Nail Project Kickoff Meeting Flyer i 8 trinn (+Gratis mal!)

Selv de mest disiplinerte selskapene der ute kan noen ganger føle at prosjektene deres kommer på avveie. Oftere enn ikke er problemet en av forberedelse. Løsningen?En godt strukturert og fullt interaktiv prosjekt kickoff-møte!

Mer enn bare pomp og seremoni, kan et godt gjennomført kickoff-møte virkelig få noe vakkert av på høyre fot. Her er 8 trinn for å holde et prosjekt kickoff-møte som bygger spenning og blir alle på samme side.

Oppstartstid!

Hva er et prosjekt Kickoff-møte?
Hvorfor er Project Kickoff-møter så viktige?
8 trinn til et Kickass-prosjekt Kickoff-møte
Prosjekt Kickoff Meeting Agenda Mal

Møtetips å huske

Du må ha en agenda for kickoff møte på forhånd. Det er veldig viktig å sende tidlig prosjekt kickoff-e-post! Så la oss ta en titt på noen eksempler på startmøteagenda!

Kickofføkten skal være kort og konsis, med mange spill og aktiviteter, da dette er når AhaSlides kommer veldig godt med! Sjekk ut flere tips med oss som nedenfor:

Alternativ tekst

Kick-Start samtalen.

Få verdifulle innspill fra teamet ditt og kundene under prosjektstartmøtet. Bruk direkte avstemning, spørsmål og svar og verktøy for utveksling av ideer med denne gratis malen!

🚀 Se malen

Hva er et prosjekt Kickoff-møte?

Som det står på blikket, er et prosjekt kickoff-møte et møte hvor du starter prosjektet ditt.

Vanligvis er et prosjekt kickoff møte det første møtet mellom klienten som har bestilt et prosjekt og selskapet som skal bringe det til live. Begge sider vil sette seg ned sammen og diskutere grunnlaget for prosjektet, dets formål, dets mål og hvordan det vil komme fra idé helt til realisering.

Generelt sett er det det 2 typer av kickoff-møter å være oppmerksom på:

Eksternt prosjekt kickoff -Et utviklingsteam setter seg ned med noen fra utenforselskapet, som en klient eller interessent, og diskuterer planen for et samarbeidsprosjekt.
Intern PKM - Et lag fra innenfor selskapet setter seg sammen og diskuterer planen for et nytt internt prosjekt.

Selv om begge disse typene kan ha forskjellige resultater, prosedyrener ganske likt. Det er i det vesentlige ingen delav et eksternt prosjekt kickoff som ikke er en del av et internt prosjekt kickoff - den eneste forskjellen vil være hvem du holder det for.

Mer engasjement med samlingene dine

Hvorfor er Project Kickoff-møter så viktige?

Formålet med Kickoff Meetings skal være høyt og tydelig! Det kan virke enkelt nok å sparke i gang et prosjekt bare ved å tildele en haug med oppgaver til de rette personene, spesielt på dagens Kanban-styrebesatte arbeidsplass. Dette kan imidlertid føre til at lag stadig mister veien.

Husk, bare fordi du er på samme brettbetyr ikke at du er på samme side.

I hjertet av det er et prosjekt kickoff-møte et ærlig og åpent Dialog mellom en klient og et team. Det er ikke en serie kunngjøringer om hvordan prosjektet skal fungere, men a samtaleom planer, forventninger og mål som ble nådd ved uhemmet debatt.

Her er noen av fordelene ved å holde et prosjektstartmøte:

Det får alle forberedt - "Gi meg seks timer på å hogge ned et tre, så skal jeg bruke de fire første på å slipe øksen".Hvis Abraham Lincoln var i live i dag, kan du være trygg på at han ville brukt de første 4 av 6 prosjekttimene på et prosjektstartmøte. Det er fordi disse møtene inneholder alle de nødvendige trinnene for å få ethvert prosjekt av på høyre fot.
Det involverer alle sentrale aktører- Kickoff-møter kan ikke komme i gang med mindre alle er der: ledere, teamledere, kunder og alle andre som har en eierandel i prosjektet. Det er så lett å miste oversikten over hvem som har ansvaret for hva uten klarheten til et kickoff-møte for å finne ut av det hele.
Det er åpen og samarbeidende – Som vi sa, prosjekt kickoff-møter er debatter. De beste engasjerer seg alle deltakere og få de beste ideene ut av alle.

Mer engasjement med samlingene dine

8 trinn til et Kickass-prosjekt Kickoff-møte

Så, hva er egentlig inkludert i agendaen for et prosjekt kickoff møte? Vi har begrenset det til de 8 trinnene nedenfor, men du bør alltid huske at det er det ingen fast meny for denne typen møter.

