Jeden z oddziałów sprzeciwia się zmianom w elektronicznej dokumentacji medycznej (EDM). Nikt nie odmawia jej używania. Problem polega na tym, że rutynowa praca stała się wolniejsza. Zadanie, które na starym ekranie zajmowało minutę, teraz wymaga czterech kliknięć i wyszukiwania, a oddział już ma mało czasu. Personel ukończył szkolenie i pamięta, że pokazano mu nowe ekrany. Nie poproszono ich jednak o wykonywanie zadań swojej zmiany w nowym systemie i informowanie o tym, co im przeszkadza.
To sytuacja ilustracyjna, a nie udokumentowany przypadek klienta. Opisuje ona lukę, którą szkolenie z zarządzania zmianą w EHR ma zniwelować: dystans między zapoznaniem się z nowym przepływem pracy a możliwością jego przećwiczenia, z uwzględnieniem informacji zwrotnej, w sposób, który jednocześnie uwidacznia bariery uniemożliwiające ludziom jego wdrożenie.
Niniejszy przewodnik jest przeznaczony dla dyrektorów ds. kształcenia i rozwoju w szpitalach oraz kierowników ds. informatyki lub zgodności, którzy z nimi współpracują. Obejmuje on opisywanie problemów z wydajnością, diagnozowanie luk w uczeniu się i kontekście, projektowanie przygotowania i praktyki, analizę przypadku oraz ocenę transferu. Dotyczy on projektowania szkoleń. Nie zastępuje on testów użyteczności, przeprojektowania przepływu pracy ani własnego programu zmian w organizacji i nie daje żadnych gwarancji co do rezultatów.
Na czym polega szkolenie z zarządzania zmianą w EHR?
Szkolenie z zarządzania zmianą w EHR przygotowuje osoby korzystające z dokumentacji do pracy w zmienionym systemie lub przepływie pracy. Jego celem jest przećwiczenie nowych przepływów pracy i zidentyfikowanie barier adaptacyjnych. Uczeń wykonuje realistyczne zadanie w ramach swojej roli, otrzymuje na jego temat informację zwrotną i raportuje, w jaki sposób przepływ pracy, narzędzia lub polityka utrudniały pracę. Druga połowa jest równie ważna, jak pierwsza. Praktyka, która sprawdza jedynie, czy pracownicy potrafią postępować zgodnie z instrukcjami, pomija bariery, które decydują o tym, czy będą to robić.
Szybkie fakty
| Question | Krótka odpowiedź |
|---|---|
| Jakie jest zadanie? | Wdrażaj nowe przepływy pracy i eliminuj bariery wdrażania. |
| Jaki jest Twój wynik? | Umiejętności wykonywania zadań i rejestr nierozwiązanych barier w przepływie pracy. |
| Czy demonstracja i quiz wystarczą? | Może pokazać wymagania wstępne. Nie pokazuje jednak, że ktoś potrafi szybko wykonać zadanie związane z jego rolą. |
| Kto weryfikuje treść? | Specjalista ds. informatyki lub zgodności, wykorzystujący zmyślone lub zanonimizowane przypadki. |
| Czego nie naprawi szkolenie? | Powolny ekran, brak zestawu zamówień, niejasna polityka lub zbyt mało czasu personelu. |
| Skąd wiesz, że zadziałało? | Nowy, niepublikowany przypadek został oceniony według ustalonych kryteriów, a bariery nadal istnieją po praktyce. |
1. Opisz problem z wydajnością
Zacznij od zadania: przećwicz nowe przepływy pracy i ujawnij bariery adaptacyjne. Dwa elementy niosą ze sobą ciężar. Ćwiczenie oznacza wykonywanie zadań związanych z rolą, a nie ich obserwowanie. Ujawnienie barier oznacza, że szkolenie dostarcza informacji o tym, co spowalnia ludzi, aby osoba posiadająca odpowiednie uprawnienia mogła na to zareagować.
