we bereiken als de vergadering voorbij is?
  • Wat zijn de volgende stappen die we moeten nemen?

Onthoud dat a de agenda van strategische managementvergaderingen kan zijn als een beoordeling van doelen, maatregelen en initiatieven, het valideren van de strategie en het voortzetten van de huidige strategische richting en projecten.

Hier is een voorbeeldagenda:

  1. 9.00 – 9.30 uur: Overzicht van het doel van de bijeenkomst
  2. 9.30 – 11.00 uur: Evalueer het hele proces opnieuw
  3. 1.00:3.00 – XNUMX:XNUMX uur: Updates voor afdelingen en leiders
  4. 3.00 – 4.00 uur: Openstaande problemen
  5. 4.00 – 5.00 uur: Oplossingen gegeven
  6. 5.00 – 6.00 uur: Actieplan
  7. 6.00 – 6.30 uur: QnA-sessie
  8. 6.30 – 7.00 uur: Afsluiting
  • Stel de basisregels in

U kunt regels instellen voor iedereen om zich voor te bereiden op de vergadering.

Als ze bijvoorbeeld niet aanwezig kunnen zijn, moeten ze in plaats daarvan een assistent sturen. 

Of aanwezigen moeten de orde bewaren, de spreker respecteren, niet onderbreken (enz.)

Afbeelding: rawpixel

Zoals hierboven vermeld, is een strategische managementconferentie een groot evenement, dat meestal elk kwartaal wordt gehouden. Dus als u wilt dat uw personeel vertrouwd raakt met deze praktijk en zo goed mogelijk voorbereid is. U moet de vergadering beoordelen en maandelijkse vergaderingen organiseren om het personeel op de hoogte te houden van nieuwe aankondigingen die niet geschikt zijn voor e-mail en om bedrijfsdoelen vast te stellen en de voortgang naar bestaande te volgen.

Als een vergadering met alle handen het personeel helpt kennis te maken en gegevens voor te bereiden voor strategisch management dan is een project kick-off meeting de eerste ontmoeting tussen de opdrachtgever die een project heeft besteld en het bedrijf dat het tot leven zal brengen. Deze vergadering heeft alleen belangrijke spelers nodig om de basis van het project, het doel en de doelen te bespreken.

De vergadering

  • Definieer het doel van de vergadering en de gewenste resultaten

Een strategische planningsvergadering kan volledig misgaan als deze wordt gehouden zonder dat iedereen duidelijke doelen en veeleisende resultaten krijgt. Daarom is de eerste stap het definiëren van een duidelijk, tastbaar doel voor de vergadering.

Foto: rawpixel

Enkele voorbeelden van duidelijke doelen:

  • Een strategie op social media om een ​​jonger publiek te bereiken. 
  • Een plan om een ​​nieuw product te ontwikkelen, een nieuwe functie.

U kunt ook specifieke onderwerpen voor strategische managementvergaderingen instellen als onderdeel van uw doelen, zoals bedrijfsgroei in de tweede helft van het jaar.

Wees zo specifiek mogelijk met je doel. Zo is het voor iedereen makkelijker om aan het werk te blijven en de juiste beslissingen te nemen.

  • Breek het ijs 

Met de verandering in de manier van werken na twee jaar pandemie, moeten bedrijven altijd klaar zijn met virtuele vergaderingen en traditionele vergaderingen gecombineerd. Mensen die communiceren via computerschermen terwijl anderen op kantoor zitten, zorgen er soms voor dat uw collega's zich minder opgewonden en losgekoppeld voelen.

Daarom heb je nodig virtuele teamvergadering ijsbrekers en verbindende activiteiten aan het begin van de vergadering om de sfeer op te warmen.

  • Maak de vergadering interactief

Een effectieve zakelijke bijeenkomst vereist communicatie en samenwerking van alle aanwezigen. U kunt dus ook een takenlijst toewijzen aan specifieke afdelingen in uw bedrijf om te bespreken in de vorm van: virtuele teamvergaderingsspellen, quizzen of brainstormsessies.

