Se for deg dette: du har brukt timevis på å bygge presentasjonen din. Lysbildene ser flotte ut. Innholdet er solid. Men i det øyeblikket du går ut i rommet, blir tankene dine tomme. Du hopper over et punkt på lysbilde tre. Du mister tankerekken på lysbilde syv. Du er ferdig og husker umiddelbart de tre tingene du glemte å si.
Foredragsnotater fikser det. Ikke ved å gjøre deg om til noen som leser fra et manus, men ved å gi deg et stille sikkerhetsnett som holder deg på sporet uten at publikum noen gang vet at det er der.
De fleste presentatører bruker dem enten ikke i det hele tatt, eller bruker dem feil. Denne veiledningen dekker begge deler: hvordan du raskt legger til notater i PowerPoint, og hvordan du bruker dem på en måte som faktisk forbedrer presentasjonen din.
Hvorfor foredragsnotater er verdt tiden din
Den åpenbare fordelen er selvtillit. Når samtaleemnene, overgangene og nøkkelstatistikken din ligger rett under lysbildet, bruker du mindre mental energi på å huske hva som kommer etterpå og mer på å faktisk få kontakt med publikum.
Men notater gjør mer enn å roe nervene dine. De holder lysbildene dine rene. Alt som ellers ville endt opp som et tredje punkt eller en vegg av tekst på skjermen, kan i stedet bli liggende i notatene dine, der bare du kan se det. Publikummet ditt får det visuelle. Du får detaljene.
De gjør også presentasjonen din repeterbar. Hvis du holder den samme økten til flere grupper, betyr detaljerte notater at du dekker det samme grunnlaget hver gang, uten å måtte gjenoppbygge tankegangen din fra bunnen av før hver enkelt.
Og når presentasjonen er ferdig, blir notatene dine et ferdig referansedokument. Skriv dem ut, del dem eller bruk dem som grunnlag for en oppfølgings-e-post. Forberedelsene du har lagt ned trenger ikke å forsvinne i det øyeblikket du lukker den bærbare datamaskinen.
Slik legger du til notater i PowerPoint: trinn for trinn
Det finnes tre måter å legge til talenotater i PowerPoint. Alle fungerer. Forskjellen ligger i når og hvorfor du bruker hver enkelt.
Metode 1: Bruke notatruten i normalvisning
Best for raske redigeringer og daglig bruk.
Dette er den raskeste måten, og den folk flest bruker daglig. Hvis presentasjonen din allerede er åpen, er du omtrent 10 sekunder unna å legge til ditt første notat.
Åpne presentasjonen din og sørg for at du er i normalvisning. Du finner dette under Vis-fanen øverst på skjermen. Normalvisning er vanligvis standard, så det er stor sannsynlighet for at du allerede er der.
Se nederst på skjermen, rett under lysbildet. Du ser en seksjon som sier «Klikk for å legge til notater». Det er notatruten din. Klikk på den og begynn å skrive.
Du kan formatere notatene dine akkurat som all annen tekst: fet skrift, kursiv, punkttegn. Men hold det enkelt. Notater er kun for dine øyne, og jo renere de er, desto raskere kan du skanne dem midt i presentasjonen.
Et praktisk tips: Notatpanelet har som standard en ganske liten stripe nederst på skjermen. Hvis du legger til mer enn én eller to linjer, kan du dra skillelinjen oppover for å gi deg mer plass. Det gjør hele prosessen enklere.
Når du er ferdig med ett lysbilde, klikker du på det neste miniatyrbildet i venstre panel og gjentar. Det er det.
Metode 2: Bruke notatsidevisningen
Best for detaljerte, lange notater eller for å forberede noen andre til å presentere.
Hvis metode 1 føles trang, er dette alternativet. Notatsidevisningen gir deg en hel side for hvert lysbilde: selve lysbildet øverst, og et stort åpent område under det for notatene dine.
