30+ spørsmål i undersøkelsen etter arrangementet som gir handlingsrettet tilbakemelding

Arrangementet er over. Deltakerne har gått. Nå kommer delen som skiller arrangører som forbedrer seg fra de som gjetter: å samle tilbakemeldinger. Spørreundersøkelser etter arrangementet forteller deg hva som fungerte, hva som ikke fungerte, og hva du bør endre neste gang, men bare hvis selve undersøkelsen er godt utformet. En vag undersøkelse produserer vage data.

SurveyMonkeys forskning på spørreundersøkelseslengde fant at fullføringsraten faller til 5–20 % for spørreundersøkelser som tar lengre tid enn 7–8 minutter å fullføre [1]. Det betyr at spørsmålene du inkluderer må fortjene sin plass. Denne veiledningen dekker over 30 spørsmål i etterkant av arrangementet, organisert etter hva de måler, pluss praktisk veiledning om timing, format og feilene som dreper svarprosenten.

Generell tilfredshet

Start bredt før du blir spesifikk. Disse spørsmålene gir deg et overordnet innblikk i hvordan hendelsen endte før du går i detaljene.

1. Hvordan vil du vurdere din generelle opplevelse på arrangementet? (1-5)
2. Møtte arrangementet forventningene dine? (Overskredet / Oppfylt / Ikke oppfylt)
3. Hvor sannsynlig er det at du vil delta på et fremtidig arrangement fra denne arrangøren? (Svært usannsynlig til svært sannsynlig)
4. Hvor sannsynlig er det at du anbefaler dette arrangementet til en kollega? (0–10 NPS-skala)
5. Hvilket ord beskriver best din opplevelse? (Åpent eller ordsky)

Innhold og økter

Disse spørsmålene vurderer om programmet ga verdi og samsvarte med det deltakerne trengte.

1. Hvor relevant var innholdet for dine faglige behov? (Ikke i det hele tatt, til ekstremt)
2. Hvilken økt syntes du var mest verdifull? (Nedtrekksmeny eller åpen)
3. Hvilken økt syntes du var minst verdifull? (Nedtrekksmeny eller åpen)
4. Var innholdet presentert på riktig nivå i forhold til din ekspertise? (For grunnleggende / Akkurat passe / For avansert)
5. Jeg fikk praktisk innsikt som jeg kan bruke i arbeidet mitt. (Helt uenig til Helt enig)

Foredragsholdere og presentatører

1. Hvordan vil du vurdere kvaliteten på høyttalerne generelt? (1-5)
2. Hvilken foredragsholder eller programleder skilte seg mest ut? (Åpent)
3. Var det nok mulighet for spørsmål og svar med foredragsholderne? (Ja / Nei / Noe)
4. Hvilke temaer ønsker du å se dekket på fremtidige arrangementer? (Åpent)

Logistikk og organisering

1. Hvordan vil du vurdere arrangementsorganiseringen totalt sett? (1-5)
2. Var lokalet passende og komfortabelt? (Ja / Nei / Delvis)
3. Hvordan vil du vurdere registrerings- og innsjekkingsprosessen? (1-5)
4. Var arrangementskommunikasjonen (plan, oppdateringer, veibeskrivelser) tydelig og rettidig? (Ja / Nei / Delvis)
5. Hvordan vil du vurdere kvaliteten på mat og drikke? (1–5 eller ikke aktuelt)

Nettverksbygging og engasjement

1. Gav arrangementet tilstrekkelige muligheter for nettverksbygging? (Ja / Nei / Noe)
2. Jeg knyttet verdifulle profesjonelle kontakter på dette arrangementet. (Helt uenig til Helt enig)
3. Hvilket nettverksformat foretrekker du? (Strukturerte økter / Åpen nettverksbygging / Begge deler)

Verdi og fremtidsintensjon

1. Arrangementet var en god bruk av tiden min. (Helt uenig til Helt enig)
2. Arrangementet var verdt inngangsbilletten. (Helt uenig til Helt enig)
3. Hva ville du endret ved dette arrangementet? (Åpent)
4. Hva var den mest verdifulle delen av arrangementet? (Åpent)
5. Noen ytterligere kommentarer eller forslag? (Åpent)

Virtuelle og hybride arrangementer: tilleggsspørsmål

Hvis arrangementet ditt hadde en virtuell eller hybrid komponent, legg til en håndfull spørsmål som er spesifikke for den opplevelsen.

