Co to jest proces planowania projektu w zarządzaniu projektami?

Dobre zarządzanie projektem obejmuje pięć podstawowych kroków: rozpoczęcie inicjacji, planowanie, wykonanie, monitorowanie i kontrola oraz zakończenie zamknięciem. Należy zauważyć, że żaden z udanych projektów nie może zignorować żadnego z tych etapów, zwłaszcza procesu planowania projektu, który dba o to, aby wszystko było zgodne z planem, np. dostawa na czas i w ramach budżetu.

Planowanie projektu jest sercem cyklu życia projektu, co oznacza również, że jest to najbardziej wymagająca faza. Jednak zawsze istnieje sposób, aby się tam dostać.

W tym artykule dowiemy się więcej o planowaniu projektów, definicjach, przykładach, procesach i niektórych narzędziach planistycznych, które pomogą Ci lepiej zrozumieć proces planowania projektu i nauczyć się radzić sobie z jego trudnościami. 

Wskazówki dotyczące lepszego zaangażowania

• Zarządzanie Projektami
• Przykład harmonogramu projektu
• Metodologia wodospadu

Jaka jest definicja planowania projektu?

Planowanie projektu można zdefiniować jako systematyczny proces nakreślania, organizowania i ustalania strategii niezbędnych kroków i zasobów wymaganych do osiągnięcia określonego celu w określonych ramach czasowych. Jest to proaktywne podejście, które obejmuje określenie celów, ustanowienie planu działania i alokację zasobów w celu optymalizacji wydajności i ograniczenia ryzyka.

Związane z: Proces Zarządzania Strategicznego | Kompletny przewodnik z 7 najlepszymi wskazówkami

7 etapów procesu planowania projektu

W tej części zagłębimy się w 7 kroków związanych z planowaniem projektu w następujący sposób:

Etap 1: Określenie celów i zakresów projektu

Początkowy etap procesu planowania projektu polega na jasnym określeniu celów i zakresu projektu. Wiąże się to ze zrozumieniem pożądanych rezultatów, zidentyfikowaniem interesariuszy i ustaleniem mierzalnych celów. Zdefiniowanie granic projektu, rezultatów i ograniczeń stanowi podstawę dla dalszych działań związanych z planowaniem.

Na przykład Nike stawia sobie za cel sprzedaż 3,00,000 30 XNUMX sztuk w przyszłym roku, co oznacza wzrost o XNUMX% w porównaniu z obecną sprzedażą.

Etap 2: Przeprowadzenie Kompleksowej Oceny Projektu

Dokładna ocena projektu ma kluczowe znaczenie dla podejmowania świadomych decyzji i ograniczania ryzyka. Na tym etapie przeprowadzana jest szczegółowa analiza wymagań projektu, zasobów, potencjalnych ryzyk i zależności. Oceniając wykonalność, wykonalność i potencjalne wyzwania projektu, planiści mogą zidentyfikować krytyczne czynniki sukcesu i opracować strategie mające na celu usunięcie potencjalnych przeszkód.

Etap 3: Opracowanie struktury podziału pracy (WBS)

Na tym etapie planowania projektu cały projekt jest dzielony na mniejsze, łatwe do zarządzania komponenty. Takie podejście nosi nazwę struktury podziału pracy (WBS), która zapewnia hierarchiczną reprezentację zadań, podzadań i wyników, zapewniając przejrzystość i organizację. Ułatwia alokację zasobów i sekwencjonowanie zadań oraz ustanawia logiczne ramy realizacji projektu.

Etap 4: Szacowanie zasobów i ustalanie terminów

Oszacowanie zasobów i ustalenie harmonogramu są również kluczowe dla powodzenia planowania projektu. Ten etap ma na celu określenie niezbędnego personelu, przydziałów budżetowych i materiałów wymaganych do każdego zadania. Biorąc pod uwagę zależności zadań, priorytety i dostępne zasoby, planiści lub menedżerowie mogą opracować realistyczne ramy czasowe, identyfikując kluczowe kamienie milowe po drodze.

Etap 5: Strategie identyfikacji i ograniczania ryzyka

Żaden projekt nie jest odporny na ryzyko, a zajęcie się nim na wczesnym etapie ma kluczowe znaczenie dla opracowania planu. Na tym etapie identyfikuje się, analizuje i ustala priorytety potencjalne ryzyko i niepewności. W celu ograniczenia ryzyka opracowywane są proaktywne strategie, obejmujące plany awaryjne, mechanizmy przenoszenia ryzyka i alternatywne kierunki działania. Regularne monitorowanie i ocena ryzyka zapewniają możliwość dostosowania w całym cyklu życia projektu.

