I dagens digitale tidsalder er ferdighetene til administrere fjernteam har blitt avgjørende for enhver leder. Enten du er ny på konseptet eller ønsker å forbedre dine eksisterende ferdigheter, i dette blogginnlegget vil vi utforske praktiske tips, verktøy og eksempler for effektivt å administrere eksterne team, hjelpe deg med å fremme samarbeid, opprettholde motivasjon og oppnå bemerkelsesverdige resultater i et virtuelt miljø.
Innholdsfortegnelse
Tips for bedre engasjement
Engasjer medarbeideren din
Start meningsfull diskusjon, få nyttig tilbakemelding og utdann din ansatte. Registrer deg for å ta en gratis AhaSlides-mal
🚀 Ta en gratis quiz☁️
Hva betyr det å administrere eksterne team?
Glem dagene med hjørneavlukker og felles kaffekjøringer. Eksterne team kan være spredt over kontinenter, ansiktene deres stråler gjennom videosamtaler fra solfylte kafeer på Bali til koselige stuer i London. Din jobb, som deres maestro, er å holde musikken harmonisk, alle synkroniserte og nå sine kreative høyder, selv med milevis med virtuelt rom mellom dem.
Det er en unik utfordring, helt klart. Men med de riktige verktøyene og tankegangen kan administrasjon av eksterne team være en symfoni av produktivitet og samarbeid. Du vil bli en mester i virtuell kommunikasjon, en cheerleader for spredte ånder og en teknisk ekspert som kan feilsøke enhver tidssoneforveksling.
Hva er utfordringene med å administrere eksterne team?
Å administrere eksterne team kommer med sitt eget sett med utfordringer som krever gjennomtenkte løsninger. Disse utfordringene inkluderer:
1/ Ta tak i ensomhet
En bemerkelsesverdig studie av Organisasjonspsykolog Lynn Holdsworth avdekket et bemerkelsesverdig aspekt ved fjernarbeid på heltid – en svimlende 67 % økning i følelsen av ensomhet sammenlignet med tradisjonelle kontormiljøer. Denne følelsen av isolasjon kan ha vidtrekkende implikasjoner, og påvirke teammoralen og individuelt velvære.
2/ Etablere meningsfulle forbindelser
Ifølge Jostle og Dialactics forskning, 61 % av de ansatte uttrykker at de føler seg mindre knyttet til medarbeidere på grunn av fjernarbeid, 77 % rapporterer betydelig reduserte sosiale interaksjoner (eller ingen i det hele tatt) med kolleger, og 19 % indikerer at fjernarbeid har ført til følelser av ekskludering.
Denne hindringen påvirker potensielt deres motivasjon og engasjement. Å bygge en følelse av tilhørighet og fremme regelmessige interaksjoner er avgjørende.
3/ Håndtere forskjellige tidssoner
Det kan være ganske vanskelig å koordinere arbeidet når teammedlemmer er spredt over ulike tidssoner. Å finne ut når du skal planlegge møter og sikre at alle samarbeider i sanntid kan føles som å løse et komplekst puslespill.
4/ Sørge for at arbeidet blir gjort og forblir produktiv
Når du jobber eksternt uten direkte tilsyn, kan det være vanskelig for noen teammedlemmer å holde fokus og ansvar. Å sette forventninger og måle ytelse blir ekstremt viktig.
5/ Verdsetter ulike kulturer
Med teammedlemmer fra forskjellig bakgrunn er det forskjellige måter å jobbe, kommunisere og feire høytider på. Å være følsom overfor disse forskjellene er nøkkelen til å skape et innbydende og inkluderende miljø.
6/ Finne den rette balansen mellom tillit og kontroll
Å bestemme hvor mye frihet de skal gi teammedlemmer til å jobbe selvstendig i forhold til å overvåke nøye er en stor utfordring i fjernarbeidssituasjoner.
7/ Holde en sunn balanse mellom arbeid og liv
Fjernarbeid kan noen ganger viske ut grensene mellom jobb og privatliv, noe som kan føre til at du føler deg overveldet. Nøye håndtering er avgjørende for å sikre en sunn balanse og forhindre utbrenthet.
Tips for å administrere eksterne team effektivt (med eksempler)
Å administrere eksterne team kan være både givende og utfordrende. For å hjelpe deg med å navigere i denne nye måten å jobbe på, her er noen praktiske tips sammen med eksempler:
1/ Tydelig kommunikasjon er nøkkelen
Når du administrerer eksterne team, fungerer tydelig kommunikasjon som hjørnesteinen for suksess. Når teammedlemmer er spredt på ulike steder, blir behovet for effektiv kommunikasjon enda mer avgjørende. Her er hva du kan gjøre for å sikre at alle er på samme side:
- Bruk ulike kommunikasjonsverktøy: Utnytt en kombinasjon av kommunikasjonsverktøy for å lette ulike typer interaksjoner. Videosamtaler, e-poster, chatteplattformer og prosjektstyringsverktøy er alle verdifulle ressurser.