Zapisz to jako jedno zdanie dla każdej roli i zleć kierownikowi działu informatyki sprawdzenie: „W przypadku typowego zadania dla tej roli, takiego jak przyjęcie pacjenta, udokumentowanie przekazania lub złożenie standardowego zamówienia, osoba ucząca się wykonuje je zgodnie z nowym przepływem pracy, odnotowuje punkty sporne i mówi, jakie wsparcie byłoby pomocne”.
Role są różne. Pielęgniarka, pracownik oddziału i lekarz korzystają z różnych części dokumentacji, więc podczas jednej, ogólnej sesji nie ćwiczy się żadnego z ich rzeczywistych zadań. Przegląd programów szkoleniowych z zakresu EHR dla pielęgniarek oddziałów szpitalnych (30 badań) wskazuje na „brak podziału sesji szkoleniowych według rodzaju roli” (Nguyen i współpracownicy, JAMIA, 2024). Recenzja dotyczy pielęgniarek pracujących na oddziałach szpitalnych, więc potraktuj ją jako wskazówkę dotyczącą projektowania i sprawdź, czy ma ona zastosowanie w Twojej populacji.
2. Zdiagnozuj luki w nauce i kontekście
Zanim cokolwiek stworzysz, porównaj zadanie z tym, co ćwiczy i ocenia Twój obecny program. Trzy pytania zazwyczaj odróżniają lukę w szkoleniu od czegoś innego:
- Czy obecna praktyka wykorzystuje rzeczywiste zadanie? Jeżeli program pokazuje ekrany i kończy się quizem sprawdzającym wiedzę, uczniowie ćwiczą rozpoznawanie interfejsu, a nie wykonywanie własnej pracy w ramach zmiany.
- Jakie jest zapotrzebowanie poznawcze? W zrewidowanej taksonomii Blooma, przeprowadzenie procedury w nowej sytuacji i analiza jej przyczyn znajduje się powyżej etapu przypominania. Dopasowanie czynności do tych poziomów jest omówione w naszym przewodniku. dopasowywanie działań edukacyjnych do taksonomii Blooma.
- Czy coś innego niż umiejętności stoi na przeszkodzie? Przed rozpoczęciem szkolenia sprawdź stan personelu, narzędzia i procedury. Jeśli ekran działa wolno, brakuje wymaganego zestawu zleceń lub zasady wymuszają duplikację wpisów, lepsza sesja nie zmieni sytuacji na oddziale. Zgłoś te przyczyny osobom, które mogą je rozwiązać.
W tym samym przeglądzie zakresu wśród zidentyfikowanych czynników wymieniono dostęp do praktyki: „brak możliwości ćwiczenia w środowisku testowym” wydaje się barierą, a „umożliwienie pielęgniarkom ćwiczenia w EHR po szkoleniu” w roli facylitatora. Jeśli Twoi uczniowie nie mają bezpiecznego środowiska do ćwiczenia, jest to luka kontekstowa, a nie problem motywacyjny.
3. Przygotowanie i praktyka projektowania
Gdy już wiesz, które luki w szkoleniu można zamknąć, przypisz każdemu etapowi odrębne zadanie. Nasz przewodnik po tworzenie systemu EHR, który zmniejsza obciążenie dokumentacją Obejmuje projekt z pierwszych tygodni. Ta sekcja dotyczy samej zmiany.
Przygotowanie. Sprawdź wymagania wstępne za pomocą krótkiej diagnostyki: różnice między starą a nową wersją, które wpływają na każdą rolę, terminy używane w Twojej organizacji i gdzie uzyskać pomoc w danym dniu. Na tym etapie odpowiednia jest ukierunkowana nauka we własnym tempie. Weryfikacja pamięci potwierdza jedynie spełnienie wymagań wstępnych.
