Przykłady kodeksów postępowania dla pracowników: 12 zasad do pożyczenia

Kodeks postępowania wskazuje pracownikom, co robić i gdzie się udać, gdy coś wydaje się nie tak. Jeśli pracownicy nie mogą go znaleźć lub nie potrafią go zrozumieć we wtorkowe popołudnie, nie spełnia on żadnego z tych zadań. Oto 12 obszarów polityki w trzech zestawach po cztery, każdy z przykładowym wierszem w prostym języku i uzasadnieniem, dla którego zasługuje na miejsce, a następnie 30-minutowy plan sesji, aby przeszkolić w tym zakresie zespół.

To, jak ludzie zgłaszają swoje uwagi, ma równie duże znaczenie, jak treść kodeksu. W raporcie ACFE z 2026 roku, opartym na 2,402 przypadkach ze 143 krajów i terytoriów, zgłoszenie internetowe było najczęstszą drogą dotarcia do informacji (46%), wyprzedzając e-mail (34%) i telefon (23%) (ACFE, Oszustwa zawodowe 2026: Raport dla Narodów). Dlatego kod wskazujący łatwy i widoczny sposób raportowania jest pomocny.

Każdy przykładowy wiersz poniżej został napisany na nowo na potrzeby tego wpisu. Stanowią one punkty wyjścia do własnych sformułowań, a nie gotową politykę ani poradę prawną.

Co obejmuje kodeks postępowania

Dobry kodeks odpowiada na cztery pytania: dlaczego istnieje, kogo dotyczy, jak zgłosić problem i co dalej. Dwa publiczne źródła pokazują, jak wygląda „dobry” kodeks.

Test Departamentu Sprawiedliwości USA. W swoim przewodniku dotyczącym oceny programu zgodności firmy przez prokuratorów, Wydział Karny stwierdza, że ​​powinni oni sprawdzić, czy firma posiada kodeks postępowania, który określa jej zobowiązanie do pełnego przestrzegania odpowiednich przepisów federalnych i jest „dostępny i stosowalny dla wszystkich pracowników firmy”. Wydział poszukuje również zaufanego sposobu anonimowego lub poufnego zgłaszania obaw przez pracowników oraz proaktywnych działań mających na celu stworzenie miejsca pracy wolnego od obaw przed odwetem (Departament Sprawiedliwości, Ocena programów zgodności korporacyjnej, aktualizacja: wrzesień 2024 r.). Są to wytyczne federalne dla firm, a nie zasada, że ​​każdy pracodawca musi mieć kodeks.

Pięć celów SEC dla spółek giełdowych. Amerykańskie spółki publiczne muszą ujawnić, czy przyjęły kodeks etyki dla swoich kadry kierowniczej wyższego szczebla, a jeśli nie, to wyjaśnić, dlaczego. Przepis definiuje kodeks etyki jako spisane standardy, które w uzasadniony sposób mają na celu zapobieganie nadużyciom i promowanie pięciu elementów: uczciwego i etycznego postępowania, w tym etycznego postępowania w przypadku konfliktów interesów; pełnego, rzetelnego, dokładnego, terminowego i zrozumiałego ujawniania informacji; przestrzegania obowiązujących przepisów prawa, zasad i regulacji; szybkiego wewnętrznego zgłaszania naruszeń wskazanej osobie; oraz odpowiedzialności za przestrzeganie kodeksu (17 CFR 229.406Dotyczy to spółek publicznych. Prywatne przedsiębiorstwa mogą swobodnie pożyczać te pięć pomysłów.

Runda 1: Uczciwość i pieniądze (4)

Te cztery elementy chronią finanse organizacji i jej dobre imię. Każdy wers powinien być na tyle krótki, aby można go było wypowiedzieć na głos.