- Vanlige videoinnsjekkinger: Planlegg regelmessige videoinnsjekker for å etterligne følelsen av et personlig møte. Disse øktene kan brukes til å diskutere prosjektoppdateringer, avklare tvil og sikre at alle er på linje. Sett for eksempel opp en ukentlig videosamtale der hvert teammedlem deler fremgang, utfordringer og kommende oppgaver.
- Sanntidsproblemløsning: Oppmuntre teammedlemmer til å bruke chatteverktøy for å søke raske avklaringer, dele oppdateringer og samarbeide om umiddelbare oppgaver. Dette hjelper ting å fortsette å bevege seg, selv om folk er i forskjellige tidssoner.
???? Sjekk ut: Fjernarbeidsstatistikk
2/ Etablere forventninger og mål
Definer tydelig oppgaver, tidsfrister og forventede resultater. Dette sikrer at alle kjenner sin rolle og sitt ansvar. Her er noen tips:
- Bryt ned arbeidet: Del opp de store oppgavene i mindre, og forklar hvem som skal gjøre hver del. Dette hjelper alle til å forstå sin rolle.
- Fortell dem når de skal fullføre: Sett tidsfrister for hver oppgave. Dette hjelper alle med å administrere tiden sin og få ting gjort etter planen.
- Vis sluttmålet: Forklar hvordan du vil at det endelige resultatet skal se ut. Dette hjelper teamet ditt å forstå hva de jobber mot.
3/ Oppmuntre til autonomi
Stol på at teammedlemmene administrerer arbeidet sitt uavhengig. Dette øker deres selvtillit og ansvarlighet. Slik kan du gi det eksterne teamet ditt friheten til å håndtere arbeidet på egen hånd.
- Tro på dem: Vis at du stoler på teamet ditt for å få ting gjort. Dette hjelper dem til å føle seg mer selvsikre og ansvarlige.
- Arbeid i sin egen tid: La teammedlemmer velge når de vil jobbe. For eksempel, hvis noen er mest produktive om morgenen, la dem jobbe da. Så lenge de fullfører oppgavene i tide, er det bra.
4/ Regelmessig tilbakemelding og vekst
Gi konstruktive tilbakemeldinger for å hjelpe teammedlemmer med å forbedre seg og vokse.
- Gi nyttige råd: Å fortelle teammedlemmene dine hva de gjør bra og hvor de kan forbedre seg er viktig for deres faglige utvikling. Det hjelper dem å identifisere sine styrker og svakheter, og å sette mål for forbedring. Konstruktiv tilbakemelding kan også motivere teammedlemmer til å jobbe hardere og oppnå sitt fulle potensial.
- Snakk om mål: Ha regelmessige samtaler om hva de ønsker å lære eller oppnå.
- Månedlige tilbakemeldingsøkter: Planlegg møter hver måned for å snakke om hvordan de har det. Diskuter deres styrker, og foreslå måter de kan bli enda bedre på.
- Vær åpen for å motta tilbakemeldinger. Husk at alle lærer og vokser hele tiden. Vær åpen for tilbakemeldinger fra teammedlemmene dine, og vær villig til å gjøre endringer etter behov.
5/ Empati og støtte
Erkjenne at hver persons situasjon er unik. Vis forståelse og empati for vanskene de kan møte utover jobben. Slik kan du gjøre dette:
- Vær medfølende: Forstå at teammedlemmene dine har liv utenfor jobben. De kan ha familieansvar eller personlige saker å ta seg av.
- Lytt og lær: Vær oppmerksom på deres utfordringer og bekymringer. Lytt til hva de går gjennom og prøv å forstå deres perspektiv.
- Fleksibel arbeidstid: For eksempel, hvis noen trenger å ta vare på familien sin eller har andre forpliktelser, la dem endre arbeidstiden noen ganger. På denne måten kan de administrere sitt ansvar mens de fortsatt får arbeidet gjort.
6/ Fremme virtuell binding
Skap muligheter for teammedlemmer til å koble sammen på et personlig nivå. Dette kan være gjennom virtuelle kaffepauser, teambuilding-spill eller deling av personlige anekdoter.