1. Hvordan vil du vurdere kvaliteten på den virtuelle plattformen? (1-5)
2. Opplevde du noen tekniske problemer under arrangementet? (Ja/Nei)
3. Hvor engasjerende var den virtuelle opplevelsen sammenlignet med et arrangement på stedet? (Mye mindre / Mindre / Omtrent det samme / Mer)

Feil som dreper svarprosenten

Stiller for mange spørsmål. Sikt på 10 spørsmål eller færre [3]. Hvert ekstra spørsmål reduserer fullføringstiden. Kutt ut alt som er kjekt å vite i stedet for alt som er nødvendig å vite.

Sender for sent. Hukommelsen svikter raskt. Send undersøkelsen din innen 24 timer etter arrangementet, ideelt sett med en melding i rommet under avslutningen. SMS-undersøkelser som sendes innen to timer etter at arrangementet er avsluttet, får 32 % flere fullføringer enn de som sendes senere [2]. En oppfølgings-e-post 3–4 dager senere kan fange opp ytterligere 20–30 % av svarene fra de som gikk glipp av den første sendingen [3].

Stol kun på åpne spørsmål. Åpne svar er rike, men vanskelige å analysere i stor skala, og de trekker ned fullføringsraten. Bruk vurderingsskalaer for kvantitative data. Begrens åpne spørsmål til ett eller to per undersøkelse.

Ignorerer resultatene. Den raskeste måten å sikre at ingen fyller ut den neste undersøkelsen din, er å samle inn tilbakemeldinger og aldri gjøre noe med dem. Del viktige funn med deltakerne og fortell dem hva du endrer basert på innspillene deres. Selv en kort oppsummerende e-post bygger tillit og øker deltakelsen i fremtidige undersøkelser.

Bruk av ledende spørsmål. «Hvor mye likte du den fantastiske hovedtalen vår?» er ikke et nøytralt spørsmål. Hold formuleringen objektiv og unngå innebygde antagelser.

Glemmer å segmentere. VIP-gjester, førstegangsbesøkende, tilbakevendende deltakere og virtuelle deltakere har ofte forskjellige erfaringer. Planlegg som et minimum en separat analyse av disse gruppene, og vurder skreddersydde spørsmålssett hvis arrangementet ditt er stort nok til å støtte det.

Tips for å skrive spørsmål som gir ærlige svar

Selv en godt strukturert undersøkelse kan gi upålitelige data hvis de enkelte spørsmålene er dårlig skrevet. Her er fem praktiske ting du bør sjekke før du sender den.

Bruk en konsistent skala gjennomgående. Å blande en skala fra 1–5 i én del med en skala fra 1–10 i en annen tvinger respondentene til å endre sin mentale ramme for hver par spørsmål. Velg én skala for alle vurderte elementer og hold deg til den. De fleste arrangementsundersøkelser fungerer bra med en fem-punkts skala fordi det er raskt å svare på og enkelt å analysere.

Hold spørsmålene til én idé hver. «Hvordan vil du vurdere kvaliteten på innholdet og foredragsholderens fremføring?» er to spørsmål i ett. Respondenter som likte innholdet, men syntes det var vanskelig å følge foredragsholderen, har ikke noe godt svar. Delt dobbeltløps spørsmål i separate elementer, selv om det legger til én rad til i undersøkelsen.

Gi respondentene en dispensasjon på spørsmål som kanskje ikke er relevante. Hvis du spør om mat og drikke på et arrangement der noen deltakere bare deltok virtuelt, inkluder et alternativ som heter «Ikke aktuelt». Å tvinge noen til å vurdere noe de ikke opplevde, forvrenger dataene dine og frustrerer respondenten.

Unngå sjargong og intern terminologi. Teamet ditt kan referere til en bestemt økt som «ettermiddagens breakout-spor», men deltakerne kjenner det igjen ved økttittelen. Bruk samme språkbruk som deltakerne brukte da de registrerte seg eller mottok timeplanen. Dette er spesielt relevant for spørreundersøkelser som dekker arrangementer over flere dager eller flere spor.

Test undersøkelsen før du sender den inn. Gå gjennom hele undersøkelsen selv, og be deretter en person utenfor planleggingsteamet om å fullføre den umiddelbart. Se etter spørsmål som forårsaker nøling, skalaer som føles tvetydige, eller logiske hopp som ikke gir mening for noen som ikke var involvert i å lage undersøkelsen. Det som virker åpenbart for arrangøren er ofte uklart for en deltaker som svarer raskt på en telefon.

