Selv de mest disiplinerte selskapene der ute kan noen ganger føle at prosjektene deres kommer på avveie. Oftere enn ikke er problemet en av forberedelse. Løsningen? En godt strukturert og fullt interaktiv prosjekt kickoff-møte!
Mer enn bare pomp og seremoni, kan et godt gjennomført kickoff-møte virkelig få noe vakkert av på høyre fot. Her er 8 trinn for å holde et prosjekt kickoff-møte som bygger spenning og blir alle på samme side.
Oppstartstid!
Møtetips å huske
Du må ha en agenda for kickoff møte på forhånd. Det er veldig viktig å sende tidlig prosjekt kickoff-e-post! Så la oss ta en titt på noen eksempler på startmøteagenda!
Kickoff-økten skal være kort og konsist, med mange spill og aktiviteter, siden det er da AhaSlides kommer veldig godt med! Sjekk ut flere tips med oss som nedenfor:
Kick-Start samtalen.
Få verdifulle innspill fra teamet ditt og kundene under prosjektstartmøtet. Bruk direkte avstemning, spørsmål og svar og verktøy for utveksling av ideer med denne gratis malen!
🚀 Se malen
Hva er et prosjekt Kickoff-møte?
Som det står på blikket, er et prosjekt kickoff-møte et møte hvor du starter prosjektet ditt.
Vanligvis er et prosjekt kickoff møte det første møtet mellom klienten som har bestilt et prosjekt og selskapet som skal bringe det til live. Begge sider vil sette seg ned sammen og diskutere grunnlaget for prosjektet, dets formål, dets mål og hvordan det vil komme fra idé helt til realisering.
Generelt sett er det det 2 typer av kickoff-møter å være oppmerksom på:
- Eksternt prosjekt Kickoff - Et utviklingsteam setter seg ned med noen fra utenfor selskapet, som en klient eller interessent, og diskuterer planen for et samarbeidsprosjekt.
- Intern PKM - Et lag fra innenfor selskapet setter seg sammen og diskuterer planen for et nytt internt prosjekt.
Selv om begge disse typene kan ha forskjellige resultater, prosedyren er ganske likt. Det er i det vesentlige ingen del av et eksternt prosjekt kickoff som ikke er en del av et internt prosjekt kickoff - den eneste forskjellen vil være hvem du holder det for.
Mer engasjement med samlingene dine
Hvorfor er Project Kickoff-møter så viktige?
Formålet med Kickoff Meetings skal være høyt og tydelig! Det kan virke enkelt nok å sparke i gang et prosjekt bare ved å tildele en haug med oppgaver til de rette personene, spesielt på dagens Kanban-styrebesatte arbeidsplass. Dette kan imidlertid føre til at lag stadig mister veien.
Husk, bare fordi du er på samme brett betyr ikke at du er på samme side.
I hjertet av det er et prosjekt kickoff-møte et ærlig og åpent Dialog mellom en klient og et team. Det er ikke en serie kunngjøringer om hvordan prosjektet skal fungere, men a samtale om planer, forventninger og mål som ble nådd ved uhemmet debatt.
Her er noen av fordelene ved å holde et prosjektstartmøte:
- Det får alle forberedt - “Gi meg seks timer til å hugge et tre, så bruker jeg de fire første på å slipe øksen”. Hvis Abraham Lincoln levde i dag, kan du være sikker på at han ville tilbringe de første 4 av 6 prosjektidene i et prosjektstartmøte. Det er fordi disse møtene inneholder alle de nødvendige trinnene for å få ethvert prosjekt av på høyre fot.
- Det involverer alle sentrale aktører - Kickoff-møter kan ikke komme i gang med mindre alle er der: ledere, teamledere, klienter og alle andre som har en andel i prosjektet. Det er så lett å miste oversikten over hvem som har ansvaret for hva uten klarheten i et kickoff-møte for å finne ut av det hele.
- det er åpen og samarbeidende – Som vi sa, prosjekt kickoff-møter er debatter. De beste engasjerer seg alle deltakere og få de beste ideene ut av alle.
Mer engasjement med samlingene dine
8 trinn til et Kickass-prosjekt Kickoff-møte
Så, hva er nøyaktig inkludert i agendaen til et prosjekt kickoff-møte? Vi har begrenset det til de åtte trinnene nedenfor, men du bør alltid huske at det er ingen fast meny for denne typen møter.
Bruk disse åtte trinnene som en guide, men glem aldri at den endelige agendaen ligger deg!
