Witamy w świecie produktywnych spotkań! Jako profesjonaliści wszyscy wiemy, jak ważne są spotkania dla osiągania wyników, podejmowania decyzji i trzymania się wyznaczonej ścieżki. Jednak nie wszystkie z nich są dobrej jakości i są preferowane.
Często pytane o spotkania wiele osób reaguje potrząsaniem głową lub irytowanymi westchnieniami z powodu swojej nieefektywności. Utknęli w bezproduktywnych sesjach, które pochłaniają ich energię i czas. Dlatego dzisiaj będziemy się uczyć jak dobrze zorganizować spotkanie!
Zacznijmy!
Rozpocznij spotkanie z AhaSlides.
Zdobądź darmowe szablony na swoje spotkania! Zarejestruj się za darmo i weź to, co chcesz z biblioteki szablonów!
🚀 Załóż darmowe konto ☁️
Co składa się na dobre spotkanie?
Spotkania są niezaprzeczalnie istotną częścią każdej firmy lub organizacji. Są platformą, na której ludzie mogą się spotykać, wymieniać pomysłami, podejmować decyzje i pracować nad wspólnym celem.
Dobre spotkanie to takie, które jest dobrze zorganizowane, produktywne, przynosi pożądane rezultaty i sprawia, że wszyscy uczestnicy czują się wysłuchani i cenieni.
Oto kilka czynników, które składają się na dobre spotkanie:
- Ma jasny cel. Dobre spotkanie zaczyna się od jasnego planu spotkania, określającego jego cel, cele spotkania i oczekiwane rezultaty, co pomaga utrzymać przebieg spotkania i zapewnia, że wszyscy uczestnicy są świadomi swoich zadań.
- Promuje efektywną komunikację. Dobre spotkanie wymaga skutecznej komunikacji. Wszyscy uczestnicy będą mieli możliwość wyrażenia swoich myśli i pomysłów, a do dyskusji należy zachęcać poprzez aktywne słuchanie i pełen szacunku dialog.
- Ma jasne wyniki i działania następcze. Bez nich spotkanie jest bezproduktywne i nieefektywne, ponieważ uczestnicy będą niepewni swoich kolejnych kroków. Stamtąd trudno jest zapewnić skuteczność jakiegokolwiek spotkania uzupełniającego.
Więcej wskazówek z AhaSlides
- Spotkania w biznesie | 10 typowych typów i najlepszych praktyk
- Najlepszy sposób na hostowanie Spotkania wprowadzające
- 11 kroków, aby odnieść sukces Spotkanie Zarządzania Strategicznego
8 wskazówek na udane spotkanie
Oczywiście, aby zorganizować dobre spotkanie takie jak powyższe i nie marnować czasu i wysiłku uczestników, należy wziąć pod uwagę przygotowania i działania następcze przed, w trakcie i po spotkaniu. Zanotowanie tych kroków zagwarantuje płynny i pomyślny wynik.
Przed spotkaniem - Miłego Spotkania
1/ Określ cel i rodzaj spotkania
Należy określić cel, zadania i rodzaj spotkania oraz upewnić się, że są zrozumiałe dla wszystkich uczestników. Nikt nie chce przyjść na spotkanie na 10 minut i nadal nie być świadomy swojej odpowiedzialności i sensu dyskusji w tym miejscu. Niektóre rodzaje spotkań służą jedynie określonym celom, np
- Spotkania decyzyjne. Prowadzone są wtedy, gdy potrzebne są decyzje i działania.
- Spotkania rozwiązywania problemów. Są wezwani do znalezienia rozwiązania problemu/kryzysu.
- Spotkania burzy mózgów. Są miejscem zbierania przełomowych nowych pomysłów dzięki wkładowi członków.
2/ Miej plan
Upewnij się, że masz porządek obrad i roześlij go przed spotkaniem do wszystkich uczestników, co pomoże uczestnikom zrozumieć cel, cele i oczekiwane rezultaty spotkania. Służy również jako przewodnik, który pomaga im proaktywnie gromadzić niezbędne informacje i dokumenty, takie jak raporty, dane, prezentacje lub inne istotne dokumenty.
3/ Ustal podstawowe zasady
Podstawowe zasady to wytyczne lub normy, które są z góry uzgodnione przez wszystkich uczestników i pomagają stworzyć produktywne i pełne szacunku środowisko do dyskusji. Mogą one obejmować zachęcanie do aktywnego słuchania, poszanowanie różnorodności, ograniczenie czasu na dyskusję itp.
