Sist gjennomgått 30. oktober 2026 mot kildene lenket i dette innlegget.
En nyansatt overleverer et førerkort og et trygdekort. Onboarding-koordinatoren, som prøver å være grundig, ber også om pass. Denne ekstra forespørselen kan bryte føderal lov hvis den er drevet av statsborgerskap, immigrasjonsstatus eller nasjonal opprinnelse. I henhold til Justisdepartementets nåværende straffetabell koster et brudd på skjema I-9-papirene $288 til $2,861 per person, og en urettferdig dokumentarisk praksis koster 236 til 2,364 dollar per person som blir urettferdig behandlet. Feil på skjemaet og å be om for mye koster penger.
Opplæring i skjema I-9, eller opplæring i samsvar med I-9, må dekke begge deler. Dette innlegget gir 6 ferdige kurs, i 3 grupper, med hva hvert av dem fikser og hvordan de skal implementeres. Hver gruppe avsluttes med en Vårt valgDe juridiske punktene beskriver amerikanske føderale regler, så bruk dette som et pensum, ikke en avgjørelse.
Alle 6 kursene på et blunk
| Kurs | Hva den dekker | Lengde | Er det føderalt styre som står bak det? |
|---|---|---|---|
| Statsborgerskap, immigrasjonsstatus og rettferdig I-9-praksis (USA) | Rettferdig dokument- og statsborgerskapspraksis under verifisering | 45 min | Ja (amerikansk føderal regel) |
| Juridisk ansettelse, intervjuer og åpenhet om lønn | Lovlige ansettelsestrinn, inkludert I-9-tidspunkt og dokumentasjon | 45 min | Ja (amerikanske føderale regler om diskriminering; lønnsåpenhet varierer fra stat til stat) |
| Diskriminering og like muligheter i arbeidslivet | Føderale EEO-lover, beskyttede egenskaper, oppdagelse av diskriminering | 45 min | Ja (amerikansk føderal regel) |
| Forebygging av gjengjeldelse | Aldri straffe noen som tar opp en bekymring | 40 min | Ja (amerikansk føderal regel) |
| Etiske retningslinjer | Ærlighet, gråsoner og å si ifra | 35 min | Nei |
| Dataklassifisering og -håndtering | Merking, lagring, deling og avhending av data etter nivå | 25 min | Nei |
Lovene setter regler for hvordan du verifiserer og behandler arbeidere. De krever ikke et kurs.
Å fullføre I-9 rettferdig og nøyaktig
Statsborgerskap, immigrasjonsstatus og rettferdig I-9-praksis (USA)
Justisdepartementet sier at arbeidsgivere av alle størrelser må ikke kreve flere eller andre dokumenter enn nødvendig, be om spesifikke dokumenter, eller avvise dokumenter som ser rimelig ekte ut på grunn av en arbeidstakers statsborgerskap, immigrasjonsstatus eller nasjonale opprinnelse. Kurset er bygget rundt disse reglene og beskyttelsen av statsborgerskapsstatus bak dem. I-9-behandlere trenger det mer enn noen andre, fordi de er personen på den andre siden av skrivebordet når dokumentene kommer ut. Kjør en «Velg svar»-quiz før og etter økten: en nyansatt viser et liste B- og et liste C-dokument. Hva gjør du nå?
Juridisk ansettelse, intervjuer og åpenhet om lønn
Dette kurset knytter ansettelsestrinnene til verifiseringen som følger et tilbud. Den femte leksjonen dekker tilbud, bakgrunnssjekker, timing og dokumentasjon i henhold til I-9. Timing er viktig: USCIS-lister ikke fullført del 2 innen den tredje virkedagen etter at den ansatte har begynt i jobben, som en vanlig feil fra arbeidsgiver. Behandlere som kjenner tidslinjen for ansettelser, kan planlegge papirarbeidet før dag én. Et scenario fungerer bra: et tilbud sendes ut på torsdag, og den nyansatte starter på mandag. Når forfaller del 2?
Vårt valg: Statsborgerskap, immigrasjonsstatus og rettferdig I-9-praksis (USA). Den retter seg mot feilen velmenende databehandlere gjør lettest, nemlig å be om mer enn loven tillater.
Likebehandling og gjengjeldelse
Diskriminering og like muligheter i arbeidslivet
Å be om for mange dokumenter er ofte også et diskrimineringsproblem. Justisdepartementet sier at arbeidsgivere med fire til 14 ansatte må ikke behandle folk annerledes på grunn av nasjonal opprinnelse ved ansettelse, oppsigelse eller rekruttering, og at EEOC har jurisdiksjon over arbeidsgivere med 15 eller flere ansatte. Dette kurset nevner de føderale EEO-lovene, egenskapene de beskytter og hvordan man kan oppdage ulik behandling i hverdagslige beslutninger. Behandlere trenger det fordi en vane med å sjekke noen nyansatte hardere enn andre er nettopp det. I en Word Cloud-runde, spør: "Hva får deg til å se to ganger på et dokument?"
Forebygging av gjengjeldelse
Justisdepartementet sier at arbeidsgivere av alle størrelser må ikke skremme, true, tvinge eller gjengjelde mot personer som anmelder saken til avdelingen for innvandrere og arbeidstakerrettigheter, samarbeider i en etterforskning eller motsetter seg urimelig dokumentarisk praksis. Dette kurset dekker beskyttet aktivitet, hva som regnes som gjengjeldelse og hvordan ledere skiller rettferdige avgjørelser fra straff. Ansatte som stiller spørsmål ved hvordan dokumentene deres ble håndtert, må ikke betale for det. Scenario: en nyansatt protesterer mot en forespørsel om pass. Hva bør saksbehandleren og lederen gjøre videre?