Trinn 1 - Introduksjoner og isbrytere
Naturligvis er den eneste måten å starte et kickoff-møte på ved å gjøre deltakerne kjent med hverandre. Uansett lengden eller omfanget av prosjektet ditt, må kunder og teammedlemmer være på fornavn med hverandre før de kan jobbe effektivt sammen.
Mens en enkel introduksjon av typen «gå rundt bordet» er nok til å gjøre folk kjent med navn, kan en isbryter legge til et nytt lag med personlighet og lette stemningen i forkant av prosjektstart.
Prøv denne: Spinn hjulet 🎡
Legg ut noen enkle innledningsemner på en spinnerhjul, og få deretter hvert lagmedlem til å snurre det og svare på det emnet hjulet lander på. Morsomme spørsmål oppmuntres, men sørg for å holde det mer eller mindre profesjonelt!
Vil du ha mer som dette? 💡 Vi har det 10 isbrytere for ethvert møte akkurat her.
Trinn 2 - Prosjektbakgrunn
Med formalitetene og festlighetene ute av veien, er det på tide å sparke i gang med å sparke i gang den steinkalde virksomheten. For å starte møtet på en vellykket måte, bør du ha en klar agenda for oppstartsmøtet!
Som alle gode historier gjør, er det best å begynne i begynnelsen. Skissere all korrespondanse mellom deg og dine klienter for å få alle involvert i prosjektet fullt ut til å klø på hva som har skjedd så langt.
Dette kan være skjermbilder av e-post, tekster, referater fra tidligere møter eller andre ressurser som legger til noen form for kontekst for din bedrift og din klient. Gjør det enkelt for alle å visualisere ved å lage en tidslinje.
Trinn 3 - Prosjektbehov
I tillegg til korrespondansebakgrunnen, vil du dykke dypt inn i detaljene i hvorfor dette prosjektet blir startet i utgangspunktet.
Dette er et avgjørende trinn da det gir en klar oversikt over smertepunktene som prosjektet ønsker å løse, noe som både lag og klienter har til å være i forkant av hodet til enhver tid.
Protip ????
Stadier som dette er modne for diskusjon. Spør kundene dine og teamet ditt for å fremme ideene sine om hvorfor de tror dette prosjektet ble drømt om.
Hvis aktuelt, bør du alltid prøve å kanalisere kundens stemme i denne seksjonen. Samarbeid med klienten for å finne eksempler fra den virkelige verden på forbrukere som nevner smertepunkter som prosjektet ditt prøver å fikse. Deres meninger bør forme hvordan teamet ditt nærmer seg prosjektet.
Trinn 4 - Prosjektmål
Så du har sett på Past av prosjektet, nå er det på tide å se på framtid.
Å ha direkte mål og en klar definisjon av suksess for prosjektet ditt, vil virkelig hjelpe teamet ditt til å jobbe mot det. Ikke bare det, det vil vise klienten din at du er seriøs om arbeidet og har lignende høye innsatser i hvordan det går.
Spør deltakerne med kickoffmøtene 'hvordan vil suksess se ut?' Er det flere kunder? Flere anmeldelser? En bedre kundetilfredshet?
Uansett mål, bør det alltid være ...
- Oppnåelig - Ikke stram dere. Kjenn dine grenser og kom med et mål du faktisk har en sjanse til å oppnå.
- Målbar - Forbedre målet ditt med data. Sikt etter et spesifikt nummer og følg fremgangen din mot det.
- Tidsbestemt - Gi deg selv en sluttdato. Gjør alt du kan for å nå målene dine før fristen.
Trinn 5 - Arbeidserklæringen
Å sette 'kjøttet' i et 'kickoff-møte', en Statement of Work (SoW) er et heftig dykk i detaljene i prosjektet og hvordan det skal gjennomføres. Det er hovedfakturering på kickoff-møtedagsordenen og bør være å få mest mulig oppmerksomhet.
Ta en titt på denne infografikken om hva du skal inkludere i arbeidserklæringen din:
Husk at arbeidserklæringen ikke handler så mye om diskusjon som resten av dagsordenen for prosjektets kickoff-møte. Dette er virkelig tiden for et prosjekt føre til ganske enkelt legge handlingsplanen for det kommende prosjektet, og lagre deretter diskusjonen for neste punkt på møtet.
Akkurat som resten av kickoff-møtet ditt, er arbeidserklæringen din super variabel. Spesifikasjonene for arbeidserklæringen din vil alltid avhenge av prosjektets kompleksitet, teamets størrelse, delene som er involvert, etc.
Vil du vite mer? 💡 Sjekk ut dette omfattende artikkel om å lage en arbeidserklæring.