1. Konflikty interesów. Przykładowy wiersz: „Jeśli osobiste powiązania lub zewnętrzne interesy mogą mieć wpływ na decyzję w pracy, powiadom o tym swojego kierownika, zanim podejmiesz jakiekolwiek działania”. Dlaczego zasługuje na to miejsce: Definicja kodeksu etycznego SEC określa etyczne podejście do rzeczywistych lub pozornych konfliktów interesów, dlatego jest to obszar kluczowy (17 CFR 229.406(b)(1)).
2. Prezenty i rozrywka. Przykładowy wiersz: „Nie przyjmuj ani nie dawaj prezentu, który mógłby wyglądać jak zapłata za decyzję. Jeśli nie masz pewności, najpierw zapytaj i zapisz”. Dlaczego: Niejasne zasady dotyczące prezentów prowokują spory, więc jasno określ, gdzie leży twoja granica.
3. Przeciwdziałanie przekupstwu. Przykładowy wiersz: „Nigdy nie oferujemy, nie płacimy ani nie przyjmujemy niczego wartościowego w celu zdobycia lub utrzymania interesów, gdziekolwiek pracujemy”. Dlaczego: w przypadku amerykańskich przedsiębiorstw działających za granicą ustawa o zagranicznych praktykach korupcyjnych (FCPA) zakazuje dokonywania niektórych płatności na rzecz urzędników rządowych innych państw w celu uzyskania lub utrzymania działalności gospodarczej (Departament Sprawiedliwości, Ustawa o zagranicznych praktykach korupcyjnych). Łapówkarstwo regulują również inne przepisy, dlatego zapytaj prawnika, jaki wpływ ma to na Twoją firmę.
4. Uczciwa konkurencja. Przykładowy wiersz: „Nie ustalaj cen, ofert ani terytoriów z konkurentem i nie zbieraj poufnych informacji o rywalu”. Dlaczego: Pracownicy targów i spotkań z klientami potrzebują zasad, które będą mogli stosować na miejscu.

Nasz wybór: prezenty i rozrywka. To obszar, w którym dobrzy ludzie często pytają: „czy to jest w porządku?”, więc jasno określony próg i nawyk „zapisywania tego” rozstrzygają pytania, zanim staną się sporem.

Runda 2: Ludzie i informacje (4)

Te cztery osoby wyznaczają ton tego, jak współpracownicy traktują siebie nawzajem i co robią z posiadaną wiedzą.

5. Nękanie i szacunek. Przykładowy wiersz: Traktujemy każdego z godnością. Niepożądane komentarze, żarty i zachowania, które wprawiają kogoś w zakłopotanie, są niedopuszczalne, niezależnie od tego, kto je wypowiada. Dlaczego: ustala standardy zachowania; szczegóły ustala osobna polityka dotycząca nękania i lokalne prawo, więc odnoś się do nich.
6. Mówienie otwarcie i niestosowanie represji. Przykładowy wiersz: Jeśli zauważysz coś, co wygląda nie tak, powiedz o tym swojemu menedżerowi, działowi HR lub zadzwoń na infolinię. Nikt nie zostanie ukarany za zgłoszenie problemu w dobrej wierze. Dlaczego: przewodnik Departamentu Sprawiedliwości pyta, czy firma ma politykę antyodwetową i czy szkoli w tym zakresie swoich pracowników (Departament Sprawiedliwości, Ocena programów zgodności korporacyjnej).
7. Poufność i dane. Przykładowy wiersz: Informacje o klientach, współpracownikach i firmie udostępniane są wyłącznie osobom, które potrzebują ich ze względu na swoją pracę, i wyłącznie za pośrednictwem zatwierdzonych narzędzi. Dlaczego: Pracownicy muszą wiedzieć, które narzędzia są zatwierdzone przed popełnieniem pierwszego błędu, a nie po nim.
8. Wykorzystanie majątku spółki. Przykładowy wiersz: Sprzęt, konta i czas firmy służą do pracy. Sporadyczne korzystanie z nich do celów prywatnych jest dopuszczalne, jeśli jest krótkie i nie generuje kosztów dla firmy ani nie łamie regulaminu. Dlaczego: linia dopuszczająca okazjonalne używanie narkotyków do celów prywatnych będzie bardziej przestrzegana niż całkowity zakaz.