Ćwiczyć. Wykorzystuj interdyscyplinarne zwieńczenia doskonalenia jakości i praktykę opartą na rolach. Uczniowie z różnych ról wspólnie pracują nad jedną ścieżką pacjenta, na przykład przyjęciem, zleceniem leków, przekazaniem i wypisem, każdy z nich wykonując swoją część pracy w środowisku gabinetu. Obserwacja, gdzie przekazywanie między rolami się zatrzymuje, często ujawnia problem z przepływem pracy, którego żadna rola nie zgłosiłaby samodzielnie. Obserwuj reprezentatywne zadania i rejestruj błędy oraz tarcia na bieżąco.
Informacje zwrotne. Powiąż to z decyzjami, a nie z wynikiem końcowym. „Znalazłeś właściwą kolejność, ale wybrałeś dłuższą drogę i obszedłeś alert zamiast zapytać” uczy więcej niż „3 na 5”. Uwzględnij prawdopodobne błędne ścieżki, które wyjaśniają, dlaczego kuszą ludzi. Nasz przewodnik po projektowanie interaktywnej praktyki z użyteczną informacją zwrotną pokazuje, jak napisać opinię, która odnosi się do decyzji.
Dane wejściowe na żywo czy przegląd asynchroniczny? Coaching na żywo przynosi największą wartość w przypadku niejednoznaczności zadania, konieczności koordynacji ról i konieczności wyraźnego określenia, co nie działa. Asynchroniczny przegląd wystarcza do porównania zarejestrowanych kroków uczestnika z opatrzoną adnotacjami ścieżką modelową. Wiele zespołów korzysta z obu metod: najpierw z przygotowania we własnym tempie, a następnie z sesji moderowanych nad najtrudniejszymi procesami.
Wyczucie czasu. Przegląd zakresu wskazuje na bariery, takie jak zbyt duża ilość treści w krótkim czasie i długi odstęp między szkoleniem a wdrożeniem. Zaplanuj ćwiczenia w miarę zbliżania się do momentu, w którym pracownicy będą korzystać z przepływu pracy, i podziel je na sesje na tyle krótkie, aby można je było przyswoić.
4. Omów realistyczny przykład
Przykład. Kierownik ds. informatyki lub zgodności powinien zweryfikować przypadek i kryteria odpowiedzi przed ich użyciem.
Walizka. Oddział medyczno-chirurgiczny wprowadził nowy obieg dokumentacji dotyczącej przekazania zmiany. Personel twierdzi, że trwa to dłużej niż dotychczas. Zgodnie z polityką, notatka o przekazaniu zmiany musi być wypełniona przed odejściem pielęgniarki.
Zadanie. Uczeń przekazuje pacjentowi informacje dotyczące nowego przepływu pracy, rejestruje każdy punkt sporny, mówi, co zrobiłby w związku z tym i jakich dalszych informacji lub wsparcia potrzebuje.
Pierwsza próba. Uczeń uzupełnia notatkę, ale pomija dwa pola, których „nikt nie czyta”, i nie zapisuje żadnych tarć. Twierdzą, że nowy sposób jest „po prostu wolniejszy”. Notatka jest niekompletna, niezgodna z polityką, a bariera jest opisana jako opinia bez szczegółów.
Prześlij opinię i spróbuj ponownie. Trener wskazuje, że te dwa pola są częścią polityki i prosi ucznia, aby wskazał, w którym miejscu ekranu znajduje się każde z nich i ile czasu zajmuje wykonanie kroku. Ponowna próba polega na ponownym wypełnieniu notatki i zapisaniu, dla każdego punktu tarcia, tego, co zrobił, ile to zajęło i co przyspieszyłoby wykonanie kroku.
Silniejsza próba. „Wypełniłem wszystkie pola. Podsumowanie leków wymaga za każdym razem osobnego wyszukiwania, co wydłuża czas o około dwie minuty. Nie pominąłem tego, ponieważ wymaga tego polityka. Czy podsumowanie może być wstępnie wypełnione, czy istnieje zatwierdzony skrót? Nie wiem, czy problem został już zgłoszony, więc chciałbym zgłosić go superużytkownikowi jednostki i zespołowi informatycznemu”. Ta odpowiedź jest zgodna z polityką, rejestruje konkretne dowody i korzysta z zatwierdzonej ścieżki.