Podczas spotkania - Miłego Spotkania
4/ Zacznij od gry w przełamywanie lodów
Zaczynając od kreatywny przełamywacz lodów to świetny sposób na rozładowanie napięcia i wprowadzenie wszystkich w odpowiedni nastrój na spotkanie zespołu. Przerwanie niezręcznej ciszy na początku spotkania może pomóc nadać ton produktywnej i przyjemnej sesji.
Zamiast polegać na przestarzałych rozwiązaniach, możesz angażować się w beztroskie debaty, swobodne rozmowy lub quizy na żywo, które mogą być bardzo zabawne, kreatywne, konkurencyjne i łatwe do stworzenia w ciągu zaledwie kilku minut. Dlaczego więc nie spróbować czegoś nowego?
5/ Stwórz przestrzeń do współpracy
Spotkanie zespołu to cenna okazja do przedyskutowania i podjęcia decyzji w grupie. Zamiast próbować wymyślać nowe pomysły na miejscu, członkowie zespołu powinni przedstawiać przygotowane raporty, pomysły i perspektywy. W ten sposób zespół może współpracować, aby podjąć przemyślaną i rozsądną ostateczną decyzję.
Zespół może następnie rozważyć przeprowadzenie ankiety na żywo dotyczącej omawianych pomysłów i zebranie informacji zwrotnych w czasie rzeczywistym ankiety na żywo z pytaniami wielokrotnego wyboru lub pytaniami otwartymi AhaSlides.
Korzystając z unikalnego kodu QR lub łącza, członkowie zespołu mogą natychmiast uzyskać dostęp i wprowadzić swoje dane, a wyniki zostaną wyświetlone bezpośrednio na ekranie. Pomaga to uniknąć marnowania czasu i zapewnia uczciwe uchwycenie wszystkich pomysłów.
6/ Zadbaj o zaangażowanie zespołu
Nie dawaj uczestnikom okazji do odwrócenia uwagi, utrzymując ich zaangażowanie podczas spotkania. Możesz zorganizować „okrągły stół online”, w którym każdy może wziąć udział i wnieść swój wkład. Z nieśmiałymi ludźmi? Nie martw się. Anonimowy Q & A rozwiąże ten problem.
Nie zapomnij też o pozostawieniu trochę miejsca na spontaniczność. Bo zdrowe i aktywne spotkanie to idealne miejsce na pojawienie się nowych rozwiązań i innowacji. Przełamanie opieszałej i stresującej atmosfery poprzez zachęcanie uczestników do kreatywnego myślenia chmura słów będzie ciekawym i efektywnym działaniem. Spróbuj i zobacz.
Po spotkaniu - Miłego Spotkania
7/ Zakończ z jasnymi działaniami następczymi i harmonogramem
Na zakończenie sesji strategicznej upewnij się, że każdy uczestnik ma jasność co do swoich kolejnych kroków.
Niech wydziały omówią:
- Jakie wskaźniki pokażą ich postęp? Bądź konkretny, aby można było śledzić postępy.
- Którzy partnerzy wielofunkcyjni potrzebują koordynacji, aby odnieść sukces? Kluczem jest silna współpraca.
- Jakiego rodzaju aktualizacje będą wymagane podczas kolejnych spotkań? Raporty? Prezentacje? Przemyśl wyniki z wyprzedzeniem.
- Kiedy możemy spodziewać się wstępnych wyników lub informacji? Wyznaczaj ambitne, ale osiągalne terminy, aby utrzymać tempo.
8/ Miej protokoły ze spotkań
Zawsze potrzebujesz szczegółowych, dokładnych, jasnych i łatwych do zrozumienia informacji protokół ze spotkania wysłać do uczestników, zarządu, liderów wyższego szczebla i tych, którzy nie mogą uczestniczyć. Stanowią one nie tylko dokumenty, podstawę merytoryczną kolejnych spotkań, ale także podstawę prawną (w razie potrzeby).
Na wynos
Mamy nadzieję, że wskazówki dotyczące dobrego spotkania AhaSlides udostępnione powyżej nie są zbyt skomplikowane. Pamiętaj, że produktywne spotkania to takie, podczas których wszyscy czują się docenieni, wysłuchani i zachęcani do zabierania głosu. Spotkanie musi dać określony rezultat i służyć zamierzonemu celowi. Po spotkaniu każdy akceptuje swoją rolę i zobowiązuje się do realizacji ustalonych planów.