Nasz wybór: mówienie otwarcie i niestosowanie represji. W poradniku Departamentu Sprawiedliwości (DOJ) pyta się, czy pracownicy mogą zgłaszać zgłoszenia bez obaw i czy firma ich chroni, a kodeks jest pierwszym miejscem, na które pracownicy zwracają uwagę. Z powyższego wykresu ACFE wynika, że ​​zgłaszanie online to najczęstszy sposób otrzymywania zgłoszeń, więc należy podać nazwę formularza, a nie tylko osobę, która je otrzymuje.

Runda 3: Prawo i życie publiczne (4)

Te cztery wychodzą poza budynek. Niektóre zależą od Twojej firmy, więc oznacz każdą z nich jako „dotyczy wszystkich” lub „dotyczy niektórych stanowisk”.

9. Handel poufnymi informacjami. Przykładowy wiersz: „Jeśli dowiesz się czegoś o nas lub o naszym partnerze, o czym opinia publiczna jeszcze nie wie, a co mogłoby wpłynąć na cenę akcji, nie zawieraj transakcji i nie przekazuj tej informacji dalej”. Dlaczego: ma to największe znaczenie dla spółek giełdowych i pracowników, którzy przechowują tajemnice swoich partnerów; prywatna firma bez partnerów giełdowych może tego nie potrzebować.
10. Bezpieczeństwo. Przykładowy wiersz: „Każdy może przerwać pracę, która wydaje się niebezpieczna. Należy natychmiast zgłaszać urazy, zdarzenia potencjalnie wypadkowe i zagrożenia”. Dlaczego: kodeks postępowania to także obietnica dotycząca bezpieczeństwa fizycznego, a „przerwij pracę” łatwiej powiedzieć, gdy kodeks mówi o tym jako pierwszy.
11. Media społecznościowe. Przykładowy wiersz: „Kiedy zamieszczasz posty dotyczące pracy, wyraźnie zaznacz, że mówisz w swoim imieniu i nie udostępniasz poufnych informacji”. Dlaczego: Ludzie piszą posty w pośpiechu. Niech zasady będą krótkie i sprawdź lokalne przepisy prawa pracy, zanim ograniczysz to, co pracownicy mówią o swoich warunkach.
12. Działalność polityczna. Przykładowy wiersz: „Bierz udział w polityce w swoim wolnym czasie i we własnym imieniu. Nie wykorzystuj w tym celu pieniędzy, czasu ani sprzętu firmowego”. Dlaczego: oddziela poglądy danej osoby od poglądów organizacji.

Nasz wybór: media społecznościowe. Jest to obszar, w którym personel może wyprzedzać obowiązujące zasady, więc zasada zawarta w jednym zdaniu i rozpisany przykład są łatwiejsze do zapamiętania niż długi akapit.

Szkolenie z kodu: sesja 30-minutowa

Kod, który przeczyta się raz i zarchiwizuje, niewiele da. Krótka, powtarzalna sesja jest łatwiejsza do utrzymania i daje dowód przeszkolenia, o co pytają wytyczne programowe, takie jak te w Departamencie Sprawiedliwości. Oto plan, który zmieści się w pół godziny.

1. Otwarte (3 minuty). Wyjaśnij, do czego służy kod, używając prostego pierwszego akapitu tego posta. Wskaż jedyny sposób zgłoszenia problemu.
2. Jeden scenariusz na rundę (15 minut). Wyświetl na ekranie krótki scenariusz z każdej rundy i pozwól uczestnikom głosować: czy to konflikt interesów? Czy ten prezent jest akceptowalny? Co zrobisz dalej? Pokaż podział, a następnie omów kwestię „nasz wybór”.
3. Pytania anonimowe (7 minut). Stwórz slot z pytaniami, w którym ludzie będą zadawać pytania, których nie chcieliby zadać na głos. 46% odpowiedzi w internecie to powód, dla którego raportowanie powinno być łatwe i przejrzyste, a anonimowy slot z pytaniami pokazuje, jak to wygląda.
4. Podpisanie (5 minut). Poproś każdą osobę o potwierdzenie, że zapoznała się z kodeksem i wie, gdzie zgłosić problem. Zachowaj ten zapis, a następnie powtarzaj sesję co roku oraz przy każdej zmianie kodeksu.