Husk mobilopplevelsen. De fleste svarene på spørreundersøkelser etter arrangementet kommer fra telefoner, ofte mens deltakerne er på reise hjem. Lang spørsmålstekst, små trykkflater og oppsett med flere kolonner kan skade fullføringen på mobil. Forhåndsvis undersøkelsen på en telefon før du sender den, og fjern eventuelle spørsmål som krever rulling for å lese hele teksten. En undersøkelse som fungerer bra på en fire-tommers skjerm, vil fungere bra overalt. Hvis plattformen din støtter det, aktiver automatisk spoling etter hvert vurderingsvalg, slik at respondentene ikke trenger å trykke på en separat "neste"-knapp. Denne lille endringen alene kan redusere frafall på mobil betraktelig.

Ofte stilte spørsmål

Hvor lang bør en undersøkelse etter et arrangement være?

Sikt på 8–10 spørsmål som ikke tar mer enn fem minutter å fullføre. Forskjellen mellom en femminutters undersøkelse og en timinutters undersøkelse er betydelig. Prioriter de viktigste beregningene og kutt resten. Hvis du virkelig trenger mer data, bør du vurdere å kjøre to kortere undersøkelser: én rett etter arrangementet som dekker generell tilfredshet, og en andre en uke senere for dypere innspill fra de mest engasjerte deltakerne. En annen nyttig tommelfingerregel: Hvis et spørsmål ikke samsvarer med en beslutning du realistisk sett kan ta før neste arrangement, kutt det. Hvert ekstra spørsmål du beholder er en liten skatt på hver respondent som fullfører undersøkelsen.

Bør jeg tilby et insentiv for å fullføre undersøkelsen?

Insentiver kan øke svarprosenten, men de kan også tiltrekke seg svar av lav kvalitet fra folk som haster gjennom bare for å få belønningen. En bedre tilnærming er å gjøre undersøkelsen enkel og kort nok til at det ikke er behov for noe insentiv. Hvis svarprosenten fortsatt er lav, bør du vurdere en deltakelse i en konkurranse i stedet for en garantert belønning, noe som reduserer insentivet til å haste. Det mest effektive insentivet er å fortelle deltakerne at tilbakemeldingene deres vil påvirke hvordan det neste arrangementet gjennomføres: folk svarer når de mener at innspillet deres er viktig.

Hva bør jeg gjøre med resultatene?

Start med å beregne nøkkeltallene dine: total tilfredshetspoengsum, NPS og eventuelle spesifikke poengsummer du sporer år etter år. Les deretter gjennom de åpne svarene og se etter temaer. Se etter mønstre, ikke engangsklager. Når du har et klart bilde, del et sammendrag med teamet ditt og, der det er aktuelt, med deltakerne. En kort e-post med «her er hva du fortalte oss, og her er hva vi endrer» lukker tilbakemeldingssløyfen og gjør det mer sannsynlig at deltakerne vil delta i fremtidige undersøkelser. Det hjelper også å spore de samme kjernespørsmålene fra arrangement til arrangement, slik at du kan måle fremgang over tid i stedet for å behandle hver undersøkelse som en frittstående øvelse. Referansepoeng gir kontekst som et enkelt datapunkt ikke kan.

Samle tilbakemeldinger under arrangementet med AhaSlides

Det mest effektive tidspunktet for å samle inn tilbakemeldinger er før deltakerne forlater rommet. Med AhaSlides kan du avslutte økten med live-lysbilder: vurderingsskalaer for dine kvantitative spørsmål, en ordsky for å fange stemningen i rommet og et åpent lysbilde for spesifikke forslag, med resultater som vises på skjermen etter hvert som rommet svarer. Innsamling i rommet er måten du når fullføringsgraden på 85–95 % som er nevnt ovenfor, og å se den samlede tilbakemeldingen vises på skjermen gir økten et konkret avslutningsøyeblikk.

For hele spørreskjemaet, AhaSlides-undersøkelser Gjør spørsmålene fra etterundersøkelsen ovenfor om til ett enkelt skjema som respondentene fyller ut på én side og sender inn én gang. Vis det som det siste lysbildet i avslutningsøkten, og del deretter den samme undersøkelsen som en lenke eller QR-kode med deltakere som dro tidlig. De kan svare på hvilken som helst enhet uten at det kreves en konto.

Kilder

[1] SurveyMonkey. Hvor lang bør en undersøkelse være? https://www.surveymonkey.com/curiosity/survey_completion_times/

[2] Utforsk. Hva er en god svarprosent på en spørreundersøkelse etter arrangementet? https://www.explori.com/blog/what-is-a-good-post-event-survey-response-rate

[3] ASAE-senteret. 5 beste fremgangsmåter for å lage og dele spørreundersøkelser etter arrangementer. (September 2024) https://www.asaecenter.org/resources/articles/an_plus/2024/09-september/5-best-practices-for-creating-and-sharing-post-event-surveys