Deze activiteiten moeten een open en eerlijke dialoog stimuleren over de uitdagingen waar uw bedrijf voor staat. Doorbreek indien mogelijk alle barrières die vooruitgang in de weg kunnen staan.

Zorg ervoor dat u adequate strategiedocumenten voorbereidt, regelmatig updates over de voortgang geeft en strategische kwesties in realtime bespreekt.

  • Identificeer mogelijke uitdagingen

Wat gebeurt er als de vergadering langer duurt dan de toegewezen tijd? Wat als het leiderschapsteam afwezig moet zijn om andere onverwachte problemen op te lossen? Als iedereen bezig is anderen de schuld te geven en niet de gewenste output te krijgen?

Zet alle mogelijke risico's op een rij met oplossingen om je goed voor te bereiden!

Overweeg bijvoorbeeld om een ​​afteltimer te gebruiken voor specifieke agendapunten of presentaties. 

  • Gebruik online hulpmiddelen 

Het gebruik van afbeeldingen en hulpmiddelen is tegenwoordig een must in een vergadering als u ideeën gemakkelijk en snel wilt communiceren. Rapporten en statistieken zullen dankzij deze tools ook visueel en gemakkelijk te begrijpen worden gepresenteerd. Het moedigt mensen ook aan om input te leveren en helpt je om snelle beslissingen te nemen door realtime feedback te krijgen. U kunt gratis tools en sjablonen vinden zoals AhaSlide, Miro en Google Slide.

Gebruik bijvoorbeeld Interactieve presentaties en tools zoals polls en enquêtes om creatieve ideeën te genereren en deze in realtime weer te geven.

Afbeelding: AhaSlide
  • Afsluiting met indeling stadhuisvergadering 

Laten we de vergadering afsluiten met een QnA-sessie in Teigen Hall Meeting formaat.

Deelnemers kunnen de vragen stellen die ze willen en krijgen direct antwoord van leiders. Het bewijst dat leiders niet alleen gezichtsloze besluitvormers zijn, maar doordachte denkers die niet alleen het bedrijfsbelang voorop stellen, maar ook nadenken over de belangen van hun werknemers.

  • Tips voor het faciliteren van een Strategisch Management Meeting

Naast de bovenstaande stappen zijn hier enkele kleine opmerkingen om u te helpen een strategische planningssessie beter te organiseren:

  • Zorg ervoor dat iedereen deelneemt aan de discussie.
  • Zorg ervoor dat iedereen actief luistert.
  • Zorg ervoor dat iedereen zijn teamwerkvaardigheden toepast.
  • Werk om de opties zo min mogelijk te beperken.
  • Wees niet bang om een ​​stemming te vragen om het niveau van mening en consensus te zien.
  • Wees creatief! Strategische planning is een tijd om creativiteit te verkennen en de reacties en oplossingen op situaties van het hele team te zien.

Samengevat

Om een ​​succesvolle strategische managementvergadering te houden. Je moet elke stap goed voorbereiden, van mensen, documenten, data en tools. Zorg voor een agenda en houd je eraan, zodat deelnemers weten wat ze gaan doen en welke taken worden gegeven. 

AhaSlide hoopt alle antwoorden te geven op uw vragen over het leiden van een strategische planningssessie. Ik hoop dat je geniet van de tips en ondersteunende technieken die in dit artikel worden beschreven om een ​​strategische managementvergadering en groepsactiviteiten actief en productief te houden, zowel offline als online.

Meer over het organiseren van een zakelijke bijeenkomst met AhaSlides

Gebruik deze referentiecode bij het afrekenen: AHAXMAS21

Maak van deze kerst de leukste tot nu toe met onze nieuwe en opwindende sjablonen. Binnenkort beschikbaar op 12 december 2022