Vårt valg: Diskriminering og like muligheter i arbeidslivet. Det viser databehandlere at det å «være forsiktig» med noen mennesker og ikke andre er selve risikoen.
Føre og sikre registre
Etiske retningslinjer
Dette kurset setter én klar standard for ærlighet, gråsoner og å si ifra. I-9-dokumenter er en test av denne standarden. USCIS sier at rettelser bør krysses over, initialiseres og dateres, og at arbeidsgivere bør ikke skjule endringer som er gjort på skjemaet, da dette kan føre til økt ansvar. En saksbehandler som er fristet til å rydde opp i et for sent skjema, må vite den ærlige løsningen. Scenario: en leder ber deg om å tilbakedatere en signatur i seksjon 2. Elevene stemmer over hva de skal gjøre, og ser deretter svaret på policyen.
Dataklassifisering og -håndtering
I-9-skjemafiler inneholder navn, fødselsdatoer, dokumentnumre og ofte kopier av identitetsdokumenter. USCIS sier at arbeidsgivere bør lagre utfylte skjemaer og eventuelle kopier. slik at personopplysninger ikke havner i gale hender, samtidig som de er tilgjengelige for inspeksjon. Dette kurset dekker merking, lagring, deling og avhending av data etter nivå, og hvordan man rapporterer feilbehandling. I en «Velg svar»-runde velger elevene det ene trygge stedet å oppbevare skannede I-9-kopier blant fire alternativer.
Vårt valg: Dataklassifisering og -håndtering. Med sine 25 minutter er det den korteste løypa her, og den beskytter en av de mest sensitive filene HR oppbevarer.
Hvordan rulle ut planen
Start med de fire rettene merket med Ja i tabellen, fordi de medfører den juridiske risikoen. Brudd på papirarbeidet koster penger. $288 til $2,861 per person, og en urettferdig dokumentarpraksis på 236 til 2,364 dollar per person, så én kort økt er billig til sammenligning.
- Før noen behandler et skjema I-9: Rettferdig I-9-praksis og juridisk ansettelse. Til sammen tar de omtrent 90 minutter.
- Innenfor første kvartal: diskriminering og EEO, forebygging av gjengjeldelse og datahåndtering.
- Hvert år: en oppfriskningsquiz om Yes-kursene, pluss adferdsreglene og en selvkontroll ved hjelp av USCIS-listen over vanlige feil.
- Rollespesifikk dybde: E-Verify-brukere bør også fullføre E-Verify-opplæringE-Verify-nettstedet viser gratis E-Verify- og skjema I-9-økter.
Legg til statens regler der du ansetter. Spør HR eller en advokat hva som gjelder.
Måter å gjennomføre disse kursene på AhaSlides
Du kan bygge hvilken som helst av disse som et kurs i eget tempo med AhaSlides kursskaperen, kjør dem som en live spørsmål og svar-gruppe, eller begge deler, med en før- og etterundersøkelse for å måle hva som endret seg.
- Velg svar: vis en nyansatts dokumenter og spør om saksbehandleren kan be om noe mer.
- Word Cloud: spør «Hva får deg til å se to ganger på et dokument?» De største ordene viser hvor skjevheter sniker seg inn.
- Vurderingsskala: Før og etter det rettferdige I-9-kurset, spør «Hvor trygg er du på å fullføre del 2 uten hjelp?» fra 1 til 5.
- Åpent slutt: samle inn anonyme spørsmål om vanskelige saker, som kvitteringer eller utløpte dokumenter, som HR kan svare på i neste økt.
Hvis du også trener opp lederne som gir tilbud, vil innlegget vårt om intervjutrening for ansettelsesledere dekker trappene før I-9.
FAQ
Hvilken opplæring trenger I-9-prosessorer?
De trenger reglene for skjema I-9, rettferdig dokumentasjonspraksis og sikker journalhåndtering. De seks kursene ovenfor dekker alle tre, pluss likebehandling og gjengjeldelse.
Er I-9-opplæring lovpålagt?
Ingen føderale kilder som er sitert i dette innlegget krever kurs. Reglene krever nøyaktig, rettidig og rettferdig utfylling av skjema I-9, og mange arbeidsgivere bruker opplæring for å oppfylle dem.
Hva er de vanligste I-9-feilene?
Manglende oppføringer, signaturer og datoer, og sen utfylling er blant disse USCIS-navnene. USCIS-lister vanlige feil for eksempel en ansatt som ikke signerer eller dater del 1, en arbeidsgiver som ikke legger inn dokumentdetaljer, og del 2 som ikke er fullført innen den tredje virkedagen. Å be om spesifikke dokumenter er en separat diskrimineringsrisiko.
Hva er E-Verify?
E-Verify er et internettbasert system som drives av den amerikanske regjeringen. Det sammenligner informasjon fra en ansatts skjema I-9 med registre fra Department of Homeland Security and Social Security Administration for å bekrefte kvalifisering for ansettelse.
Dette innlegget er generell informasjon, ikke juridisk rådgivning. For å ta en avgjørelse om din egen arbeidsplass, snakk med en kvalifisert arbeidsrettsadvokat eller tilsynsmyndighetene.