Gå til Vis-fanen og velg «Notatside». Du vil se nøyaktig hva som skrives ut hvis du noen gang trenger å distribuere notatene dine etter økten. Klikk i notatområdet og skriv så mye du trenger.
Denne visningen fungerer bra når du skriver detaljerte manus, legger til lengre kontekst eller forbereder notater som noen andre kan presentere fra. Det er tregere å navigere mellom lysbilder, så den passer bedre til en dedikert notatskrivingsøkt enn raske redigeringer underveis.
Metode 3: Bruke disposisjonsvisning for massenotater
Best for tidlig planlegging når lysbildene dine ikke er bygget ennå.
Denne handler mindre om å legge til notater og mer om å bygge presentasjonen og notatene dine samtidig. Hvis du fortsatt er i planleggingsfasen, er det verdt å vite om det.
Gå til Vis-fanen og velg «Oversiktsvisning». Du vil se lysbildeinnholdet organisert som et sammenhengende tekstdokument. Dette er nyttig for å få strukturen riktig før du forplikter deg til individuelle lysbilder. Du kan utarbeide samtaleemnene dine her sammen med lysbildeinnholdet, og deretter bestemme senere hva som blir et lysbilde og hva som forblir i notater.
Det er ikke den vanligste tilnærmingen, men for folk som tenker bedre i tekst enn i lysbilder, kan det få hele byggeprosessen til å føles mer naturlig.
Bruke presentasjonsvisning til å vise notater under presentasjonen
Å legge til notater er bare halvparten av det. Den andre halvparten er å kunne se dem mens du presenterer, uten at publikum ser dem også. Det er det Presentasjonsvisning gjør.
Når du er koblet til en annen skjerm eller projektor, starter du lysbildefremvisningen fra Lysbildefremvisning-fanen. Når den kjører, ser du etter alternativet Presentasjonsvisning i kontrollene nederst på skjermen. Klikk på det.
Skjermen din vil nå vise fire ting: gjeldende lysbilde, foredragsnotatene dine, en forhåndsvisning av neste lysbilde og en timer. Publikum ser bare lysbildene på hovedskjermen.
Dette er oppsettet som gjør talenotater virkelig kraftfulle. Du kan kikke ned på notatene dine, se hva som kommer etterpå og holde oversikt over timingen din, alt uten å forstyrre flyten eller vise forberedelsene dine til rommet.
En ting du bør sjekke på forhånd: Presentasjonsvisning krever at PowerPoint gjenkjenner to separate skjermer. Hvis den ikke aktiveres, må du sørge for at den andre skjermen eller projektoren er riktig tilkoblet og oppdaget i skjerminnstillingene. På Mac får du tilgang til den via Lysbildefremvisning-menyen i stedet for fanen.
Utskrift av PowerPoint-notater
Hvis du vil distribuere notatene dine etter en økt, eller bare ha en fysisk kopi til referanse, er utskriften enkel.
Gå til Fil, og deretter Skriv ut. I alternativene for utskriftsoppsett, se etter «Notatsider». Dette skriver ut hvert lysbilde med tilhørende notater under, ett lysbilde per side. Du kan skrive ut alle lysbildene eller velge bestemte lysbilder, avhengig av hva du trenger.
Det er en enkel ting, men trykte notater er overraskende gode å legge igjen etter treningsøkter eller workshops. De fleste tenker ikke på å gjøre det. De som gjør det, har en tendens til å bli spurt om å legge igjen lysbildene sine mye oftere.
Hvordan skrive foredragsnotater som faktisk hjelper deg
Den enkle delen er å legge til notater. Å skrive notater som virkelig forbedrer fremføringen krever litt mer omtanke. Her er hva som skiller nyttige notater fra de du ignorerer i det øyeblikket du står foran et rom.
Skriv slik du snakker, ikke slik du skriver
Notater er ikke et manus. De er en ledetekst. Hvis du skriver i formelle, fullstendige setninger, vil du enten lese dem ord for ord og høres robotaktige ut, eller du vil synes de er for trege til å skanne og slutte å bruke dem helt.