Trinn 6 - Spørsmål og svar-seksjon
Selv om du kan føle deg tvunget til å forlate spørsmål og svar til slutten, vil vi faktisk anbefale å holde den direkte etter arbeidserklæringen.
Et slikt biffig segment vil sikkert gi opphav til spørsmål fra både klienten og teamet ditt. Da hoveddelen av møtet er så fersk i alles sinn, er det best å slå mens jernet er varmt.
Bruk av interaktiv presentasjonsprogramvare for å være vert for spørsmål og svar kan bidra til å holde alt tikkende jevnt, spesielt hvis prosjektets kickoffmøte har et høyt fremmøtetall ...
- det er organisert - Spørsmål er ordnet etter popularitet (gjennom oppstemmer) eller etter tid og kan merkes som 'besvart' eller festet til toppen.
- det er moderert - Spørsmål kan godkjennes og avvises før de vises på skjermen.
- det er anonym - Spørsmål kan sendes anonymt, noe som betyr at alle har en stemme.
Trinn 7 - Potensielle problemer
Som vi sa før handler et prosjekt kickoff-møte om å være så åpen og ærlig som mulig. Det er hvordan du bygger en følelse av tillit med klienten din fra begynnelsen.
For det formål er det best å diskutere potensielle problemer som prosjektet kan møte underveis. Ingen ber deg om å forutsi fremtiden her, bare for å komme opp med en foreløpig liste over barrierer du kan komme i.
Når du, teamet og klienten din vil nærme seg dette prosjektet med forskjellige innsatser, er det ideelt å få alle involvert i den potensielle problemdiskusjonen.
Trinn 8 - Innsjekking
Å sjekke inn med klienten regelmessig er en annen måte å styrke tilliten mellom begge parter. På prosjektets kickoff-møte har du noen spørsmål du kan ta for deg hva, når, hvem og hvordan disse innsjekkingen kommer til å skje.
Innsjekking er en ganske fin balansegang mellom åpenhet og innsats. Selv om det er hyggelig å være så åpen og gjennomsiktig som mulig, må du administrere dette innenfor omfanget av hvor tilgjengelig du faktisk vil være for be åpen og gjennomsiktig.
Forsikre deg om at du har svar på disse spørsmålene før møteslutt:
- Hva? - Nøyaktig i hvilke detaljer trenger klienten oppdatering? Trenger de å vite om alle små detaljene i fremgangen, eller er det bare de store tegnene som betyr noe?
- Når? - Hvor ofte skal teamet ditt oppdatere klienten din? Skal de videreformidle det de har gjort hver dag, eller bare oppsummere det de har klart på slutten av uken?
- Hvem? - Hvilket teammedlem vil være den som har kontakt med klienten? Vil det være et medlem av hvert team, på hvert trinn, eller bare en entallskorrespondent gjennom hele prosjektet?
- Hvordan? - Etter hvilken metode skal klienten og korrespondenten holde kontakten? Vanlig videosamtale, e-post eller kontinuerlig oppdatert live-dokument?
Som det er tilfellet med de fleste punktene på dagsordenen for et prosjektstartmøte, er det best å diskutere i det fri. For et stort team og en stor gruppe kunder kan det være lettere for deg å gjøre et direkte avstemning for å redusere alternativene for å etablere en best mulig innsjekkingsformel.
Vil du vite mer? 💡 Sjekk ut noen beste fremgangsmåter for å sjekke inn med kundene dine.
Spørre effektivt med AhaSlides
Prosjekt Kickoff Meeting Agenda Mal
Med det fagmessig planlagte kickoffmøtet ditt som bare venter på å få noen tanker i styrerommet, kan den siste berøringen være litt av interaksjon å bringe det hele sammen.
Visste du det bare 29% av bedriftene føler seg forbundet med sine kunder (Gallup)? Disengagement er en epidemi på B2B-nivå, og det kan la kickoff-møter føles som en flat, uinspirerende prosess gjennom formalitetene.
Å engasjere dine kunder og team gjennom interaktive lysbilder kan virkelig øke deltakelsen og øke oppmerksomhetsspennene.
AhaSlides har en arsenal av verktøy inkludert live meningsmålinger, spørsmål og svar og brainstorming av lysbilder, og til og med live quizer og spill for å tenne prosjektet ditt på riktig måte.
Klikk nedenfor for å hente en gratis mal uten nedlasting for kickoffmøtet ditt. Endre alt du vil og presentere det uten kostnad!
Klikk nedenfor for å opprette en gratis AhaSlides-konto og begynne å lage dine egne engasjerende møter gjennom interaktivitet!