Dlaczego każda odpowiedź jest możliwa do obrony lub niekompletna. Oceniaj każdą z nich według zatwierdzonych kryteriów, a nie preferencji trenera. Pierwsza próba to typowa odpowiedź na wolniejsze zadanie, ale wykracza ona poza ramy polityki i nie daje projektowi żadnych możliwości poprawy. Bardziej zdecydowana próba jest zgodna z polityką, mieści się w roli ucznia i przekształca skargę w dowód. Dwie minuty w tym przykładzie to zmyślona liczba, mająca pokazać rodzaj szczegółów do odnotowania, a nie punkt odniesienia.
5. Ocena zdolności i zaplanowanie przeniesienia
Dowodem kompetencji jest wykonanie zadania, z którym uczeń się nie zetknął. Oceniaj biegłość w zadaniu i prowadź oddzielny rejestr nierozwiązanych barier w przepływie pracy. Prosta rubryka wykorzystuje skalę od 0 do 2 dla każdego kryterium:
| Kryterium | Obserwowalne dowody |
|---|---|
| Wykonanie zadania | Kończy nowy obieg pracy i rejestruje czynność oraz dowody ją potwierdzające. |
| Rozumowanie | Wyjaśnia istotne ograniczenia, alternatywy i to, co pozostaje niepewne. |
| Granice | Stosuje zatwierdzone procedury i szuka pomocy, gdy informacje lub uprawnienia są niewystarczające. |
Kotwice: 0 oznacza brak lub brak obsługi, 1 oznacza częściowe pominięcie istotnych elementów, a 2 oznacza kompletne i uzasadnione zgodnie z ustalonymi kryteriami. Należy osobno zdefiniować krytyczne błędy, takie jak pominięcie pola wymaganego przez politykę, aby ogólny wynik nie mógł ich ukryć. Niniejsza rubryka jest propozycją, a nie zatwierdzonym standardem gotowości. Należy ją dostosować we współpracy z liderem ds. informatyki lub zgodności i przeprowadzić pilotaż.
Zaplanuj przeniesienie z rozwagą. Po tym, jak uczniowie wrócą do pracy na jakiś czas, dodaj krótkie podsumowanie, takie jak spotkanie w ramach jednostki, podczas którego uczestnicy przynoszą jedno prawdziwe zadanie, bez szczegółów, i omawiają, jak je teraz wykonują. Zaobserwuj przykład rzeczywistej pracy, jeśli pozwalają na to zasady obowiązujące w Twojej organizacji.
Gdzie interaktywna dostawa pomaga
Formaty interaktywne pomagają, gdy każdy powinien się zaangażować, zanim usłyszy odpowiedź. Podczas sesji na żywo prowadzący może zaprezentować krótki przypadek, poprosić każdą osobę o wybranie kolejnego kroku i wpisanie oczekiwanego poziomu trudności, a następnie pokazać rozkład przed dyskusją. Anonimowe odpowiedzi ułatwiają przyznanie się do błędu w przepływie pracy. Ten sam przypadek można opracować we własnym tempie, aby się przygotować. AhaSlides wspiera interaktywną naukę i przełączanie się między trybem pracy na żywo a własnym tempem. Unikaj prawdziwych incydentów i informacji o pacjentach, sprawdź wszystkie konkretne funkcje tworzenia, przekazywania opinii lub raportowania, na których planujesz polegać w swoim własnym przepływie pracy, i traktuj integrację ze sztuczną inteligencją, symulatorami i EHR jako zewnętrzne lub niepotwierdzone, dopóki nie przekonasz się, że działają. Wskazówki dotyczące wyboru formatów znajdziesz w naszym artykule na temat kiedy stosować naukę adaptacyjną, interaktywną i na żywo.