Her er en rekke aktiviteter du kan delta i for å bringe teamet ditt nærmere hverandre og styrke samholdet ditt:
7/ Anerkjenne og heie på suksess
Det er avgjørende å få det eksterne teamet ditt til å føle seg verdsatt for sine prestasjoner.
- Legg merke til deres harde arbeid: Vær oppmerksom på innsatsen teammedlemmene legger ned i oppgavene sine. Dette lar dem vite at arbeidet er viktig.
- Si "Great Job!": Selv en liten melding kan bety mye. Å sende en rask e-post eller en melding med en virtuell «high-five»-emoji viser at du heier på dem.
- Feir milepæler: For eksempel, når et teammedlem fullfører et tøft prosjekt, send en gratulasjons-e-post. Du kan også dele prestasjonene deres under teammøter.
8/ Velg de riktige verktøyene
Å styrke det eksterne teamet ditt med riktig teknologi er avgjørende for sømløst teamarbeid. Slik kan du gi dem viktige ting eksterne arbeidsverktøy:
- Strategiske programvarevalg: Alternativ for programvare og teknologi som effektiviserer samarbeid og øker produktiviteten. Dette sikrer at teamet ditt kan jobbe sammen effektivt, uansett hvor de er.
- Prosjektledelsespresisjon: Vurder for eksempel å bruke prosjektstyringsplattformer som Trello eller Asana. Disse verktøyene hjelper til med oppgavedelegering, fremdriftssporing og opprettholdelse av klar kommunikasjon i teamet.
- Oppløftende interaksjon med AhaSlides: I tillegg til prosjektstyringsverktøy kan du utnytte AhaSlides for å heve ulike aspekter av teamets fjernarbeid. Bruk den til dynamiske maler som engasjerer og fengsler publikum. Inkluder interaktive funksjoner som live avstemninger, quiz, ord skyog Q & A å oppmuntre til deltakelse under møter. I tillegg kan du utnytte AhaSlides for team bonding-aktiviteter, og injisere en følelse av moro og kameratskap i dine virtuelle interaksjoner.
- Veiledet kjennskap: Sørg for at teammedlemmene dine er godt kjent med verktøyene du introduserer. Gi veiledninger, opplæring og støtte for å garantere at alle effektivt kan bruke programvaren.
Sjekk ut AhaSlides-maler for Hybrid Team Building
Final Thoughts
Husk at det å forstå hvert teammedlems behov, fremme samarbeid og anerkjenne prestasjoner er alt avgjørende for å bygge et sterkt og samlet eksternt team. Med de riktige strategiene på plass kan du lede teamet ditt til å oppnå bemerkelsesverdige resultater, uansett hvor de befinner seg.
Ofte Stilte Spørsmål
Hvordan administrerer du et eksternt team effektivt?
– Kommunikasjon er nøkkelen. Overkommuniser med ulike verktøy som Slack, videosamtaler, interne fora osv. Vær rask med å svare.
– Fremme samarbeid gjennom prosjektstyringsverktøy som Asana og Trello for oppgavedelegering og sporing. Koble alle medlemmer i løkken.
– Bygg tillit gjennom åpenhet. Vær tydelig på forventninger, ta opp spørsmål åpent og gi kreditt/anerkjennelse offentlig.
– Gjennomfør regelmessige innsjekkinger gjennom individuelle videosamtaler for å sikre trivsel og få statusoppdateringer.
– Bruk interaktive prosjektplanleggingsapper som Miro for å brainstorme visuelt og involvere teamet.
– Fremme ansvarlighet med klare tidslinjer og tidsfrister på en kommunikasjonsplattform.
– Trene teamet i samarbeidsverktøy og prosesser for å optimalisere produktiviteten til virtuelt arbeid.
– Planlegg ukentlige/månedlige møter med alle hender for å justere mål, dele oppdateringer og svare på spørsmål.
Hvordan administrerer du ytelse i eksterne team?
Her er noen effektive måter å administrere ytelse i eksterne team på:
– Sett klare og målbare OKRer/KPIer tilpasset selskapets mål for team og enkeltpersoner.
– Diskuter mål og forventninger under onboarding og regelmessige 1:1 innsjekkinger for å sikre rolleklarhet.
– Bruk prosjektledelse og tidssporingsverktøy for å overvåke fremdriften i arbeidet objektivt.
– Oppmuntre til åpenhet gjennom daglige stand-ups/innsjekkinger på arbeidsstatus og veisperringer.
– Anerkjenne og berømme godt arbeid offentlig for å motivere teamet. Gi konstruktive tilbakemeldinger privat.
Referanse: Forbes