Etap 6: Komunikacja i zaangażowanie interesariuszy

Podobnie jak klej, skuteczna komunikacja może spajać projekt. Niezbędne jest ustalenie planu komunikacji, który określa kanały, częstotliwość i zaangażowanie interesariuszy. Regularne aktualizacje statusu, raporty z postępu i wspólne dyskusje zwiększają przejrzystość, poprawiają koordynację i zarządzają oczekiwaniami interesariuszy.

Etap 7: Monitorowanie, kontrola i ocena

Dojście do finału skutecznych ram planowania projektu to etap ciągłego monitorowania i oceny. Ten etap koncentruje się na śledzeniu postępów, porównywaniu ich z ustalonymi kamieniami milowymi i identyfikowaniu odchyleń. W razie potrzeby wprowadzane są korekty w celu dostosowania projektu do jego celów. Wyciągnięte wnioski są dokumentowane, co umożliwia transfer wiedzy i przyszłe doskonalenie.

Jakie są elementy planowania projektu?

Oto 7 kluczowych elementów procesu planowania projektu:

• Zakres planowania w zarządzaniu: Jasno zdefiniuj granice i cele projektu.
• Struktura podziału pracy (WBS): Dzielenie projektu na mniejsze, wykonalne zadania.
• Oś czasu i kamienie milowe: Ustalenie realistycznego harmonogramu i wyznaczenie kamieni milowych w celu śledzenia postępów.
• Alokacja zasobów: Identyfikacja i alokacja niezbędnych zasobów, w tym personelu, budżetu i materiałów.
• Analiza i ograniczanie ryzyka: Identyfikacja potencjalnych zagrożeń i opracowywanie strategii ich ograniczania.
• Plan komunikacji: Ustanowienie skutecznych kanałów komunikacji w celu ułatwienia koordynacji i współpracy między interesariuszami projektu.
• Monitorowanie i ocena: Wdrażanie mechanizmów monitorowania postępów projektu i oceny wydajności w stosunku do predefiniowanych wskaźników KPI.

Dlaczego proces planowania projektu jest konieczny?

Zwiększa wydajność projektu i szanse na sukces

Istnieje wiele powodów, dla których projekty kończą się niepowodzeniem, a jednym z nich jest brak zdefiniowania celów, zadań i odpowiedzialności wśród członków zespołu (szacuje się, że jest to prawie 39%). Projekt nie będzie przebiegał sprawnie, jeśli członkowie zespołu nie będą mieli pewności co do swoich indywidualnych ról i obowiązków. Co więcej, brak jasnych celów i celów lub niezrozumienie kierunku i celu projektu może prowadzić do rozbieżności i braku koncentracji, co skutkuje nieoczekiwanymi błędami i przesunięciem zakresu.

Poprawia współpracę i komunikację w zespole 

Dobrze zorganizowany plan stwarza członkom zespołu okazję do efektywnej komunikacji i współpracy. Zwłaszcza w przypadku projektów międzywydziałowych lub międzyfirmowych, w których pracuje wielu pracowników i ekspertów z różnych środowisk, rola planowania jest jeszcze bardziej oczywista. W rezultacie jasna komunikacja i współpraca usprawniają pracę zespołową, promują wspólną wizję, zmniejszają liczbę konfliktów między pracownikami i sprzyjają pozytywnemu środowisku projektowemu.

Zapewnia optymalizację zasobów

Planowanie to ostateczna praktyka najlepszego wykorzystania zasobów, w tym czasu, zasobów ludzkich, budżetu, sprzętu i materiałów. Identyfikując z wyprzedzeniem wymagane zasoby, zespół projektowy może zapewnić dostępność odpowiednich zasobów we właściwym czasie, minimalizując opóźnienia i powielanie, a także optymalizując wydajność.

Zmniejsza ryzyko i nieoczekiwane problemy

Dzięki wczesnej identyfikacji zagrożeń zespół projektowy może opracować strategie planowania reakcji na ryzyko i plany awaryjne, aby im zaradzić. To proaktywne podejście pomaga zmniejszyć prawdopodobieństwo i wpływ ryzyka, poprawiając wydajność projektu i zmniejszając ryzyko niepowodzenia.

Jaki jest najlepszy proces planowania projektu?

Aby lepiej zaplanować projekt i przezwyciężyć wyzwania, jakie można napotkać podczas planowania, warto rozważyć niektóre metodyki planowania projektu. Odnoszą się do ustrukturyzowanych podejść i ram stosowanych do skutecznego planowania projektów i zarządzania nimi.