Zmierz, co się zmieniło
Zdecyduj z wyprzedzeniem, co będzie wskazywać, że uczestnicy potrafią wykonać zadanie. Porównaj biegłość w zadaniu i dziennik barier w nieobejrzanym przypadku z punktem odniesienia i utrzymuj dziennik barier otwarty po szkoleniu jako osobną miarę. Określ, kto jest uwzględniany, jaki jest mianownik i czas. Jeśli wyniki się poprawią, sprawdź, co jeszcze zmieniło się w tym samym okresie, na przykład aktualizacja oprogramowania, zmiana personelu lub przeprojektowanie przepływu pracy, przed zaliczeniem szkolenia.
Ograniczenia, które mogą pozostać
- Użyteczność. Jeśli ekran wymaga zbyt wielu kroków, szkolenie może nauczyć skrótu, ale nie może usunąć kroków.
- Kadra i czas. Ćwiczenia nie pomogą, jeśli nie ma na nie czasu.
- Jasność polityki. Sprawa nie może zostać rozwiązana w przypadku polityki, która duplikuje wpisy lub jest niejednoznaczna. Napraw politykę.
- Relacja ze sprawy. Jeden przypadek ilustruje jeden przepływ pracy. Wynik nie opisuje ogólnej wydajności danej osoby.
- Transfer. Wyniki uzyskane w ramach ćwiczenia nie są takie same jak wyniki uzyskane na oddziale pełnym pacjentów i przy dzwoniącym telefonie.
Wskaż je sponsorom z wyprzedzeniem i zaplanuj osobne poprawki. Szkolenie poprawia umiejętności uczniów. Nie zmienia ono warunków wokół zadania.
PYTANIA I ODPOWIEDZI
Na czym polega szkolenie z zarządzania zmianą w EHR?
Przygotowuje personel do pracy w zmienionym systemie EHR lub zmienionym przepływie pracy poprzez praktykę opartą na rolach i informacje zwrotne, a także gromadzi bariery ujawniane w praktyce, aby można było na nie zareagować.
Czy zaliczenie szkolenia oznacza, że personel zaakceptował zmianę?
Nie. Wynik pokazuje, jak dana osoba poradziła sobie z jednym przypadkiem szkoleniowym. Przyswojenie jest widoczne w rzeczywistej pracy i zależy od użyteczności, obsady kadrowej i polityki, a także umiejętności.
Jak oceniasz gotowość do nowego przepływu pracy?
Podaj przykład, którego uczeń nie widział, i oceń biegłość w zadaniu według ustalonych kryteriów, a następnie zanotuj pozostałe bariery. Test przypominający potwierdza jedynie spełnienie wymagań wstępnych.
Czy w praktyce możesz wykorzystać przypadki prawdziwych pacjentów?
Tylko po usunięciu szczegółów i zatwierdzeniu przez kierownika ds. zgodności. Wymyślone przypadki oparte na standardowych procesach są bezpieczniejsze, a informacje o pacjentach nie powinny być wykorzystywane w narzędziach szkoleniowych.
Gdzie zacząć
Wybierz jeden przepływ pracy, który zdaniem ludzi stał się wolniejszy. Napisz oświadczenie o wydajności dla każdej roli, poproś kierownika ds. informatyki lub zgodności o zatwierdzenie wymyślonego przypadku i kryteriów odpowiedzi, a następnie opracuj trzy kryteria oceny ze skalą od 0 do 2, listą błędów krytycznych i dziennikiem barier. Przeprowadź pilotaż z małą grupą przed wdrożeniem.
Aby zobaczyć, jak można przeprowadzić analizę przypadku na żywo z udziałem własnego zespołu, a następnie wykorzystać ją ponownie w indywidualnym tempie, zapoznaj się z AhaSlides.