Bruk disse åtte trinnene som en guide, men glem aldri at den endelige agendaen ligger deg!

Trinn #1 - Introduksjoner og isbrytere

Naturligvis er den eneste måten å starte et kickoff-møte på ved å gjøre deltakerne kjent med hverandre. Uansett lengden eller omfanget av prosjektet ditt, må kunder og teammedlemmer være på fornavn med hverandre før de kan jobbe effektivt sammen.

Mens en enkel introduksjon av typen «gå rundt bordet» er nok til å gjøre folk kjent med navn, kan en isbryter legge til et nytt lag med personlighet og lette stemningeni forkant av prosjektstart.

Prøv denne:Spinn hjulet 🎡

Legg ut noen enkle innledningsemner på en spinnerhjul, og få deretter hvert lagmedlem til å snurre det og svare på det emnet hjulet lander på. Morsomme spørsmål oppmuntres, men sørg for å holde det mer eller mindre profesjonelt!

Et spinnerhjul som skal brukes som isbryter.

Vil du ha mer som dette?💡 Vi har 10 isbrytere for ethvert møteakkurat her.

Trinn #2 - Prosjektbakgrunn

Med formalitetene og festlighetene ute av veien, er det på tide å sparke i gang med å sparke i gang den steinkalde virksomheten. For å starte møtet på en vellykket måte, bør du ha en klar agenda for oppstartsmøtet!

Som alle gode historier gjør, er det best å begynne på begynnelsen. Skissere all korrespondansemellom deg og kundene dine for å få alle som er involvert i prosjektet helt opp til bunnen av hva som har skjedd så langt.

Dette kan være skjermbilder av e-post, tekster, referater fra tidligere møter eller andre ressurser som legger til noen form for kontekst for din bedrift og din klient. Gjør det enkelt for alle å visualisere ved å lage en tidslinje.

Trinn #3 - Prosjektetterspørsel

I tillegg til korrespondansebakgrunnen, vil du dykke dypt inn i detaljene i hvorfor dette prosjektet blir startet i utgangspunktet.

Dette er et avgjørende trinn da det gir en klar oversikt over smertepunktene som prosjektet ønsker å løse, noe som både lag og klienter har til å være i forkant av hodet til enhver tid.

Protip ????

Stadier som dette er modne for diskusjon. Spør kundene dine og teamet ditt for å fremme ideene sine om hvorfor de tror dette prosjektet ble drømt om.

Hvis aktuelt, bør du alltid prøve å kanalisere kundens stemmei denne seksjonen. Samarbeid med klienten for å finne eksempler fra den virkelige verden på forbrukere som nevner smertepunkter som prosjektet ditt prøver å fikse. Deres meninger bør forme hvordan teamet ditt nærmer seg prosjektet.

Trinn #4 - Prosjektmål

Så du har sett nærmere på Past av prosjektet, nå er det på tide å se på framtid.

Å ha direkte mål og en klar definisjon av suksess for prosjektet ditt vil virkelig hjelpe teamet ditt med å jobbe mot det. Ikke bare det, det vil vise klienten din at du er seriøs med arbeidet og har tilsvarende høye innsatser i hvordan det går.

Spør deltakerne med kickoffmøtene "hvordan vil suksessen se ut?"Er det flere kunder? Flere anmeldelser? En bedre kundetilfredshet?

Uansett mål, bør det alltid være...

Oppnåelig- Ikke overstrekk deg selv. Kjenn grensene dine og kom opp med et mål du faktisk har en sjanse til å oppnå.
Målbar - Støt opp målet ditt med data. Sikt på et spesifikt tall og følg fremgangen din mot det.
Tidsbestemt - Gi deg selv en sluttdato. Gjør alt du kan for å nå målene dine før denne fristen.

Trinn #5 - Arbeidserklæringen

Å sette 'kjøttet' i 'kickoff-møte', en Statement of Work (SoW) er et heftig dykk inn i detaljene ved prosjektet og hvordan det skal gjennomføres. Det er hovedfaktureringpå kickoff-møtedagsordenen og bør være å få mest mulig oppmerksomhet.

Ta en titt på denne infografikken om hva du skal inkludere i arbeidserklæringen din:

Infographic som forklarer de 6 små trinnene som er involvert i kunngjøringen av en arbeidserklæring på et prosjekt kickoff-møte.

Husk at arbeidserklæringen ikke handler så mye om diskusjon som resten av dagsordenen for prosjektets kickoff-møte. Dette er virkelig tiden for et prosjekt føre til ganske enkelt legge handlingsplanenfor det kommende prosjektet, og lagre deretter diskusjonen for neste punkt på møtet.