Planowanie wodospadu

Metodologia Waterfall to sekwencyjne podejście, które dzieli projekt na odrębne fazy, przy czym każda faza opiera się na poprzedniej. Następuje liniowy postęp, w którym każda faza musi zostać zakończona przed przejściem do następnej. Kluczowe etapy zazwyczaj obejmują zbieranie wymagań, projektowanie, opracowywanie, testowanie, wdrażanie i konserwację. Wodospad najlepiej nadaje się do projektów o dobrze zdefiniowanych i stabilnych wymaganiach.

PRINCE2 (Projekty w środowiskach kontrolowanych)

PRINCE2 to metodyka zarządzania projektami oparta na procesach, szeroko stosowana w Wielkiej Brytanii i na świecie. Zapewnia ustrukturyzowane ramy planowania, monitorowania i kontroli projektu. PRINCE2 dzieli projekty na łatwe do zarządzania etapy i kładzie nacisk na skuteczne zarządzanie, zarządzanie ryzykiem i zaangażowanie interesariuszy. Jest powszechnie uznawany za skupienie się na uzasadnieniu biznesowym i kompleksowej dokumentacji.

PRISM (integracja projektów, zarządzanie zakresem, czasem i zasobami)

PRISM to metodologia zarządzania projektami opracowana przez Project Management Institute (PMI). Zapewnia kompleksowe ramy, które obejmują integrację, zakres, czas i zarządzanie zasobami. PRISM kładzie nacisk na ustrukturyzowane podejście do planowania projektu, obejmujące procesy, takie jak definiowanie celów projektu, tworzenie struktur podziału pracy, planowanie działań i przydzielanie zasobów.

Związane z: Najlepsze szablony planowania strategicznego w 2024 r. | Pobierz za darmo

Jakie są narzędzia i oprogramowanie do planowania projektów?

Narzędzia i oprogramowanie do planowania projektów stały się niezbędne do skutecznego zarządzania projektami w dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym. Jako menedżer projektu możesz rzucić okiem na te najważniejsze sugestie:

Microsoft Project to kompleksowe oprogramowanie do planowania projektów, powszechnie używane przez profesjonalistów z różnych branż. Oferuje szereg niezawodnych funkcji do zarządzania zadaniami, zasobami, terminami i budżetami.

Asana to wszechstronne narzędzie do planowania projektów, znane z solidnych funkcji i elastyczności. Oferuje scentralizowaną platformę dla zespołów do efektywnego planowania, organizowania i śledzenia projektów.

Trello to popularne oprogramowanie do planowania zadań znane ze swojej prostoty i atrakcyjności wizualnej. Przyjazny dla użytkownika interfejs składa się z tablic, list i kart, umożliwiając zespołom bezproblemowe organizowanie i ustalanie priorytetów zadań.

Związane z: 10 wskazówek, jak skutecznie korzystać z zarządzania projektami Asana w 2024 r

Jakie jest 10 kroków planowania projektu?

Proces planowania projektu różni się w zależności od organizacji, w zależności od zakresu i skali projektów. Niektórzy menedżerowie mogą preferować następujące 10 etapów planowania projektu:

1. Zdefiniuj cele i cele projektu.
2. Zidentyfikuj interesariuszy projektu.
3. Przeprowadź dokładną analizę zakresu projektu.
4. Opracuj szczegółową strukturę podziału pracy (WBS).
5. Określ zależności projektu i kolejność zadań.
6. Oszacuj zapotrzebowanie na zasoby i utwórz plan zasobów.
7. Opracuj realistyczny harmonogram projektu.
8. Zidentyfikuj i oceń ryzyka projektowe.
9. Stwórz plan komunikacji.
10. Uzyskaj zatwierdzenia projektu i sfinalizuj plan projektu.

Często Zadawane Pytania

Final Thoughts

Należy pamiętać, że planowanie projektu jest najlepszym procesem pozwalającym utrzymać prawidłowy postęp prac. Chociaż oprogramowanie do planowania projektów może pomóc poprawić produktywność procesu planowania projektu, nie należy tego przyjmować za oczywistość, rola kierownika projektu i koordynacja zespołu jest znacznie ważniejsza.

Więc nie zapomnij mieć spotkanie wprowadzające połączenie wszystkich zespołów na początku projektu i szkolenie umiejętności, aby zapewnić wysoką wydajność zespołów i motywację podczas całego projektu. Jeśli potrzebujesz bardziej angażujących i ekscytujących prezentacji na spotkaniach lub szkoleniach, AhaSlides może być Twoim najlepszym partnerem dzięki wielu darmowym zaawansowanym funkcjom i szablonom oraz konkurencyjnemu planowi cenowemu dla wszystkich firm.

Ref: BIJU | Plan tygodnia | Naucz cel