Skriv slik du ville forklart noe til en kollega. Sammentrekninger, fragmenter, uformell formulering. «Tre grunner til at dette er viktig» er mer nyttig midt i en presentasjon enn «Det er tre hovedgrunner til at dette er viktig». Målet er et raskt blikk, ikke en nøye lesing.
Hold dem korte nok til å skanne
Hvis notatene dine er på tre avsnitt per lysbilde, er de ikke lenger notater. De er et manus du ikke har innrømmet å ha skrevet.
Ett eller to korte punkter per lysbilde er vanligvis nok. Hvis du merker at du skriver mer, spør om de ekstra detaljene hører hjemme i notatene dine, eller om det signaliserer at lysbildet prøver å gjøre for mye.
Legg til overgangene dine
Dette er det folk flest glemmer. Det er ikke nok å vite hva du sier på hvert lysbilde. Du må vite hvordan du kommer deg fra det ene til det neste.
En enkel linje nederst i notatene på hvert lysbilde gjør jobben: «Bro til datalysbildet» eller «Spør rommet om deres erfaring her før du går videre.» Overganger er der presentatører mister tråden, og en påminnelse på én linje er alt som skal til for å holde kontakten.
Merk deg timingen din
Legg til omtrentlige tidsanvisninger på lysbilder der tempoet er viktig: «To minutter her» eller «Sett av fem minutter til spørsmål på slutten.» Du trenger ikke å ta tiden på hvert lysbilde, men å vite hvor du bør være halvveis forhindrer den milde panikken ved å innse at du er for langt unna med ti lysbilder igjen.
Flagg tallene dine
Hvis du siterer en statistikk, en prosentandel eller et spesifikt tall, noter det i notatene dine. Ikke fordi du ikke kan huske det, men fordi det å sitere et tall feil foran et publikum er den typen ting som i det stille undergraver troverdigheten din. Et raskt blikk for å bekrefte er alltid verdt det.
Fortell deg selv hvor du skal lete
For lysbilder med komplekse visuelle elementer, diagrammer eller flere datapunkter, hjelper en kort veiledningsnotat: «Start med venstre kolonne» eller «Spissen i Q3 er nøkkelpunktet.» Det hindrer deg i å bli visuelt borte på ditt eget lysbilde mens et publikum ser på.
Tar det videre med interaktive presentasjoner
Foredragsnotater gjør deg til en mer selvsikker og organisert presentatør. Men forberedelse kommer deg bare et stykke på vei. Den andre halvdelen av en god presentasjon er det som skjer mellom deg og publikum mens du faktisk er i rommet.
Det er der verktøy som AhaSlides kommer inn i bildetMens notatene dine holder deg på sporet bak kulissene, legger AhaSlides til live-avstemninger, spørrekonkurranser, ordskyer og spørsmål og svar direkte i presentasjonsflyten din. Publikum deltar i sanntid fra telefonene sine, resultatene vises umiddelbart på skjermen, og energien i rommet skifter fra passiv til aktiv.
De to fungerer godt sammen. Notatene dine håndterer fremføringen. AhaSlides håndterer publikummet ditt. Ingen av delene erstatter den andre, og det å få begge deler riktig er det som skiller en presentasjon folk sitter gjennom fra en de faktisk husker.
Oppsummering: Mestre presentasjonen din med foredragsnotater
Gode presentasjoner skjer ikke ved en tilfeldighet. De skjer fordi noen har tenkt nøye gjennom hva de trengte å si, hvordan de trengte å si det, og hva publikum trengte å få ut av det.
Det er i talenotatene at denne tankegangen finnes. Begynn å bruke dem riktig, så vil du merke forskjellen nesten umiddelbart: jevnere fremføring, færre øyeblikk med tapt fokus, mer selvtillit i rommet.
Velg én teknikk fra delen om beste praksis og bruk den i din neste presentasjon. Se hva som endrer seg. Bygg deretter videre derfra.