Akkurat som resten av kickoff-møtet ditt, er arbeidserklæringen din super variabel. Spesifikasjonene for arbeidserklæringen din vil alltid avhenge av prosjektets kompleksitet, teamets størrelse, delene som er involvert, etc.

Vil du vite mer?💡 Sjekk ut dette omfattende artikkel om å lage en arbeidserklæring.

Trinn #6 – Spørsmål og svar-seksjonen

Selv om du kanskje føler deg tvunget til å forlate spørsmål og svar-delen til slutten, vil vi faktisk anbefale å holde den direkte etter arbeidserklæringen.

Et så kraftig segment vil garantert gi opphav til spørsmål fra både klienten og teamet ditt. Siden hoveddelen av møtet er så friskt i alle, er det best å slå til mens jernet er varmt.

Å bruke interaktiv presentasjonsprogramvare for å være vert for spørsmål og svar kan bidra til at alt tikker jevnt, spesielt hvis prosjektstartmøtet har et høyt oppmøtetall...

Det er organisert- Spørsmål er ordnet etter popularitet (gjennom oppstemmer) eller etter tid og kan merkes som "besvart" eller festes til toppen.
Det er moderert- Spørsmål kan godkjennes og avvises før de vises på skjermen.
Det er anonym – Spørsmål kan stilles anonymt, det vil si at alle har en stemme.

Trinn #7 - Potensielle problemer

Som vi sa før handler et prosjekt kickoff-møte om å være så åpen og ærlig som mulig. det erhvordan du bygger en følelse av tillit med klienten din fra begynnelsen.

For det formål er det best å diskutere de potensielle problemene som prosjektet kan møte underveis. Ingen ber deg om å forutsi fremtiden her, bare for å komme opp med en foreløpig liste over barrierer du kan støte på.

Ettersom du, teamet ditt og kunden din vil nærme seg dette prosjektet med forskjellige innsatser, er det ideelt å få alleinvolvert i den potensielle problemdiskusjonen.

Trinn #8 - Innsjekking

Å sjekke inn med klienten din regelmessig er en annen måte å styrke tilliten mellom begge parter. På ditt prosjektstartmøte har du noen spørsmål å ta opp hva, når, hvem og hvordan disse innsjekkingen kommer til å skje.

Innsjekking er en ganske fin balansegang mellom åpenhetog innsats. Selv om det er fint å være så åpen og transparent som mulig, må du administrere dette innenfor rammen av hvor tilgjengelig du faktisk vil være for beåpen og gjennomsiktig.

Forsikre deg om at du har svar på disse spørsmålene før møteslutt:

Hva?– Nøyaktig i hvilken detalj trenger klienten oppdatering? Trenger de å vite om hver minste detalj av fremgang, eller er det bare de store tegnene som betyr noe?
Når?– Hvor ofte bør teamet ditt oppdatere klienten din? Skal de videreformidle hva de har gjort hver dag, eller bare oppsummere hva de har klart på slutten av uken?
Hvem? – Hvilket teammedlem vil være den som har kontakt med klienten? Vil det være et medlem av hvert team, på hvert trinn, eller bare én enkelt korrespondent gjennom hele prosjektet?
Hvordan? – På hvilken måte skal klienten og korrespondenten holde kontakten? Vanlig videosamtale, e-post eller kontinuerlig oppdatert direktesendt dokument?

Som tilfellet er med de fleste punktene på agendaen til et prosjekt kickoff-møte, er det best å diskutere det åpent. For et stort team og en stor gruppe kunder, kan det hende du finner det lettere å gjøre en direkte avstemningfor å redusere alternativene for å etablere en best mulig innsjekkingsformel.

Vil du vite mer? 💡 Sjekk ut noen beste fremgangsmåter for å sjekke inn med kundene dine.

Undersøkelse Effektivt med AhaSlides

Prosjekt Kickoff Meeting Agenda Mal

Med det fagmessig planlagte kickoffmøtet ditt som bare venter på å få noen tanker i styrerommet, kan den siste berøringen være litt av interaksjonå bringe det hele sammen.

Visste du det bare 29% av bedrifteneføler seg forbundet med sine kunder ( Gallup)? Disengagement er en epidemi på B2B-nivå, og det kan la kickoff-møter føles som en flat, uinspirerende prosess gjennom formalitetene.

Å engasjere dine kunder og team gjennom interaktive lysbilder kan virkelig øke deltakelsenog øke oppmerksomhetsspennene.

AhaSlides har en arsenal av verktøyinkludert live meningsmålinger, spørsmål og svar og brainstorming av lysbilder, og til og med live quizerog spill for å tenne prosjektet ditt på riktig måte.