Sposoby prowadzenia sesji dotyczącej kodeksu postępowania z AhaSlides

Przygotuj każdy slajd w oparciu o przykłady z tego wpisu, aby sesja odpowiadała Twoim zasadom.

1. Wybierz odpowiedź: wyświetl na ekranie scenariusz, na przykład „Dostawca wysyła kosz prezentowy przed przeglądem umowy. Czy to konflikt interesów?” z czterema opcjami i pokaż podział.
2. Chmura słów: „Jak wygląda uczciwość w naszym zespole?” Najważniejsze słowa stają się pierwszymi słowami dyskusji.
3. Skala ocen: „Jak bardzo jesteś pewien, że możesz zgłosić swoje obawy?” Oceń odpowiedź w skali od 1 do 5 i śledź średnią z jednej sesji do drugiej.
4. Otwarte pytania i odpowiedzi: Zbierz anonimowe pytania dotyczące kodu, a następnie odpowiedz na te, które uzyskały najwięcej głosów. Więcej informacji na temat zbierania szczerych odpowiedzi znajdziesz w naszym anonimowy przewodnik po ankietach.

Wskazówki dotyczące kodu, z którego korzystają ludzie

Napisz to prostym językiem, ponieważ prosty język jest łatwiejszy w użyciu niż sformułowania prawne, gdy osoba ma dziesięć sekund na podjęcie decyzji. Postaraj się, aby tekst był wystarczająco krótki, aby przeczytać go za jednym posiedzeniem. Wyjaśnij, komu i jak zgłosić problem, w sposób, który nie wymaga obecności przełożonego: w raporcie ACFE najczęstszym sposobem zgłaszania oszustw było raportowanie internetowe (46 procent, przed e-mailem i telefonem), dlatego warto dodać link lub kod QR na stronie, z której pracownicy już korzystają (ACFE). Umieść przykłady w samym kodzie i przeglądaj go co roku. Więcej pomysłów na to, co jeszcze trenować, znajdziesz w artykule tematyka szkoleń pracownikówi samej sesji, planowanie sesji treningowej.

FAQ

Co powinien zawierać kodeks postępowania?

Konflikty interesów, prezenty, szacunek, wyrażanie opinii bez odwetu, poufność i korzystanie z majątku firmy – i wiele innych. 12 powyższych obszarów to dobra lista startowa, którą możesz uzupełnić lub usunąć, aby dostosować do potrzeb swojej firmy.

Czy kodeks postępowania jest wymagany prawnie?

Nie dla każdego pracodawcy. Amerykańskie spółki giełdowe muszą ujawnić, czy przyjęły kodeks etyczny dla swoich kadry kierowniczej wyższego szczebla, i wyjaśnić, dlaczego, jeśli tego nie zrobiły (17 CFR 229.406). Pozostałe zasady różnią się w zależności od branży i lokalizacji, dlatego należy skonsultować się z wykwalifikowanym prawnikiem lub organem regulacyjnym.

Jak długi powinien być kodeks postępowania?

Wystarczająco długi, aby był zrozumiały, wystarczająco krótki, aby go przeczytać. Prosty język jest łatwiejszy w użyciu niż sformułowania prawne. Jeśli personel nie jest w stanie wyjaśnić, o co chodzi, po pierwszym przeczytaniu, skróć go.

Jak przeszkolić pracowników w zakresie kodeksu postępowania?

Z krótkimi scenariuszami, kanałem do zabrania głosu i pożegnaniem, powtarzanymi co roku. Powyższy 30-minutowy plan pasuje do jednego spotkania.

Gdzie zacząć

Wybierz jeden obszar polityki z każdej rundy i napisz własny przykładowy tekst w tym tygodniu. Następnie przeprowadź sesję ze swoim zespołem i zapytaj, co by dodali.

Ten post zawiera ogólne informacje, a nie porady prawne. Aby podjąć decyzję dotyczącą własnego miejsca pracy, skonsultuj się z wykwalifikowanym prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy lub z organem regulacyjnym.